Solicitudes del portafolio¶

Las Solicitudes del portafolio son la capa de recepción para el trabajo propuesto. Una solicitud le permite capturar la necesidad de negocio, evaluar la viabilidad, puntuar la prioridad, recopilar conocimiento de soporte y decidir si la iniciativa debe avanzar como proyecto. En la práctica, aquí es donde las ideas se convierten en trabajo gobernado en lugar de folclore de pasillo.

Dónde encontrarlo¶

Espacio de trabajo: Portafolio
Ruta: Portafolio > Solicitudes

Permisos¶

Permiso	Qué permite
`portfolio_requests:reader`	Abrir la lista de solicitudes y ver los espacios de trabajo de solicitud
`portfolio_requests:member`	Editar los documentos gestionados de solicitud incrustados en el espacio de trabajo, incluso sin derechos más amplios de gestión de solicitudes
`portfolio_requests:manager`	Crear solicitudes, actualizar datos de solicitud, mantener equipo y relaciones, añadir comentarios y decisiones, cambiar el estado, enviar recomendaciones de análisis y editar la evaluación
`portfolio_requests:admin`	Eliminar solicitudes y usar importación/exportación CSV

La pestaña Conocimiento sigue los permisos de Base de conocimiento para las acciones de creación y vinculación. A un usuario se le puede permitir trabajar en el contenido de la solicitud sin permitirle crear o revincular documentos de conocimiento independientes.

Trabajar con la lista¶

La lista está diseñada para el triaje en lugar de para la navegación de archivo. Por defecto, ordena las solicitudes por prioridad para que el trabajo más urgente o estratégicamente importante suba primero.

Filtros de alcance¶

Use el selector de alcance encima de la cuadrícula para controlar qué pipeline está mirando:

Mis solicitudes muestra las solicitudes donde está explícitamente involucrado, como solicitante, patrocinador, responsable o colaborador.
Solicitudes de mi equipo amplía esa vista a las solicitudes que involucran a miembros de su equipo de Portafolio. Esta opción no está disponible si no está asignado a un equipo.
Todas las solicitudes elimina el filtro de involucración y muestra el pipeline completo de solicitudes.

Su elección de alcance se recuerda. Si abre una solicitud desde la lista y vuelve más tarde, KANAP mantiene el contexto de la lista para que no tenga que reconstruir su pila de filtros cada vez.

Columnas predeterminadas¶

La cuadrícula estándar resalta los campos que importan durante la recepción y revisión:

Columna	Qué muestra
#	Número de referencia (p. ej., REQ-42). Haga clic para abrir el espacio de trabajo
Nombre de la solicitud	El nombre de la solicitud
Prioridad	Puntuación de prioridad calculada
Estado	Estado actual de recepción
Origen	Clasificación de origen del portafolio
Categoría	Categoría del portafolio
Flujo	Flujo del portafolio
Empresa	Clasificación de empresa
Solicitante	Persona que planteó la solicitud
Fecha objetivo	Fecha de entrega objetivo solicitada
Creado	Cuándo se creó la solicitud

Columnas adicionales (ocultas por defecto):

Última modificación: Cuándo se actualizó por última vez la solicitud

Comportamiento de filtrado¶

La búsqueda global funciona en el contenido de la solicitud y los metadatos de negocio visibles.
Hay filtros de columna disponibles para los principales campos de clasificación y propiedad.
Las solicitudes con estado Convertida están ocultas por defecto para que la lista permanezca centrada en la recepción activa. Si necesita revisar decisiones históricas de recepción, incluya Convertida en el filtro de Estado.

Acciones de la lista¶

Nueva solicitud está disponible para los gestores de solicitudes.
Importar CSV y Exportar CSV están disponibles para los administradores de solicitudes.

El espacio de trabajo de Solicitud¶

El espacio de trabajo utiliza un modelo dividido:

El área principal contiene las pestañas operativas: Resumen, Análisis, Evaluación, Relaciones y Conocimiento.
Un panel persistente de Propiedades en el borde derecho contiene los metadatos estables de la solicitud, la asignación de equipo y los proyectos resultantes. Ábralo o ciérrelo usando la pestaña vertical en el borde derecho.

Esto importa porque no todo se guarda de la misma manera:

Los cambios en el panel de Propiedades se aplican inmediatamente.
Los cambios en Resumen, Análisis y Evaluación son ediciones del espacio de trabajo y usan Guardar / Restablecer.
Los documentos gestionados Propósito y Riesgos y mitigaciones también usan el flujo de guardado del espacio de trabajo.

Si crea una nueva solicitud, KANAP comienza en Resumen. Las otras pestañas se vuelven útiles después de que la solicitud existe como un registro real en lugar de una idea muy sincera.

El encabezado del espacio de trabajo le da contexto operativo sin salir de la página:

una referencia de solicitud copiable como REQ-42
una franja de metadatos con Estado, Puntuación, Solicitante, Responsable IT, Fecha de entrega objetivo y (cuando aplica) la Tarea de origen desde la que se creó la solicitud
Enviar enlace para compartir
Convertir en proyecto cuando la solicitud está Aprobada o Convertida
Eliminar para administradores (cuando la solicitud aún no se ha convertido)
navegación anterior/siguiente basada en el contexto exacto de la lista del que vino

Panel de Propiedades¶

Trate el panel como la columna vertebral estructural de la solicitud. Contiene tres grupos.

Propiedades principales¶

Nombre de la solicitud
Estado
Origen, Categoría, Flujo
Solicitante
Empresa, Departamento
Fecha de entrega objetivo

Estos campos dan forma a cómo se enruta, filtra y revisa la solicitud en otras partes del espacio de trabajo. Por ejemplo:

cambiar Estado afecta a qué decisiones pueden seguir y si la conversión está disponible
cambiar Categoría o Flujo cambia el contexto analítico para la viabilidad y la evaluación
cambiar Empresa o Solicitante cambia los informes y la visibilidad de propiedad en todo el portafolio

Equipo¶

La asignación de equipo nombra responsabilidad en lugar de simplemente mantener una lista de contactos:

Patrocinador de negocio
Responsable de negocio
Patrocinador IT
Responsable IT
Colaboradores de negocio
Colaboradores IT

Estas asignaciones impulsan la visibilidad compartida y dejan claro quién se espera que patrocine, dé forma y entregue la solicitud. Resumen utiliza estos datos para mostrar si la solicitud tiene suficiente propiedad nombrada para avanzar de forma sensata.

Proyectos resultantes¶

Una lista de solo lectura de los proyectos producidos a partir de esta solicitud después de la conversión. Haga clic en una entrada para navegar al espacio de trabajo del proyecto.

Para dependencias y otros tipos de relación, consulte la pestaña Relaciones.

Los marcadores antiguos pueden seguir apuntando a overview, team o relations. El espacio de trabajo actual coloca este contenido bajo Resumen, el panel de Propiedades y la pestaña Relaciones.

Resumen¶

Resumen es la cabina de la solicitud. No es una simple pestaña de visión general; es donde KANAP comprime el estado de la solicitud en una instantánea operativa.

Propósito como documento gestionado¶

La sección Propósito es un documento markdown gestionado embebido directamente en la solicitud. Es más que un campo de descripción larga:

da a los revisores una declaración estable de intención
está disponible durante la conversión de solicitud a proyecto
puede ser editado por usuarios con portfolio_requests:member, incluso si no gestionan el resto de la solicitud
admite importación DOCX para que pueda traer documentos Word existentes directamente, y exportación para descargar el contenido actual como PDF, DOCX u ODT

Esa separación es deliberada. Permite a los colaboradores expertos en la materia mejorar la narrativa de la solicitud sin abrir control completo sobre el estado, la evaluación y la estructura del portafolio.

Actividad¶

Debajo de Propósito, la pestaña Resumen incluye el flujo de actividad de la solicitud:

Comentarios para discusión, notas contextuales y decisiones formales
Historial para la pista de auditoría de cambios de campo y estado

Esto coloca la actividad más reciente directamente delante de los revisores sin requerir que naveguen a una pestaña separada.

Comentarios¶

Los comentarios admiten la discusión normal, pero también admiten decisiones formales. Una decisión formal puede capturar:

el contexto de la reunión o decisión
el resultado de la decisión
la justificación
un cambio de estado opcional en la misma acción

Esa combinación mantiene la gobernanza trazable: el registro de por qué algo cambió permanece adjunto al cambio en lugar de reconstruirse más tarde a partir de la memoria y el optimismo.

Los comentarios admiten markdown e imágenes en línea, lo cual es útil para notas de diseño, evidencia, capturas de pantalla y material de revisión.

Historial¶

El historial es la vista de auditoría. Úselo cuando necesite responder preguntas como:

quién cambió el estado
cuándo cambiaron las asignaciones de equipo
si un cambio de evaluación o análisis ocurrió antes o después de una decisión

Si necesita narrativa, use Comentarios. Si necesita prueba, use Historial.

Análisis¶

Análisis es donde la solicitud pasa de "suena razonable" a "comprendida lo suficiente como para decidir".

Reúne cuatro elementos distintos:

procesos de negocio impactados
revisión estructurada de viabilidad
Riesgos y mitigaciones gestionados
la Recomendación de análisis formal

Procesos de negocio impactados¶

Vincule los procesos de negocio tocados por la solicitud. Esto cambia el significado de la solicitud en términos de portafolio: una solicitud que afecta a procesos operativos principales no debe evaluarse de la misma manera que una mejora de conveniencia local.

Revisión de viabilidad¶

La revisión de viabilidad es una evaluación estructurada en siete dimensiones:

Viabilidad técnica
Compatibilidad de integración
Necesidades de infraestructura
Seguridad y conformidad
Habilidades de recursos
Restricciones de entrega
Gestión del cambio

Cada dimensión puede evaluarse con un nivel de preocupación (No evaluado, Sin preocupaciones, Preocupaciones menores, Preocupaciones mayores, Bloqueador) y notas de soporte.

Use esta sección para exponer la fricción de entrega temprano:

no todas las solicitudes fallan porque la idea sea pobre
muchas fallan porque las restricciones de integración, infraestructura, seguridad, tiempo o gestión del cambio se ignoraron hasta que fue demasiado tarde

La pestaña Resumen muestra el nivel de preocupación más fuerte de esta revisión para que los problemas mayores permanezcan visibles incluso cuando nadie abra Análisis.

Riesgos y mitigaciones¶

Riesgos y mitigaciones es otro documento markdown gestionado. Úselo para documentar el riesgo residual, las acciones de mitigación y la propiedad. Como Propósito, puede ser editado por usuarios con portfolio_requests:member y admite importación DOCX para traer documentos Word existentes, así como exportación.

Esto es útil cuando las personas mejor posicionadas para describir los riesgos no son las mismas personas que deberían cambiar el estado de la solicitud o la estructura del portafolio.

Recomendación de análisis¶

El flujo de recomendación publica una decisión formal en Actividad con el contexto fijo Recomendación de análisis. También puede cambiar el estado de la solicitud al mismo tiempo.

Eso significa que Análisis no es un área aislada de toma de notas. Es parte de la pista de gobernanza:

los revisores pueden ver la recomendación más reciente directamente en Análisis
la misma recomendación aparece en Actividad como un registro de decisión
los cambios de estado opcionales permanecen ligados a la recomendación que los justificó
un atajo Ver en Actividad salta directamente a la recomendación en el flujo de actividad de Resumen

Las solicitudes más antiguas también pueden mostrar una sección Análisis previo (Legacy). Ese contenido se conserva por continuidad, pero el modelo actual de solicitud se basa en revisión de viabilidad, riesgos gestionados y recomendaciones formales.

Evaluación¶

Evaluación evalúa la solicitud contra el modelo de evaluación del portafolio configurado para su espacio de trabajo.

En la práctica:

cada criterio activo contribuye a la prioridad calculada
la puntuación resultante alimenta la comparación del portafolio y el orden de la lista
una sobrescritura puede usarse cuando la puntuación calculada es matemáticamente correcta pero operativamente incorrecta

Si se usa la sobrescritura de prioridad, debe tratarse como una excepción, no como un estilo de vida.

Donde lo habiliten los ajustes del portafolio, las reglas obligatorias de bypass pueden forzar la prioridad máxima para las solicitudes que califiquen. Esto se utiliza típicamente para trabajo que no puede competir sensatamente con la demanda discrecional.

Una vez que una solicitud está Convertida, la evaluación se vuelve de solo lectura. En ese punto la solicitud ya ha hecho su trabajo como registro de recepción y priorización.

Relaciones¶

La pestaña Relaciones reúne los vínculos que explican cómo se conecta la solicitud con el resto del portafolio. La insignia de la pestaña muestra el conteo de elementos relacionados.

Dependencias¶

Las dependencias identifican el trabajo que debe existir, terminarse o permanecer alineado antes de que esta solicitud pueda tener éxito. Use el campo de búsqueda para encontrar y añadir un elemento relacionado; elimine los enlaces que ya no quiera con el icono de eliminar del chip.

Una solicitud con datos débiles de dependencia puede parecer inofensiva hasta que choca con el trabajo existente.

Otras relaciones¶

Debajo de las dependencias, la pestaña Relaciones también le permite mantener otros vínculos del portafolio — por ejemplo, solicitudes relacionadas, proyectos relacionados u otros objetos de negocio y técnicos conectados. Cada relación se autoguarda.

Para los proyectos producidos a partir de esta solicitud después de la conversión, consulte el grupo Proyectos resultantes en el panel de Propiedades.

Conocimiento¶

La pestaña Conocimiento conecta la solicitud a documentos independientes de la Base de conocimiento. La insignia de la pestaña muestra el conteo de documentos de conocimiento relacionados.

La pestaña distingue entre dos tipos de conocimiento:

Los documentos vinculados están directamente adjuntos a la solicitud.
Los documentos relacionados se descubren a través del contexto más amplio de la solicitud, como dependencias, solicitudes relacionadas, proyectos resultantes y otros objetos vinculados.

Esta distinción importa:

los documentos directos son parte del conjunto de documentación explícita de la solicitud
los documentos relacionados añaden contexto sin afirmar que la solicitud los posee

Qué puede hacer¶

Con permisos suficientes de Base de conocimiento, puede:

crear un nuevo documento de conocimiento en blanco ya vinculado a la solicitud
crear un documento vinculado desde una plantilla
vincular un documento de conocimiento existente
desvincular un documento vinculado directamente
abrir cualquier documento vinculado o relacionado en el espacio de trabajo de Base de conocimiento

Sin esos permisos, la pestaña sigue funcionando como vista de referencia siempre que tenga permitido ver el conocimiento subyacente.

Documentos gestionados versus documentos de Base de conocimiento¶

Los documentos gestionados Propósito y Riesgos y mitigaciones son parte de la propia solicitud. No son lo mismo que los documentos de Base de conocimiento.

Use documentos gestionados para la narrativa principal de la solicitud que siempre debe viajar con la solicitud. Use Base de conocimiento para documentos independientes que pueden necesitar su propio ciclo de vida, relaciones, exportaciones, plantillas y reutilización más allá de una sola solicitud.

Convertir una solicitud en proyecto¶

Una vez que una solicitud alcanza Aprobada, el espacio de trabajo ofrece Convertir en proyecto en el encabezado.

El flujo de conversión le permite:

confirmar o ajustar el nombre del proyecto
establecer fechas de inicio y fin planificadas
revisar el texto actual del Propósito
arrastrar el esfuerzo IT y de Negocio estimado derivado de las entradas de evaluación de la solicitud

Después de la conversión:

la solicitud se convierte en un registro duradero de recepción y decisión
el proyecto resultante aparece en el grupo Proyectos resultantes de la solicitud
la evaluación se congela en la solicitud
la solicitud aún puede abrirse para auditoría, contexto y rastreo de conocimiento

En otras palabras, la conversión no borra la solicitud. La promueve.

Importación y exportación CSV¶

La importación y exportación CSV están disponibles para portfolio_requests:admin.

Use exportar cuando necesite informes del portafolio o enriquecimiento sin conexión. Use importar cuando necesite crear o actualizar solicitudes en masa. Debido a que la importación puede alterar registros de recepción a escala, está intencionadamente reservada para administradores.

Consejos¶

Use la importación DOCX para contenido existente: Si ya tiene una declaración de propósito o un registro de riesgos en un documento Word, use el botón Importar en el editor de Propósito o Riesgos y mitigaciones en lugar de copiar y pegar. La importación convierte el documento a markdown y le advierte si algún contenido no pudo trasladarse.
Los filtros de alcance se mantienen: KANAP recuerda su última elección de alcance, de modo que no necesita volver a seleccionarlo cada sesión.
Las solicitudes convertidas están ocultas por defecto: Si está buscando una solicitud que ya se convirtió en proyecto, añada Convertida al filtro de Estado en la lista.
Permiso de miembro para colaboradores: Dé a los expertos en la materia portfolio_requests:member para que puedan editar Propósito y Riesgos y mitigaciones sin poder cambiar el estado, la evaluación o la estructura del portafolio.
De tarea a solicitud: Cuando una tarea revele una iniciativa más grande, use Convertir en solicitud desde el espacio de trabajo de la tarea. La nueva solicitud hereda el título, descripción (como Propósito), clasificación y adjuntos de la tarea, y muestra la Tarea de origen en su encabezado.