OPEX¶

Las partidas OPEX (gasto operativo) son sus costes IT recurrentes: licencias de software, suscripciones cloud, contratos de mantenimiento y servicios. Aquí es donde planifica presupuestos, hace seguimiento del realizado y asigna costes en toda su organización.

El espacio de trabajo OPEX le ayuda a gestionar cada partida de gasto desde la presupuestación inicial hasta la ejecución y los informes, todo en un solo lugar con columnas presupuestarias año a año, métodos flexibles de asignación y vínculos directos a proveedores, contratos, aplicaciones y proyectos.

Primeros pasos¶

Navegue a Gestión presupuestaria > OPEX para ver su lista. Haga clic en Nuevo para crear su primera partida.

El espacio de trabajo se abre en modo de creación, con el panel Propiedades abierto a la derecha. Escriba el nombre del producto en el título de arriba, complete las propiedades y haga clic en Crear.

Campos obligatorios: - Nombre del producto (el título): En qué gasta (p. ej., "Licencias Salesforce", "AWS Compute") - Empresa pagadora: Qué empresa paga este gasto (obligatorio para contabilidad) - Cuenta: La cuenta contable de este gasto. Solo aparecen las cuentas del plan de cuentas de la empresa pagadora - Moneda: Código ISO (p. ej., USD, EUR). Por defecto la moneda de su espacio de trabajo; puede cambiarla por partida - Inicio de vigencia: Cuándo comienza este gasto (DD/MM/AAAA)

Opcional pero útil: - Proveedor: A quién paga. Vinculado a sus proveedores en datos maestros - Centro de coste: Quién es responsable del gasto. Consulte Centros de coste. Cuando la empresa pagadora aún está vacía, elegir un centro de coste la completa con la empresa del centro de coste - Run o build: Run para el gasto que mantiene en funcionamiento los servicios existentes, Build para el gasto que los crea o los modifica - Dimensiones analíticas: Un campo por dimensión, con el nombre de la dimensión, para agrupar a medida en los informes (p. ej., "Licenses" en Nature). La dimensión por defecto se muestra como Dimensión analítica hasta que se le da un nombre. Consulte Dimensiones analíticas - Fin de validez: La fecha en que termina este gasto. Déjela en blanco si no hay fin. Después de esa fecha, la partida queda desactivada y los años posteriores dejan de contar en las vistas presupuestarias - Responsable de TI / Responsable de negocio: Quién es responsable - Descripción y Notas: Texto libre en la pestaña Vista general

Una vez definidas, Empresa pagadora y Cuenta se pueden cambiar, pero no vaciar. Proveedor se puede borrar en cualquier momento.

Cuando cambia la empresa pagadora de una partida que tiene una cuenta y la nueva empresa usa otro plan de cuentas, la cuenta se borra en el mismo guardado. Cuenta aparece entonces como obligatoria, con la lista en el plan de la nueva empresa. Elija la nueva cuenta para terminar.

Una vez creada la partida, el espacio de trabajo desbloquea las cuatro pestañas: Vista general, Presupuesto, Asignaciones y Relaciones.

Consejo: Puede crear partidas rápidamente y completar presupuestos y asignaciones más tarde. Empiece por lo esencial y vaya iterando.

Trabajar con la lista OPEX¶

La lista OPEX (en Gestión presupuestaria > OPEX) es su vista principal para navegar, filtrar y explorar partidas de gasto.

Columnas predeterminadas: - Nombre del producto: El nombre de la partida (enlaza a la pestaña Vista general) - Proveedor: El nombre del proveedor - Empresa pagadora: Qué empresa paga esta partida - Contrato: El nombre del último contrato vinculado (enlaza al espacio de trabajo del Contrato) - Cuenta: El número y nombre de cuenta contable - Asignación: La etiqueta del método de asignación del año actual (enlaza a la pestaña Asignaciones) - Presupuesto A y Aterrizaje previsto A: Los importes del año actual de la columna por defecto y de la última columna visible (enlazan a la pestaña Presupuesto de este año). Con la configuración estándar son Presupuesto y Aterrizaje previsto. Cuando la columna por defecto es también la última visible, aparece una sola columna de importe. Consulte Columnas presupuestarias - Tarea: El título de la última tarea (enlaza a la pestaña Vista general, donde está el panel de tareas)

Columnas adicionales (ocultas por defecto, habilítelas mediante el selector de columnas): - Columnas de importes: Cada columna presupuestaria visible para A-1, A, A+1 y A+2, con los nombres que eligió su organización. El encabezado indica la columna, el año respecto a hoy y el año natural, por ejemplo Revisión A+1 (2027). Los importes están en la moneda de reporte. Las columnas ocultas no se ofrecen - Columnas de ETC: El ETC de cada columna presupuestaria visible para A-1, A, A+1 y A+2, con los nombres que eligió su organización, justo después de las columnas de importes en el selector de columnas. El encabezado indica la columna y el año natural, por ejemplo ETC Presupuesto (2026). El ETC de una partida es la suma del ETC de sus líneas en esa columna. Consulte ETC. La celda queda vacía cuando la columna no tiene líneas - Habilitado: Estado de la partida (habilitado o deshabilitado) - Descripción: Descripción de la partida - Moneda: Código de moneda ISO - Inicio efectivo: Fecha de inicio - Fin de validez: Fecha en que la partida termina (en blanco significa sin fin) - Responsable IT / Responsable de negocio: Usuarios responsables - Dimensiones analíticas: Una columna por dimensión activada, con el nombre de la dimensión y el valor de la partida. La columna de la dimensión por defecto va primero (Dimensión analítica hasta que se le da un nombre) y después las demás dimensiones en su orden - Centro de coste: El código y el nombre del centro de coste. Pase el cursor por encima para ver su ruta completa en el árbol; haga clic para abrir el centro de coste - Responsable del presupuesto: El responsable del presupuesto del centro de coste de la partida. Se deriva del centro de coste y no se almacena en la partida: cambie el responsable del presupuesto de un centro de coste y todas sus partidas lo siguen - Run o build: Run o Build - Proyecto: Nombres de los proyectos vinculados en la pestaña Relaciones - Notas: Notas internas - Creado / Actualizado: Marcas de tiempo

Filtrado: - Búsqueda rápida: Busca en la referencia, el nombre del producto, la descripción, el proveedor, la empresa pagadora, la cuenta, el contrato, los nombres de proyectos, la asignación, los responsables, los valores analíticos, el centro de coste (código, nombre y ruta), el responsable del presupuesto, las notas, la moneda y el estado. Filtra la lista en tiempo real mientras escribe, sin distinguir acentos ni mayúsculas y minúsculas - Filtros de columna: Haga clic en el icono de filtro en cualquier encabezado de columna. Proveedor, Empresa pagadora, Cuenta, Asignación, Moneda, Responsable IT, Responsable de negocio, cada dimensión analítica, Centro de coste, Responsable del presupuesto, Run o build y Habilitado usan filtros de conjunto de casillas (selección múltiple). El filtro Habilitado ofrece Activado y Desactivado y restringe la lista cuando Mostrar está en Todos. Si hace clic en Limpiar dentro del filtro, o desmarca ambos valores, la lista no muestra nada, sea cual sea la opción de Mostrar - Todos menos algunos: Marque Todos y luego desmarque los valores que quiera excluir: el filtro conserva todo salvo esos (el encabezado muestra, por ejemplo, Todos menos 3), y un valor creado más tarde se incluye automáticamente - Filtros de importe: Cada columna de importe tiene un filtro numérico. Un número escrito en el cuadro bajo el encabezado conserva las partidas con al menos ese importe. Abra el menú del filtro para las demás condiciones: mayor que, menor que, igual, distinto o entre dos importes - Filtros de ETC: Cada columna de ETC tiene un filtro numérico con las mismas condiciones, más vacío y no vacío. Vacío conserva las partidas cuya columna no tiene líneas - Filtros de fecha: Inicio efectivo, Fin de validez, Creado y Actualizado tienen filtros de fecha. Elija una fecha en el cuadro bajo el encabezado para conservar las partidas de esa fecha, o abra el menú del filtro para antes de, después de, entre, vacío o no vacío - Columnas de texto: usan filtros de texto, sin distinguir acentos ni mayúsculas y minúsculas. En Ref, escriba el número o la referencia completa, por ejemplo 12 u OPX-12 - Alcance de estado: Utilice el conmutador Mostrar: Todos / Activos / Desactivados encima de la cuadrícula (predeterminado: Activos) - Compartir una vista: Su orden, búsqueda y filtros se guardan en la dirección web de la página, de modo que recargar la página o compartir el enlace reabre la misma vista. Un enlace cuyos filtros ya no están disponibles muestra «Los filtros de este enlace ya no están disponibles.»

Ordenación: - Haga clic en un encabezado de columna para ordenar ascendente/descendente. Todas las columnas se pueden ordenar, incluida cada columna de importe y de ETC. Las partidas sin ETC van al final en orden ascendente - Las columnas de texto se ordenan en orden de lectura natural: un nombre con tilde se ordena junto a su forma sin tilde (por ejemplo «Électricité» junto a «Electricite»), y las minúsculas van antes que las mayúsculas cuando las letras son iguales - La ordenación predeterminada es por la columna por defecto del año actual, de mayor a menor (Presupuesto A con la configuración estándar). Los botones Anterior y Siguiente del espacio de trabajo siguen el mismo orden - La lista recuerda su última ordenación, búsqueda y filtros cuando regresa

Fila de totales: - La fila fijada en la parte inferior muestra el total de cada columna de importe, en la moneda de reporte - Cada columna de ETC visible muestra la suma del ETC de las partidas. Cuando algunas partidas no tienen ETC, el recuento sigue al total, por ejemplo «3.50 · 12 desconocidas». Pase el cursor por encima para ver la frase completa: «Desconocido para 12 líneas». Cuando ninguna partida tiene ETC, el total queda vacío y solo se muestra el recuento - Los totales respetan sus filtros y búsqueda actuales

Enlace directo: - Hacer clic en cualquier celda abre el espacio de trabajo en la pestaña más relevante: - Nombre del producto, Proveedor, Empresa pagadora, Cuenta y otras columnas generales: Abre la pestaña Vista general - Columnas de importes (Presupuesto A, Aterrizaje previsto A, Revisión A+1, etc.) y Columnas de ETC: Abre la pestaña Presupuesto preconfigurada en el año de la columna - Asignación: Abre la pestaña Asignaciones para el año actual - Tarea: Abre la pestaña Vista general, donde está el panel de tareas - Contrato: Abre directamente el espacio de trabajo del Contrato vinculado (no el espacio de trabajo OPEX) - Centro de coste: Abre el espacio de trabajo del centro de coste

Acciones: - Nuevo: Crear una nueva partida OPEX (requiere opex:manager) - Importar CSV: Carga masiva de partidas desde CSV (requiere opex:admin) - Exportar CSV: Exportar partidas a CSV (requiere opex:admin) - Eliminar seleccionadas: Eliminación masiva de partidas seleccionadas (requiere opex:admin; seleccione filas mediante casillas de verificación). Una partida con importes en una columna congelada no se puede eliminar: las demás se eliminan, y el mensaje nombra cada partida rechazada con su motivo

Navegación Anterior/Siguiente: - Cuando abre una partida, el espacio de trabajo muestra botones Ant. y Sig. - Estos navegan por la lista en el orden actual, respetando filtros y búsqueda - Pasar a otra partida guarda primero sus cambios pendientes - Su contexto de lista (ordenación, filtros, búsqueda) se preserva cuando cierra el espacio de trabajo

Consejo: Utilice filtros de columna + búsqueda rápida para construir vistas enfocadas (p. ej., "Todo el gasto en nube superior a 10k"), luego navegue partida por partida con Ant./Sig. para revisar presupuestos.

El espacio de trabajo OPEX¶

Haga clic en cualquier fila de la lista para abrir el espacio de trabajo. Tiene cuatro partes:

Cabecera: la referencia de la partida (p. ej., OPX-12) con un botón para copiarla, el nombre del producto (haga clic en él para cambiar el nombre de la partida), Ant. / Sig., Enviar enlace y el botón de cierre
Barra de metadatos bajo el título: Estado, Responsable de TI y Responsable de negocio, editables en el sitio. Cuando el centro de coste de la partida tiene un responsable del presupuesto, Responsable del presupuesto aparece a continuación. Es de solo lectura y se deriva del centro de coste, no se almacena en la partida: pase el cursor por encima para ver de qué centro de coste procede, y cámbielo en el centro de coste (consulte Centros de coste)
Cuatro pestañas: Vista general, Presupuesto, Asignaciones y Relaciones (la pestaña Relaciones muestra cuántos vínculos tiene la partida)
Panel Propiedades a la derecha: los campos principales de la partida. Ábralo o ciérrelo con el botón de propiedades; el espacio de trabajo recuerda su elección

Guardado automático: - Cada cambio se guarda automáticamente. La indicación Guardando... / Guardado aparece en la cabecera - Cambiar de pestaña, pasar a la partida anterior o siguiente, o cerrar el espacio de trabajo guarda primero los cambios pendientes. Si un guardado falla, usted se queda donde está y un mensaje explica el motivo, de modo que ningún cambio se pierde sin que lo sepa - Ctrl+S (Cmd+S en Mac) guarda de inmediato - Si un guardado no puede completarse de inmediato porque hay otro guardado en curso sobre los mismos datos, KANAP lo reintenta automáticamente - Si hay una operación de presupuesto masiva en curso (por ejemplo, una copia o un restablecimiento de columna en la Administración presupuestaria), las ediciones aquí se detienen con el mensaje «Hay otra operación de presupuesto en curso. Vuelva a intentarlo cuando haya terminado.» Vuelva a intentarlo cuando haya terminado

Edición simultánea: - Dos personas pueden trabajar en la misma partida a la vez sin estorbarse. Editar campos distintos, meses de presupuesto distintos o columnas de presupuesto distintas nunca genera un conflicto, incluso en la misma partida y en el mismo momento - Cuando otra persona cambia el mismo campo, la misma columna de presupuesto o la asignación mientras usted la está editando, un aviso muestra su valor y el de usted, con quién lo cambió y cuándo. Elija Conservar el otro valor para quedarse con el suyo, o Aplicar mi valor para conservar lo que escribió. Para una columna de presupuesto, las opciones son Recargar la columna o Sobrescribir; para la asignación, Recargar la asignación o Sobrescribir - Solo el campo, la columna o la asignación que cambió espera su decisión; todo lo demás sigue guardándose con normalidad - Una decisión pendiente se conserva al cambiar de pestaña. Se pierde, tras un aviso, si sale de la partida o cambia de año - Si el cambio anterior fue suyo, desde otra ventana o pestaña, el aviso lo indica así en lugar de nombrar a otra persona

Vista general¶

La pestaña Vista general contiene los campos de texto libre y las tareas de la partida.

Qué puede editar: - Descripción: Qué cubre el gasto - Notas: Notas internas de texto libre

Panel de tareas: - Muestra todas las tareas vinculadas a esta partida OPEX, con las columnas Título, Estado, Prioridad, Fecha de vencimiento y Acciones. El título del panel indica el número de tareas - Filtro Estado: Todos (por defecto), Activas (no completadas), Abierta, En curso, Pendiente, En pruebas, Completada o Cancelada. El botón de borrar lo restablece - Haga clic en Agregar tarea para abrir una tarea nueva ya vinculada a esta partida. Complete el título, la descripción, la prioridad, el responsable y la fecha de vencimiento en el espacio de trabajo de la tarea - Use el icono de abrir para ir a una tarea y el icono de eliminar para borrarla (tras confirmar) - Las tareas tienen sus propios permisos (tasks:member para crear y editar). El acceso de manager de OPEX no da por sí solo derechos de edición de tareas; consulte a su administrador si no puede crear tareas - Las tareas también se pueden ver y gestionar desde Portafolio > Tareas, que muestra todas las tareas de su organización

Panel Propiedades: - Proveedor, Centro de coste, Empresa pagadora, Cuenta (filtrada por el plan de cuentas de la empresa pagadora), Moneda (solo las monedas permitidas en su espacio de trabajo), un campo por dimensión analítica, Run o build e Inicio de vigencia - Ciclo de vida: el interruptor de estado, cuya etiqueta muestra el estado actual (Activado o Desactivado), y la fecha de Fin de validez. Consulte Estado y ciclo de vida - Fechas Creado y Actualizado (solo lectura) - Escriba en Proveedor, Empresa pagadora, Cuenta, Responsable IT, Responsable de negocio o un campo de dimensión analítica para buscar por nombre. Las coincidencias aparecen mientras escribe, de modo que puede encontrar cualquier valor incluso en una lista muy larga; una línea bajo la lista muestra «Escriba para acotar: hay más resultados» cuando hay más coincidencias de las que se muestran

Centro de coste: - La lista muestra el árbol de centros de coste. Los grupos se muestran para ayudarle a orientarse y no se pueden elegir. Busque por código, nombre o nombre de grupo - Un centro de coste desactivado aparece marcado como Desactivado. Se mantiene en las partidas que ya lo tienen y no se puede elegir para otra partida - Cuando crea una partida y la empresa pagadora está vacía, elegir un centro de coste completa la empresa pagadora con la empresa del centro de coste, de modo que la lista Cuenta se abre en el plan de cuentas de esa empresa. Hasta que usted elija una empresa o una cuenta, elegir otro centro de coste también actualiza la empresa - Cuando la empresa pagadora difiere de la empresa del centro de coste, se conservan ambas. Una indicación bajo el campo dice "Este centro de coste pertenece a" seguido del nombre de la empresa - Una partida guardada mediante la API con un centro de coste y sin empresa pagadora toma la empresa del centro de coste. Para los archivos CSV, consulte Importación/exportación CSV

Run o build: Run, Build o Sin definir. Úselo para repartir el presupuesto entre mantener los servicios en funcionamiento y modificarlos.

Dimensiones analíticas: - Cada dimensión activada tiene su propio campo, con el nombre de la dimensión, en el orden de las dimensiones. Elija un valor o vacíe el campo; el cambio se guarda de inmediato - Cada campo lista los valores activados de su dimensión. Un valor desactivado se mantiene en las partidas que ya lo tienen y no se puede elegir para otra partida - El campo no puede crear un valor: créelo en Dimensiones analíticas o deje que lo cree una importación CSV - Si las dimensiones no se pueden cargar, una línea sustituye a estos campos: "No se pudieron cargar las dimensiones."

Consejo: Al crear una partida, una advertencia de "Cuenta obsoleta" significa que la cuenta seleccionada no pertenece al plan de cuentas de la empresa pagadora. Elija otra cuenta para resolver la advertencia. Una partida existente cuya cuenta está fuera del plan de su empresa se puede seguir editando: el plan solo se comprueba cuando cambia la empresa o la cuenta.

Presupuesto¶

La pestaña Presupuesto es donde introduce datos financieros por año. Admite varias columnas presupuestarias y dos modos de entrada, mostrados como pestañas: Anual (totales anuales) y Mensual (desglose mensual).

Selección de año: - Utilice las pestañas de año en la parte superior para alternar entre A-2, A-1, A (año actual), A+1 y A+2 - Cada año tiene su propia versión, modo e importes - Al cambiar de año se guardan primero sus cambios pendientes

Columnas presupuestarias: - La pestaña muestra las columnas que muestra su organización, con sus nombres, siempre en el mismo orden. Las columnas estándar son: - Presupuesto: Presupuesto anual inicial aprobado a principios de año - Revisión: Actualización presupuestaria a mitad de año (p. ej., tras una reprevisión) - Previsión: Una columna de planificación adicional, oculta por defecto - Realizado: El gasto real, tal como se registra durante el año - Aterrizaje previsto: Su mejor estimación de la cifra de fin de año - Un administrador de presupuesto puede renombrar las columnas, ocultar algunas y elegir la columna por defecto en Gestión presupuestaria > Administración > Columnas presupuestarias (consulte Columnas presupuestarias). Una columna oculta conserva sus importes

Periodo de una columna: - Cada columna tiene un periodo dentro del año, por ejemplo de abril a diciembre - Un mes cuenta cuando el periodo cubre su día 15. Un periodo que empieza el 10 de abril incluye abril; uno que empieza el 20 de abril comienza en mayo - Una columna sin importe y sin periodo recibe una sugerencia: el Inicio de vigencia y el Fin de validez de la partida, limitados al año. Una partida que empieza el 1 de abril sugiere de abril a diciembre - Una columna que ya tiene importes y no tiene periodo se lee como todo el año, de modo que los datos existentes se comportan como antes

Anual o Mensual: - Anual: Introduzca un total por columna. El total se reparte uniformemente entre los meses del periodo de la columna, y los meses fuera de él se ponen a cero. El periodo aparece bajo cada total antes de escribir, por ejemplo «9 meses, de abril a diciembre». Solo se guarda el total que usted modifica. Las demás columnas conservan sus importes mensuales. - Haga clic en el icono de lápiz junto al periodo bajo un total (Cambiar el periodo) para abrir el panel de reparto en esa columna, con su total actual. Si las fechas de la partida no dejan ningún mes en el año, el total se deshabilita y muestra «Ningún mes de 2026 está dentro de las fechas de la partida.» Haga clic en el icono de lápiz junto a ese texto (Elegir el periodo) para definirlo usted mismo. - Haga clic en el icono de calculadora junto al lápiz (Cantidad y precio) para abrir el mismo cuadro en las líneas de esa columna. Consulte Cantidad y precio. - Una columna que sigue sus líneas (sus importes se calcularon a partir de sus líneas de Cantidad y precio) tiene un total de solo lectura. Haga clic en el total, o pulse Intro sobre él, para abrir Cantidad y precio en esa columna. El lápiz hace lo mismo. Pase el cursor sobre el total para leer «Calculado a partir de sus líneas. Abra Cantidad y precio para cambiarlo.» - Mensual: Introduzca importes por mes (Ene-Dic) para cada columna visible. Se muestran subtotales trimestrales y un total anual. Solo se guardan los meses que usted modifica. - Ambas pestañas muestran las mismas columnas: Previsión también aparece en Anual cuando se muestra. - Cambie de modo con las pestañas Anual y Mensual. Cambiar de modo no modifica sus importes. - Su elección entre Anual y Mensual se guarda en su navegador, solo para usted: cambiar de modo no modifica lo que ven otros usuarios que abren esta partida. Hasta que elija, una columna se abre en el modo en que se introdujeron sus importes por última vez.

Comportamiento de congelación: - Si las columnas presupuestarias de un año están congeladas (vía Administración presupuestaria), los campos correspondientes pasan a solo lectura y muestran un candado - Puede ver los datos congelados; los administradores pueden descongelar vía Gestión presupuestaria > Administración > Congelar / Descongelar datos - Cada columna puede congelarse independientemente

Repartir un importe: - El cuadro del panel tiene dos pestañas: Repartir un importe y Cantidad y precio. Esta parte trata de la primera - El panel de reparto siempre está visible en la pestaña Mensual. En la pestaña Anual se abre desde el icono de lápiz bajo un total, y su botón de cierre lo cierra - Elija una Columna entre las columnas visibles, compruebe el Importe, elija una Distribución (Uniforme o 4-4-5) y defina las fechas Desde y Hasta. Las fechas parten del periodo actual de la columna, y la distribución de la que ya tiene la columna - El panel se abre en la columna por defecto. El importe parte del total actual de la columna, en ambas pestañas, y se actualiza cuando elige otra columna. Queda vacío cuando la columna no tiene importe - Cada cambio se guarda de inmediato: el importe al salir del campo o al pulsar Intro, la distribución y las fechas en cuanto las cambia. No hay ningún botón que pulsar. Un importe vacío o igual a cero no guarda nada - Aplicar el reparto a todas las columnas es un interruptor, activado por defecto: cada columna que lo sigue recibe la misma distribución y el mismo periodo, y cada una conserva su propio total actual. Activarlo reparte esas columnas de inmediato, y queda activado para sus cambios siguientes. Desactivarlo no cambia nada por sí solo: los cambios siguientes se aplican solo a la columna seleccionada. Por defecto, todas las columnas lo siguen. Un administrador de presupuesto elige cuáles en Columnas presupuestarias. Las columnas congeladas nunca cambian. Pase el cursor sobre el interruptor para ver qué columnas siguen y cuáles conservan su propio periodo - Una columna que no sigue el interruptor se reparte sola: el interruptor no aparece cuando la reparte. El interruptor también se oculta cuando ninguna otra columna que lo sigue puede cambiar - Las columnas que siguen sus líneas quedan fuera del interruptor: conservan los importes de sus líneas, y una frase las nombra, por ejemplo «Previsión conserva sus líneas.» Cuando todas las demás columnas siguen sus líneas, el interruptor no aparece - Para devolver una columna a un reparto uniforme en doce meses, elija Uniforme y defina las fechas del 1 de enero al 31 de diciembre - Los totales introducidos en la pestaña Anual siguen aplicándose solo a su propia columna - Las fechas Desde y Hasta muestran el periodo. Cuando algunos meses quedan fuera, el panel indica cuáles se pondrán a cero («De enero a marzo se pondrán a cero.»). Un periodo de todo el año no muestra ninguna línea. Pase el cursor sobre el icono de información junto al título del panel para ver la regla del día 15 - Con 4-4-5, los pesos de los meses que cuentan se amplían para que todo el importe recaiga en ellos - Aparece un aviso no bloqueante cuando el periodo va más allá de las fechas de la partida. El reparto se guarda de todos modos - Mientras falte una fecha o ningún mes cuente, el panel indica el motivo y no guarda nada - Una columna que sigue sus líneas muestra sus valores actuales en los campos, en gris, bajo la frase «Los importes vienen de las 4 líneas de Cantidad y precio.» Haga clic en Repartir un importe en su lugar para desbloquear los campos de esa columna. La frase pasa a decir «Un reparto reemplaza los importes de las líneas. Las líneas se mantienen como referencia.» El bloqueo vuelve cuando cambia de columna, de año o de cuadro - Un reparto sobre una columna construida a partir de líneas conserva sus líneas como referencia. Consulte Cantidad y precio

Cómo se produjo cada columna: - Una etiqueta breve indica de dónde vienen los importes de una columna. En la pestaña Mensual aparece bajo el encabezado de la columna (pase el cursor por encima para ver el periodo). En la pestaña Anual aparece junto al periodo - Reparto uniforme, Reparto 4-4-5 o Reparto por trimestre: los importes proceden de un reparto - Copiado de Presupuesto 2025 +2 %: los importes proceden de Copiar columnas presupuestarias en la Administración presupuestaria, con el porcentaje visible cuando lo hay - Cantidad y precio · 3 líneas · 1.00 ETC: los importes proceden de líneas, con su número y, cuando las líneas cuentan personas o días, el ETC de la columna. El ETC es la media anual. Pase el cursor sobre la etiqueta para ver las líneas, por ejemplo «Jefe de proyecto: 1 persona × 1.200 por día, 5 días por mes, de feb a jul» - Editado a mano: se modificó un mes en la cuadrícula o mediante la importación de un archivo de presupuesto - Una columna sin etiqueta conserva los datos que tenía antes de que existieran los periodos

Cuando otra persona edita la misma columna: - Dos personas pueden rellenar meses o columnas distintos de la misma partida a la vez, sin conflicto - En una entrada mensual, si otra persona cambió alguno de los mismos meses, esos meses esperan su decisión; los demás meses de la columna se guardan como usted los escribió - Si otra persona cambió el total de la columna, su reparto o sus líneas de Cantidad y precio mientras usted trabajaba en ellas, toda la columna espera: un aviso ofrece Recargar la columna o Sobrescribir. Los importes, el panel de reparto y las líneas de la columna quedan en solo lectura hasta que decida - Guardar recarga el año, así que siempre ve las cifras más recientes de cualquier otra columna; la celda o columna que está editando no se ve afectada

Herramientas del modo mensual: - Borrar columna: el icono junto al encabezado de una columna pone a cero todos los meses de esa columna, por ejemplo antes de introducir todo el importe en un solo mes. Cuando la columna contiene importes, primero lo confirma. Cuenta como una edición a mano. Para quitar a la vez los importes y el periodo de una columna en todas las partidas, use Restablecer columna presupuestaria en la Administración presupuestaria

Tendencia plurianual: - Un gráfico bajo la cuadrícula muestra cada columna visible a lo largo de los años, incluida Previsión cuando se muestra, y se actualiza mientras escribe

Cómo usarlo: 1. Seleccione el año que está planificando 2. Elija la pestaña Anual o Mensual 3. Complete las columnas relevantes (Presupuesto para la planificación inicial, Realizado para el seguimiento, Aterrizaje previsto para la cifra de cierre de año) 4. Sus cambios se guardan automáticamente; junto a las pestañas de año aparece la indicación Guardando... / Guardado

Consejo: Para la mayoría de partidas, el modo Anual es más rápido. Utilice el modo Mensual cuando el gasto varíe significativamente por mes (p. ej., licencias estacionales, cuotas de configuración únicas).

Cantidad y precio¶

Construya una columna a partir de líneas en lugar de escribir sus importes. Cada línea se lee como una frase: una cantidad, una unidad, un precio unitario, una frecuencia, cuándo y con qué calendario. Por ejemplo, un jefe de proyecto 5 días por mes a 1.200 por día de febrero a julio, y 50 licencias a 12 por pieza por mes. Los meses de la columna son la suma de sus líneas. Los importes de una columna tienen una sola fuente a la vez: sus líneas, o un reparto, un mes escrito a mano o una copia. La otra fuente sigue visible como referencia, de solo lectura, con un enlace para cambiar.

Abrir la pestaña: - Pestaña Anual: haga clic en el icono de calculadora junto al periodo bajo un total. El cuadro se abre en Cantidad y precio para esa columna. En una columna que sigue sus líneas, el lápiz y el total también lo abren - Pestaña Mensual: haga clic en Cantidad y precio en la parte superior del cuadro del panel. Elegir una columna que sigue sus líneas, o tener una como columna por defecto, cambia el cuadro a Cantidad y precio - Elija la Columna en la parte superior de la pestaña. Las columnas congeladas no se pueden elegir

Las líneas:

Columna	Qué introducir
Descripción	Lo que paga la línea, por ejemplo «Jefe de proyecto». Opcional, hasta 200 caracteres
Cantidad	Cuántas, en la unidad de la línea. Cero o más, hasta 3 decimales
Unidad	personas, días o piezas. La unidad decide a qué corresponde el precio, con qué frecuencia cuenta, cómo se reparte el importe entre los meses y el ETC
Precio unitario	El precio de una unidad, en la moneda de la partida. Hasta 4 decimales. Se acepta un precio negativo, para un abono. A qué corresponde el precio aparece justo después: por día para los días, por pieza para las piezas y, para las personas, una pequeña lista para elegir por día o por mes
Frecuencia	Depende de la unidad. Personas con precio por día: una casilla Tiempo completo y, cuando no está marcada, los días por mes que trabajan en la partida (más de 0, hasta 31, con hasta 3 decimales). Personas con precio por mes: «por mes». Días: «en el periodo». Piezas: una lista para elegir por mes o una vez
Desde / Hasta	El periodo de la línea, dentro del año. Un mes cuenta cuando el periodo cubre su día 15, como en un reparto. Las piezas compradas una vez llevan en su lugar una sola Fecha y recaen en su mes. Cuando todas las líneas llevan una fecha, el encabezado indica Fecha
Calendario	Solo se muestra para un precio por día: personas con precio por día, y días. El calendario laboral cuyos días cuentan. La lista ofrece los calendarios activados, más el calendario que ya usa una línea si se desactivó después, marcado «(desactivado)». Cuando aún no hay ningún calendario, la pestaña indica «Aún no hay ningún calendario laboral.», con un enlace Añadir un calendario para quienes pueden crear calendarios. Consulte Calendarios laborales
Importe	El total de la línea, una vez guardada. Solo lectura

Cada línea tiene un número en el margen. Cuando la columna tiene varias líneas, las notas bajo la tabla lo usan, por ejemplo «Línea 2: Introduzca una cantidad y un precio unitario para guardar esta línea.»

Cuando la pestaña es lo bastante ancha, cada línea ocupa una sola fila. En un panel más estrecho, cada línea ocupa dos filas. La primera se lee como un cálculo: Descripción, Cantidad, Unidad, × Precio unitario e Importe. La segunda se lee como una frase: Frecuencia, «del» una fecha «al» una fecha (o una sola Fecha), «calendario» y el Calendario. En un panel de anchura media, Frecuencia sube a la primera fila. Cerrar el panel Propiedades da más espacio a las líneas.

Haga clic en Añadir una línea bajo la tabla para añadir una línea, y en la cruz al final de una línea para quitarla. Una columna admite hasta 50 líneas.

Unidades y precios:

Unidad	Precio	Frecuencia	Importe de cada mes del periodo	ETC de cada mes
personas	por día	Tiempo completo	Los días laborables del mes en el calendario × cantidad × precio unitario	La cantidad
personas	por día	5 días por mes	5 × cantidad × precio unitario	Cantidad × 5 ÷ los días laborables del mes en el calendario
personas	por mes	por mes	Cantidad × precio unitario	La cantidad
días	por día	en el periodo	Cantidad × precio unitario, contado una vez y repartido uniformemente entre los meses del periodo	La parte de los días que corresponde al mes ÷ los días laborables del mes en el calendario
piezas	por pieza	por mes	Cantidad × precio unitario	Ninguno
piezas	por pieza	una vez	Cantidad × precio unitario, en el mes de la fecha	Ninguno

Use personas para el personal que trabaja en la partida mes tras mes. Con precio por día, indique cuánto trabajan: marque Tiempo completo para contar todos los días laborables del calendario desde el inicio hasta el fin de la línea, o introduzca los días por mes. Por ejemplo, un jefe de proyecto 5 días por mes a 1.200 por día de febrero a julio cuesta 6.000 al mes. En un calendario con 21 días laborables en marzo, ese mes cuenta 5 ÷ 21, unos 0.24 ETC. Un consultor a tiempo completo a 400 por día cuesta cada mes los días laborables del mes × 400, y cuenta 1 ETC
Con precio por mes, las personas cuestan cada mes la cantidad × el precio unitario, por ejemplo 1 persona a 8.000 por mes
Use días para un número de días contratados para el periodo, como un solo paquete. Por ejemplo, 30 días a 1.200 por día de febrero a julio dan 36.000, es decir 6.000 al mes. Cada mes tiene 5 días: en un mes con 20 días laborables, la línea cuenta 0.25 ETC
Use piezas para licencias, equipos o suscripciones. Por mes, cuentan en cada mes del periodo: 50 licencias a 12 por pieza dan 600 al mes. Una vez, llevan una fecha y recaen en su mes: un portátil a 2.000 el 15 de marzo recae en marzo. Las piezas nunca cuentan como ETC
Cada mes se redondea al céntimo. Cuando un importe se reparte a lo largo del periodo, la diferencia de redondeo recae en el último mes. Los meses fuera del periodo de una línea no reciben nada de ella
Al cambiar la unidad, el resto de la línea se adapta. Las personas conservan un precio por mes cuando lo eligió, y si no tienen un precio por día. Los días tienen un precio por día, en el periodo. Las piezas tienen un precio por pieza y se compran una vez, con la fecha de inicio del periodo de la columna. Pasar unas piezas de una vez a por mes les devuelve el periodo de la columna

Una línea nueva empieza con la unidad personas, una cantidad de 1, un precio por día, Tiempo completo sin marcar con los días por mes por introducir, el periodo de la columna (el año completo cuando la columna no tiene ninguno) y el calendario por defecto. El calendario por defecto es el calendario estándar del país de la empresa pagadora o, si no existe, el primer calendario activado. Introduzca el precio unitario y los días por mes, o marque Tiempo completo, y la línea se guarda. Sin un calendario activado, una línea nueva empieza con un precio por mes.

Guardado: cada campo se guarda al salir de él, al pulsar Intro o al elegir un valor o una fecha. No hay ningún botón que pulsar. Cada guardado envía todas las líneas completas de la columna, y los meses de la columna se actualizan de inmediato. La indicación Guardando... junto a las pestañas de año aparece mientras tanto. - Una línea está completa cuando tiene una cantidad, un precio unitario, un periodo o una fecha válidos, los días por mes o Tiempo completo para las personas con precio por día, y un calendario para un precio por día. Hasta entonces permanece en pantalla con una indicación, por ejemplo «Introduzca una cantidad y un precio unitario para guardar esta línea.», «Introduzca los días por mes o marque Tiempo completo.» o «Elija un calendario para un precio por día.», y las líneas guardadas no cambian - Quitar la última línea quita las líneas de la columna, y sus importes se mantienen. Una columna calculada a partir de sus líneas cuenta entonces como importes introducidos a mano. Una columna repartida o copiada conserva su reparto o su copia - Cuando se rechaza un guardado, el motivo aparece en rojo bajo la tabla, y lo que escribió se mantiene. Por ejemplo, «Personal de la sede has no working days for 2027. Add them on the Working-day calendars page.» cuando un calendario personalizado aún no contiene el año - En una columna congelada, las líneas son de solo lectura. También son de solo lectura mientras la columna las conserva como referencia, vea la parte siguiente

Bajo la tabla: - El ETC de las líneas, cuando una línea cuenta personas o días, por ejemplo «ETC en el periodo 0.24 · Media anual 0.12». Consulte ETC. El total de la columna aparece en la propia columna - De dónde vienen los importes, cuando ya no vienen de las líneas: una de las frases del apartado siguiente - Notas cuando corresponde: «El periodo va más allá de las fechas de la partida.», un calendario desactivado después, por ejemplo «Personal de la sede está desactivado. Las líneas aún lo usan.», y días laborables modificados desde el último guardado de las líneas - Aplicar estas líneas a todas las columnas: un interruptor para las mismas columnas que el interruptor de la pestaña de reparto, desactivado por defecto aquí. Activarlo escribe las líneas en cada columna que lo sigue de inmediato, y queda activado: cada guardado posterior escribe también las líneas en esas columnas. Desactivarlo no cambia nada por sí solo

Cuando los importes cambian de otra forma: las líneas se quedan en la columna como referencia, y la pestaña indica de dónde vienen ahora los importes, seguido de un enlace Usar de nuevo las líneas. Las líneas pasan entonces a solo lectura: no puede añadir, quitar ni editar una línea, y la pestaña no muestra importe por línea, ni ETC, ni Aplicar estas líneas a todas las columnas. El enlace guarda las líneas tal como están y vuelve a calcular la columna a partir de ellas, y las líneas vuelven a ser editables. Para cambiar una línea conservada como referencia, haga clic primero en Usar de nuevo las líneas y edítela después. - Un mes introducido en la pestaña Mensual: «Los importes se introdujeron a mano. Usar de nuevo las líneas.» - Un reparto: «Los importes vienen de un reparto. Usar de nuevo las líneas.» - Copiar columnas presupuestarias en la Administración presupuestaria: «Los importes se copiaron de Presupuesto 2025. Usar de nuevo las líneas.» Cuando los importes de origen no se calcularon a partir de líneas, la copia lleva las líneas de la columna de origen como referencia. Una columna calculada a partir de sus líneas sigue calculada, con sus precios aumentados por el porcentaje. Consulte Copiar una columna construida a partir de líneas - Los días laborables de un calendario cambiaron: «Días laborables modificados desde el último cálculo: marzo: 20 días, ahora 19.» Nada cambia en la columna hasta que haga clic en Usar de nuevo las líneas. Las líneas siguen siendo editables mientras tanto - Restablecer columna presupuestaria en la Administración presupuestaria quita las líneas junto con los importes. Consulte Restablecer columna presupuestaria - Un archivo de presupuesto cambia los meses de una columna y deja sus líneas. Consulte Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo

ETC¶

El ETC (equivalente a tiempo completo) indica cuántas personas paga una columna. Procede de las líneas: cada mes suma el ETC de sus líneas (consulte la tabla anterior). De ahí salen dos cifras, cada una redondeada a 2 decimales: - Media anual: la suma de los doce meses dividida entre 12. Es el ETC de la columna, visible en la etiqueta de la columna y en las columnas de ETC de la lista OPEX - ETC en el periodo: la suma de los meses con personas o días, dividida entre el número de esos meses. Las piezas no cuentan, así que las licencias o un portátil nunca lo reducen. Aparece bajo las líneas mientras los importes vienen de ellas. Tras una edición a mano, un reparto o una copia, no se muestra hasta que use de nuevo las líneas

Por ejemplo, un consultor a tiempo completo de febrero a octubre cuenta 1 ETC en cada uno de esos 9 meses: 1.00 en el periodo, y 9 × 1 ÷ 12 = 0.75 para el año completo. Un jefe de proyecto 5 días por mes de febrero a julio cuenta unos 0.24 en el periodo, y 0.12 para el año completo. Unas licencias durante todo el año o un portátil en diciembre en la misma columna dejan ambas cifras como están.

Contado: una columna con líneas en personas o días
Cero: una columna cuyas líneas están todas en piezas. Su ETC es 0
Vacío: una columna sin líneas, una partida sin versión para ese año o un año posterior al fin de validez de la partida. Su celda de ETC queda vacía, porque KANAP no puede saber cuántas personas paga
El ETC se queda con las líneas. Tras una edición a mano, un reparto o una copia, la columna conserva el ETC de sus líneas. Una copia lleva el ETC de la columna de origen

Asignaciones¶

La pestaña Asignaciones distribuye el gasto entre sus empresas y departamentos. Esto alimenta los informes de contracargo y los KPI de coste por usuario.

Selección de año: - Funciona igual que Presupuesto: use las pestañas de año para alternar entre A-2, A-1, A, A+1, A+2 - Cada año puede tener un método de asignación diferente - El total anual de la columna por defecto aparece a la derecha, por ejemplo Presupuesto, total del año, y la tabla muestra cada parte como porcentaje y como importe

Métodos de asignación:

Método	Cómo funciona
Plantilla (por defecto)	Reparte el gasto proporcionalmente según la plantilla de cada empresa para el año seleccionado. No requiere selección manual: los porcentajes se calculan automáticamente a partir de las métricas de las empresas. Es el método estándar.
Usuarios IT	Reparte el gasto proporcionalmente según el número de usuarios IT de cada empresa para el año seleccionado.
Facturación	Reparte el gasto proporcionalmente según la facturación de cada empresa para el año seleccionado.
Manual por empresa	Usted selecciona qué empresas reciben este gasto y elige un inductor en Asignar por (Plantilla, Usuarios IT o Facturación) para calcular los porcentajes solo entre las empresas seleccionadas.
Manual por departamento	Usted selecciona pares empresa/departamento concretos. Los porcentajes se calculan a partir de la plantilla de cada departamento. Útil cuando una partida solo beneficia a ciertos departamentos (p. ej., un CRM usado por Ventas).
Porcentajes manuales	Usted elige las empresas y escribe cada porcentaje. El total debe sumar 100 %.

Métodos por defecto y fijados: - La opción por defecto, mostrada como Plantilla (por defecto) hasta que su organización configure otro método, sigue la configuración de Gestión presupuestaria > Administración > Método de asignación por defecto. Cada partida que se deje en el valor por defecto se recalcula cuando un administrador cambia esa configuración - Esa configuración también puede restringir el valor por defecto a una selección de empresas (por ejemplo la entidad que lleva el presupuesto IT): el inductor se aplica entonces solo a esas empresas, y la opción muestra Por defecto (n sociedades) - Plantilla, Usuarios IT y Facturación fijan ese método en la partida: un método fijado sigue funcionando aunque el valor por defecto de la organización cambie más adelante - Las partidas con una asignación manual nunca se ven afectadas por la configuración por defecto

Cómo funcionan los porcentajes: - En los métodos automáticos (Plantilla, Usuarios IT, Facturación): los porcentajes se calculan a partir de las métricas más recientes de sus empresas activas. No se editan directamente - En Manual por empresa y Manual por departamento: usted elige las empresas o departamentos y el sistema calcula los porcentajes según el inductor elegido y las métricas actuales - En Porcentajes manuales: escribir un porcentaje fija esa fila y las demás filas se reparten el resto. Repartir equitativamente da la misma parte a cada fila; Borrar fijaciones manuales libera las filas fijadas - Los porcentajes reflejan datos en tiempo real. Si actualiza la plantilla de una empresa, las asignaciones se recalculan

Cómo usarlo: 1. Seleccione el año 2. Elija un método de asignación en Método 3. Para un método manual, use Agregar fila para añadir empresas (o pares empresa/departamento) y el icono de quitar para eliminar una. Para Manual por empresa, elija un inductor en Asignar por 4. Los cambios se guardan automáticamente

Problemas comunes: - Métricas faltantes: Una o más empresas tienen la plantilla, los usuarios IT o la facturación en cero o sin informar para el año seleccionado. Complete las métricas en Datos maestros > Empresas (pestaña Detalles) - "Los porcentajes manuales deben sumar 100 %.": Ajuste las filas o haga clic en Repartir equitativamente

Cuando otra persona edita la asignación: - El método, el inductor y las filas se guardan juntos. Si otra persona cambió la asignación mientras usted la editaba, un aviso ofrece Recargar la asignación o Sobrescribir - Cambiar de año con una decisión pendiente pide confirmación primero

Consejo: Use Plantilla (por defecto) para la mayoría de partidas: es lo más sencillo y se actualiza automáticamente. Reserve los métodos manuales para gastos que solo benefician a empresas o departamentos concretos.

Relaciones¶

La pestaña Relaciones vincula esta partida OPEX con objetos relacionados: Proyectos, Aplicaciones, Contratos, Contactos, Sitios web relevantes y Adjuntos. Todo lo de esta pestaña se guarda automáticamente.

Proyectos: - Use el autocompletado para vincular uno o más proyectos de su Portafolio - Esto ayuda a agrupar el gasto por proyecto en los informes y permite la contabilidad de proyectos - Los nombres de los proyectos aparecen en la columna Proyecto de la lista OPEX, y la búsqueda rápida los encuentra - Quite un proyecto haciendo clic en la X de su chip

Aplicaciones: - Use el autocompletado para vincular una o más aplicaciones o servicios de su catálogo IT - Esto ayuda a saber qué partidas OPEX financian qué aplicaciones o servicios

Contratos: - Use el autocompletado para vincular uno o más contratos - Una vez vinculado, el nombre del contrato aparece en la columna Contrato de la lista OPEX como referencia rápida - Un contrato puede vincularse a varias partidas OPEX (relación de muchos a muchos) - Quite un contrato haciendo clic en la X de su chip

Contactos: - Vincule contactos a esta partida: elija un contacto y luego su rol (Comercial, Técnico, Soporte u Otro). Al elegir el rol se añade el contacto - La tabla muestra el rol, el nombre, el apellido, el cargo, el correo y el móvil. Pase el ratón sobre el rol para ver si el contacto viene del proveedor o se añadió manualmente - Quite un contacto con el icono de quitar - Útil para saber a quién dirigirse para renovaciones, incidencias de soporte o negociaciones

Sitios web relevantes: - Haga clic en Agregar URL para añadir un enlace (p. ej., portales de proveedores, documentación, consolas de administración, wikis internos). Cada enlace tiene un Nombre y una URL - Haga clic en la fila de un enlace para editarlo, o use el icono de eliminar para quitarlo

Adjuntos: - Suba archivos relacionados con esta partida (p. ej., contratos, facturas, presupuestos, pliegos, especificaciones técnicas) - Arrastre y suelte archivos en la zona de adjuntos, o haga clic en Seleccionar archivos para buscarlos - Haga clic en el chip de un archivo para descargarlo - Elimine un adjunto con el icono de eliminar de su chip (tras confirmar; requiere opex:manager)

Consejo: Vincule contratos para seguir las renovaciones en varias partidas OPEX. Añada las URL de los portales de proveedores para un acceso rápido. Suba presupuestos y facturas como adjuntos para centralizar toda la documentación del gasto.

Importación/exportación CSV¶

Exportar CSV e Importar CSV están en la barra de herramientas de la lista OPEX. Ambos requieren derechos de administración en OPEX (opex:admin).

Exportar CSV escribe el archivo de presupuesto OPEX de las partidas que muestra la lista. Importar CSV vuelve a leer un archivo: primero se comprueba, y no se escribe nada hasta que haga clic en Cargar.

El archivo contiene una fila por partida, los detalles de la partida, sus importes en columnas y kanap_token. Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo describe las columnas, lo que significa una celda y los dos pasos de la importación.

Estado y ciclo de vida¶

Cada partida OPEX tiene un estado (Habilitado o Deshabilitado) y un Fin de validez opcional que controla cuándo aparece en informes y listas de selección. Es la única fecha de fin de una partida.

Cómo funciona: - Habilitado: La partida está activa y aparece en todas partes (listas, informes, asignaciones) - Fin de validez: La fecha en que la partida termina. Déjelo en blanco si no hay fin. Cuando pasa el fin de validez, el estado cambia a Desactivado por sí solo en el plazo de una hora - Después del fin de validez: - La partida ya no aparece en listas de selección para nuevos contratos o asignaciones - Se excluye de informes para años estrictamente posteriores al fin de validez - Los datos históricos permanecen intactos; la partida sigue apareciendo en informes que cubren años cuando estaba activa

Establecer estado: - Al crear la partida, puede establecer su Fin de validez en el panel Propiedades - Más adelante, cambie el Estado en la barra de metadatos, o use el campo Ciclo de vida del panel Propiedades (interruptor de estado y Fin de validez). Desactivar una partida sin fecha fija su fin de validez en el día de hoy - Puede programar un fin de validez futuro (útil para partidas con fin de contrato planificado)

Ver partidas deshabilitadas: - Por defecto, la lista OPEX muestra solo partidas Habilitadas - Use el selector Mostrar: Todos / Activos / Desactivados y elija Desactivados o Todos para ver partidas desactivadas

Cuándo desactivar vs eliminar: - Prefiera desactivar: Mantiene el historial intacto, asegura que los informes permanezcan consistentes y soporta registros de auditoría - Elimine solo si: La partida se creó por error - Una partida con importes en una columna congelada no se puede eliminar. Primero descongele la columna, o fije en su lugar una fecha de fin de validez - Eliminar una partida también elimina sus presupuestos, asignaciones, tareas, sitios web relevantes, adjuntos (con sus archivos) y sus vínculos con contratos. Si una de sus tareas se convirtió en una solicitud, la solicitud se conserva: tiene su propia copia del título, la descripción y los adjuntos, y solo se pierde su vínculo con la tarea

Consejo: Utilice el Fin de validez para retirar partidas OPEX cuando los contratos terminen o los servicios se discontinúen. No elimine a menos que sea un verdadero error.

Consejos y mejores prácticas¶

Empiece simple: Cree partidas con solo lo esencial (nombre del producto, empresa pagadora, cuenta), luego añada presupuestos y asignaciones a medida que planifica.
Use el método de asignación predeterminado: Para la mayoría de partidas, Plantilla (por defecto) es suficiente. Reserve métodos manuales para gasto que beneficia solo a empresas o departamentos específicos.
Vincule contratos: Si gestiona gasto mediante contratos, vincúlelos en la pestaña Relaciones. Facilita el seguimiento de renovaciones.
Vincule aplicaciones: Asocie partidas OPEX con las aplicaciones o servicios que financian. Esto proporciona un mapeo claro de coste a aplicación.
Suba documentación: Utilice la funcionalidad de adjuntos para almacenar contratos, presupuestos, facturas y SOW de proveedores.
Añada enlaces a portales de proveedores: Utilice Sitios web relevantes para vincular a consolas de administración, portales de soporte y documentación de proveedores para acceso rápido.
Registre contactos: Añada contactos de proveedor con roles (Comercial, Técnico, Soporte) para que su equipo sepa a quién llamar para cada partida de gasto.
Aproveche las dimensiones analíticas: Dé a las partidas un valor en cada dimensión (por ejemplo Licenses en Nature, Workplace en Program) para agrupar el gasto en los informes.
Mantenga actualizadas las métricas de empresa: Las asignaciones dependen de la plantilla, usuarios IT y facturación de la empresa. Las métricas desactualizadas causan errores de asignación.
Use CSV para configuración masiva: Si está migrando desde otro sistema o tiene cientos de partidas, comience con importación CSV. Exporte un archivo nuevo, rellene sus filas y compruébelo antes de cargar.
Desactive, no elimine: Preserve el historial desactivando partidas cuando ya no estén activas. Elimine solo si es un error.
Revise la fila de totales: Antes de finalizar presupuestos, verifique la fila de totales fijada en la lista para asegurar que su gasto suma como se espera.
Use enlace directo: Haga clic directamente en una columna de presupuesto en la lista para ir a la pestaña Presupuesto de ese año. Haga clic en la columna Tarea para ir a las tareas de la partida en la pestaña Vista general. Esto ahorra tiempo de navegación.
Congele presupuestos después del cierre de año: Utilice Administración presupuestaria para congelar los presupuestos del año anterior una vez que el realizado esté finalizado, previniendo ediciones accidentales.

Permisos¶

El acceso a OPEX se controla por tres niveles:

opex:reader: Ver la lista OPEX, abrir partidas, ver presupuestos y asignaciones (solo lectura), descargar adjuntos
opex:manager: Crear y editar partidas OPEX, actualizar presupuestos y asignaciones, subir y eliminar adjuntos, gestionar relaciones y enlaces
opex:admin: Todos los derechos de gestor más importación/exportación CSV, operaciones presupuestarias (congelar, copiar, restablecer) y eliminación masiva

Adicionalmente: - Las tareas tienen permisos separados (tasks:member para crear/editar tareas en partidas OPEX) - Los usuarios con tasks:reader pueden ver tareas pero no crear ni editar

Si no puede realizar una acción (p. ej., falta el botón Importar CSV, no puede subir adjuntos), consulte con su administrador del espacio de trabajo para revisar sus permisos de rol.

¿Necesita ayuda?¶

Problemas con CSV: Exporte un archivo nuevo desde la lista y compruébelo de nuevo. El informe nombra la fila y la columna de cada error, y Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo explica qué significa cada celda
Errores de asignación: Verifique que todas las empresas tengan las métricas requeridas (plantilla, usuarios IT, facturación) para el año seleccionado
Advertencia de cuenta obsoleta: La cuenta no pertenece al plan de cuentas de la empresa pagadora; seleccione una cuenta diferente
Faltan botones o pestañas: Su rol puede no tener el nivel de permiso requerido (gestor o administrador). Contacte a su administrador del espacio de trabajo