Demandes du portefeuille¶

Les demandes du portefeuille constituent la couche d'intake pour les travaux proposés. Une demande permet de capturer le besoin métier, d'évaluer la faisabilité, de noter la priorité, de rassembler les connaissances de support et de décider si l'initiative doit avancer sous forme de projet. En pratique, c'est là que les idées deviennent du travail gouverné plutôt que du folklore de couloir.

Où trouver cette page¶

Espace de travail : Portefeuille
Chemin : Portefeuille > Demandes

Autorisations¶

Autorisation	Ce qu'elle permet
`portfolio_requests:reader`	Ouvrir la liste des demandes et consulter les espaces de travail des demandes
`portfolio_requests:member`	Modifier les documents gérés intégrés dans l'espace de travail, même sans droits plus larges de gestion des demandes
`portfolio_requests:manager`	Créer des demandes, mettre à jour les données, gérer l'équipe et les relations, ajouter des commentaires et des décisions, modifier le statut, soumettre des recommandations d'analyse et modifier l'évaluation
`portfolio_requests:admin`	Supprimer des demandes et utiliser l'import/export CSV

L'onglet Base de connaissances suit les autorisations Knowledge pour les actions de création et de liaison. Un utilisateur peut être autorisé à travailler sur le contenu de la demande sans être autorisé à créer ou relier des documents autonomes de la base de connaissances.

Travailler avec la liste¶

La liste est conçue pour le triage plutôt que la consultation d'archives. Par défaut, elle trie les demandes par priorité afin que le travail le plus urgent ou le plus stratégique apparaisse en premier.

Filtres de périmètre¶

Utilisez le sélecteur de périmètre au-dessus de la grille pour contrôler quel pipeline vous consultez :

Mes demandes affiche les demandes où vous êtes explicitement impliqué, en tant que demandeur, sponsor, responsable ou contributeur.
Demandes de mon équipe étend cette vue aux demandes impliquant les membres de votre équipe Portefeuille. Cette option n'est pas disponible si vous n'êtes pas assigné à une équipe.
Toutes les demandes retire le filtre d'implication et affiche le pipeline complet des demandes.

Votre choix de périmètre est mémorisé. Si vous ouvrez une demande depuis la liste et revenez plus tard, KANAP conserve le contexte de la liste pour que vous n'ayez pas à reconstruire vos filtres à chaque fois.

Colonnes par défaut¶

La grille standard met en avant les champs importants pendant l'intake et la revue :

#
Nom de la demande
Priorité
Statut
Source
Catégorie
Flux
Société
Demandeur
Date cible
Créée

Des colonnes supplémentaires, comme Dernière modification, peuvent être affichées via les préférences de la grille si nécessaire.

Comportement des filtres¶

La recherche globale fonctionne sur le contenu des demandes et les métadonnées métier visibles.
Des filtres de colonnes sont disponibles pour les principaux champs de classification et de responsabilité.
Les demandes avec le statut Convertie sont masquées par défaut pour que la liste reste focalisée sur l'intake actif. Si vous devez consulter les décisions d'intake historiques, incluez Convertie dans le filtre de statut.

Actions de la liste¶

Nouvelle demande est disponible pour les gestionnaires de demandes.
Import CSV et Export CSV sont disponibles pour les administrateurs de demandes.

L'espace de travail de la demande¶

L'espace de travail actuel utilise un modèle divisé :

La zone principale est dédiée au récit, à l'analyse, à l'évaluation, à l'activité et à la base de connaissances.
La barre latérale de propriétés à droite est dédiée aux métadonnées stables de la demande, à l'affectation de l'équipe et aux relations.

Cela est important car tout n'est pas enregistré de la même manière :

Les modifications dans la barre latérale de propriétés sont appliquées directement à la demande.
Les modifications dans Résumé, Analyse et Évaluation sont des modifications de l'espace de travail et utilisent Enregistrer / Réinitialiser.
Les documents gérés Objet et Risques et mesures d'atténuation utilisent également le flux d'enregistrement de l'espace de travail.

Si vous créez une nouvelle demande, KANAP démarre sur Résumé. Les autres onglets deviennent utiles une fois que la demande existe en tant qu'enregistrement réel plutôt que comme une idée très sincère.

L'en-tête de l'espace de travail vous donne le contexte opérationnel sans quitter la page :

une référence de demande copiable comme REQ-42
le statut actuel
la tâche d'origine lorsque la demande a été créée à partir d'un travail de tâche
Envoyer un lien pour le partage
navigation précédent/suivant basée sur le contexte exact de la liste d'où vous venez

Modèle mental de la barre latérale de propriétés¶

Considérez la barre latérale comme l'ossature structurelle de la demande.

Propriétés principales¶

Cette section contient l'identité et la classification de la demande :

Nom de la demande
Statut
Source, Catégorie et Flux
Demandeur
Société et Département
Date de livraison cible

Ces champs façonnent la manière dont la demande est routée, filtrée et revue ailleurs dans l'espace de travail. Par exemple :

modifier le Statut affecte les décisions possibles et la disponibilité de la conversion
modifier la Catégorie ou le Flux change le contexte analytique pour la faisabilité et l'évaluation
modifier la Société ou le Demandeur change la visibilité en termes de reporting et de responsabilité dans le portefeuille

Équipe¶

La section Équipe assigne la responsabilité plutôt que de simplement maintenir une liste de contacts :

Sponsor métier
Responsable métier
Sponsor IT
Responsable IT
Contributeurs métier
Contributeurs IT

Ces affectations entraînent une visibilité partagée et clarifient qui est censé sponsoriser, façonner et livrer la demande. Le Résumé utilise ces données pour montrer si la demande dispose d'une responsabilité nommée suffisante pour avancer raisonnablement.

Relations¶

Les relations expliquent comment la demande s'inscrit dans le portefeuille plus large :

Les dépendances identifient le travail qui doit exister, se terminer ou rester aligné avant que cette demande puisse aboutir.
Les projets résultants montrent ce qui a été créé à partir de la demande après conversion.

Cette section est importante pour l'analyse d'impact. Une demande avec des données de relation faibles peut sembler inoffensive jusqu'à ce qu'elle entre en collision avec du travail existant.

Les anciens favoris peuvent encore pointer vers overview, team ou relations. Dans l'espace de travail actuel, ce contenu se trouve dans Résumé et la barre latérale de propriétés.

Résumé¶

Résumé est le tableau de bord de la demande. Ce n'est pas un simple onglet de vue d'ensemble ; c'est là que KANAP compresse l'état de la demande en un instantané opérationnel.

Le Résumé inclut :

Instantané du statut, incluant le statut actuel, la priorité actuelle, les processus métier liés et la dernière activité
Instantané de l'analyse, incluant le signal de faisabilité le plus fort et la dernière recommandation d'analyse
Équipe et base de connaissances, incluant la couverture des rôles, le nombre de contributeurs, la tâche d'origine et le nombre de documents liés
le document géré Objet
un fil d'Activité récente

Utilisez le Résumé lorsque vous avez besoin de comprendre si la demande est simplement enregistrée ou si elle est réellement prête à être discutée, évaluée et convertie.

L'Objet en tant que document géré¶

La section Objet est un document markdown géré intégré directement dans la demande. C'est plus qu'un simple champ de description long :

il donne aux relecteurs une déclaration d'intention stable
il est disponible lors de la conversion demande-vers-projet
il peut être modifié par les utilisateurs avec portfolio_requests:member, même s'ils ne gèrent pas le reste de la demande
il prend en charge l'import DOCX pour importer directement des documents Word existants, et l'export pour télécharger le contenu actuel

Cette séparation est délibérée. Elle permet aux contributeurs experts du sujet d'améliorer le récit de la demande sans ouvrir le contrôle total sur le statut, l'évaluation et la structure du portefeuille.

Activité¶

Activité sépare la discussion de la piste d'audit :

Commentaires est le flux de collaboration
Historique est le journal des modifications

Commentaires¶

Les commentaires supportent la discussion normale, mais ils supportent également les décisions formelles. Une décision formelle peut capturer :

le contexte de la réunion ou de la décision
le résultat de la décision
la justification
un changement de statut optionnel dans la même action

Cette combinaison est importante. Elle maintient la traçabilité de la gouvernance : l'enregistrement du pourquoi quelque chose a changé reste attaché au changement au lieu d'être reconstruit plus tard de mémoire et avec optimisme.

Les commentaires supportent le markdown et les images en ligne, ce qui est utile pour les notes de conception, les preuves, les captures d'écran et le matériel de revue.

Historique¶

L'Historique est la vue d'audit. Utilisez-le lorsque vous devez répondre à des questions telles que :

qui a changé le statut
quand les affectations d'équipe ont changé
si une modification d'évaluation ou d'analyse s'est produite avant ou après une décision

Si vous avez besoin de récit, utilisez les Commentaires. Si vous avez besoin de preuve, utilisez l'Historique.

Analyse¶

Analyse est l'endroit où la demande passe de « ça semble raisonnable » à « suffisamment compris pour décider ».

Elle rassemble quatre éléments distincts :

les processus métier impactés
la revue de faisabilité structurée
les Risques et mesures d'atténuation gérés
la Recommandation d'analyse formelle

Processus métier impactés¶

Liez les processus métier touchés par la demande. Cela change la signification de la demande en termes de portefeuille : une demande affectant des processus opérationnels critiques ne devrait pas être évaluée de la même manière qu'une amélioration de confort locale.

Revue de faisabilité¶

La revue de faisabilité est une évaluation structurée sur sept dimensions. Chaque dimension peut être évaluée avec un niveau de préoccupation et des notes de support.

Utilisez cette section pour exposer tôt les frictions de livraison :

toutes les demandes n'échouent pas parce que l'idée est mauvaise
beaucoup échouent parce que les contraintes d'intégration, d'infrastructure, de sécurité, de timing ou de gestion du changement ont été ignorées jusqu'à ce qu'il soit trop tard

L'onglet Résumé fait remonter le niveau de préoccupation le plus fort de cette revue afin que les problèmes majeurs restent visibles même lorsque personne n'ouvre l'Analyse.

Risques et mesures d'atténuation¶

Risques et mesures d'atténuation est un autre document markdown géré. Utilisez-le pour documenter les risques résiduels, les actions d'atténuation et la responsabilité. Comme l'Objet, il peut être modifié par les utilisateurs avec portfolio_requests:member et prend en charge l'import DOCX pour importer des documents Word existants ainsi que l'export.

C'est utile lorsque les personnes les mieux placées pour décrire les risques ne sont pas les mêmes que celles qui devraient modifier le statut de la demande ou la structure du portefeuille.

Recommandation d'analyse¶

Le flux de recommandation publie une décision formelle dans l'Activité avec le contexte fixe Recommandation d'analyse. Il peut également changer le statut de la demande en même temps.

Cela signifie que l'Analyse n'est pas une zone de prise de notes isolée. Elle fait partie de la piste de gouvernance :

les relecteurs peuvent voir la dernière recommandation directement dans l'Analyse
la même recommandation apparaît dans l'Activité comme un enregistrement de décision
les changements de statut optionnels restent liés à la recommandation qui les a justifiés

Les demandes plus anciennes peuvent également afficher une section Analyse précédente (historique). Ce contenu est conservé pour la continuité, mais le modèle actuel de demande s'appuie sur la revue de faisabilité, les risques gérés et les recommandations formelles.

Évaluation¶

Évaluation évalue la demande par rapport au modèle d'évaluation du portefeuille configuré pour votre tenant.

En pratique :

chaque critère actif contribue à la priorité calculée
le score résultant alimente la comparaison du portefeuille et l'ordre de la liste
une dérogation peut être utilisée lorsque le score calculé est mathématiquement correct mais opérationnellement erroné

Si la dérogation de priorité est utilisée, elle devrait être traitée comme une exception, pas comme un mode de vie.

Lorsqu'elles sont activées par les paramètres du portefeuille, des règles de contournement obligatoire peuvent forcer la priorité maximale pour les demandes éligibles. Cela est typiquement utilisé pour du travail qui ne peut raisonnablement pas être mis en concurrence avec la demande discrétionnaire.

Une fois qu'une demande est Convertie, l'évaluation passe en lecture seule. À ce stade, la demande a déjà rempli son rôle en tant qu'enregistrement d'intake et de priorisation.

Base de connaissances¶

L'onglet Base de connaissances connecte la demande aux documents autonomes de la base de connaissances. Ce n'est pas simplement une étagère de pièces jointes avec une meilleure posture.

L'onglet distingue deux types de connaissances :

Les documents liés sont directement attachés à la demande.
Les documents associés sont découverts via le contexte plus large de la demande, comme les dépendances, les demandes associées, les projets résultants et d'autres objets liés.

Cette distinction est importante :

les documents directs font partie de l'ensemble documentaire explicite de la demande
les documents associés ajoutent du contexte sans prétendre que la demande les possède

Ce que vous pouvez faire¶

Avec des autorisations Knowledge suffisantes, vous pouvez :

créer un nouveau document vierge déjà lié à la demande
créer un document lié à partir d'un modèle
lier un document de la base de connaissances existant
détacher un document directement lié
ouvrir n'importe quel document lié ou associé dans l'espace de travail Base de connaissances

Sans ces autorisations, l'onglet fonctionne toujours comme une vue de référence tant que vous êtes autorisé à voir la base de connaissances sous-jacente.

Documents gérés versus documents de la base de connaissances¶

Les documents gérés Objet et Risques et mesures d'atténuation font partie de la demande elle-même. Ils ne sont pas la même chose que les documents de la base de connaissances.

Utilisez les documents gérés pour le récit central de la demande qui doit toujours voyager avec elle. Utilisez la base de connaissances pour les documents autonomes qui peuvent nécessiter leur propre cycle de vie, leurs relations, leurs exports, leurs modèles et leur réutilisation au-delà d'une seule demande.

Convertir une demande en projet¶

Une fois qu'une demande atteint le statut Approuvée, l'espace de travail propose Convertir en projet.

Le flux de conversion vous permet de :

confirmer ou ajuster le nom du projet
définir les dates de début et de fin prévues
revoir le texte d'Objet actuel
reporter les estimations de charge IT et Métier dérivées des entrées d'évaluation de la demande

Après la conversion :

la demande devient un enregistrement durable d'intake et de décision
le projet résultant apparaît dans la section Relations de la demande
l'évaluation est gelée sur la demande
la demande peut toujours être ouverte pour l'audit, le contexte et le traçage de la base de connaissances

En d'autres termes, la conversion ne supprime pas la demande. Elle la promeut.

Import et export CSV¶

L'import et l'export CSV sont disponibles pour portfolio_requests:admin.

Utilisez l'export lorsque vous avez besoin de reporting de portefeuille ou d'enrichissement hors ligne. Utilisez l'import lorsque vous devez créer ou mettre à jour des demandes en masse. Comme l'import peut modifier des enregistrements d'intake à grande échelle, il est intentionnellement réservé aux administrateurs.

Conseils¶

Utilisez l'import DOCX pour le contenu existant : Si vous avez déjà une déclaration d'objet ou un registre des risques dans un document Word, utilisez le bouton Import sur l'éditeur d'Objet ou de Risques et mesures d'atténuation au lieu de copier-coller. L'import convertit le document en markdown et vous avertit si du contenu n'a pas pu être repris.
Les filtres de périmètre sont persistants : KANAP mémorise votre dernier choix de périmètre, vous n'avez pas besoin de le re-sélectionner à chaque session.
Les demandes converties sont masquées par défaut : Si vous cherchez une demande déjà convertie en projet, ajoutez Convertie au filtre de statut de la liste.
Autorisation Member pour les contributeurs : Donnez aux experts du sujet portfolio_requests:member pour qu'ils puissent modifier l'Objet et les Risques et mesures d'atténuation sans pouvoir changer le statut, l'évaluation ou la structure du portefeuille.