Lieferanten¶
Lieferanten (auch als Anbieter bezeichnet) repräsentieren die Unternehmen, bei denen Sie Software, Dienstleistungen und Support einkaufen. Verknüpfen Sie Lieferanten mit Anwendungen, Verträgen und OPEX-Positionen, um Lieferantenbeziehungen und Ausgaben in Ihrem gesamten IT-Portfolio zu verfolgen.
Erste Schritte¶
Navigieren Sie zu Stammdaten > Lieferanten, um das Lieferantenverzeichnis zu öffnen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.
Pflichtfelder: - Name: Der Lieferanten- oder Anbietername
Optional aber nützlich: - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus Ihrem ERP- oder Beschaffungssystem - Notizen: Freitext-Notizen zur Anbieterbeziehung
Tipp: Erstellen Sie Lieferanten, bevor Sie Anwendungen oder Verträge anlegen -- Sie können sie dann bei der Erstellung verknüpfen.
Mit der Liste arbeiten¶
Die Lieferantenliste bietet Ihnen ein durchsuchbares, sortierbares Verzeichnis aller Ihrer Anbieter.
Standardspalten: - Name: Lieferantenname (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken) - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus externen Systemen
Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Status: Aktiviert oder Deaktiviert - Notizen: Zusätzliche Informationen - Erstellt: Wann der Datensatz erstellt wurde
Jede Zelle in einer Zeile ist anklickbar und navigiert zum Arbeitsbereich dieses Lieferanten.
Standardsortierung: Nach Name, alphabetisch.
Filtern: - Schnellsuche: Durchsucht Lieferantenfelder - Statusbereich: Verwenden Sie den Umschalter Aktiviert / Deaktiviert / Alle über dem Grid, um nach Status zu filtern
Aktionen:
- Neu: Neuen Lieferanten erstellen (erfordert suppliers:manager)
- CSV importieren: Massenimport von Lieferanten (erfordert suppliers:admin)
- CSV exportieren: Liste als CSV exportieren (erfordert suppliers:admin)
- Ausgewählte löschen: Ausgewählte Lieferanten entfernen (erfordert suppliers:admin)
Der Lieferanten-Arbeitsbereich¶
Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Verwenden Sie Zurück und Weiter, um zwischen Lieferanten zu wechseln, ohne zur Liste zurückzukehren. Bei nicht gespeicherten Änderungen fordert KANAP Sie vor dem Navigieren auf.
Der Arbeitsbereich hat zwei Tabs: Übersicht und Kontakte.
Übersicht¶
Der Übersichts-Tab erfasst die Identität und den Status des Lieferanten.
Was Sie bearbeiten können: - Name: Lieferanten- oder Anbietername (Pflicht) - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus Ihrem Beschaffungs- oder ERP-System - Status: Aktiviert oder Deaktiviert, mit optionalem Deaktivierungsdatum - Notizen: Freitext-Notizen zum Anbieter
Zum Bearbeiten ist die Berechtigung suppliers:manager erforderlich. Schreibgeschützte Benutzer sehen die gleichen Felder, können aber keine Änderungen vornehmen.
Kontakte¶
Der Kontakte-Tab organisiert die mit diesem Lieferanten verknüpften Kontakte in vier Rollenkategorien:
| Rolle | Zweck |
|---|---|
| Kommerziell | Vertriebs- und Account-Management-Kontakte |
| Technisch | Ingenieure und technischer Support |
| Support | Helpdesk und Kundensupport |
| Sonstige | Alle Kontakte, die nicht in die obigen Rollen passen |
Funktionsweise: - Jeder Rollenabschnitt listet seine verknüpften Kontakte in einer Tabelle mit Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, E-Mail und Mobil - Klicken Sie auf eine Kontaktzeile, um den Arbeitsbereich dieses Kontakts zu öffnen - Verwenden Sie Hinzufügen, um einen bestehenden Kontakt zu suchen und einer Rolle zuzuordnen - Verwenden Sie Erstellen, um einen neuen Kontakt zu erstellen und in einem Schritt zu verknüpfen -- KANAP kehrt anschließend zu diesem Tab zurück
Tipp: Halten Sie mindestens einen Kontakt pro Lieferanten bereit, damit die Anbieterkommunikation immer nur einen Klick entfernt ist.
Beim Erstellen eines neuen Lieferanten ist der Kontakte-Tab deaktiviert, bis Sie den Datensatz speichern.
CSV-Import/Export¶
Verwalten Sie Lieferanten in großen Mengen per CSV.
Export: Lädt alle Lieferanten mit ihren aktuellen Details herunter.
Import: - Verwenden Sie die Vorprüfung zum Validieren der Datei vor dem Anwenden - Zeilen werden nach Lieferantenname zugeordnet - Kann neue Lieferanten erstellen oder bestehende aktualisieren
Pflichtfelder: Name
Optionale Felder: ERP-Lieferanten-ID, Notizen, Status
Formatierung: - Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen - Importieren Sie Lieferanten vor dem Import von Anwendungen oder Verträgen, die sie referenzieren
Tipps¶
- Konsistente Benennung: Verwenden Sie offizielle Anbieternamen (z. B. „Microsoft Corporation" statt „MS" oder „MSFT"), um Duplikate zu vermeiden.
- ERP-IDs frühzeitig hinzufügen: Wenn Sie ein ERP-System verwenden, erleichtert die Erfassung der Lieferanten-ID den Abgleich.
- Deaktivieren statt löschen: Wenn Sie die Zusammenarbeit mit einem Anbieter beenden, deaktivieren Sie ihn statt zu löschen, um historische Daten in Verträgen und Anwendungen zu bewahren.
- Kontakte nach Rollen organisieren: Verwenden Sie die vier Rollenkategorien, damit Kollegen die richtige Ansprechperson bei jedem Anbieter leicht finden.
- Vor dem Verknüpfen erstellen: Fügen Sie Lieferanten den Stammdaten hinzu, bevor Sie Anwendungen oder Verträge erstellen, die sie referenzieren.