Mitwirkende¶

Mitwirkende ermöglicht es Ihnen, Fähigkeiten, Teamzuweisungen, Projektverfügbarkeit und Klassifizierungsstandards für Personen zu definieren, die an Portfolio-Projekten arbeiten. Diese Informationen helfen bei der Ressourcenplanung und stellen sicher, dass Sie die richtige Expertise für anstehende Arbeit haben.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Portfolio > Mitwirkende, um konfigurierte Mitwirkende gruppiert nach Team zu sehen. Klicken Sie auf Mitwirkenden hinzufügen, um jemanden aus Ihrer Benutzerliste hinzuzufügen.

Um einen Mitwirkenden hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Mitwirkenden hinzufügen 2. Suchen Sie nach einem Benutzer im Dropdown und wählen Sie ihn aus 3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um sein Profil zu erstellen 4. Konfigurieren Sie Team, Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Standards im Arbeitsbereich

Tipp: Mitwirkende sind unabhängig von Benutzerkonten. Jemanden als Mitwirkenden hinzuzufügen ändert nicht seinen Login-Zugang -- es ermöglicht Ihnen lediglich, seine Teammitgliedschaft, Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Klassifizierungsstandards für die Projektplanung zu verfolgen.

Wo Sie es finden¶

Arbeitsbereich: Portfolio
Pfad: Portfolio > Mitwirkende
Self-Service-Pfad: Einstellungen > Profil > Mitwirkenden-Einstellungen (öffnet Ihr eigenes Mitwirkenden-Profil)
Berechtigungen:
Anzeigen: portfolio_settings:reader
Mitwirkende hinzufügen oder bearbeiten: portfolio_settings:member
Mitwirkende entfernen: portfolio_settings:admin
Eigenes Profil bearbeiten: jede Portfolio-Reader-Berechtigung (z. B. tasks:reader, portfolio_projects:reader, portfolio_settings:reader)

Wenn Sie Mitwirkende nicht im Menü sehen, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen.

Arbeiten mit der Liste¶

Mitwirkende werden als Karten angezeigt, gruppiert nach Team.

Jede Mitwirkenden-Karte zeigt: - Name (oder E-Mail, wenn kein Anzeigename gesetzt ist) - Fähigkeiten-Anzahl: Anzahl konfigurierter Fähigkeiten (z. B. „3 Fähigkeiten") - Verfügbarkeit: Verfügbare Tage pro Monat für Projekte (z. B. „5d/Mo") - Durchschnittlicher Projektaufwand: Durchschnittliche monatliche Projektzeit aus erfassten Einträgen der letzten 6 Monate, wenn Daten verfügbar sind

Filterung: - Verwenden Sie das Dropdown Nach Team filtern, um nur Mitwirkende eines bestimmten Teams anzuzeigen - Wählen Sie Nicht zugewiesen, um Mitwirkende zu sehen, die noch keinem Team zugewiesen sind - Wählen Sie Alle Teams, um alle zu sehen

Teamgruppen: - Jedes Team wird als zusammenklappbare Karte mit einem Mitgliederzahl-Badge angezeigt - Klicken Sie auf die Team-Kopfzeile, um sie auf- oder zuzuklappen - Teams werden alphabetisch sortiert; Nicht zugewiesen erscheint immer zuletzt

Klicken Sie auf eine Mitwirkenden-Karte, um ihren Arbeitsbereich zu öffnen.

Der Mitwirkenden-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine Mitwirkenden-Karte, um ihren Arbeitsbereich zu öffnen. Er hat vier Reiter: Allgemein, Fähigkeiten, Erfasste Zeit und Standards.

Allgemein¶

Konfigurieren Sie Teamzuweisung, Verfügbarkeit, sehen Sie Zeitstatistiken und fügen Sie Notizen hinzu.

Team Verwenden Sie das Dropdown, um diesen Mitwirkenden einem Team zuzuweisen. Teams sind Organisationsgruppen, die in den Portfolio-Einstellungen konfiguriert sind. Diese Zuweisung bestimmt, wie Mitwirkende auf der Mitwirkenden-Seite gruppiert werden. Dieses Feld ist nur beim Bearbeiten des Profils eines anderen Mitwirkenden sichtbar (nicht Ihres eigenen).

Projektverfügbarkeit (Tage pro Monat) Verwenden Sie den Schieberegler, um festzulegen, wie viele Tage pro Monat diese Person an Portfolio-Projekten arbeiten kann. Der Bereich ist 0 -- 20 Tage, in 0,5-Tage-Schritten. Standard ist 5 Tage.

Zeitstatistiken Schreibgeschützte Zusammenfassung der erfassten Zeit für diesen Mitwirkenden. Erfordert portfolio_settings:reader zur Ansicht.

Durchschnittlicher monatlicher Projektaufwand (letzte 6 Monate): Angezeigt in Personentagen (Stunden / 8)
Monatlicher Aufwand (12 Monate): Liniendiagramm mit Gesamt, Projekt und Sonstig
Projekt = Projekt-Overhead-Zeit + für Projektaufgaben erfasste Zeit
Sonstig = für Nicht-Projekt-Aufgaben erfasste Zeit
Monate ohne Daten werden als Lücken im Diagramm angezeigt

Notizen Freitextfeld für zusätzliche Informationen über diesen Mitwirkenden -- Zertifizierungen, Präferenzen, Einschränkungen oder andere relevante Details.

Fähigkeiten¶

Verfolgen Sie, was dieser Mitwirkende kann und wie kompetent er ist.

Fähigkeiten hinzufügen: 1. Verwenden Sie das Dropdown Fähigkeit hinzufügen, um nach einer Fähigkeit zu suchen 2. Fähigkeiten sind nach Kategorie gruppiert 3. Wählen Sie eine Fähigkeit, um sie dem Profil des Mitwirkenden hinzuzufügen 4. Die Fähigkeit erscheint mit einem Standardkompetenzgrad von 2 („Kann mit Unterstützung ausführen")

Kompetenzgrade: Jede Fähigkeit hat eine Kompetenzbewertung von 0 -- 4:

Stufe	Bezeichnung	Beschreibung
0	Keine Kenntnisse	Nicht vertraut mit dieser Fähigkeit
1	Grundlagen / Theoretisch	Versteht Konzepte, hat sie aber noch nicht angewendet
2	Kann mit Unterstützung ausführen	Kann die Arbeit mit Anleitung erledigen
3	Eigenständig	Kann unabhängig arbeiten
4	Experte	Tiefgreifende Expertise, kann andere anleiten

Verwenden Sie den Schieberegler neben jeder Fähigkeit, um den Kompetenzgrad anzupassen.

Fähigkeiten entfernen: Klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben einer Fähigkeit, um sie aus dem Profil des Mitwirkenden zu entfernen.

Fähigkeitskategorien: Fähigkeiten sind in zusammenklappbare Kategorien organisiert. Klicken Sie auf eine Kategorieüberschrift, um sie auf- oder zuzuklappen. Kategorien, die ausgewählte Fähigkeiten enthalten, werden automatisch erweitert, wenn Sie den Reiter öffnen.

Erfasste Zeit¶

Zeigen und verwalten Sie alle Zeiteinträge für diesen Mitwirkenden an einem Ort. Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn Sie portfolio_settings:reader oder höher haben.

Die Tabelle konsolidiert Zeit aus Projekt-Overhead-Einträgen und Aufgaben-Zeiteinträgen und gibt Ihnen ein vollständiges Bild davon, wie der Mitwirkende seine Zeit verbringt.

Spalten: - Datum: Wann die Zeit erfasst wurde - Quelle: Wo die Zeit erfasst wurde -- entweder ein Aufgabenname oder Projektname - Kategorie: Ob der Eintrag als IT oder Business klassifiziert ist, angezeigt als farbcodiertes Label - Zeit: Dauer in Stunden oder Tagen (z. B. „4h", „1d 2h") - Notizen: Alle dem Eintrag beigefügten Notizen

Einträge bearbeiten: Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben einem Zeiteintrag, um den Bearbeitungsdialog zu öffnen. Der Dialog hängt vom Eintragstyp ab: - Aufgabeneinträge öffnen den Aufgaben-Zeiterfassungsdialog, in dem Sie Stunden, Datum, Kategorie und Notizen anpassen können - Projekteinträge öffnen den Projekt-Zeiterfassungsdialog, in dem Sie Stunden, Kategorie, Benutzer und Notizen anpassen können

Einträge löschen: Klicken Sie auf das Löschsymbol neben einem Zeiteintrag, um ihn zu entfernen. Sie werden vor dem Löschen um Bestätigung gebeten. Das Löschen eines Eintrags aktualisiert auch die Zeitstatistiken des Mitwirkenden im Reiter Allgemein.

Berechtigungen für Zeiteintragsaktionen: - Um die Spalte Aktionen zu sehen, benötigen Sie mindestens tasks:member oder portfolio_projects:contributor - Nicht-Admin-Benutzer können nur Einträge bearbeiten oder löschen, die sie erstellt haben oder denen sie zugewiesen sind - Benutzer mit tasks:admin können jeden eigenständigen Aufgabeneintrag bearbeiten oder löschen - Benutzer mit portfolio_projects:admin können jeden Projektaufgabeneintrag oder Projekt-Overhead-Eintrag bearbeiten oder löschen

Standards¶

Legen Sie Klassifizierungsstandards fest, die bei neuen Aufgaben, Anfragen und Projekten vorausgefüllt werden, wenn Klassifizierungsfelder noch leer sind. Dies spart Zeit für Mitwirkende, die regelmäßig im selben Bereich arbeiten.

Was Sie festlegen können: - Quelle: Die Standardquell-Klassifizierung - Kategorie: Die Standard-Kategorie-Klassifizierung - Stream: Die Standard-Stream-Klassifizierung (nur verfügbar, wenn eine Kategorie ausgewählt ist; gefiltert auf Streams, die zu dieser Kategorie gehören) - Unternehmen: Das Standardunternehmen

Wenn ein Mitwirkender eine neue Aufgabe, Anfrage oder ein neues Projekt erstellt, werden diese Standards verwendet, um die Klassifizierungsfelder automatisch vorzubelegen. Die Änderung der Kategorie löscht den Stream, wenn der aktuelle Stream nicht zur neu ausgewählten Kategorie gehört.

Tipp: Sie können Ihre eigenen Standards auch über Einstellungen > Profil erreichen, was direkt zum Reiter Standards Ihres Mitwirkenden-Profils verlinkt.

Aktionen¶

Aus der Arbeitsbereich-Kopfzeile: - Speichern: Änderungen an Team, Verfügbarkeit, Notizen, Fähigkeiten oder Standards speichern - Löschen: Diese Mitwirkenden-Konfiguration entfernen (betrifft nicht das Benutzerkonto). Nur beim Bearbeiten des Profils eines anderen Mitwirkenden mit portfolio_settings:admin verfügbar. - Zurück-Pfeil: Zur Mitwirkenden-Liste zurückkehren, oder zu Einstellungen, wenn Sie Ihr eigenes Profil geöffnet haben

Ihr eigenes Mitwirkenden-Profil¶

Jeder Benutzer mit mindestens einer Portfolio-Reader-Berechtigung kann auf sein eigenes Mitwirkenden-Profil unter Portfolio > Mitwirkende > ich oder über Einstellungen > Profil > Mitwirkenden-Einstellungen zugreifen.

Beim Bearbeiten Ihres eigenen Profils: - Können Sie Ihre Verfügbarkeit, Fähigkeiten, Notizen und Klassifizierungsstandards aktualisieren - Können Sie nicht Ihre eigene Teamzuweisung ändern (das kann nur ein Portfolio-Settings-Mitglied) - Können Sie nicht Ihren eigenen Mitwirkenden-Datensatz löschen

Wenn Sie noch keinen Mitwirkenden-Datensatz haben, wird beim Öffnen der Self-Service-Seite automatisch einer erstellt.

Teams¶

Mitwirkende können organisatorischen Teams zugewiesen werden, um die Organisation zu verbessern. Teams werden in Portfolio > Einstellungen > Teams konfiguriert.

Standardteams (können angepasst werden): - Infrastruktur - Business-Anwendungen - Engineering-Anwendungen - Service Desk - Stammdaten - Cybersecurity

Teams verwalten: - Gehen Sie zu Portfolio > Einstellungen und klicken Sie auf den Reiter Teams - Teams hinzufügen, bearbeiten oder deaktivieren - Verwenden Sie Standardwerte laden, um mit Standardteams zu befüllen - Teams mit zugewiesenen Mitgliedern können nicht gelöscht werden

Tipps¶

Mitwirkende Teams zuweisen: Dies hilft, die Mitwirkenden-Seite zu organisieren und macht es einfacher, bestimmte Personen zu finden.
Realistische Verfügbarkeit festlegen: Berücksichtigen Sie Meetings, Tagesgeschäft und Urlaub bei der Festlegung der Tage pro Monat. Die meisten Personen haben weniger Projektzeit als erwartet.
Kompetenz ehrlich einschätzen: Ein Team voller „Experten" ist für die Planung nicht nützlich. Seien Sie realistisch bei Kompetenzgraden, um bessere Ressourcenentscheidungen zu treffen.
Fähigkeiten aktuell halten: Überprüfen Sie die Fähigkeiten der Mitwirkenden regelmäßig, besonders nach Schulungen oder neuen Projekterfahrungen.
Klassifizierungsstandards früh einrichten: Wenn Sie immer in derselben Kategorie und demselben Stream arbeiten, spart Ihnen die Konfiguration von Standards die Auswahl bei jeder Erstellung einer Aufgabe oder Anfrage.