Proveedores¶
Los Proveedores (también conocidos como vendedores) representan las empresas a las que compra software, servicios y soporte. Vincule proveedores a aplicaciones, contratos y partidas OPEX para hacer seguimiento de las relaciones con proveedores y el gasto en todo su portafolio IT.
Primeros pasos¶
Navegue a Datos maestros > Proveedores para abrir el directorio de proveedores. Haga clic en Nuevo para crear su primera entrada.
Campos obligatorios: - Nombre: El nombre del proveedor o vendedor
Opcionales pero útiles: - ID proveedor ERP: ID de referencia de su sistema ERP o de compras - Notas: Notas de texto libre sobre la relación con el proveedor
Consejo: Cree proveedores antes de añadir aplicaciones o contratos -- podrá vincularlos durante la creación.
Trabajar con la lista¶
La lista de Proveedores ofrece un directorio buscable y ordenable de todos sus vendedores.
Columnas predeterminadas: - Nombre: Nombre del proveedor (haga clic para abrir el espacio de trabajo) - ID proveedor ERP: ID de referencia de sistemas externos
Columnas adicionales (mediante el selector de columnas): - Estado: Habilitado o Deshabilitado - Notas: Información adicional - Creado: Cuándo se creó el registro
Cada celda de una fila es clicable y navega al espacio de trabajo de ese proveedor.
Ordenación predeterminada: Por nombre, alfabético.
Filtrado: - Búsqueda rápida: Busca en los campos del proveedor - Alcance de estado: Utilice el conmutador Habilitados / Deshabilitados / Todos encima de la cuadrícula para filtrar por estado
Acciones:
- Nuevo: Crear un nuevo proveedor (requiere suppliers:manager)
- Importar CSV: Importación masiva de proveedores (requiere suppliers:admin)
- Exportar CSV: Exportar la lista a CSV (requiere suppliers:admin)
- Eliminar seleccionados: Eliminar proveedores seleccionados (requiere suppliers:admin)
El espacio de trabajo del Proveedor¶
Haga clic en cualquier fila para abrir el espacio de trabajo. Utilice Anterior y Siguiente para recorrer proveedores sin volver a la lista. Si tiene cambios sin guardar, KANAP le solicitará confirmación antes de navegar.
El espacio de trabajo tiene dos pestañas: Visión general y Contactos.
Visión general¶
La pestaña Visión general captura la identidad y estado del proveedor.
Qué puede editar: - Nombre: Nombre del proveedor o vendedor (obligatorio) - ID proveedor ERP: ID de referencia de su sistema de compras o ERP - Estado: Habilitado o Deshabilitado, con una fecha de desactivación opcional - Notas: Notas de texto libre sobre el proveedor
La edición requiere el permiso suppliers:manager. Los usuarios de solo lectura ven los mismos campos pero no pueden realizar cambios.
Contactos¶
La pestaña Contactos organiza los contactos vinculados a este proveedor en cuatro categorías de rol:
| Rol | Propósito |
|---|---|
| Comercial | Contactos de ventas y gestión de cuentas |
| Técnico | Contactos de ingeniería y soporte técnico |
| Soporte | Contactos de mesa de ayuda y atención al cliente |
| Otro | Cualquier contacto que no encaje en los roles anteriores |
Cómo funciona: - Cada sección de rol lista sus contactos vinculados en una tabla que muestra nombre, apellido, puesto de trabajo, correo electrónico y móvil - Haga clic en una fila de contacto para abrir el espacio de trabajo de ese contacto - Utilice Añadir para buscar y adjuntar un contacto existente a un rol - Utilice Crear para crear un nuevo contacto y vincularlo en un solo paso -- KANAP le devolverá a esta pestaña después
Consejo: Mantenga al menos un contacto por proveedor para que la comunicación con el proveedor esté siempre a un clic de distancia.
Cuando crea un nuevo proveedor, la pestaña Contactos está deshabilitada hasta que guarde el registro.
Importación/exportación CSV¶
Gestione proveedores de forma masiva usando CSV.
Exportar: Descarga todos los proveedores con sus datos actuales.
Importar: - Utilice Verificación previa para validar el archivo antes de aplicar cambios - Las filas se emparejan por nombre de proveedor - Puede crear nuevos proveedores o actualizar los existentes
Campos obligatorios: Nombre
Campos opcionales: ID proveedor ERP, Notas, Estado
Formato: - Utilice codificación UTF-8 y puntos y coma como separadores - Importe proveedores antes de importar aplicaciones o contratos que los referencien
Consejos¶
- Sea consistente con los nombres: Utilice nombres oficiales de proveedores (p. ej., "Microsoft Corporation" en lugar de "MS" o "MSFT") para evitar duplicados.
- Añada IDs ERP temprano: Si utiliza un sistema ERP, registrar el ID del proveedor facilita las referencias cruzadas.
- Desactive, no elimine: Cuando deje de trabajar con un proveedor, desactívelo en lugar de eliminarlo para preservar los datos históricos en contratos y aplicaciones.
- Organice los contactos por rol: Utilice las cuatro categorías de rol para facilitar que los colegas encuentren a la persona adecuada en cada proveedor.
- Cree antes de vincular: Añada proveedores a los datos maestros antes de crear aplicaciones o contratos que los referencien.