Lieferanten¶

Lieferanten (auch als Anbieter bezeichnet) repräsentieren die Unternehmen, bei denen Sie Software, Dienstleistungen und Support einkaufen. Verknüpfen Sie Lieferanten mit Anwendungen, Verträgen und OPEX-Positionen, um Lieferantenbeziehungen und Ausgaben in Ihrem gesamten IT-Portfolio zu verfolgen.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Stammdaten > Lieferanten, um das Lieferantenverzeichnis zu öffnen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.

Pflichtfelder: - Name: Der Lieferanten- oder Anbietername

Optional aber nützlich: - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus Ihrem ERP- oder Beschaffungssystem - Notizen: Freitext-Notizen zur Anbieterbeziehung

Tipp: Erstellen Sie Lieferanten, bevor Sie Anwendungen oder Verträge anlegen -- Sie können sie dann bei der Erstellung verknüpfen.

Mit der Liste arbeiten¶

Die Lieferantenliste bietet Ihnen ein durchsuchbares, sortierbares Verzeichnis aller Ihrer Anbieter.

Standardspalten: - Name: Lieferantenname (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken) - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus externen Systemen

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Status: Aktiviert oder Deaktiviert - Notizen: Zusätzliche Informationen - Erstellt: Wann der Datensatz erstellt wurde

Jede Zelle in einer Zeile ist anklickbar und navigiert zum Arbeitsbereich dieses Lieferanten.

Standardsortierung: Nach Name, alphabetisch.

Filtern: - Schnellsuche: Durchsucht Lieferantenfelder - Statusbereich: Verwenden Sie den Umschalter Anzeigen: Alle / Aktiv / Deaktiviert über dem Grid, um nach Status zu filtern. Standardmäßig zeigt die Liste aktivierte Lieferanten

Aktionen: - Neu: Neuen Lieferanten erstellen (erfordert suppliers:manager) - CSV importieren: Massenimport von Lieferanten (erfordert suppliers:admin) - CSV exportieren: Liste als CSV exportieren (erfordert suppliers:admin) - Ausgewählte löschen: Ausgewählte Lieferanten entfernen (erfordert suppliers:admin)

Der Lieferanten-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Verwenden Sie Zurück und Weiter, um zwischen Lieferanten zu wechseln, ohne zur Liste zurückzukehren. Bei nicht gespeicherten Änderungen fordert KANAP Sie vor dem Navigieren auf.

Der Arbeitsbereich hat zwei Tabs: Übersicht und Kontakte.

Übersicht¶

Der Übersichts-Tab erfasst die Identität und den Status des Lieferanten.

Was Sie bearbeiten können: - Name: Lieferanten- oder Anbietername (Pflicht) - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus Ihrem Beschaffungs- oder ERP-System - Lebenszyklus: der Statusschalter, dessen Beschriftung den aktuellen Zustand zeigt (Aktiviert oder Deaktiviert), und das Datum Ende der Gültigkeit. Lassen Sie das Datum leer, damit der Lieferant unbegrenzt aktiv bleibt, oder setzen Sie ein zukünftiges Datum, um sein Ende zu planen. Wenn Sie den Lieferanten ohne Datum auf Deaktiviert setzen, wird das Ende der Gültigkeit auf heute gesetzt - Notizen: Freitext-Notizen zum Anbieter

Zum Bearbeiten ist die Berechtigung suppliers:manager erforderlich. Schreibgeschützte Benutzer sehen die gleichen Felder, können aber keine Änderungen vornehmen.

Kontakte¶

Der Kontakte-Tab organisiert die mit diesem Lieferanten verknüpften Kontakte in vier Rollenkategorien:

Rolle	Zweck
Kommerziell	Vertriebs- und Account-Management-Kontakte
Technisch	Ingenieure und technischer Support
Support	Helpdesk und Kundensupport
Sonstige	Alle Kontakte, die nicht in die obigen Rollen passen

Funktionsweise: - Jeder Rollenabschnitt listet seine verknüpften Kontakte in einer Tabelle mit Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, E-Mail und Mobil - Klicken Sie auf eine Kontaktzeile, um den Arbeitsbereich dieses Kontakts zu öffnen - Verwenden Sie Hinzufügen, um einen bestehenden Kontakt zu suchen und einer Rolle zuzuordnen - Verwenden Sie Erstellen, um einen neuen Kontakt zu erstellen und in einem Schritt zu verknüpfen -- KANAP kehrt anschließend zu diesem Tab zurück

Tipp: Halten Sie mindestens einen Kontakt pro Lieferanten bereit, damit die Anbieterkommunikation immer nur einen Klick entfernt ist.

Beim Erstellen eines neuen Lieferanten ist der Kontakte-Tab deaktiviert, bis Sie den Datensatz speichern.

CSV-Import/Export¶

CSV exportieren lädt alle Lieferanten mit ihren aktuellen Angaben herunter. CSV importieren liest eine Datei wieder ein. Der Importdialog bietet außerdem Vorlage herunterladen: eine Datei nur mit den Kopfzeilen.

Die Spalten:

Spalte	Inhalt
`name`	Pflicht. Der Name des Lieferanten. Zeilen werden über diesen Namen zugeordnet
`erp_supplier_id`	Die ID des Lieferanten in Ihrem ERP
`commercial_contact`	Die E-Mail-Adresse eines Kontakts. Das Laden verknüpft den Lieferanten mit dem Kontakt dieser Adresse und legt ihn an, wenn der Arbeitsbereich keinen hat
`technical_contact`	Die E-Mail-Adresse eines Kontakts, wie oben
`support_contact`	Die E-Mail-Adresse eines Kontakts, wie oben
`notes`	Freier Text
`status`	`enabled` oder `disabled`

Import:

Verwenden Sie die Vorabprüfung, um die Datei vor dem Anwenden zu prüfen, und dann Laden
Zeilen werden über name zugeordnet: Eine Zeile aktualisiert den Lieferanten, den sie nennt, jede andere Zeile legt einen an
name ist Pflicht. Jede andere Zelle ist optional

Hinweise: - Siehe CSV-Dateien für die Kodierung, das Trennzeichen und die beiden Importschritte - Importieren Sie Lieferanten, bevor Sie Anwendungen oder Verträge importieren, die sie referenzieren. Die Budgetdatei legt einen fehlenden Lieferanten ebenfalls an, wenn Fehlende Lieferanten anlegen angehakt ist. Siehe Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden

Tipps¶

Konsistente Benennung: Verwenden Sie offizielle Anbieternamen (z. B. „Microsoft Corporation" statt „MS" oder „MSFT"), um Duplikate zu vermeiden.
ERP-IDs frühzeitig hinzufügen: Wenn Sie ein ERP-System verwenden, erleichtert die Erfassung der Lieferanten-ID den Abgleich.
Deaktivieren statt löschen: Wenn Sie die Zusammenarbeit mit einem Anbieter beenden, deaktivieren Sie ihn statt zu löschen, um historische Daten in Verträgen und Anwendungen zu bewahren.
Kontakte nach Rollen organisieren: Verwenden Sie die vier Rollenkategorien, damit Kollegen die richtige Ansprechperson bei jedem Anbieter leicht finden.
Vor dem Verknüpfen erstellen: Fügen Sie Lieferanten den Stammdaten hinzu, bevor Sie Anwendungen oder Verträge erstellen, die sie referenzieren.