Kontakte¶
Kontakte dokumentieren die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten -- Key Account Manager, Support-Ingenieure, Berater und andere externe Stakeholder. Verknüpfen Sie Kontakte mit Lieferanten, um ein Lieferanten-Kontaktverzeichnis aufzubauen, und referenzieren Sie sie von Anwendungen und Standorten für Support-Informationen.
Erste Schritte¶
Navigieren Sie zu Stammdaten > Kontakte, um Ihr Kontaktverzeichnis zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.
Pflichtfelder: - E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Kontakts (wird als eindeutige Kennung verwendet)
Dringend empfohlen: - Vorname / Nachname: Der Name des Kontakts - Lieferant: Für welchen Anbieter dieser Kontakt arbeitet - Kontakttyp: Die Rolle des Kontakts beim Lieferanten (Kommerziell, Technisch, Support oder Sonstige) -- verfügbar, sobald ein Lieferant ausgewählt ist
Optional aber nützlich: - Berufsbezeichnung: Rolle oder Position - Telefon / Mobil: Telefonnummern, mit Landesvorwahl eingegeben - Land: Standort (ISO-Ländercode)
Tipp: Verknüpfen Sie Kontakte zuerst mit Lieferanten und referenzieren Sie sie dann von Anwendungen und Standorten für konsistente Support-Informationen.
Mit der Liste arbeiten¶
Das Kontakte-Grid bietet ein durchsuchbares Verzeichnis aller externen Kontakte. Jede Zelle in einer Zeile ist ein anklickbarer Link, der den Kontakt-Arbeitsbereich öffnet.
Standardspalten: - Nachname / Vorname: Kontaktname - Lieferant: Der Anbieter, für den sie arbeiten - E-Mail: E-Mail-Adresse - Aktiv: Ob der Kontakt derzeit aktiv ist (Ja / Nein)
Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Berufsbezeichnung: Rolle - Telefon / Mobil: Telefonnummern - Land: Standort - Erstellt: Wann der Datensatz erstellt wurde
Standardsortierung: Nach Nachname, alphabetisch.
Aktionen:
- Neu: Neuen Kontakt erstellen (erfordert contacts:manager)
- CSV importieren: Massenimport von Kontakten (erfordert contacts:admin)
- CSV exportieren: Als CSV exportieren (erfordert contacts:admin)
- Ausgewählte löschen: Ausgewählte Kontakte entfernen (erfordert contacts:admin)
Der Kontakte-Arbeitsbereich¶
Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Er hat einen Tab.
Übersicht¶
Was Sie bearbeiten können: - E-Mail: E-Mail-Adresse (Pflicht) - Vorname / Nachname: Name des Kontakts - Lieferant: Verknüpfung zu einem Lieferanten aus den Stammdaten - Kontakttyp: Die Rolle des Kontakts beim Lieferanten -- Kommerziell, Technisch, Support oder Sonstige. Dieses Feld wird verfügbar, sobald ein Lieferant ausgewählt ist. Wenn Sie den Lieferanten entfernen, wird auch der Kontakttyp gelöscht. - Berufsbezeichnung: Rolle oder Position - Telefon / Mobil: Telefonnummern. Jeweils mit einer Landesvorwahl-Auswahl neben dem lokalen Nummernfeld. Die Eingabe einer Vorwahl schlägt automatisch das Land vor, falls keines gesetzt ist. - Land: Standort, aus einer durchsuchbaren Liste von ISO-Ländercodes ausgewählt - Aktiv: Ob dieser Kontakt derzeit aktiv ist - Notizen: Freitext-Notizen (bis zu 2.000 Zeichen)
Wo Kontakte verwendet werden¶
Kontakte erscheinen an mehreren Stellen in KANAP.
Lieferantenkontakte¶
Jeder Lieferant hat einen Kontakte-Tab, der alle mit diesem Anbieter verknüpften Kontakte zeigt. Sie können einen neuen Kontakt direkt aus dem Lieferanten-Arbeitsbereich erstellen:
- Öffnen Sie den Lieferanten-Arbeitsbereich und gehen Sie zum Kontakte-Tab.
- Klicken Sie auf Erstellen neben einer Kontaktrolle.
- Füllen Sie die Kontaktdetails aus -- Lieferant und Kontakttyp sind vorausgefüllt.
- Nach dem Speichern werden Sie automatisch zum Lieferanten-Arbeitsbereich zurückgeführt.
Anwendungs-Support¶
Im Anwendungs-Arbeitsbereich referenziert der Tab Technik & Support Kontakte für die Support-Eskalation.
Standort-Kontakte¶
Standorte können Support-Kontakte haben (Facility Manager, NOC-Kontakte usw.).
CSV-Import/Export¶
Verwalten Sie Kontakte in großen Mengen per CSV.
Export: Lädt alle Kontakte mit ihren Details herunter.
Import: - Verwenden Sie die Vorprüfung zum Validieren vor dem Anwenden - Zuordnung über E-Mail-Adresse - Kann neue Kontakte erstellen oder bestehende aktualisieren
Pflichtfelder: E-Mail
Optionale Felder: Vorname, Nachname, Lieferantenname, Berufsbezeichnung, Telefon, Mobil, Land, Aktiv
Hinweise: - Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen - Der Lieferant wird nach Name zugeordnet -- stellen Sie sicher, dass der Lieferant vor dem Import existiert
Tipps¶
- Immer einen Lieferanten zuweisen: Das Verknüpfen von Kontakten mit Lieferanten erleichtert das Finden und Verwalten.
- Kontakttyp festlegen: Sobald ein Lieferant verknüpft ist, wählen Sie, ob der Kontakt Kommerziell, Technisch, Support oder Sonstige ist. Das hilft beim Durchsuchen der Kontakte aus dem Lieferanten-Arbeitsbereich.
- Konsistente Benennung: Geben Sie Namen in einheitlichem Format ein (z. B. immer „Vorname Nachname").
- Inaktive Kontakte markieren: Wenn jemand einen Anbieter verlässt, markieren Sie ihn als inaktiv statt zu löschen -- dies bewahrt den Audit-Trail.
- Berufsbezeichnungen eintragen: Berufsbezeichnungen helfen, den richtigen Kontakt für verschiedene Bedürfnisse zu identifizieren (Vertrieb vs. Support vs. Account Management).