Portafolio - Inicio Rápido: De la solicitud a la entrega¶

Esta guía le lleva por el ciclo de vida del portafolio -- desde enviar su primera solicitud hasta entregar un proyecto terminado. Está diseñada para hacerle productivo rápidamente, no para cubrir cada opción.

Consejo

Todos los pasos clave en una sola página A4 -- imprímala, cuélguela, compártala con su equipo.

Descargar la hoja de referencia (PDF)

Para los detalles completos, consulte la documentación de referencia del portafolio.

El panorama general¶

Vista general del flujo de trabajo del portafolio

Cada iniciativa en KANAP sigue el mismo flujo:

Etapa	Qué sucede
Solicitud	Alguien envía una idea o necesidad
Analizar y evaluar	Un comité revisa la viabilidad, captura una recomendación y puntúa la prioridad
Aprobar	Los decisores dan luz verde (o rechazan)
Proyecto	La solicitud aprobada se convierte en un proyecto con equipo, cronograma y plan de esfuerzo
Entregar	El equipo ejecuta, registra tiempo y rastrea el progreso hasta la finalización

Este flujo asegura que cada iniciativa sea evaluada de forma justa, priorizada con transparencia y rastreada de manera consistente. No más proyectos favoritos saltándose la cola.

Información

El paso de análisis y evaluación es lo que marca la diferencia entre una lista de deseos y un portafolio real. Da a la dirección una base defendible y basada en datos para decir sí -- o no.

Paso 1: Enviar una solicitud¶

Vaya a Portafolio > Solicitudes y haga clic en + Nueva solicitud.

Las nuevas solicitudes se abren en Resumen con la barra lateral de propiedades de la solicitud ya visible. Comience con los campos estructurales en la barra lateral, luego capture la narrativa en Propósito.

Complete los detalles mínimos para empezar:

Campo	Qué introducir
Nombre	Un título claro y conciso para la iniciativa
Origen	¿De dónde vino? (Unidad de negocio, regulación, estrategia IT...)
Categoría	El tipo de iniciativa (p. ej., Nueva aplicación, Infraestructura, Mejora de procesos)
Solicitante	¿Quién lo pide?
Fecha de entrega objetivo	¿Cuándo se necesita idealmente?

Luego use el documento de Propósito en Resumen para explicar la necesidad de negocio y el resultado esperado en lenguaje llano. Si ya tiene un resumen en Word, use el botón Importar en el editor de Propósito para incorporar el archivo .docx directamente -- sin necesidad de copiar y pegar.

Haga clic en Guardar. Su solicitud entra en el flujo con estado Pendiente de revisión.

Consejo

Puede añadir análisis más profundo, conocimiento vinculado y evidencia de soporte después. El objetivo ahora es que la solicitud entre en el flujo de recepción gobernado.

Para todos los campos y opciones disponibles, consulte la referencia de Solicitudes.

Paso 2: Analizar y evaluar¶

Este es el paso que transforma una acumulación de ideas en un portafolio defendible. En el espacio de trabajo de la solicitud, este trabajo se divide entre la pestaña Análisis y la pestaña Evaluación.

¿Quién debería evaluar?¶

Advertencia

La evaluación funciona mejor cuando la realiza un comité con perspectivas diversas. Intente incluir representantes de:

IT Funcional -- comprende los procesos de negocio y el panorama de aplicaciones
IT Técnico -- comprende la infraestructura, arquitectura y deuda técnica
Ciberseguridad -- evalúa riesgos, conformidad e implicaciones de seguridad
Negocio -- valida la alineación estratégica y el valor de negocio

La puntuación de una sola persona es una opinión. La puntuación de un comité es un marco de decisión.

Pestaña Análisis¶

Use Análisis para comprender si la solicitud es lo suficientemente viable para avanzar.

El Análisis combina cuatro cosas:

Procesos de negocio impactados para que los revisores vean qué áreas operacionales toca la solicitud
Revisión de viabilidad en siete dimensiones
Riesgos y mitigaciones como documento gestionado (con importación y exportación DOCX)
Recomendación de análisis como el veredicto formal del comité

Análisis de viabilidad (7 dimensiones)¶

Más allá del valor, necesita evaluar si esto es realmente factible. El análisis de viabilidad cubre siete dimensiones:

Dimensión	Qué está verificando
Viabilidad técnica	¿Es el enfoque propuesto técnicamente sólido?
Integración y compatibilidad	¿Encaja en el panorama e interfaces existentes?
Necesidades de infraestructura	¿Son los cambios de alojamiento, plataforma u operaciones realistas?
Seguridad y conformidad	¿Se comprenden los controles, obligaciones y riesgos?
Recursos y competencias	¿Tiene las personas y la experiencia?
Restricciones de entrega	¿Son manejables el cronograma, secuenciación y dependencias?
Gestión del cambio	¿Puede la organización absorber el cambio?

Cada dimensión se califica desde No evaluado hasta Bloqueante. El Resumen muestra el nivel de preocupación más fuerte para que los problemas importantes permanezcan visibles incluso cuando nadie está en la pestaña de Análisis.

Pestaña Evaluación¶

Use Evaluación para calificar la solicitud contra los criterios de portafolio configurados en su espacio de trabajo.

Los nombres y pesos exactos de los criterios pueden variar por espacio de trabajo, porque provienen de Portafolio > Configuración. KANAP calcula la prioridad ponderada automáticamente, y algunos espacios de trabajo también usan una regla de omisión obligatoria para trabajo que debe saltar al inicio de la cola.

La recomendación de análisis¶

Después de revisar la viabilidad y la evaluación, escriba la Recomendación de análisis. Es un breve resumen narrativo -- típicamente 2-4 frases -- que captura el veredicto del comité:

Buenos ejemplos de recomendación

"Alto valor estratégico, caso de negocio sólido. La viabilidad técnica es moderada debido a la integración con sistemas heredados. Se recomienda aprobación con una fase de prueba de concepto."
"Baja urgencia, impacto de negocio limitado. Las restricciones de recursos hacen improbable la entrega en Q2. Se recomienda aplazamiento a H2."

Enviar la recomendación publica una decisión formal en Actividad, para que la justificación y cualquier cambio de estado vinculado permanezcan adjuntos al historial de la solicitud.

La combinación de puntuaciones + viabilidad + recomendación da a los decisores todo lo que necesitan para aprobar o rechazar -- sin tener que asistir a una presentación de dos horas.

Información

La transparencia es el objetivo. Cuando los interesados preguntan "¿por qué fue rechazada mi solicitud?" o "¿por qué ese proyecto obtuvo prioridad?", el registro de análisis y evaluación proporciona la respuesta. Esto es lo que hace justo el flujo.

Para la configuración detallada de evaluación y gestión de pesos, consulte la referencia de Configuración.

Paso 3: Aprobar y convertir¶

Una vez que el análisis y la evaluación están completos, es momento de decidir.

Revise las puntuaciones, viabilidad y recomendación
Mueva la solicitud a través de Candidata, En espera o Rechazada según necesite mientras la revisión aún está en curso
Establezca el estado a Aprobada cuando la solicitud esté lista para entrar en entrega
Haga clic en Convertir en proyecto

Consejo

Cuando convierte una solicitud en proyecto, KANAP abre un diálogo de conversión donde puede confirmar el nombre del proyecto, fechas planificadas y esfuerzo inicial. El propósito de la solicitud se muestra como referencia, y los datos vinculados de la solicitud se trasladan al proyecto.

El estado de la solicitud cambia a Convertida, y se crea un nuevo proyecto vinculado de vuelta a la solicitud original.

Para solicitudes que no están listas para convertir, manténgalas en Candidata, muévalas a En espera o establézcalas como Rechazada con un motivo.

Consulte la referencia de Solicitudes para todas las transiciones de estado.

Paso 4: Configure su proyecto¶

Su nuevo proyecto hereda el contexto de la solicitud, pero aún necesita la configuración de ejecución.

Vaya a Portafolio > Proyectos y abra su proyecto recién creado. El espacio de trabajo del proyecto tiene siete pestañas -- Resumen, Actividad, Cronograma, Progreso, Tareas, Evaluación y Base de conocimiento -- con una barra lateral persistente de Propiedades del proyecto para campos principales, equipo y relaciones.

Barra lateral -- Asigne sus personas y estructura central¶

Use la barra lateral de Propiedades del proyecto para configurar los roles principales:

Rol	Quién	Propósito
Patrocinador de negocio	Líder sénior de negocio	Responsable de los resultados de negocio
Patrocinador IT	Líder sénior IT	Elimina bloqueos de entrega y respalda la iniciativa
Responsable IT	Jefe de proyecto técnico	Impulsa la entrega IT
Responsable de negocio	Jefe de proyecto del lado de negocio	Impulsa la preparación y adopción del negocio
Colaboradores IT / Colaboradores de negocio	Miembros del equipo haciendo el trabajo	Alimentan contexto de entrega, asignaciones y filtros de alcance

Advertencia

Para que la planificación de capacidad funcione, cada colaborador debe estar configurado en Portafolio > Colaboradores con:

Su asignación de equipo
Disponibilidad (días por mes)
Competencias
Valores predeterminados de clasificación (Origen, Categoría, Flujo, Empresa) para que las nuevas tareas y solicitudes se rellenen automáticamente

Sin datos de equipo, disponibilidad y competencias, el generador de hoja de ruta no puede calcular la capacidad, y su planificación estará volando a ciegas. Consulte la referencia de Colaboradores.

La misma barra lateral también mantiene las Propiedades principales y Relaciones visibles mientras trabaja, así que ya no necesita pestañas separadas de Equipo o Relaciones.

Pestaña Resumen -- Propósito y cabina de mando del proyecto¶

Resumen es la cabina de mando del proyecto. Muestra el estado actual, ventana de entrega, consumo de esfuerzo, cobertura de equipo y última actividad en una sola pasada. El editor de Propósito también está aquí -- si el resumen del proyecto ya existe como documento Word, use el botón Importar para incorporar el .docx directamente.

Pestaña Progreso -- Valide el esfuerzo y las asignaciones¶

Use Progreso para confirmar el esfuerzo que impulsará la planificación de entrega:

Esfuerzo IT (MD) -- Total de días-persona esperados de los colaboradores IT
Esfuerzo de negocio (MD) -- Total de días-persona esperados de los colaboradores de negocio

Información

Estos números alimentan la hoja de ruta. El generador de hoja de ruta usa estas estimaciones de esfuerzo, combinadas con la disponibilidad de los colaboradores, para programar automáticamente los proyectos en el cronograma. Estimaciones más precisas = mejores hojas de ruta.

Pestaña Cronograma -- Aplicar una plantilla de fases (opcional)¶

Si su organización ha definido plantillas de fases (p. ej., "Proyecto estándar", "Ciclo de sprint ágil"), puede aplicar una aquí para crear instantáneamente la estructura del cronograma de su proyecto con fases e hitos predefinidos. El cronograma puede verse como tabla o diagrama Gantt.

También puede establecer fechas manualmente u omitir esto por completo para iniciativas más simples.

Consulte la referencia de Proyectos para todas las opciones de configuración de proyectos.

Paso 5: Rastree la ejecución¶

Ahora comienza el trabajo real. A medida que el proyecto avanza, mantenga KANAP actualizado.

Actualice el progreso¶

Use el deslizador de Progreso de ejecución en la pestaña Progreso para reflejar cuánto ha avanzado el proyecto. Es un porcentaje simple (0-100%) que alimenta paneles de control e informes.

Mueva el proyecto a través de los estados a medida que avanza el trabajo. En la práctica, la mayoría de los proyectos pasan de Lista de espera o Planificado a ejecución activa:

Lista de espera / Planificado --> En progreso --> En pruebas --> Completado

Registre tiempo -- esto es fundamental¶

Advertencia

Sin registro de tiempo no hay programación automática. El registro de tiempo no es solo para informes -- impulsa directamente el generador de hoja de ruta.

Hay dos lugares para registrar tiempo:

Pestaña Progreso -- Registrar tiempo de gastos generales a nivel de proyecto (reuniones, coordinación, gestión)
Tareas -- Registrar tiempo específico de tarea contra elementos de trabajo individuales

He aquí por qué esto importa:

Tiempo registrado --> Estadísticas de tiempo del colaborador --> Datos de capacidad histórica
                                                              --> Generador de hoja de ruta (modo histórico)
                                                              --> Programación futura precisa

El generador de hoja de ruta tiene un modo de capacidad histórica que usa el tiempo real registrado para entender cuánto entrega realmente cada colaborador por mes (a diferencia de su disponibilidad teórica). Sin datos de tiempo, el generador recurre a estimaciones teóricas -- que casi siempre son optimistas.

Consejo

Anime a los miembros del equipo a registrar tiempo semanalmente. Incluso entradas aproximadas son mucho mejores que nada. Los datos se acumulan con el tiempo y hacen cada iteración de la hoja de ruta más precisa.

Estados¶

Estado	Significado
Lista de espera	Aprobado pero aún no programado en trabajo activo
Planificado	Programado y preparado, pero la ejecución no ha comenzado
En progreso	El trabajo activo está sucediendo
En pruebas	Los entregables están siendo validados
En espera	Pausado temporalmente (capture el motivo)
Completado	Todos los entregables aceptados, proyecto completado
Cancelado	Detenido antes de completarse

Consulte la referencia de Proyectos para detalles sobre cada estado.

Paso 6: Estructure con fases y tareas¶

Para proyectos más grandes, querrá un seguimiento más granular.

Fases¶

Las fases dividen el proyecto en etapas lógicas (p. ej., Análisis, Desarrollo, Pruebas, Despliegue).

Desde plantilla: Aplique una plantilla de fases desde la pestaña Cronograma para obtener una estructura predefinida
Personalizada: Añada fases manualmente con nombres, fechas de inicio/fin y responsables

Cada fase puede tener su propio estado, fechas y comportamiento de hito. La pestaña Cronograma permite ver la estructura de fases como tabla o diagrama Gantt.

Tareas¶

Dentro de cada fase (o a nivel de proyecto), cree tareas para elementos de trabajo específicos. Abra la pestaña Tareas en el espacio de trabajo del proyecto para gestionarlas.

Asigne tareas a colaboradores
Establezca fechas de vencimiento, prioridades y tipos de tarea
Escriba descripciones detalladas usando el editor markdown -- o importe un archivo .docx directamente en el campo Descripción
Registre tiempo directamente contra las tareas (categoría IT o Negocio)
Vincule tareas a fases para seguimiento estructurado
Adjunte documentos de Base de conocimiento desde la barra lateral de la tarea como material de referencia

Las tareas también pueden crearse directamente desde una fase del cronograma usando el acceso directo [+], que pre-vincula la tarea tanto al proyecto como a la fase seleccionada.

Consejo

Las tareas de proyecto deben registrar tiempo antes de cerrarse. No puede marcar una tarea de proyecto como Completada hasta que se haya registrado al menos algo de tiempo. Esto mantiene honesto el seguimiento del esfuerzo.

Hitos¶

Marque puntos de control clave -- decisiones de continuar/no continuar, plazos de entregables o dependencias externas.

Los hitos aparecen en el cronograma del proyecto y en los informes, dando a los interesados visibilidad clara sobre los próximos puntos de decisión. Pueden crearse como hitos independientes o habilitando el seguimiento de hitos en una fase.

Consejo

No necesita fases y tareas para cada proyecto. Las iniciativas pequeñas pueden rastrearse solo con el deslizador de progreso y el estado. Añada estructura cuando el proyecto sea lo suficientemente complejo para necesitarla.

Para todos los detalles sobre fases, tareas e hitos, consulte la referencia de Proyectos y la referencia de Tareas.

Cómo se conecta todo¶

Cada dato que introduce alimenta algo más grande. He aquí por qué vale la pena el esfuerzo:

Programación automática de la hoja de ruta¶

El generador de hoja de ruta toma sus estimaciones de esfuerzo de proyecto, disponibilidad de colaboradores y datos históricos de tiempo para programar automáticamente proyectos en el cronograma. No más gimnasia manual con diagramas Gantt.

Consulte la referencia de Planificación.

Mapas de calor de capacidad¶

La disponibilidad de colaboradores y las asignaciones de proyectos se combinan para mostrarle quién está sobrecargado y quién tiene ancho de banda -- a través de equipos y períodos de tiempo. Esto previene el clásico problema de "todos están asignados a 5 proyectos al 100%".

Análisis de cuellos de botella¶

Cuando múltiples proyectos compiten por los mismos colaboradores o competencias, KANAP resalta el cuello de botella para que pueda hacer concesiones antes de que se conviertan en crisis.

Informes ejecutivos¶

Las puntuaciones de prioridad, estado de proyectos, progreso, presupuesto y datos del cronograma se consolidan en informes a nivel de portafolio que dan a la dirección una imagen clara sin creación manual de PowerPoint. El centro de informes incluye un Informe de cambios de estado, Mapa de calor de capacidad e Informe semanal.

Consulte la referencia de Informes.

Referencia rápida¶

Quiero...	Ir a...
Enviar una nueva idea	Portafolio > Solicitudes > + Nuevo
Evaluar una solicitud	Abrir solicitud > pestaña Evaluación
Evaluar viabilidad	Abrir solicitud > pestaña Análisis
Establecer el equipo del proyecto	Abrir proyecto > barra lateral Propiedades del proyecto > Equipo
Importar un documento Word	Abrir solicitud/proyecto/tarea > botón Importar en Propósito o Descripción
Ver la cartera de proyectos	Portafolio > Planificación
Verificar la capacidad del equipo	Portafolio > Planificación > Vista de capacidad, o Portafolio > Informes > Mapa de calor de capacidad
Registrar tiempo en un proyecto	Abrir proyecto > pestaña Progreso o Tareas
Generar una hoja de ruta	Portafolio > Planificación > Generador de hoja de ruta
Ver informes	Portafolio > Informes
Configurar pesos de evaluación	Portafolio > Configuración > Criterios de evaluación
Configurar colaboradores	Portafolio > Colaboradores
Establecer valores predeterminados de clasificación	Portafolio > Colaboradores > abrir perfil > pestaña Predeterminados

Está listo

Ahora conoce el ciclo de vida completo desde la solicitud hasta la entrega. Comience con una solicitud, evalúela correctamente y deje que KANAP se encargue del resto. Para documentación detallada sobre cada funcionalidad, explore la sección de Gestión de portafolio.