Plans comptables et gestion des comptes¶

Les plans comptables (CoA) organisent votre structure comptable en regroupant les comptes en ensembles nommés. Chaque société peut être liée à un CoA, qui détermine les comptes disponibles lors de l'enregistrement de postes OPEX ou CAPEX.

Pourquoi utiliser les plans comptables ?¶

Sans CoA, tous les comptes sont disponibles pour toutes les sociétés. Il est alors facile d'utiliser le mauvais compte par erreur ou de mélanger des normes comptables entre entités. Les plans comptables résolvent ce problème en :

Garantissant la cohérence : Les sociétés ne voient que les comptes de leur CoA assigné
Prenant en charge plusieurs normes : Différents pays ou unités métier peuvent utiliser différentes structures de comptes
Simplifiant la sélection : Les menus déroulants de comptes n'affichent que les comptes pertinents, pas tout votre catalogue
Permettant les modèles : Chargez des ensembles de comptes préconfigurés à partir de modèles propres à chaque pays

Exemple : Votre filiale française utilise le PCG (Plan Comptable Général), tandis que votre entité britannique utilise le UK GAAP. Créez deux CoA, un pour chaque norme, et assignez les sociétés en conséquence. Lors de l'enregistrement des dépenses, les utilisateurs voient automatiquement les bons comptes.

La relation : CoA -> Société -> Comptes¶

La hiérarchie fonctionne ainsi :

Plan comptable (FR-2024)
  -> assigné à
Société (Acme France)
  -> utilisé lors de l'enregistrement
Postes OPEX/CAPEX -> Sélection de compte (filtré aux comptes FR-2024 uniquement)

Points clés : - Un CoA peut être assigné à plusieurs sociétés - Chaque société a un CoA - Un compte appartient à un CoA - Lorsque vous créez ou modifiez des postes de dépenses, le menu déroulant des comptes est filtré par le CoA de la société

Où trouver cette page¶

Chemin : Données de référence -> Plans comptables
Autorisations :
Consultation : accounts:reader
Créer/modifier des comptes et des CoA : accounts:manager
Import CSV, Export CSV, Suppression : accounts:admin

Travailler avec la liste¶

La page comporte deux niveaux : un sélecteur de CoA en haut et une grille de comptes en dessous.

Barre de pastilles CoA¶

Une rangée horizontale de pastilles représente chaque plan comptable. Cliquez sur une pastille pour afficher les comptes de ce CoA dans la grille.

La pastille sélectionnée est pleine ; les autres sont en contour.
Survolez une pastille pour voir le nom du CoA, ses pays, son nombre de comptes et ses rôles. Voir Rôles des plans.

Si vous avez l'autorisation accounts:manager, deux contrôles supplémentaires apparaissent à droite :

Nouveau : Ouvre la boîte de dialogue Nouveau plan comptable.
Gérer les plans : Ouvre la fenêtre Gérer les plans.

Lorsqu'aucun CoA n'existe, la barre de pastilles vous invite à créer votre premier plan comptable.

Résumé du CoA¶

Sous la barre de pastilles, un résumé indique le code et le nombre de comptes du CoA sélectionné. Une deuxième ligne donne son nom, ses pays et ses rôles en toutes lettres, par exemple « Plan comptable français · France · Plan par défaut du pays (France) ».

Ligne de suivi de la consolidation¶

Lorsque votre espace de travail a un plan de consolidation, une troisième ligne indique dans quelle mesure le CoA sélectionné s'y rattache. Elle n'apparaît pas sur le plan de consolidation lui-même, car ses comptes sont les comptes du groupe.

Dans les exemples ci-dessous, IFRS représente le code de votre plan de consolidation.

Tous les comptes sont rattachés au plan de consolidation IFRS. Chaque compte a un compte de consolidation qui existe dans le plan de consolidation.
N comptes pointent vers un compte de consolidation absent de IFRS : ces comptes gardent un numéro que le plan de consolidation ne contient pas.
N comptes n'ont pas de compte de consolidation : ces comptes ne sont pas encore rattachés.

Chaque nombre est un lien. Cliquez dessus pour filtrer la grille sur ces comptes. Le filtre affiche les comptes de tous les statuts : les comptes désactivés sont donc comptés et listés aussi. Cliquez de nouveau sur le nombre, ou sur Afficher tous les comptes, pour revenir à la liste normale. Le filtre est aussi retiré lorsque vous choisissez une autre pastille. Lorsque vous ouvrez un compte depuis une liste filtrée, les flèches précédent et suivant de l'espace de travail parcourent la même liste filtrée.

Dans la grille, un petit point orange à côté de N° compte de consolidation signale un compte dont le numéro n'est pas dans le plan de consolidation. Survolez le point pour voir le nom du plan de consolidation.

Sans plan de consolidation, la ligne indique « Aucun plan de consolidation. ». Les gestionnaires peuvent cliquer sur Choisissez-en un dans Gérer les plans pour ouvrir la fenêtre.

Grille des comptes¶

La grille affiche uniquement les comptes du CoA sélectionné.

Colonnes par défaut : - N° de compte : Le numéro de compte. Cliquez pour ouvrir l'espace de travail du compte. - Nom : Le nom du compte. Cliquez pour ouvrir l'espace de travail du compte. - N° compte de consolidation : Le numéro du compte de consolidation. - Nom de consolidation : Le nom du compte de consolidation.

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut, activez-les via le sélecteur de colonnes) : - Nom local : Le nom du compte dans la langue locale. - Description : La description du compte. - Description de consolidation : La description du compte de consolidation. - Statut : Indique si le compte est activé ou désactivé. - Créé : Date et heure de création du compte.

Filtrage : - Recherche rapide : Recherche dans les colonnes texte visibles. - Périmètre par statut : le bouton bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés au-dessus de la grille. Par défaut Activés, qui n'affiche que les comptes actifs. Choisissez Tous pour inclure les comptes désactivés. - Filtres de colonnes : Utilisez les filtres des en-têtes de colonnes (par exemple, la colonne Statut a un filtre par liste de valeurs). Cliquer sur Effacer dans le filtre Statut, ou décocher les deux valeurs, n'affiche plus rien, quel que soit le choix de Afficher.

Tri : Par défaut, N° de compte par ordre croissant.

Actions (dans l'en-tête de la page) : - Nouveau compte (accounts:manager) : Ouvre un nouveau formulaire de compte avec le CoA sélectionné déjà choisi. - Importer CSV (accounts:admin) : Importer des comptes dans le CoA sélectionné. - Exporter CSV (accounts:admin) : Exporter les comptes du CoA sélectionné. - Supprimer la sélection (accounts:admin) : Supprimer les lignes de comptes sélectionnées. Sélectionnez les lignes avec la colonne de cases à cocher (visible par les administrateurs).

Toutes les cellules sont des liens cliquables vers l'espace de travail du compte. Vous pouvez faire un clic droit ou Ctrl+clic pour ouvrir dans un nouvel onglet.

L'espace de travail du compte¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la grille des comptes pour ouvrir l'espace de travail du compte.

Disposition¶

En-tête : le numéro de compte sert de référence (vous pouvez le copier à cet endroit) et le nom du compte sert de titre. Cliquez sur le titre pour renommer le compte. Les flèches Compte précédent et Compte suivant parcourent les comptes de la liste d'où vous venez, dans le même ordre, avec la même recherche et les mêmes filtres. Le lien de retour ramène à Plans comptables en conservant votre sélection.
Panneau des propriétés à droite : Plan comptable, Numéro de compte et Cycle de vie (l'interrupteur de statut et la date de Fin de validité). Le bouton du panneau permet de le réduire ou de le rouvrir. Voir Statut et cycle de vie.
Colonne principale : Nom local (langue locale), Description et la section Consolidation.

Les modifications s'enregistrent automatiquement. Chaque champ s'enregistre lorsque vous le quittez, et il n'y a pas de bouton Enregistrer. Si une valeur est refusée, un message apparaît sous le champ. Le Numéro de compte doit être un nombre entier supérieur à zéro.

Vous avez besoin de accounts:manager pour modifier. Les utilisateurs en lecture seule voient la même page, avec les champs verrouillés.

Compte de consolidation¶

La section Consolidation contient un seul champ, Compte de consolidation. C'est une liste des comptes de votre plan de consolidation, affichés avec leur numéro et leur nom. Choisissez-en un pour y rattacher le compte, ou choisissez Aucun pour supprimer le rattachement.

Vous choisissez le numéro. Le nom et la description du compte de consolidation viennent du plan de consolidation et s'affichent sous le champ. Vous ne pouvez pas les saisir.
Les comptes désactivés du plan de consolidation ne sont proposés que si le compte y est déjà rattaché. Ils portent la mention Désactivé.
Si le numéro enregistré n'existe pas dans le plan de consolidation, il reste visible avec un point orange et le message « Ce numéro n'existe pas dans le plan de consolidation IFRS. Choisissez un compte de IFRS. » Choisissez un compte valide pour corriger.
Sans plan de consolidation, le champ est verrouillé et indique « Aucun plan de consolidation n'est défini. », suivi du lien Choisissez-en un dans Plans comptables → Gérer les plans.

Créer un compte¶

Nouveau compte dans la liste ouvre un court formulaire avec le plan que vous consultiez déjà sélectionné. Renseignez le plan, le numéro de compte et le nom, ainsi que les champs facultatifs, puis cliquez sur Créer le compte. Après la création, le compte s'ouvre dans l'espace de travail et s'enregistre ensuite automatiquement.

Configurer les plans comptables¶

Créer un CoA¶

Cliquez sur Nouveau dans la barre de pastilles, ou sur Nouveau plan dans la fenêtre Gérer les plans. Vous pouvez créer un CoA de deux façons :

Un plan vide : ajoutez les comptes plus tard, un par un ou par import CSV.
Un modèle : chargez un ensemble de comptes préconfiguré, géré par les administrateurs de la plateforme.

Champs de la boîte de dialogue de création : - Partir de : Un plan vide ou Un modèle. - Modèle (mode modèle uniquement) : Choisissez un modèle dans la liste. Chaque entrée indique son nom, ses pays et sa version. Le choix d'un modèle renseigne le nom et le code, que vous pouvez modifier. - Code (obligatoire) : Un identifiant court et stable, utilisé dans les fichiers CSV et les liens. - Nom (obligatoire) : Un nom descriptif pour le CoA. - Utilisé pour : Un pays ou Tous les pays. Un modèle global crée toujours un plan pour Tous les pays. - Pays (un pays uniquement) : Choisissez un pays dans la liste. - En faire le plan par défaut du pays (un pays uniquement) : Cochez pour faire de ce CoA le plan par défaut du pays choisi.

En mode modèle, cliquez sur Vérifier le modèle avant de créer pour voir combien de comptes seront ajoutés et combien mis à jour. Cliquez ensuite sur Créer.

Un nouveau plan n'a aucun rôle, hormis le plan par défaut d'un pays que vous cochez ici. Pour lui donner un autre rôle, utilisez Gérer les plans.

Charger depuis les modèles¶

Les modèles sont des ensembles de comptes standard gérés par les administrateurs de la plateforme. Ils peuvent être : - Propres à un pays (ex. : PCG français, UK GAAP) - Globaux (disponibles pour tous les pays)

Fonctionnement : - Allez dans Données de référence -> Plans comptables - Cliquez sur Nouveau dans la barre de pastilles - Sous Partir de, choisissez Un modèle - Sélectionnez un modèle. Les modèles globaux affichent « Tous les pays » et créent un plan pour tous les pays ; les modèles pays affichent leur pays - Cliquez sur Vérifier le modèle pour voir combien de comptes seront ajoutés et combien mis à jour - Cliquez sur Créer pour copier les comptes dans votre CoA

Ce qui est copié : Numéros de comptes, noms, noms locaux (langue locale), descriptions, correspondances de consolidation et statut. Les comptes deviennent les vôtres et sont modifiables. Les modifications du modèle de la plateforme n'affectent pas votre CoA, sauf si vous le rechargez explicitement. Si votre espace de travail a un plan de consolidation, le nom et la description de consolidation de chaque compte sont repris de ce plan (voir Le plan de consolidation).

Conseil : Après avoir chargé un modèle, vous pouvez ajouter des comptes propres à la société, renommer des entrées ou désactiver les comptes inutilisés. Les modèles sont un point de départ, pas une structure figée.

Modèles disponibles¶

KANAP est livré avec 20 modèles préconfigurés couvrant 10 normes comptables. Chaque norme existe en deux versions :

v1.0 (Simple) : Un ensemble ciblé d'environ 20 comptes utiles pour l'IT : licences logicielles, hébergement cloud, cybersécurité, télécoms, conseil, coûts de personnel, formation, etc. Idéal pour les organisations qui veulent un point de départ léger.
v2.0 (Détaillé) : Tout le contenu de la v1.0, plus des sous-comptes plus fins (environ 30 comptes). Ajoute des distinctions comme Logiciel acheté ou développé en interne, Équipement réseau, Licences SaaS ou perpétuelles, Communications mobiles, Primes IT, Assurance IT, etc. Idéal pour les organisations qui ont besoin d'un suivi des coûts plus fin.

Les deux versions utilisent des numéros de compte réels issus de la norme comptable officielle de chaque pays et incluent les noms locaux dans la langue du pays.

Code modèle	Pays	Norme	Comptes (v1 / v2)
IFRS	Global	International Financial Reporting Standards	14 / 30
FR-PCG	France	Plan Comptable Général	20 / 31
DE-SKR03	Allemagne	Standardkontenrahmen 03	20 / 32
GB-UKGAAP	Royaume-Uni	UK GAAP	20 / 31
ES-PGC	Espagne	Plan General de Contabilidad	20 / 31
IT-PDC	Italie	Piano dei Conti	20 / 31
NL-RGS	Pays-Bas	Rekeningschema (RGS)	20 / 31
BE-PCMN	Belgique	Plan Comptable Minimum Normalisé	20 / 31
CH-KMU	Suisse	Kontenrahmen KMU	20 / 31
US-USGAAP	États-Unis	US GAAP	20 / 32

Choisir une version :

Commencez avec la v1.0 si vous voulez un plan propre et minimal qui couvre les catégories de coûts IT essentielles. Vous pourrez toujours ajouter des comptes plus tard.
Choisissez la v2.0 si votre organisation suit les dépenses IT à un niveau fin (ex. : distinguer les abonnements SaaS des licences perpétuelles, ou séparer les salaires IT des primes).

Consolidation IFRS intégrée¶

Tous les modèles, quel que soit le pays, associent chaque compte à l'un des 14 comptes de consolidation IFRS standardisés. Le reporting au niveau du groupe fonctionne donc immédiatement, même entre normes locales différentes.

#	Compte de consolidation	Ce qu'il couvre
1000	Immobilisations corporelles (CAPEX)	Équipement IT physique : serveurs, postes de travail, matériel réseau
1100	Immobilisations incorporelles (CAPEX)	Logiciels immobilisés et coûts de développement
1200	Amortissements	Amortissement du matériel et des logiciels
1300	Dépréciations et mises au rebut	Dépréciations et dévalorisations d'actifs
2000	Licences logicielles (OPEX)	Licences perpétuelles, abonnements SaaS, support open source
2100	Services cloud et hébergement	IaaS, PaaS, supervision, outils de cybersécurité
2200	Télécommunications et réseau	Internet, mobile, WAN/LAN
2300	Maintenance et support	Contrats de maintenance matériel et logiciel
2400	Conseil IT et services externes	Conseil, intégration de systèmes, prestataires
2500	Coûts du personnel IT	Salaires, primes, charges sociales, retraites
2600	Formation et certification	Programmes de formation, certifications, conférences
2700	IT poste de travail (non immobilisé)	Équipements utilisateurs sous le seuil d'immobilisation
2800	Déplacements et mobilité (projets IT)	Déplacements liés aux projets
2900	Autres charges d'exploitation IT	Coûts IT divers, assurance cyber

Exemple : Votre filiale française charge FR-PCG v1.0 et votre filiale allemande charge DE-SKR03 v1.0. Elles utilisent des numéros de compte et des noms locaux différents, mais chaque compte est associé à la même structure de consolidation IFRS. Les rapports de groupe s'agrègent sans aucun travail de correspondance manuel.

Nouveaux espaces de travail (provisionnement)¶

Les nouveaux espaces de travail sont automatiquement provisionnés avec le modèle IFRS v1.0. Cela crée un CoA pour tous les pays, contenant les 14 comptes de consolidation IFRS. Il est à la fois le Plan par défaut des autres pays et le Plan de consolidation : les sociétés et le reporting de groupe fonctionnent donc immédiatement, sans configuration. Vous pouvez ensuite modifier ou supprimer les comptes et le plan préchargés si nécessaire (dans le respect des garde-fous habituels).

Rôles des plans¶

Un plan peut avoir jusqu'à trois rôles. Ils sont indépendants et chacun s'affiche en toutes lettres dans l'infobulle de la pastille, dans le résumé et dans Gérer les plans.

Rôle	Ce qu'il fait	Combien
Plan par défaut du pays ({pays})	Proposé lorsque vous créez une société dans ce pays	Un par pays. Pour les plans d'un seul pays
Plan par défaut des autres pays	Utilisé pour les sociétés d'un pays sans plan par défaut. Il est aussi attribué aux sociétés sans plan comptable	Un par espace de travail. Pour les plans de tous les pays
Plan de consolidation	Les comptes du groupe auxquels chaque compte local est rattaché pour le reporting consolidé	Un par espace de travail. N'importe quel plan

Le point de départ habituel est un plan IFRS qui porte à la fois Plan par défaut des autres pays et Plan de consolidation, plus un plan local par pays qui porte Plan par défaut du pays ({pays}). Vous pouvez séparer les rôles, par exemple un plan de groupe qui est le plan de consolidation alors qu'un autre plan pour tous les pays sert les autres pays. Un plan peut aussi n'avoir aucun rôle.

Chaque rôle a un seul titulaire (un par pays pour le plan par défaut d'un pays). Donner un rôle à un autre plan le retire au titulaire précédent.

Gérer les plans comptables¶

La fenêtre Gérer les plans¶

Cliquez sur Gérer les plans dans la barre de pastilles pour ouvrir la fenêtre. Un tableau liste tous les plans :

Code et Nom
Pays : le pays du plan, ou « Tous les pays »
Rôles : les rôles du plan en toutes lettres, ou un tiret s'il n'en a aucun
Sociétés : le nombre de sociétés assignées au plan
Comptes : le nombre de comptes du plan

Trois courtes lignes sous le tableau expliquent les rôles. Nouveau plan (accounts:manager), en bas à gauche, ouvre la boîte de dialogue de création.

Chaque ligne a un menu ⋯ qui ne propose que les actions applicables à ce plan. Le libellé suit l'état actuel.

Définir comme plan par défaut du pays / Ne plus utiliser comme plan par défaut du pays (accounts:manager) : pour les plans d'un seul pays.
Définir par défaut pour les autres pays / Ne plus utiliser par défaut pour les autres pays (accounts:manager) : pour les plans de tous les pays. En le définissant par défaut, vous l'attribuez aussi aux sociétés qui n'ont pas de plan comptable.
Définir comme plan de consolidation / Ne plus utiliser comme plan de consolidation (accounts:manager) : pour n'importe quel plan. Voir Modifier le plan de consolidation.
Supprimer (accounts:admin) : Supprime le plan avec ses comptes. Si le plan contient des comptes, une confirmation indique combien sont supprimés. S'il s'agit du plan de consolidation, la confirmation précise que le reporting de groupe n'aura plus de plan de référence. La suppression est refusée tant que des sociétés utilisent le plan ou que des postes OPEX/CAPEX utilisent ses comptes, et la fenêtre en indique la raison.

Les rôles changent dès que vous choisissez une action. Le tableau se met à jour immédiatement.

Gérer les comptes¶

Numéros de compte¶

Un numéro de compte est un nombre entier supérieur à zéro (par exemple 6011). Au sein d'un CoA, chaque numéro n'est utilisé qu'une fois.

Noms locaux pour le multilinguisme¶

Certains pays exigent que les comptes soient enregistrés dans la langue locale. Utilisez le champ Nom local (langue locale) pour stocker le nom d'origine tout en conservant le nom anglais dans le champ principal Nom du compte.

Exemple : Compte français - Nom du compte : Travel expenses (anglais, pour le reporting) - Nom local (langue locale) : Frais de deplacement (français, pour la conformité légale)

Le nom local est disponible dans une colonne masquée de la grille des comptes. Activez-la depuis le sélecteur de colonnes pour voir les deux noms côte à côte.

Comptes de consolidation (reporting de groupe)¶

Dans les organisations multi-pays, le travail quotidien se fait avec les plans comptables locaux (PCG français, UK GAAP, HGB allemand, etc.), mais le reporting de groupe exige souvent une consolidation vers une norme commune comme IFRS ou US GAAP.

Les comptes de consolidation répondent à ce besoin en rattachant les comptes locaux aux comptes d'un plan de référence.

Le plan de consolidation¶

Votre espace de travail a au plus un Plan de consolidation. Il contient les comptes du groupe auxquels chaque compte local est rattaché. Il est indépendant des plans par défaut : n'importe quel plan peut être le plan de consolidation, y compris un plan qui est aussi le plan par défaut des autres pays.

Sur chaque compte local, vous choisissez un Compte de consolidation parmi les comptes du plan de consolidation. Le numéro fait le lien. Le nom et la description du compte de consolidation viennent automatiquement du plan de consolidation : ils correspondent donc toujours à ses comptes.

Exemple de correspondance :

Pays	CoA local	Compte local	Nom local	->	Compte de consolidation	Nom de consolidation
France	FR-PCG	6061	Frais postaux	->	6200	IT Services and Software
Royaume-Uni	UK-GAAP	5200	Postage and courier	->	6200	IT Services and Software
Allemagne	DE-HGB	4920	Portokosten	->	6200	IT Services and Software

Les trois comptes locaux sont rattachés au même compte de consolidation 6200, ce qui permet l'agrégation au niveau du groupe.

Ce qui reste synchronisé :

Lorsque vous renommez un compte du plan de consolidation, modifiez sa description ou lui donnez un nouveau numéro, tous les comptes qui y sont rattachés suivent. Leur numéro, leur nom et leur description sont mis à jour partout, en une seule opération.
Lorsque vous rattachez un compte à un numéro qui existe dans le plan de consolidation, le nom et la description de consolidation sont renseignés pour vous.

Pourquoi c'est important¶

Opérations quotidiennes : Les utilisateurs travaillent avec les comptes locaux qu'ils connaissent - Les utilisateurs français sélectionnent le compte 6061 - Frais postaux - Les utilisateurs britanniques sélectionnent le compte 5200 - Postage and courier - Les utilisateurs allemands sélectionnent le compte 4920 - Portokosten

Reporting de groupe : Le système peut consolider les coûts par compte de consolidation - Tous les coûts de services IT de tous les pays s'agrègent sous 6200 - IT Services and Software - La direction dispose d'une vue unifiée, indépendamment des différences comptables locales - Le reporting statutaire de chaque pays continue d'utiliser les comptes locaux

Configurer les correspondances de consolidation¶

Option 1 : Modèles (recommandé) Tous les modèles intégrés incluent les correspondances de consolidation IFRS sur chaque compte. Chargez n'importe quel modèle pays et les colonnes de consolidation sont déjà remplies. Un nouvel espace de travail a déjà le plan IFRS comme plan de consolidation. Consultez Modèles disponibles pour la liste complète.

Option 2 : Import CSV Lors de l'import de comptes, incluez les champs de consolidation dans votre CSV :

coa_code;account_number;account_name;consolidation_account_number;consolidation_account_name;consolidation_account_description
FR-PCG;6061;Frais postaux;6200;IT Services and Software;
UK-GAAP;5200;Postage and courier;6200;IT Services and Software;
DE-HGB;4920;Portokosten;6200;IT Services and Software;

Seul le numéro de compte de consolidation compte lorsque le plan de consolidation le contient : l'import remplace les colonnes de nom et de description par celles du plan de consolidation. Lorsque le numéro n'est pas dans le plan de consolidation, le nom et la description du fichier sont conservés, et le compte est signalé comme absent du plan de consolidation. Un numéro vide supprime le rattachement, le nom et la description.

Option 3 : Saisie manuelle Ouvrez un compte et choisissez son Compte de consolidation dans l'espace de travail du compte.

Modifier le plan de consolidation¶

Ouvrez Gérer les plans puis le menu ⋯ du plan que vous voulez utiliser.
Cliquez sur Définir comme plan de consolidation.
Si le plan remplace un autre plan de consolidation, ou si certains comptes pointent vers des numéros qu'il ne contient pas, une confirmation s'ouvre. Elle indique quel plan il remplace et donne les nombres : combien de comptes conservent leur compte de consolidation, combien pointent vers un numéro absent du nouveau plan, et combien n'ont pas de compte de consolidation.
Cliquez sur Définir comme plan de consolidation pour confirmer.

Ce qu'il advient des rattachements existants : KANAP ne rattache jamais les comptes à votre place. Chaque compte conserve son numéro de consolidation.

Les comptes dont le numéro existe dans le nouveau plan le conservent et reprennent le nom et la description de ce plan.
Les comptes dont le numéro n'existe pas dans le nouveau plan conservent leur numéro et sont signalés : la ligne de suivi les compte, un point les marque dans la grille et l'espace de travail du compte vous invite à choisir un compte valide. Filtrez-les depuis la ligne de suivi et rattachez-les un par un, ou chargez un CSV.
Les comptes sans numéro restent non rattachés.

Si vous choisissez Ne plus utiliser comme plan de consolidation, le reporting de groupe n'a plus de plan de référence. Les rattachements des comptes sont conservés.

Bonnes pratiques¶

Utilisez une norme commune : IFRS est courant pour les groupes européens, US GAAP pour les sociétés américaines. Tous les modèles intégrés sont déjà associés aux 14 mêmes comptes de consolidation IFRS (voir Consolidation IFRS intégrée)
Gardez un seul plan de consolidation : C'est la liste des comptes de reporting de votre groupe. Si vous utilisez les modèles intégrés, les 14 comptes IFRS servent de référence
Choisissez le bon niveau de détail : Ne consolidez ni trop large (perte d'information), ni trop fin (trop complexe)
Impliquez la finance : Les correspondances de consolidation doivent être alignées sur les exigences de reporting financier de votre groupe
Mettez à jour systématiquement : Lorsque vous ajoutez des comptes locaux, rattachez-les immédiatement à des comptes de consolidation. La ligne de suivi montre ce qui manque encore

Reporting avec les comptes de consolidation¶

Lorsque vous construisez des rapports, vous pouvez regrouper par : - Comptes locaux : Détail par pays (pour le management local) - Comptes de consolidation : Catégories de niveau groupe (pour le reporting de direction)

Cette double vue répond à la fois aux exigences de conformité locales et aux besoins du reporting de groupe, sans dupliquer les données.

Comptes historiques (aide à la migration)¶

Les comptes historiques sont des comptes sans coa_id (créés avant l'introduction des plans comptables).

Fonctionnement : - Les sociétés SANS CoA peuvent utiliser les comptes historiques - Les sociétés AVEC un CoA ne peuvent pas utiliser les comptes historiques : ils sont filtrés automatiquement - Les comptes historiques peuvent toujours être migrés via CSV (coa_code) et par réassignation

Chemin de migration : 1. Créez ou chargez des plans comptables pour vos sociétés 2. Assignez les CoA aux sociétés (dans l'onglet Vue d'ensemble de la société) 3. Assignez un coa_id à vos comptes historiques (via import CSV avec coa_code ou modification en masse) 4. Mettez à jour les postes OPEX/CAPEX existants qui affichent un avertissement « compte obsolète »

Conseil : Vous n'avez pas à tout migrer en une fois. Les sociétés sans CoA continuent de fonctionner avec les comptes historiques, ce qui permet une adoption progressive.

Avertissements de compte obsolète¶

Lors de la modification de postes OPEX ou CAPEX, vous pouvez voir :

Compte obsolète détecté. Le compte sélectionné n'appartient pas au
plan comptable de la société. Veuillez mettre à jour le compte.

Pourquoi cela se produit : - Le compte du poste appartient au CoA « A » - La société du poste appartient au CoA « B » - Une incohérence est détectée

Cas fréquents : - Vous avez migré une société vers un nouveau CoA sans encore mettre à jour ses anciens postes de dépenses - Un compte a été réassigné manuellement à un autre CoA - Vous consultez des données historiques antérieures à la migration du CoA

Comment corriger : Modifiez le poste et sélectionnez un compte du plan comptable actuel de la société. L'avertissement disparaît dès que le compte correspond au CoA de la société.

Statut et cycle de vie¶

Les comptes suivent la même gestion du cycle de vie que les autres données de référence :

Activé par défaut
Définissez une Fin de validité pour cesser d'utiliser un compte à partir d'une date donnée. Laissez-la vide pour que le compte reste actif indéfiniment
Passer le compte à Désactivé sans date fixe sa fin de validité à aujourd'hui
Une fois la fin de validité passée, le statut passe à Désactivé de lui-même dans l'heure
Après la fin de validité :
- Le compte n'apparaît plus dans les menus déroulants de sélection pour les nouveaux postes
- Les données historiques restent intactes ; les postes existants conservent leur compte
- Les rapports des années où le compte était actif l'incluent toujours
La grille des comptes affiche par défaut les comptes Activés uniquement. Utilisez le bouton bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés pour choisir Tous et inclure les comptes désactivés.

Suppression du tenant et CoA¶

Lorsqu'un espace de travail (tenant) est supprimé par un administrateur de la plateforme, toutes les données comptables du tenant sont définitivement effacées lors de la purge : - Plans comptables (chart_of_accounts) - Comptes (accounts) - Liens entre les sociétés et un CoA (companies.coa_id)

La suppression est immédiate et irréversible. L'enregistrement du tenant est conservé pour l'audit, et son identifiant (slug) est libéré pour être réutilisé.

Conseil : Préférez la désactivation à la suppression. La suppression n'est possible que si aucun poste OPEX/CAPEX ne référence le compte.

Import/export CSV¶

Plans comptables¶

Vous pouvez exporter la liste de vos CoA (avec des métadonnées comme le code, le nom, le pays et le statut par défaut), mais pas importer de CoA directement via CSV. Créez les CoA dans l'interface ou chargez-les depuis des modèles.

Comptes (point d'accès global)¶

Le CSV global /accounts inclut une colonne coa_code qui identifie le CoA de chaque compte. Exporter CSV et Importer CSV l'utilisent lorsqu'aucun CoA n'est sélectionné sur la page.

Exporter CSV : tous les comptes avec leur code CoA, numéro, nom, nom local, description, correspondances de consolidation et statut
Importer CSV : Télécharger le modèle dans la fenêtre donne un fichier avec les seuls en-têtes. Commencez par la Vérification préalable pour valider la structure, l'encodage, les champs obligatoires et les doublons, puis Charger pour appliquer les insertions et les mises à jour
Correspondance : par (coa_code, account_number) dans votre espace de travail
Cellules obligatoires : coa_code, account_number, account_name. Toutes les lignes d'un fichier doivent porter le même coa_code
Cellules facultatives : native_name, description, champs de consolidation, status
Les doublons du fichier (même coa_code + account_number) sont dédoublonnés ; la première occurrence l'emporte

Schéma CSV (l'export écrit le séparateur de la langue de l'écran ; montré ici avec des points-virgules) :

coa_code;account_number;account_name;native_name;description;consolidation_account_number;consolidation_account_name;consolidation_account_description;status

Comptes (limités au CoA)¶

Depuis la page Plans comptables, Import CSV et Export CSV portent automatiquement sur le CoA sélectionné.

Exporter CSV : comptes de ce CoA (pas besoin de colonne coa_code)
Importer CSV : les comptes sont insérés ou mis à jour automatiquement dans ce CoA

Schéma CSV (limité au CoA ; montré ici avec des points-virgules) :

account_number;account_name;native_name;description;consolidation_account_number;consolidation_account_name;consolidation_account_description;status

Remarques : - Voir Fichiers CSV pour l'encodage, le séparateur, les formes de dates et les deux étapes d'import - Le coa_code doit correspondre à un plan comptable existant de votre espace de travail - Les numéros de compte doivent être uniques au sein d'un CoA - Valeurs de statut : enabled ou disabled (enabled par défaut) - Colonnes de consolidation : lorsque consolidation_account_number existe dans votre plan de consolidation, son nom et sa description remplacent les cellules consolidation_account_name et consolidation_account_description. Un numéro vide efface les trois. Voir Configurer les correspondances de consolidation

Conseils¶

Commencez par les modèles : KANAP est livré avec des modèles pour 9 pays plus IFRS. Chargez-en un au lieu de partir de zéro : vous obtenez directement les bons numéros de compte, les noms locaux et les correspondances de consolidation IFRS. Commencez avec la v1.0 (Simple) en cas de doute ; passez à la v2.0 (Détaillé) si vous avez besoin de plus de détail.
Un défaut par pays : Faites d'un CoA le plan par défaut de chaque pays, pour que les nouvelles sociétés démarrent avec la bonne structure de comptes.
Noms locaux pour la conformité : Utilisez le champ Nom local (langue locale) si la réglementation locale exige les comptes dans la langue du pays. Activez la colonne Nom local dans la grille pour voir les deux noms d'un coup d'œil.
Migrez progressivement : Vous n'avez pas à tout convertir en une fois. Les sociétés sans CoA continuent de fonctionner avec les comptes historiques.
Corrigez les comptes obsolètes : Lorsque vous voyez un avertissement, mettez à jour le compte pour qu'il corresponde au CoA actuel de la société. Vos données restent propres pour le reporting.
Désactivez plutôt que de supprimer : La désactivation préserve l'historique. Ne supprimez que les comptes créés par erreur et jamais utilisés.
Les imports CSV sont additifs : L'import ajoute les nouveaux comptes et met à jour les existants (correspondance par coa_code + account_number). Il ne supprime pas les comptes absents du fichier.
Les comptes de consolidation sont essentiels pour les groupes : Si vous opérez dans plusieurs pays, configurez les correspondances de consolidation dès le premier jour. Le reporting de groupe devient simple et les utilisateurs locaux continuent de travailler avec les comptes qu'ils connaissent.
IFRS comme norme de consolidation : La plupart des groupes européens consolident en IFRS. Tous les modèles intégrés sont déjà associés aux 14 mêmes comptes de consolidation IFRS : le reporting de groupe fonctionne entre pays sans configuration supplémentaire.
Liens directs : L'URL conserve le CoA sélectionné, l'ordre de tri, le texte de recherche et les filtres. Partagez ou ajoutez un lien à vos favoris pour retrouver exactement la même vue.

Scénarios courants¶

Scénario 1 : Organisation multi-pays¶

Vous avez des filiales en France, au Royaume-Uni et en Allemagne, chacune soumise à ses normes comptables locales.

Configuration : 1. Chargez trois modèles : FR-PCG v1.0, GB-UKGAAP v1.0, DE-SKR03 v1.0 (ou v2.0 pour plus de détail) 2. Faites de chacun le plan par défaut de son pays (Gérer les plans, puis Définir comme plan par défaut du pays) 3. Assignez les sociétés à leurs CoA respectifs 4. Les nouvelles sociétés reçoivent automatiquement le bon CoA ; la sélection de comptes est filtrée en conséquence 5. Les correspondances de consolidation sont déjà en place : les rapports de groupe fonctionnent immédiatement

Scénario 2 : Migration des comptes historiques vers un CoA¶

Vous avez 50 comptes et 5 sociétés, tous configurés avant l'arrivée des plans comptables.

Étapes de migration : 1. Créez un CoA (ex. : US-GAAP) 2. Exportez vos comptes en CSV 3. Ajoutez une colonne coa_code (ex. : US-GAAP) à toutes les lignes 4. Importez le CSV mis à jour (les comptes appartiennent désormais au CoA) 5. Assignez le CoA à vos sociétés 6. Modifiez les postes OPEX/CAPEX qui affichent un avertissement « compte obsolète »

Scénario 3 : Changement de CoA d'une société¶

Votre filiale britannique passe du UK GAAP à l'IFRS.

Étapes : 1. Créez un nouveau CoA : UK-IFRS (ou chargez-le depuis un modèle) 2. Dans l'onglet Vue d'ensemble de la société, remplacez le plan comptable par UK-IFRS 3. Désormais, les utilisateurs ne peuvent sélectionner que des comptes de UK-IFRS 4. Les postes OPEX/CAPEX existants conservent leurs anciens comptes mais affichent des avertissements 5. Mettez à jour les postes selon les besoins (ou laissez les données historiques en l'état si le reporting le permet)

Scénario 4 : Mettre en place la consolidation de groupe (multi-pays)¶

Votre groupe a des filiales en France, au Royaume-Uni et en Allemagne. Chaque pays utilise sa norme comptable locale, mais vous avez besoin d'un reporting IFRS consolidé.

Configuration : 1. Chargez les modèles pays avec consolidation IFRS intégrée : - FR-PCG v1.0 : Plan Comptable Général français (20 comptes) - GB-UKGAAP v1.0 : UK GAAP (20 comptes) - DE-SKR03 v1.0 : Standardkontenrahmen 03 (20 comptes)

Chaque compte de ces modèles est déjà associé à l'un des 14 comptes de consolidation IFRS. Par exemple :
- FR-PCG 205000 (Logiciels informatiques) -> IFRS 1100 (Immobilisations incorporelles)
- GB-UKGAAP 510 (Capitalized Software) -> IFRS 1100 (Immobilisations incorporelles)
- DE-SKR03 27 (EDV-Software) -> IFRS 1100 (Immobilisations incorporelles)
Faites de chaque CoA le plan par défaut de son pays et assignez les sociétés

Résultat : - Les utilisateurs français travaillent au quotidien avec les comptes du PCG et leurs noms locaux en français - Les utilisateurs britanniques travaillent avec les comptes UK GAAP - Les utilisateurs allemands travaillent avec les comptes SKR03 et leurs noms locaux en allemand - La finance groupe produit des rapports par compte de consolidation pour voir les dépenses totales par catégorie IFRS - Aucun travail de correspondance manuel : les modèles s'en chargent - Le reporting statutaire local et le reporting IFRS de groupe fonctionnent tous deux à partir des mêmes données

Questions fréquentes¶

Q : Un compte peut-il appartenir à plusieurs CoA ? R : Non. Chaque compte appartient à un seul CoA (ou à aucun pour les comptes historiques). Si vous avez besoin de la même structure de comptes dans plusieurs CoA, chargez le modèle dans chacun d'eux ou utilisez l'export/import CSV avec des valeurs de coa_code différentes.

Q : Que se passe-t-il si je supprime un plan comptable ? R : La suppression est bloquée si des sociétés le référencent ou si des postes OPEX/CAPEX utilisent ses comptes. Réassignez d'abord les sociétés et mettez à jour les postes, puis supprimez le CoA. La suppression d'un CoA supprime aussi tous ses comptes qui ne sont pas référencés ailleurs.

Q : Puis-je modifier les numéros de compte ? R : Oui, dans l'espace de travail du compte. Changer le numéro de compte met automatiquement à jour toutes les références dans les postes OPEX/CAPEX (l'UUID du compte reste le même en interne).

Q : Comment voir quelles sociétés utilisent un CoA donné ? R : Ouvrez Gérer les plans sur la page Plans comptables et consultez la colonne Sociétés de la ligne du CoA. Vous pouvez aussi filtrer la page Sociétés par CoA.

Q : Que faire si mon pays n'a pas de modèle ? R : KANAP inclut des modèles pour 9 pays (FR, DE, GB, ES, IT, NL, BE, CH, US) plus IFRS comme norme globale. Si votre pays n'est pas couvert, créez un CoA de zéro et ajoutez les comptes manuellement ou par import CSV. Vous pouvez tout de même utiliser les numéros de comptes de consolidation IFRS (1000-2900) dans vos correspondances de consolidation pour rester compatible avec les modèles intégrés.

Q : Quelle est la différence entre les modèles v1.0 et v2.0 ? R : La v1.0 (Simple) compte environ 20 comptes centrés sur l'IT qui couvrent les catégories de coûts essentielles. La v2.0 (Détaillé) ajoute une dizaine de sous-comptes plus fins pour un suivi plus précis (ex. : séparer les abonnements SaaS des licences perpétuelles, ou les salaires IT des primes). Les deux versions utilisent les mêmes correspondances de consolidation. Commencez par la v1.0 et passez à la v2.0 si vous avez besoin de plus de détail.

Q : Puis-je modifier les comptes issus d'un modèle ? R : Oui. Une fois le modèle chargé, les comptes sont copiés dans votre CoA et entièrement modifiables. Les modifications du modèle de la plateforme n'affectent pas votre CoA, sauf si vous le rechargez explicitement (ce qui écrase vos modifications si vous choisissez le mode « écraser »).

Q : Les correspondances de consolidation sont-elles obligatoires ? R : Non, elles sont facultatives. Si vous n'opérez que dans un pays ou n'avez pas besoin de consolidation de groupe, vous pouvez laisser ces champs vides. Les comptes de consolidation ne sont utiles qu'aux organisations multi-pays qui publient un reporting de groupe dans une norme différente de leur comptabilité locale.

Q : Plusieurs comptes locaux peuvent-ils être associés au même compte de consolidation ? R : Oui, c'est justement le principe. De nombreux comptes locaux de différents CoA peuvent être associés au même compte de consolidation. C'est ainsi que vous regroupez les coûts de plusieurs pays dans une même catégorie consolidée.

Q : Que se passe-t-il si je modifie une correspondance de consolidation ? R : Les postes OPEX/CAPEX ne stockent pas directement de données de consolidation : ils référencent le compte, qui porte la correspondance. Lorsque vous modifiez une correspondance, tous les postes passés et futurs qui utilisent ce compte sont rapportés sous le nouveau compte de consolidation. Modifiez les correspondances avec prudence si vous devez conserver les catégories de reporting historiques.

Q : Le plan de consolidation doit-il être le plan par défaut des autres pays ? R : Non. Les deux rôles sont indépendants. Dans la configuration habituelle, un même plan IFRS porte les deux, et vous pouvez les donner à des plans différents à tout moment dans Gérer les plans.

Q : Que deviennent les comptes quand je renomme ou renumérote un compte du plan de consolidation ? R : Tous les comptes qui y sont rattachés suivent. Leur numéro, leur nom et leur description de consolidation sont mis à jour ensemble : les rattachements restent valides.

Q : Pourquoi la grille affiche-t-elle un point à côté de certains numéros de consolidation ? R : Le point signale un compte dont le numéro de consolidation n'existe pas dans le plan de consolidation, typiquement après un changement de plan de consolidation. Ouvrez le compte et choisissez un compte de consolidation valide, ou utilisez la ligne de suivi pour les lister tous.