Primeros pasos: Sus primeros 10 minutos en KANAP¶
Bienvenido a KANAP. Esta guía le lleva por todo lo que necesita para sentirse productivo desde el primer día, independientemente de su rol. No se requiere conocimiento de administración, ni profundizaciones en módulos específicos. Solo lo esencial para sentirse cómodo.
Consejo
Todos los pasos clave en una sola página A4 -- imprímala, cuélguela, compártala con su equipo.
Para flujos de trabajo específicos por rol, consulte el Portafolio - Inicio Rápido y el Panorama IT - Inicio Rápido.
El panorama general¶
KANAP está organizado en torno a una estructura simple. La barra superior muestra las secciones a las que tiene acceso:
| Área | Qué contiene |
|---|---|
| Panel de control | Su centro personal -- haga clic en el logotipo de KANAP o navegue a / |
| Portafolio | Tareas, Solicitudes, Proyectos, Planificación, Informes, Colaboradores |
| Panorama IT | Aplicaciones, Interfaces, Mapa de interfaces, Activos, Conexiones, Mapa de conexiones, Ubicaciones |
| Base de conocimiento | Documentos y plantillas con flujos de trabajo de revisión |
| Gestión presupuestaria | OPEX, CAPEX, Contratos, Informes, Administración |
| Datos maestros | Empresas, Departamentos, Proveedores, Contactos, Planes de cuentas, Moneda, Procesos de negocio, Dimensiones analíticas |
| Administración | Usuarios, Roles, Registro de auditoría, Facturación, Autenticación, Personalización (solo admin) |
No necesita acceso a todo. Su rol determina qué secciones y acciones están disponibles. Si falta algo en su menú, pregunte a su administrador.
Paso 1: Explore su panel de control¶
Después de iniciar sesión, llega al Panel de control. Este es su centro de mando personal.
Qué verá¶
Una cuadrícula de mosaicos, cada uno mostrando un aspecto diferente de su trabajo. Estos son los más comunes:
| Mosaico | Qué muestra |
|---|---|
| Mis tareas | Sus tareas asignadas, agrupadas por urgencia (Vencidas, Vencen esta semana, Más adelante) |
| Proyectos que lidero | Proyectos donde es responsable IT, responsable de negocio o patrocinador |
| Proyectos en los que contribuyo | Proyectos donde es miembro del equipo |
| Mi tiempo la última semana | Horas registradas, desglose por categoría, principales proyectos |
| Vistos recientemente | Elementos que abrió recientemente en la aplicación |
| Nuevas solicitudes | Solicitudes del portafolio creadas recientemente |
| Base de conocimiento | Documentos pendientes de su revisión, más sus documentos accedidos recientemente |
| Actividad del equipo | Actividad reciente en proyectos donde está involucrado |
| Cambios de estado de proyectos | Últimos cambios de estado de proyectos |
| Tareas inactivas | Tareas que no se han actualizado hace tiempo |
Acciones rápidas¶
En la parte superior del panel de control, encontrará botones de acceso directo para acciones comunes:
- Crear tarea -- abrir un diálogo rápido para crear una tarea sin salir del panel de control
- Registrar tiempo -- registrar horas en un proyecto en segundos
- Nuevo documento -- iniciar un documento de Base de conocimiento en blanco o crear uno desde una plantilla
Personalícelo¶
Haga clic en el icono de Configuración (engranaje) para elegir qué mosaicos aparecen. Solo se muestran los mosaicos que tiene permiso para ver. Comience con los predeterminados durante unos días, luego ajuste a sus necesidades.
Consejo
El panel de control está diseñado para responder "¿en qué debería enfocarme hoy?" de un vistazo. Si un mosaico no le es útil, ocúltelo. Si le falta algo, revise el icono de engranaje -- puede estar simplemente deshabilitado.
Paso 2: Configure su perfil¶
Haga clic en su avatar (esquina superior derecha) > Mi perfil, o navegue a /settings/profile.
Pestaña Perfil¶
Actualice su información personal:
- Nombre / Apellido
- Cargo
- Teléfono de oficina / Teléfono móvil
Información
Si su organización usa Microsoft Entra ID (SSO), algunos campos se sincronizan automáticamente y no pueden editarse en KANAP.
Pestaña Notificaciones¶
Controle qué notificaciones por correo electrónico recibe. El interruptor principal en la parte superior activa o desactiva todas las notificaciones.
Puede ajustar las notificaciones por espacio de trabajo:
| Espacio de trabajo | Qué puede alternar |
|---|---|
| Portafolio | Cambios de estado, adiciones al equipo, cambios de equipo en elementos que lidera, comentarios |
| Tareas | Notificaciones de asignación (como asignado, solicitante u observador), cambios de estado, comentarios |
| Presupuesto | Avisos de expiración, cambios de estado, comentarios |
El correo de revisión semanal¶
Este es un resumen periódico de su actividad y próximos elementos -- como un compendio personal.
Configúrelo en la pestaña Notificaciones:
| Configuración | Qué establecer |
|---|---|
| Día | Qué día de la semana (p. ej., Lunes) |
| Hora | A qué hora (en su zona horaria) |
| Zona horaria | Su zona horaria local |
Haga clic en Vista previa del correo para enviarse una prueba y ver cómo se ve.
Consejo
El correo semanal es sorprendentemente útil. Muestra tareas que pudo haber olvidado, plazos próximos y actividad reciente. Configúrelo una vez y deje que trabaje por usted.
Pestaña Apariencia¶
Elija su modo de tema preferido:
- Claro -- interfaz brillante
- Oscuro -- menos brillo para entornos con poca luz
- Sistema -- sigue la preferencia de su sistema operativo
También puede alternar el tema rápidamente desde la barra superior usando el icono de tema (sol/luna) junto al botón de ayuda.
Paso 3: Comprenda los filtros de alcance¶
Este es el concepto más importante para nuevos usuarios. Cada lista principal en KANAP (Tareas, Aplicaciones, Proyectos, Solicitudes) tiene un filtro de alcance en la parte superior:
| Alcance | Qué muestra |
|---|---|
| Mis [elementos] | Elementos donde usted está directamente asignado (responsable, asignado, líder...) |
| [Elementos] de mi equipo | Elementos asignados o propiedad de cualquier persona en su equipo de Portafolio |
| Todos los [elementos] | Todo en la organización |
Por qué esto importa¶
Si abre la página de Tareas y no ve nada -- no se preocupe. Probablemente está viendo "Mis tareas" y nada le está asignado todavía. Cambie a "Todas las tareas" para ver el panorama completo.
El filtro de alcance recuerda su última selección entre sesiones. Así que si cambia a "Todos", se mantiene en "Todos" la próxima vez que visite.
Advertencia
La opción "De mi equipo" solo funciona si ha sido asignado a un equipo de Portafolio a través de la página de Colaboradores. Si está en gris, pida a su administrador o jefe de proyecto que configure su perfil de Colaborador.
Dónde aparecen los filtros de alcance¶
- Portafolio > Tareas -- Mis tareas / Tareas de mi equipo / Todas las tareas
- Panorama IT > Aplicaciones -- Mis aplicaciones / Aplicaciones de mi equipo / Todas las aplicaciones
- Portafolio > Proyectos -- Mis proyectos / Proyectos de mi equipo / Todos los proyectos
- Portafolio > Solicitudes -- Mis solicitudes / Solicitudes de mi equipo / Todas las solicitudes
La lógica siempre es la misma: la propiedad y la asignación de equipo determinan lo que ve.
Paso 4: Trabaje con tareas¶
Las tareas son su herramienta de trabajo diaria. Rastrean elementos de acción, entregables, seguimientos y cualquier cosa que necesite hacerse.
Encuentre sus tareas¶
Navegue a Portafolio > Tareas. La vista predeterminada muestra Mis tareas -- elementos asignados a usted, ordenados por puntuación de prioridad.
Cree una tarea¶
Dos formas:
- Desde el panel de control -- haga clic en Crear tarea (diálogo rápido, campos mínimos)
- Desde la página de Tareas -- haga clic en Nuevo (espacio de trabajo completo con todas las opciones)
Lo mínimo que necesita:
| Campo | Qué introducir |
|---|---|
| Título | Qué necesita hacerse |
| Asignado | Quién es responsable (por defecto usted) |
| Fecha de vencimiento | Cuándo se necesita |
Vincule tareas a proyectos, contratos o presupuestos¶
Al crear una tarea, puede vincularla a un Proyecto, partida OPEX, Contrato o partida CAPEX. Esto hace que la tarea aparezca tanto en la lista de Tareas como en el espacio de trabajo padre.
Consejo
La forma más rápida de crear una tarea vinculada es desde dentro del espacio de trabajo padre. Abra un proyecto > pestaña Tareas > Nuevo. El vínculo viene rellenado.
Rastree el progreso¶
Mueva las tareas a través de los estados a medida que avanza el trabajo:
| Estado | Cuándo usar |
|---|---|
| Abierto | Aún no iniciado (predeterminado) |
| En progreso | El trabajo ha comenzado |
| Completado | Terminado (requiere tiempo registrado para tareas de proyecto) |
| Cancelado | Ya no es necesario |
Registre tiempo¶
Para tareas de proyecto, el registro de tiempo es esencial -- alimenta el generador de hoja de ruta y la planificación de capacidad.
- Abra la tarea > haga clic en Registrar tiempo en la barra lateral
- Elija categoría: IT o Negocio
- Introduzca la fecha, horas y notas opcionales
Comparta una tarea¶
¿Necesita incluir a alguien? Haga clic en Enviar enlace en el encabezado de la tarea para enviar un enlace directo por correo a cualquier colega -- incluso personas fuera de KANAP. Añada un mensaje personal si lo necesita.
Información
Enviar enlace funciona en todas partes. Esto no es solo para tareas. Puede enviar enlaces a proyectos, solicitudes, contratos, aplicaciones -- cualquier objeto del espacio de trabajo. Es la forma más rápida de dirigir a alguien al lugar correcto.
Paso 5: Configure su perfil de colaborador¶
Su perfil de Colaborador le dice a KANAP quién es usted en términos de planificación de proyectos. Es separado de su cuenta de usuario -- se trata de equipo, disponibilidad y competencias.
Navegue a Portafolio > Colaboradores y encuentre su nombre (o pida a su administrador que le añada).
Qué configurar¶
| Configuración | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| Equipo | Su equipo organizacional | Infraestructura, Mesa de servicio... |
| Disponibilidad | Días por mes para trabajo de proyecto (0-20) | 8 días/mes |
| Competencias | Qué sabe y con qué nivel | "Docker -- Autónomo" |
Por qué esto importa¶
- Equipo > habilita los filtros de alcance "De mi equipo" en toda la aplicación
- Disponibilidad > alimenta el generador de hoja de ruta y los mapas de calor de capacidad
- Competencias > ayuda a los jefes de proyecto a encontrar las personas adecuadas para el trabajo futuro
Consejo
Sea realista con la disponibilidad. Tenga en cuenta reuniones, trabajo operativo y vacaciones. La mayoría de las personas tienen menos tiempo de proyecto del que piensan. Establecer 20 días/mes significa que no tiene tiempo fuera de proyecto -- eso casi nunca es cierto.
Nivel de dominio de competencias¶
Cada competencia tiene un nivel de dominio:
| Nivel | Significado |
|---|---|
| 0 | Sin conocimiento |
| 1 | Básico / Teórico |
| 2 | Puede ejecutar con apoyo |
| 3 | Autónomo |
| 4 | Experto -- puede formar a otros |
Sea honesto. Un mapa de competencias realista es mucho más útil que uno donde todos son "expertos".
Cómo se conecta todo¶
Todo lo que configura en estos primeros 10 minutos alimenta el panorama general:
Su panel de control¶
Los mosaicos extraen información de sus asignaciones de tareas, roles en proyectos y registros de tiempo para darle una vista general personalizada cada mañana.
Filtros de alcance¶
Sus asignaciones de propiedad y pertenencia a equipo determinan lo que aparece en cada lista -- haciendo que la aplicación se sienta personal, no abrumadora.
Planificación de capacidad¶
Su disponibilidad y registros de tiempo alimentan el generador de hoja de ruta y los mapas de calor de capacidad del módulo de Portafolio. Datos precisos aquí significan mejor planificación para todos.
Notificaciones¶
El correo semanal y las notificaciones en tiempo real le mantienen informado sin revisar la aplicación constantemente.
¿Quiere ir más lejos?¶
| Si trabaja con... | Lea el... |
|---|---|
| Aplicaciones, servidores, infraestructura | Panorama IT - Inicio Rápido |
| Solicitudes, proyectos, planificación de portafolio | Portafolio - Inicio Rápido |
Referencia rápida¶
| Quiero... | Ir a... |
|---|---|
| Ver mi vista general | Panel de control (hacer clic en el logotipo de KANAP) |
| Crear una tarea rápidamente | Panel de control > botón Crear tarea |
| Registrar tiempo rápidamente | Panel de control > botón Registrar tiempo |
| Iniciar un nuevo documento | Panel de control > botón Nuevo documento |
| Ver todas mis tareas | Portafolio > Tareas (alcance: Mis tareas) |
| Ver todo en la organización | Cualquier lista > filtro de alcance > "Todos" |
| Actualizar mi perfil | Avatar > Mi perfil > pestaña Perfil |
| Configurar notificaciones | Avatar > Mi perfil > pestaña Notificaciones |
| Configurar correo semanal | Avatar > Mi perfil > pestaña Notificaciones > Revisión semanal |
| Cambiar tema (claro/oscuro) | Avatar > Mi perfil > pestaña Apariencia |
| Establecer mi disponibilidad | Portafolio > Colaboradores > su nombre |
| Añadir mis competencias | Portafolio > Colaboradores > su nombre > pestaña Competencias |
| Compartir un enlace a cualquier cosa | Abrir cualquier espacio de trabajo > Enviar enlace |
| Personalizar mi panel de control | Panel de control > Configuración (icono de engranaje) |
Está listo
Ahora sabe cómo navegar KANAP, gestionar sus tareas, configurar su perfil y notificaciones, y configurar su perfil de colaborador. Comience con su panel de control cada mañana, mantenga sus tareas actualizadas y registre tiempo regularmente -- el resto seguirá naturalmente.