Proveedores¶
Los Proveedores (también conocidos como vendedores) representan las empresas a las que compra software, servicios y soporte. Vincule proveedores a aplicaciones, contratos y partidas OPEX para hacer seguimiento de las relaciones con proveedores y el gasto en todo su portafolio IT.
Primeros pasos¶
Navegue a Datos maestros > Proveedores para abrir el directorio de proveedores. Haga clic en Nuevo para crear su primera entrada.
Campos obligatorios: - Nombre: El nombre del proveedor o vendedor
Opcionales pero útiles: - ID proveedor ERP: ID de referencia de su sistema ERP o de compras - Notas: Notas de texto libre sobre la relación con el proveedor
Consejo: Cree proveedores antes de añadir aplicaciones o contratos -- podrá vincularlos durante la creación.
Trabajar con la lista¶
La lista de Proveedores ofrece un directorio buscable y ordenable de todos sus vendedores.
Columnas predeterminadas: - Nombre: Nombre del proveedor (haga clic para abrir el espacio de trabajo) - ID proveedor ERP: ID de referencia de sistemas externos
Columnas adicionales (mediante el selector de columnas): - Estado: Habilitado o Deshabilitado - Notas: Información adicional - Creado: Cuándo se creó el registro
Cada celda de una fila es clicable y navega al espacio de trabajo de ese proveedor.
Ordenación predeterminada: Por nombre, alfabético.
Filtrado: - Búsqueda rápida: Busca en los campos del proveedor - Alcance de estado: Utilice el selector Mostrar: Todos / Activos / Desactivados encima de la cuadrícula para filtrar por estado. La lista muestra por defecto los proveedores activados
Acciones:
- Nuevo: Crear un nuevo proveedor (requiere suppliers:manager)
- Importar CSV: Importación masiva de proveedores (requiere suppliers:admin)
- Exportar CSV: Exportar la lista a CSV (requiere suppliers:admin)
- Eliminar seleccionados: Eliminar proveedores seleccionados (requiere suppliers:admin)
El espacio de trabajo del Proveedor¶
Haga clic en cualquier fila para abrir el espacio de trabajo. Utilice Anterior y Siguiente para recorrer proveedores sin volver a la lista. Si tiene cambios sin guardar, KANAP le solicitará confirmación antes de navegar.
El espacio de trabajo tiene dos pestañas: Visión general y Contactos.
Visión general¶
La pestaña Visión general captura la identidad y estado del proveedor.
Qué puede editar: - Nombre: Nombre del proveedor o vendedor (obligatorio) - ID proveedor ERP: ID de referencia de su sistema de compras o ERP - Ciclo de vida: el interruptor de estado, cuya etiqueta muestra el estado actual (Activado o Desactivado), y la fecha de Fin de validez. Deje la fecha en blanco para que el proveedor permanezca activo indefinidamente, o fije una fecha futura para programar su fin. Si cambia el proveedor a Desactivado sin fecha, el fin de validez se fija en hoy - Notas: Notas de texto libre sobre el proveedor
La edición requiere el permiso suppliers:manager. Los usuarios de solo lectura ven los mismos campos pero no pueden realizar cambios.
Contactos¶
La pestaña Contactos organiza los contactos vinculados a este proveedor en cuatro categorías de rol:
| Rol | Propósito |
|---|---|
| Comercial | Contactos de ventas y gestión de cuentas |
| Técnico | Contactos de ingeniería y soporte técnico |
| Soporte | Contactos de mesa de ayuda y atención al cliente |
| Otro | Cualquier contacto que no encaje en los roles anteriores |
Cómo funciona: - Cada sección de rol lista sus contactos vinculados en una tabla que muestra nombre, apellido, puesto de trabajo, correo electrónico y móvil - Haga clic en una fila de contacto para abrir el espacio de trabajo de ese contacto - Utilice Añadir para buscar y adjuntar un contacto existente a un rol - Utilice Crear para crear un nuevo contacto y vincularlo en un solo paso -- KANAP le devolverá a esta pestaña después
Consejo: Mantenga al menos un contacto por proveedor para que la comunicación con el proveedor esté siempre a un clic de distancia.
Cuando crea un nuevo proveedor, la pestaña Contactos está deshabilitada hasta que guarde el registro.
Importación/exportación CSV¶
Exportar CSV descarga todos los proveedores con sus datos actuales. Importar CSV vuelve a leer un archivo. El diálogo de importación incluye también Descargar plantilla: un archivo solo con los encabezados.
Las columnas:
| Columna | Contenido |
|---|---|
name |
Obligatoria. El nombre del proveedor. Las filas se emparejan por este nombre |
erp_supplier_id |
El ID del proveedor en su ERP |
commercial_contact |
El correo de un contacto. La carga vincula el proveedor con el contacto de ese correo y lo crea cuando el espacio de trabajo no tiene ninguno |
technical_contact |
El correo de un contacto, como arriba |
support_contact |
El correo de un contacto, como arriba |
notes |
Texto libre |
status |
enabled o disabled |
Importación:
- Use la Verificación previa para validar el archivo antes de aplicarlo y después Cargar
- Las filas se emparejan por
name: una fila actualiza el proveedor que nombra, cualquier otra fila crea uno namees obligatorio. Cualquier otra celda es opcional
Notas: - Consulte Archivos CSV para la codificación, el separador y los dos pasos de importación - Importe los proveedores antes que las aplicaciones o los contratos que los referencian. El archivo de presupuesto también crea un proveedor que falta cuando Crear los proveedores que faltan está marcada. Consulte Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo
Consejos¶
- Sea consistente con los nombres: Utilice nombres oficiales de proveedores (p. ej., "Microsoft Corporation" en lugar de "MS" o "MSFT") para evitar duplicados.
- Añada IDs ERP temprano: Si utiliza un sistema ERP, registrar el ID del proveedor facilita las referencias cruzadas.
- Desactive, no elimine: Cuando deje de trabajar con un proveedor, desactívelo en lugar de eliminarlo para preservar los datos históricos en contratos y aplicaciones.
- Organice los contactos por rol: Utilice las cuatro categorías de rol para facilitar que los colegas encuentren a la persona adecuada en cada proveedor.
- Cree antes de vincular: Añada proveedores a los datos maestros antes de crear aplicaciones o contratos que los referencien.