Stammdaten einfrieren und Jahreskennzahlen kopieren¶

Zwei Werkzeuge der Budgetadministration verwalten die Kennzahlen von Unternehmen und Abteilungen über Geschäftsjahre hinweg: Stammdaten einfrieren und Jahreskennzahlen kopieren. Nutzen Sie sie, um finalisierte Zahlen zu sperren, eine Baseline in die Planung des nächsten Jahres zu übernehmen oder zu prüfen, was eingefroren ist und was nicht.

Die Jahreskennzahlen sind Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer und Umsatz der Unternehmen sowie die Mitarbeiterzahl der Abteilungen. Sie gehören zu den Stammdaten, und der Budgetzyklus friert sie ein und schreibt sie fort. Deshalb stehen die beiden Werkzeuge bei den anderen Budgetvorgängen.

Wo Sie es finden¶

Arbeitsbereich: Budgetverwaltung
Pfad: Budgetverwaltung > Administration, Abschnitt Vorgänge, Karten Stammdaten einfrieren und Jahreskennzahlen kopieren
Berechtigungen:
Zugriff auf das Budget (Leserechte auf OPEX, CAPEX oder die Budgetadministration) sowie eines der Rechte companies:admin, departments:admin oder budget_ops:admin
Die Karten sind für andere Benutzer ausgeblendet

Die Stammdaten haben keinen eigenen Administrationseintrag.

Stammdaten einfrieren¶

Verwenden Sie dieses Werkzeug, um Unternehmens- und Abteilungskennzahlen für ein bestimmtes Jahr zu sperren oder freizugeben. Das Einfrieren verhindert versehentliche Bearbeitungen, nachdem Daten finalisiert wurden -- nützlich beim Jahresabschluss, während Audits oder vor dem Start des nächsten Budgetzyklus.

Funktionsweise¶

Wählen Sie das Jahr, das Sie verwalten möchten (Bereich umfasst das Vorjahr bis fünf Jahre voraus)
Aktivieren Sie die Geltungsbereiche: Unternehmen, Abteilungen oder beides
Klicken Sie auf Daten einfrieren zum Sperren oder Daten freigeben zum Entsperren

Die Seite zeigt eine Statuskarte für jeden Bereich:

Eingefroren (rot) -- Daten sind für dieses Jahr schreibgeschützt; die Karte zeigt, wer wann eingefroren hat
Bearbeitbar -- Daten können noch geändert werden

Was das Einfrieren beeinflusst¶

Das Einfrieren sperrt die Jahreskennzahlen im Details-Tab von Unternehmen (Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz) oder Abteilungen (Mitarbeiterzahl). Es beeinflusst nicht:

Den Übersichts-Tab (Name, Beschreibung und andere allgemeine Felder)
OPEX- oder CAPEX-Positionen

Berechtigungen¶

Sie benötigen Admin-Zugriff auf den relevanten Bereich zum Einfrieren oder Freigeben:

Bereich	Erforderliche Berechtigung
Unternehmen	`companies:admin` oder `budget_ops:admin`
Abteilungen	`departments:admin` oder `budget_ops:admin`

Wenn Sie nur für einen Bereich Administrator sind, ist der andere Bereich ausgegraut. Der Einfrierstatus beider Bereiche bleibt sichtbar.

Jahreskennzahlen kopieren¶

Kopieren Sie Unternehmens- und Abteilungskennzahlen von einem Geschäftsjahr in ein anderes. Ein integrierter Testlauf ermöglicht Ihnen die Vorschau jeder Zeile vor dem Festschreiben, sodass Sie immer wissen, was überschrieben wird.

Funktionsweise¶

Wählen Sie ein Quelljahr (woher die Werte gelesen werden)
Wählen Sie Datenquellen: Unternehmen, Abteilungen oder beides
Wählen Sie ein Zieljahr (wohin die Werte geschrieben werden)
Wenn Unternehmen ausgewählt ist, wählen Sie, welche Unternehmenskennzahlen kopiert werden sollen -- jede Kombination aus Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer und Umsatz
Klicken Sie auf Testlauf, um eine Vorschau zu erstellen
Überprüfen Sie die Vorschautabelle
Klicken Sie auf Daten kopieren, um die Änderungen anzuwenden

Vorschautabellen-Spalten¶

Spalte	Was sie zeigt
Typ	Unternehmen oder Abteilung
Name	Entitätsname
Kennzahl	Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer oder Umsatz
Quellwert	Der Wert aus dem Quelljahr
Aktuelles Ziel	Der bestehende Wert im Zieljahr (falls vorhanden)
Neuer Wert	Der Wert, der geschrieben wird -- in Fettschrift
Status	„Bereit zum Kopieren" oder der Grund, warum die Zeile übersprungen wurde

Übersprungene Zeilen erscheinen in einer Warnfarbe. Häufige Überspringungsgründe:

Quellwert ist null oder leer
Zieljahr ist für diesen Bereich eingefroren
Entität ist für das Zieljahr nicht aktiv

Zusammenfassungskarten¶

Unterhalb des Grids geben vier Zusammenfassungskarten eine schnelle Übersicht:

Gesamtzeilen -- alles, was die Operation ausgewertet hat
Bereit zum Kopieren -- Zeilen, die geschrieben werden
Übersprungen -- ausgeschlossene Zeilen (mit Gründen in der Tabelle sichtbar)
Fehler -- Zeilen, die beim tatsächlichen Kopieren fehlgeschlagen sind

Schutz eingefrorener Daten¶

Sie können keine Daten in ein eingefrorenes Jahr kopieren. Wenn das Zieljahr für Unternehmen oder Abteilungen eingefroren ist, erscheint ein Fehlerbanner und die Aktionsschaltflächen werden deaktiviert. Geben Sie zuerst das Zieljahr mit Stammdaten einfrieren frei.

CSV-Export¶

Sie können die Vorschautabelle über die Export-Schaltfläche in der Symbolleiste als CSV exportieren. Das ist praktisch für Offline-Überprüfung oder zum Teilen mit Kollegen vor dem Festschreiben. Dieser Export schreibt die Tabelle so, wie sie angezeigt wird. Die Dateien, die die Stammdatenseiten importieren, sind unter CSV-Dateien beschrieben.

Berechtigungen¶

Es gelten die gleichen Regeln wie beim Einfrieren:

Bereich	Erforderliche Berechtigung
Unternehmen	`companies:admin` oder `budget_ops:admin`
Abteilungen	`departments:admin` oder `budget_ops:admin`

Wenn Sie nur Zugriff auf einen Bereich haben, ist der andere in der Datenquellen-Auswahl ausgegraut.

Häufige Szenarien¶

Finalisierte Jahresend-Daten schützen¶

Ihr Budget 2025 ist genehmigt. Sperren Sie es, damit niemand versehentlich die Zahlen ändert.

Öffnen Sie Budgetverwaltung > Administration > Stammdaten einfrieren
Wählen Sie Jahr 2025
Aktivieren Sie Unternehmen und Abteilungen
Klicken Sie auf Daten einfrieren

Alle Unternehmens- und Abteilungskennzahlen für 2025 sind jetzt schreibgeschützt, bis Sie sie freigeben.

Budget des nächsten Jahres vorbereiten¶

Sie möchten die 2026-Planung mit der Mitarbeiterzahl und dem Umsatz von 2025 als Baseline starten.

Öffnen Sie Budgetverwaltung > Administration > Jahreskennzahlen kopieren
Setzen Sie Quelljahr auf 2025 und Zieljahr auf 2026
Wählen Sie unter Datenquellen Unternehmen
Wählen Sie unter Unternehmenskennzahlen Mitarbeiterzahl und Umsatz (deaktivieren Sie IT-Benutzer, wenn nicht benötigt)
Klicken Sie auf Testlauf und überprüfen Sie die Vorschau
Klicken Sie auf Daten kopieren

Alle Unternehmen tragen jetzt die Mitarbeiterzahl und den Umsatz von 2025 ins Jahr 2026. Passen Sie einzelne Werte nach Bedarf an.

Korrektur eingefrorener Daten¶

Sie haben 2025 eingefroren, aber einen Fehler in der Mitarbeiterzahl eines Unternehmens entdeckt.

Öffnen Sie Budgetverwaltung > Administration > Stammdaten einfrieren
Wählen Sie Jahr 2025, aktivieren Sie Unternehmen und klicken Sie auf Daten freigeben
Bearbeiten Sie die Mitarbeiterzahl des Unternehmens unter Stammdaten > Unternehmen > Details
Kehren Sie zu Stammdaten einfrieren zurück und frieren Sie 2025 Unternehmen erneut ein

Häufig gestellte Fragen¶

Was passiert, wenn ich versuche, ein eingefrorenes Jahr zu bearbeiten? Der Details-Tab für Unternehmen oder Abteilungen wird für dieses Jahr schreibgeschützt. Sie sehen eine Meldung, dass die Daten eingefroren sind. Geben Sie sie frei, um Änderungen vorzunehmen.

Beeinflusst das Einfrieren OPEX- oder CAPEX-Positionen? Nein. Das Einfrieren sperrt nur Jahreskennzahlen (Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz) bei Unternehmen und Abteilungen. OPEX- und CAPEX-Positionen sind nicht betroffen.

Kann ich Daten in ein eingefrorenes Jahr kopieren? Nein. Das Kopier-Werkzeug zeigt einen Fehler und deaktiviert die Aktionsschaltflächen. Geben Sie zuerst das Zieljahr frei.

Was passiert, wenn das Ziel bereits Werte hat? Die Kopieroperation überschreibt sie. Führen Sie immer zuerst einen Testlauf durch, damit Sie die Spalte „Aktuelles Ziel" sehen und verstehen, was ersetzt wird.

Kann ich eine Kopie rückgängig machen? Nein. Kopieroperationen sind nicht umkehrbar. Wenn Sie ein Sicherheitsnetz benötigen, exportieren Sie die Daten des Zieljahres vor dem Kopieren als CSV.

Warum werden einige Zeilen übersprungen? Zeilen werden übersprungen, wenn der Quellwert null ist, die Entität für das Zieljahr inaktiv ist oder das Ziel eingefroren ist. Die Status-Spalte in der Vorschau zeigt Ihnen, welcher Grund zutrifft.

Kann ich nur bestimmte Unternehmen oder Abteilungen kopieren? Nein. Das Werkzeug kopiert alle Entitäten für die ausgewählten Bereiche und Kennzahlen. Für selektive Aktualisierungen verwenden Sie stattdessen CSV-Export/Import auf den einzelnen Unternehmen- oder Abteilungsseiten.

Erstellt die Kopie neue Unternehmen oder Abteilungen? Nein. Es werden nur Kennzahlen für Entitäten geschrieben, die in beiden Jahren existieren. Wenn ein Unternehmen im Quelljahr existiert, aber nicht im Ziel, wird diese Zeile übersprungen.

Wer kann den Einfrierstatus sehen? Jeder, der diese Seite öffnen kann, also Administratoren von Unternehmen, Abteilungen oder der Budgetadministration. Jeder Administrator friert seinen eigenen Bereich ein oder gibt ihn frei.

Kann ich zukünftige Jahre einfrieren? Ja. Die Jahrauswahl umfasst einen Bereich vom letzten Jahr bis fünf Jahre voraus. Das Einfrieren eines zukünftigen Jahres ist nützlich, um genehmigte Budgets vor Beginn des Geschäftsjahres zu sperren.

Tipps¶

Immer zuerst einen Testlauf durchführen -- überprüfen Sie die Vorschautabelle vor dem Festschreiben, um versehentliche Überschreibungen zu vermeiden
Nach Genehmigung einfrieren -- sperren Sie Daten, sobald Budgets unterzeichnet sind, um Abweichungen zu verhindern
Vorübergehend freigeben -- nehmen Sie Ihre Korrektur vor und frieren Sie dann sofort wieder ein
Früh kopieren -- starten Sie den nächsten Planungszyklus, indem Sie die Kennzahlen des aktuellen Jahres nach vorne kopieren und dann für erwartete Änderungen anpassen
Berechtigungen prüfen -- wenn ein Bereich ausgegraut ist, bitten Sie einen Administrator, Ihnen die richtige Zugriffsstufe zu gewähren