Aufgaben¶

Aufgaben helfen Ihnen, Aktionspunkte, Ergebnisse und Arbeitspakete über Ihre KANAP-Entitäten hinweg zu verfolgen. Sie werden für Verlängerungserinnerungen, Nachverfolgungen, Compliance-Prüfungen, Projektergebnisse und jede andere Arbeit verwendet, die nachverfolgt werden muss.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Portfolio > Aufgaben, um alle Aufgaben Ihrer Organisation zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um eine Aufgabe zu erstellen.

Eine neue Aufgabe erstellen¶

Wenn Sie auf Neu klicken, öffnet sich der vollständige Aufgaben-Arbeitsbereich. Um eine Aufgabe zu erstellen:

Titel eingeben (erforderlich):
Geben Sie den Aufgabentitel in das Textfeld oben ein
Kontext wählen:
Eigenständige Aufgabe (Standard): Belassen Sie „Bezogen auf" als Eigenständig
Verknüpfte Aufgabe: Wählen Sie Projekt, OPEX, Vertrag oder CAPEX, dann wählen Sie das spezifische Element
Optionale Details ausfüllen:
Aufgabentyp: Wählen Sie eine Kategorie für die Arbeit (z. B. Aufgabe, Bug, Problem, Incident). Standardmäßig „Aufgabe", falls verfügbar
Beschreibung: Fügen Sie detaillierte Informationen mit dem Markdown-Editor hinzu (unterstützt Formatierung, Listen, Links, Bilder)
Phase: Für Projektaufgaben eine Phase wählen oder als „Projektebene" belassen
Klassifizierung (eigenständige und Projektaufgaben): Quelle, Kategorie, Stream und Unternehmen festlegen. Für Projektaufgaben werden diese vom übergeordneten Projekt übernommen. Für eigenständige Aufgaben werden die Standardklassifizierungswerte Ihrer Organisation automatisch vorbelegt, wenn verfügbar
Status: Standardmäßig „Offen"
Priorität: Standardmäßig „Normal"
Termine: Start- und Fälligkeitsdatum festlegen
Zugewiesen an: Standardmäßig Sie; bei Bedarf ändern
Klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie bereit sind (aktiviert, sobald der Titel festgelegt ist). Sie können auch Strg+S (oder Cmd+S auf dem Mac) drücken

Tipp: Sie können Bilder direkt in die Beschreibung einfügen. Sie werden automatisch in den Speicher hochgeladen, wenn Sie die Aufgabe erstellen.

Hinweis: Aufgaben können auch aus anderen Arbeitsbereichen heraus erstellt werden (OPEX-Positionen, Verträge, CAPEX-Positionen, Portfolio-Projekte), wobei die Verknüpfung vorausgewählt ist.

Pflichtfelder: - Titel: Eine kurze Beschreibung dessen, was zu tun ist

Dringend empfohlen: - Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Aufgabe - Zugewiesen an: Wer ist verantwortlich - Fälligkeitsdatum: Wann muss es abgeschlossen sein

Wo Sie es finden¶

Pfad: Portfolio > Aufgaben
Berechtigungen:
Sie benötigen mindestens tasks:reader, um Aufgaben anzuzeigen
Sie benötigen tasks:member, um Aufgaben zu erstellen und Aufgaben im eigenständigen/OPEX-/Vertrags-/CAPEX-Kontext zu bearbeiten
Sie benötigen portfolio_projects:contributor, um eine Aufgabe zu speichern, wenn der Zielkontext ein Projekt ist
Sie benötigen tasks:admin für Massenlöschung, CSV-Import und CSV-Export

Wenn Sie Aufgaben nicht im Menü sehen, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen.

Arbeiten mit der Liste¶

Das Aufgabenraster zeigt alle Aufgaben Ihrer Organisation an.

Oberer Bereichsfilter: - Meine Aufgaben (Standard): zeigt Ihnen zugewiesene Aufgaben - Aufgaben meines Teams: zeigt Aufgaben, die einem Mitglied Ihres Portfolio-Teams zugewiesen sind (einschließlich Ihrer) - Alle Aufgaben: zeigt das vollständige Aufgabenraster - Wenn Sie keinem Portfolio-Team zugeordnet sind, ist Aufgaben meines Teams deaktiviert - Ihre Auswahl wird sitzungsübergreifend gespeichert -- beim Zurückkehren zur Seite wird Ihre letzte Auswahl wiederhergestellt

Standardspalten (standardmäßig sichtbar):

Spalte	Was sie zeigt
#	Elementreferenz (z. B. T-42). Klicken, um den Arbeitsbereich zu öffnen
Aufgabentitel	Der Aufgabenname. Klicken, um den Arbeitsbereich zu öffnen
Aufgabentyp	Die Art der Arbeit (z. B. Aufgabe, Bug, Problem, Incident)
Kontext	Der Entitätstyp (Projekt, OPEX, Vertrag, CAPEX oder „Eigenständig")
Status	Aktueller Zustand als farbiger Chip
Bewertung	Berechneter Prioritätswert
Zugewiesen an	Zugewiesene Person
Klassifizierung	Portfolio-Klassifizierungskategorie
Stream	Portfolio-Stream

Zusätzliche Spalten (standardmäßig ausgeblendet, über Spaltenmenü aktivierbar):

Spalte	Was sie zeigt
Verknüpfter Eintrag	Der verknüpfte Entitätsname (leer bei eigenständigen Aufgaben)
Phase	Projektphase (für Projektaufgaben)
Priorität	Prioritätsstufe als farbiger Chip
Fälligkeitsdatum	Wann die Aufgabe fällig ist
Erstellt	Wann die Aufgabe erstellt wurde
Zuletzt geändert	Wann die Aufgabe zuletzt aktualisiert wurde
Beschreibung	Aufgabenbeschreibungstext
Quelle	Portfolio-Quellklassifizierung
Unternehmen	Unternehmensklassifizierung

Statusfarben: - Offen: Grau - In Bearbeitung: Orange - Ausstehend: Blau - Im Test: Lila - Erledigt: Grün - Abgebrochen: Rot

Prioritätsfarben: - Blocker: Rot - Hoch: Orange - Normal: Grau - Niedrig: Blau - Optional: Grün

Standardfilter: Aktive Aufgaben werden standardmäßig angezeigt (Offen, In Bearbeitung, Ausstehend, Im Test). Fügen Sie Erledigt und Abgebrochen im Statusfilter hinzu, um abgeschlossene Aufgaben zu sehen.

Aktionen: - Neu: Eine eigenständige Aufgabe erstellen (erfordert tasks:member) - CSV importieren: Eine CSV-Datei hochladen, um Aufgaben zu erstellen oder zu aktualisieren (erfordert tasks:admin) - CSV exportieren: Aufgaben in eine CSV-Datei herunterladen (erfordert tasks:admin) - Ausgewählte löschen: Ausgewählte Aufgaben entfernen (erfordert tasks:admin)

Der Aufgaben-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine Zeile, um den Aufgaben-Arbeitsbereich zu öffnen. Der Arbeitsbereich verwendet ein Seitenleisten-Layout mit dem Hauptinhaltsbereich rechts und zusammenklappbaren Seitenleisten-Abschnitten links.

Kopfzeilen-Werkzeugleiste¶

Die Arbeitsbereich-Kopfzeile enthält: - Zurück zu Aufgaben (oder zurück zum ursprünglichen Projekt-Arbeitsbereich) - Positionsanzeige: Zeigt Ihre Position in der gefilterten Liste (z. B. „3 von 12") - Link senden: Einen Link zur Aufgabe per E-Mail senden - In Anfrage umwandeln: Die Aufgabe zu einer Portfolio-Anfrage heraufstufen - Zurück / Weiter-Pfeile: Zwischen Aufgaben in der aktuellen Listenreihenfolge navigieren - Löschen: Die Aufgabe entfernen (erfordert tasks:admin) - Speichern: Ausstehende Änderungen speichern (auch über Strg+S verfügbar) - Schließen: Zur Aufgabenliste zurückkehren

Unterhalb der Werkzeugleiste zeigt der Titelbereich: - Prioritätsbewertungs-Badge (nur Projektaufgaben): Ein kreisförmiges Badge mit dem berechneten Prioritätswert - Elementreferenz-Chip: Klicken, um die Referenz (z. B. T-42) in die Zwischenablage zu kopieren - Titel: Klicken, um inline zu bearbeiten (erfordert tasks:member) - Status-Chip, Projekt-Chip (für Projektaufgaben, klicken um das Projekt zu öffnen), Prioritäts-Chip - Dateien anhängen-Schaltfläche: Den Datei-Upload-Bereich ein-/ausblenden

Hauptinhaltsbereich¶

Beschreibung: Der Markdown-Editor unterstützt Formatierung, Listen, Links, Code-Blöcke und Bilder. Sie können Bilder direkt einfügen -- sie werden automatisch hochgeladen. Drücken Sie Tab vom Titelfeld, um in den Beschreibungseditor zu springen.

Import / Export-Schaltflächen (neben der Beschreibungsüberschrift): - Import: Eine .docx-Datei importieren, um den Beschreibungsinhalt zu ersetzen. Wenn die Beschreibung bereits Inhalt hat, werden Sie vor dem Ersetzen um Bestätigung gebeten. Der Dokumentenimport ist nach dem Speichern der Aufgabe verfügbar (nicht während der Erstellung) - Export: Die Beschreibung als PDF, DOCX oder ODT exportieren

Anhänge: Wenn der Upload-Bereich sichtbar ist, ziehen Sie Dateien per Drag & Drop oder klicken Sie auf Dateien durchsuchen. Hochgeladene Dateien erscheinen als Chips unter der Beschreibung. Klicken Sie auf einen Chip zum Herunterladen; klicken Sie auf die x-Schaltfläche zum Löschen (erfordert Bearbeitungsberechtigung). Maximal 20 MB pro Datei.

Aktivitätsbereich: Wechseln Sie zwischen drei Ansichten: - Kommentare: Einheitliches Aktivitätsformular (Kommentar + optionale Statusänderung + optionaler Zeiteintrag in einem Vorgang) plus der Kommentar-Thread - Verlauf: Alle Änderungen an der Aufgabe mit Zeitstempeln anzeigen - Zeitprotokoll: Zeiteinträge anzeigen und verwalten (nur für eigenständige und Projektaufgaben verfügbar)

Seitenleisten-Abschnitte¶

Die Seitenleiste ist durch Ziehen ihres rechten Randes größenverstellbar. Sie enthält die folgenden zusammenklappbaren Abschnitte:

Kontext: - Verknüpftes Objekt (Projekt, OPEX-Position, Vertrag, CAPEX-Position oder „Eigenständige Aufgabe") - Während der Erstellung: Standard ist Eigenständig, oder wählen Sie einen Typ und ein Element - Nach der Erstellung (wenn Sie bearbeiten können): Der Kontext bleibt bearbeitbar und wird angewendet, wenn Sie auf Speichern klicken - Phase (nur für Projektaufgaben; erscheint nach Auswahl eines Projekts)

Aufgabendetails: - Aufgabentyp-Dropdown (z. B. Aufgabe, Bug, Problem, Incident) - Prioritätsstufe - Status-Dropdown (kann für Projektaufgaben nicht auf „Erledigt" gesetzt werden, ohne vorher Zeit erfasst zu haben)

Klassifizierung (nur für eigenständige und Projektaufgaben): - Quelle: Woher die Arbeit stammt - Kategorie: Die Portfolio-Kategorie für die Arbeit - Stream: Der spezifische Stream innerhalb der Kategorie (gefiltert nach ausgewählter Kategorie; deaktiviert, bis eine Kategorie ausgewählt ist) - Unternehmen: Das Unternehmen, auf das sich diese Arbeit bezieht - Für OPEX-/Vertrags-/CAPEX-Aufgaben ist dieser Abschnitt ausgeblendet, es sei denn, Klassifizierungswerte wurden zuvor gesetzt

Zeit (während der Erstellung und für OPEX-/Vertrags-/CAPEX-Aufgaben ausgeblendet): - Gesamtaufwand (angezeigt als Tage und Stunden) - Zeit erfassen-Schaltfläche zum Hinzufügen von Zeiteinträgen

Personen: - Antragsteller - Zugewiesen an - Beobachter (Mehrfachauswahl)

Termine: - Startdatum - Fälligkeitsdatum

Wissensdatenbank (nur vorhandene Aufgaben): - Wissensdatenbank-Artikel mit der Aufgabe verknüpfen oder neue direkt aus der Seitenleiste erstellen - Erfordert knowledge:member zum Erstellen neuer Artikel

Aufgabenkontext ändern¶

Wenn Sie den Kontext einer Aufgabe ändern und speichern, wendet KANAP die Änderung in einem Vorgang an (Kontext + andere bearbeitete Felder zusammen).

Projekt zu Eigenständig: Phase wird gelöscht, Klassifizierung wird beibehalten
Projekt zu OPEX/Vertrag/CAPEX: Phase und Klassifizierung werden gelöscht
Beliebig zu Projekt:
Projektberechtigung ist erforderlich (portfolio_projects:contributor)
Phase wird auf Projektebene zurückgesetzt, es sei denn, Sie wählen eine gültige Phase für dieses Projekt
Vorhandene Klassifizierung wird beibehalten; fehlende Werte werden automatisch aus Projektstandards ergänzt

Aufgabenstatus¶

Status	Bedeutung	Wann zu verwenden
Offen	Noch nicht begonnen	Standard für neue Aufgaben
In Bearbeitung	Arbeit hat begonnen	Wenn jemand anfängt daran zu arbeiten
Ausstehend	Warten auf jemand anderen	Wenn der Bearbeiter blockiert ist und Input/Entscheidung benötigt
Im Test	Bereit zur Validierung	Wenn die Implementierung abgeschlossen ist und auf Prüfung/Test wartet
Erledigt	Erfolgreich abgeschlossen	Wenn die Arbeit beendet ist (erfordert erfasste Zeit für Projektaufgaben)
Abgebrochen	Nicht mehr benötigt	Wenn die Aufgabe irrelevant wird

Wichtig: Bei Projektaufgaben können Sie eine Aufgabe nicht als „Erledigt" markieren, bevor Sie mindestens etwas Zeit erfasst haben. Dies stellt eine genaue Aufwandsverfolgung sicher.

Prioritätsstufen¶

Priorität	Anwendungsfall
Blocker	Blockiert andere Arbeit; sofortige Aufmerksamkeit erforderlich
Hoch	Wichtig und zeitkritisch
Normal	Standardpriorität (Standard)
Niedrig	Kann bei Bedarf aufgeschoben werden
Optional	Wünschenswert, bei verfügbarer Kapazität bearbeiten

Zeiterfassung¶

Eigenständige Aufgaben und Projektaufgaben unterstützen eine detaillierte Zeiterfassung über die Zeitprotokoll-Funktion. Die Zeiterfassung ist für OPEX-, Vertrags- oder CAPEX-Aufgaben nicht verfügbar.

Zeit erfassen¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeit erfassen im Seitenleisten-Abschnitt „Zeit"
Wählen Sie die Kategorie: IT oder Business (bestimmt, wie die Zeit zum Projektaufwand beiträgt)
Geben Sie das Datum ein, an dem die Arbeit durchgeführt wurde
Geben Sie die Zeit als Tage und/oder Stunden ein
Fügen Sie optional Notizen hinzu, die die Arbeit beschreiben
Klicken Sie auf Zeit erfassen

Kategorie: Bei Projektaufgaben bestimmt die Kategorie, ob die Zeit zum IT-Aufwand oder Business-Aufwand des Projekts zählt. Dies entspricht dem eigenen Zeiterfassungssystem des Projekts.

Zeiteinträge anzeigen¶

Der Reiter Zeitprotokoll im Aktivitätsbereich zeigt alle Zeiteinträge für die Aufgabe: - Datum der durchgeführten Arbeit - Kategorie (IT oder Business) - Person, die die Zeit erfasst hat - Erfasste Stunden - Notizen

Einträge bearbeiten oder löschen¶

Sie können Ihre eigenen Zeiteinträge aus der Zeitprotokoll-Tabelle bearbeiten oder löschen.

Anhänge¶

Aufgaben unterstützen Dateianhänge für Dokumente, Screenshots und andere unterstützende Dateien.

Anhänge hinzufügen¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien anhängen in der Aufgaben-Kopfzeile
Der Upload-Bereich erscheint unter der Beschreibung
Entweder:
Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop auf den Upload-Bereich, oder
Klicken Sie auf Dateien durchsuchen, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen
Dateien erscheinen als Chips unter der Beschreibung, sobald sie hochgeladen sind

Dateigrößenlimit: Maximal 20 MB pro Datei.

Anhänge verwalten¶

Herunterladen: Klicken Sie auf einen Anhang-Chip, um die Datei herunterzuladen
Löschen: Klicken Sie auf die x-Schaltfläche am Chip, um den Anhang zu entfernen (erfordert Bearbeitungsberechtigung)

Anhänge sind für jeden sichtbar, der die Aufgabe anzeigen kann.

Beschreibung importieren und exportieren¶

Das Beschreibungsfeld unterstützt das Importieren und Exportieren von Dokumenten, damit Sie mit Inhalten außerhalb von KANAP arbeiten können.

Ein Dokument importieren¶

Öffnen Sie einen vorhandenen Aufgaben-Arbeitsbereich (Import ist während der Aufgabenerstellung nicht verfügbar)
Klicken Sie auf die Schaltfläche Import neben der Überschrift Beschreibung
Wählen Sie eine .docx-Datei von Ihrem Computer
Wenn die Beschreibung bereits Inhalt hat, bestätigen Sie, dass Sie ihn ersetzen möchten
Das Dokument wird in Markdown konvertiert und in den Editor geladen
Überprüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu behalten

In das Dokument eingebettete Bilder werden automatisch in den Speicher hochgeladen. Wenn Inhalt nicht sauber konvertiert werden kann, erscheint eine Warnung am unteren Bildschirmrand.

Beschreibung exportieren¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche Export neben der Überschrift Beschreibung
Wählen Sie ein Format: PDF, DOCX oder ODT
Die Datei wird automatisch heruntergeladen

Die Export-Schaltfläche ist nur aktiviert, wenn die Beschreibung Inhalt hat.

Kommentare und Verlauf¶

Kommentare hinzufügen¶

Wählen Sie den Reiter Kommentare im Aktivitätsbereich
Geben Sie Ihren Kommentar in den Texteditor ein
Setzen Sie optional einen neuen Status im Status-Dropdown
Erfassen Sie optional Zeit mit dem Schieberegler (0 bedeutet kein Zeiteintrag)
Klicken Sie auf Absenden (die Schaltflächenbeschriftung aktualisiert sich basierend auf Ihren ausgewählten Aktionen)

Verhalten des einheitlichen Aktivitätsformulars¶

Sie können jede Kombination einreichen:
Nur Kommentar
Nur Statusänderung
Nur Zeiteintrag
Kommentar + Status + Zeit zusammen
Für Projektaufgaben erfordert das Setzen des Status auf Erledigt erfasste Zeit (vorhandene + neu hinzugefügte)
Das Status-Dropdown in der Seitenleiste funktioniert weiterhin unabhängig, wenn Sie diesen Ablauf bevorzugen

Verlauf anzeigen¶

Der Reiter Verlauf zeigt alle Änderungen an der Aufgabe: - Statusänderungen - Feldänderungen - Wer jede Änderung wann vorgenommen hat

E-Mail-Benachrichtigungen und Schnellaktionen¶

Wenn Aufgabenbenachrichtigungen aktiviert sind, können Status- und Kommentaraktualisierungen E-Mail-Benachrichtigungen auslösen.

Wenn eine Statusänderung und ein Kommentar zusammen eingereicht werden, können Empfänger eine zusammengefasste E-Mail erhalten (abhängig von ihren Benachrichtigungseinstellungen)
Status-E-Mails können Schnellaktions-Schaltflächen enthalten:
Ausstehend: Antworten & Auf In Bearbeitung setzen, Als Erledigt markieren
Im Test: Genehmigen (setzt Erledigt), Auf In Bearbeitung setzen
Erledigt: Wieder öffnen (setzt Offen)
Das Klicken einer Aktionsschaltfläche öffnet die Aufgabenseite mit dem vorausgewählten Status im einheitlichen Aktivitätsformular

Aufgaben aus anderen Arbeitsbereichen erstellen¶

Aufgaben werden am häufigsten aus anderen Arbeitsbereichen heraus erstellt:

Aus Portfolio-Projekten¶

Im Projekt-Arbeitsbereich verwenden Sie den Reiter Aufgaben, um Projektergebnisse zu verwalten: - Aufgaben für bestimmte Arbeitspakete erstellen - Aufgaben Projektphasen zuweisen - Zeit für jede Aufgabe erfassen

Tipp: Im Reiter Zeitplan klicken Sie auf die Schaltfläche [+] neben einer Phase, um eine Aufgabe zu erstellen, die bereits mit dieser Phase verknüpft ist.

Aus OPEX-Positionen¶

Im OPEX-Arbeitsbereich verwenden Sie den Reiter Aufgaben, um Aufgaben zu erstellen wie: - „Lieferantenpreise für 2026 überprüfen" - „Mengenrabatt verhandeln"

Aus Verträgen¶

Im Vertrags-Arbeitsbereich verwenden Sie den Reiter Aufgaben für: - „Vertrag vor Verlängerungsfrist überprüfen" - „Aktualisierte Konditionen beim Lieferanten anfordern"

Aus CAPEX-Positionen¶

Im CAPEX-Arbeitsbereich verfolgen Aufgaben Projektmeilensteine: - „Anforderungserhebung abschließen" - „Budgetgenehmigung einholen"

Diese Aufgaben werden automatisch mit der übergeordneten Entität verknüpft und erscheinen sowohl in der Aufgabenliste als auch im übergeordneten Arbeitsbereich.

Eigenständige Aufgaben¶

Eigenständige Aufgaben sind unabhängige Arbeitselemente, die nicht mit einem bestimmten Projekt, Vertrag oder Budgetposten verknüpft sind. Sie sind nützlich für: - Allgemeine IT-Betriebsarbeit - Ad-hoc-Anfragen - Bereichsübergreifende Initiativen - Persönliche Aufgabenverfolgung

Eigenständige Aufgaben erstellen¶

Klicken Sie auf Neu auf der Aufgabenseite
Lassen Sie die „Bezogen auf"-Dropdowns leer
Die Seitenleiste zeigt „Eigenständige Aufgabe" anstelle einer verknüpften Entität
Füllen Sie Titel, Beschreibung und andere Details aus
Klicken Sie auf Erstellen

Klassifizierungsfelder¶

Eigenständige Aufgaben und Projektaufgaben haben bearbeitbare Klassifizierungsfelder, die helfen, Arbeit nach Portfolio-Dimensionen zu organisieren:

Quelle: Woher die Arbeit stammt (z. B. Business-Anfrage, IT-Initiative)
Kategorie: Die Portfolio-Kategorie für die Arbeit
Stream: Der spezifische Stream innerhalb der Kategorie (gefiltert nach ausgewählter Kategorie)
Unternehmen: Das Unternehmen, auf das sich diese Arbeit bezieht

Diese Felder erscheinen im Abschnitt Klassifizierung der Seitenleiste und können jederzeit bearbeitet werden. Beim Erstellen einer neuen eigenständigen Aufgabe werden die Standardklassifizierungswerte Ihrer Organisation automatisch vorbelegt, wenn konfiguriert.

Für Projektaufgaben werden die Klassifizierungsstandards vom übergeordneten Projekt bei der Aufgabenerstellung übernommen, können aber unabhängig geändert werden. Dies ermöglicht es beispielsweise, dass eine Infrastrukturaufgabe innerhalb eines Business-Projekts existiert, oder eine Compliance-Aufgabe innerhalb eines IT-Projekts. Wenn die Klassifizierung einer Aufgabe nicht explizit gesetzt ist, erbt und zeigt sie die Klassifizierung des Projekts an.

Prioritätsbewertung¶

Eigenständige Aufgaben (und alle Nicht-Projektaufgaben) verwenden einen festen Prioritätswert basierend auf ihrer Prioritätsstufe:

Prioritätsstufe	Bewertung
Blocker	110
Hoch	90
Normal	70
Niedrig	50
Optional	30

Blocker-Aufgaben erhalten 110, um sicherzustellen, dass sie immer über den am höchsten priorisierten Projektaufgaben (max. 100) rangieren.

Projektaufgaben¶

Projektaufgaben haben zusätzliche Funktionen im Vergleich zu regulären Aufgaben:

Unabhängige Klassifizierung: Projektaufgaben haben eigene Felder für Quelle, Kategorie, Stream und Unternehmen. Wenn eine Aufgabe innerhalb eines Projekts erstellt wird, werden diese der Einfachheit halber von der Klassifizierung des Projekts übernommen. Allerdings kann die Klassifizierung jeder Aufgabe unabhängig bearbeitet werden -- zum Beispiel kann eine Infrastrukturaufgabe innerhalb eines Business-Projekts existieren, oder eine Compliance-Aufgabe innerhalb eines IT-Projekts. Wenn ein Klassifizierungsfeld einer Aufgabe nicht explizit gesetzt ist, erbt und zeigt es den Wert des Projekts an.

Prioritätsbewertung: Projektaufgaben zeigen einen berechneten Prioritätswert an, der kombiniert: - Den Prioritätswert des übergeordneten Projekts - Eine Anpassung basierend auf der Prioritätsstufe der Aufgabe (+10 für Blocker, +5 für Hoch, 0 für Normal, -5 für Niedrig, -10 für Optional)

Der Wert wird als kreisförmiges Badge links vom Aufgabentitel im Arbeitsbereich angezeigt und entspricht dem Bewertungsanzeige-Stil des Projekts. In der Aufgabenliste zeigt die Spalte „Bewertung" diesen berechneten Wert.

Phasenzuweisung: Aufgaben können bestimmten Projektphasen zugewiesen oder als „Projektebene" für bereichsübergreifende Arbeit markiert werden.

Zeitbeitrag: Für Projektaufgaben erfasste Zeit trägt zu den tatsächlichen Aufwandsberechnungen des Projekts bei: - IT-Kategoriezeit wird zu Ist-Aufwand (IT) addiert - Business-Kategoriezeit wird zu Ist-Aufwand (Business) addiert - Der Reiter „Fortschritt" des Projekts zeigt eine Aufschlüsselung von Projekt-Overhead vs. Aufgabenzeit - Das vereinheitlichte Zeitprotokoll zeigt alle Zeiteinträge sowohl aus Projekt-Overhead als auch aus Aufgabenarbeit

Status-Validierung: Projektaufgaben können nicht als „Erledigt" markiert werden, ohne vorher Zeit erfasst zu haben. Dies stellt eine genaue Projektaufwandsverfolgung sicher.

Filterung: Der Reiter „Aufgaben" des Projekts enthält Filter für: - Status (Alle, Aktiv, bestimmter Status) - Phase (Alle Phasen, Projektebene, bestimmte Phase)

CSV-Import/Export¶

Verwalten Sie Aufgaben im großen Maßstab mit CSV-Import und -Export. Diese Funktion unterstützt Massenoperationen für die anfängliche Datenübernahme, Aufgabenmigrationen und Datenextraktion für Berichte.

Zugriff auf CSV-Funktionen¶

Aus der Aufgabenliste: - CSV exportieren: Aufgaben in eine CSV-Datei herunterladen - CSV importieren: Eine CSV-Datei hochladen, um Aufgaben zu erstellen oder zu aktualisieren - Vorlage herunterladen: Eine leere CSV mit korrekten Spaltenköpfen erhalten

Erforderliche Berechtigungen: tasks:admin für Import-/Export-Operationen.

Export-Optionen¶

Drei Exportmodi sind verfügbar:

Option	Beschreibung
Vollständiger Export	Alle exportierbaren Felder -- verwenden Sie dies für Berichte und vollständige Datenextraktion
Datenanreicherung	Alle importierbaren Felder -- entspricht dem Import-Vorlagenformat, ideal für Roundtrip-Bearbeitung (exportieren, ändern, reimportieren)
Benutzerdefinierte Auswahl	Wählen Sie bestimmte Felder für Ihren Export aus

Vorlagen-Download (aus dem Import-Dialog): Lädt eine leere CSV mit allen importierbaren Feldspaltenköpfen herunter -- verwenden Sie diese, um Importdateien mit der korrekten Struktur vorzubereiten.

Import-Workflow¶

Datei vorbereiten: Verwenden Sie UTF-8-Kodierung mit Semikolon (;) als Trennzeichen. Laden Sie eine Vorlage herunter, um korrekte Spaltenköpfe sicherzustellen.
Importeinstellungen wählen:
Modus:
- Anreichern (Standard): Leere Zellen behalten vorhandene Werte bei -- aktualisieren Sie nur, was Sie angeben
- Ersetzen: Leere Zellen löschen vorhandene Werte -- vollständiger Ersatz aller Felder
Operation:
- Upsert (Standard): Neue Aufgaben erstellen oder vorhandene aktualisieren
- Nur aktualisieren: Nur vorhandene Aufgaben ändern, neue überspringen
- Nur einfügen: Nur neue Aufgaben erstellen, vorhandene überspringen
Zuerst validieren: Klicken Sie auf Preflight, um Ihre Datei ohne Änderungen zu validieren. Überprüfen Sie Fehler und Warnungen.
Änderungen anwenden: Wenn die Validierung erfolgreich ist, klicken Sie auf Importieren, um die Änderungen zu übernehmen.

Feldreferenz¶

Grundfelder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Erforderlich	Hinweise
`id`	Aufgaben-UUID	Nein	Für Aktualisierungen; bei neuen Aufgaben leer lassen
`title`	Aufgabentitel	Ja	Teil des eindeutigen Identifikators
`description`	Aufgabendetails	Nein	Unterstützt Klartext

Kontextfelder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Erforderlich	Hinweise
`related_object_type`	Entitätstyp	Nein	Leer für eigenständige Aufgaben; akzeptiert Code oder Bezeichnung
`related_object_id`	Entitäts-UUID	Bedingt	Erforderlich bei verknüpfter Aufgabe und wenn `related_object_name` nicht angegeben
`related_object_name`	Entitätsname	Bedingt	Erforderlich bei verknüpfter Aufgabe und wenn `related_object_id` nicht angegeben
`phase_name`	Projektphase	Nein	Muss einem vorhandenen Phasennamen entsprechen (nur Projektaufgaben)
`priority_level`	Aufgabenpriorität	Nein	Akzeptiert Code oder Bezeichnung
`source_name`	Quelle	Nein	Portfolio-Quelle (eigenständige und Projektaufgaben)
`category_name`	Kategorie	Nein	Portfolio-Kategorie (eigenständige und Projektaufgaben)
`stream_name`	Stream	Nein	Portfolio-Stream (eigenständige und Projektaufgaben)
`company_name`	Unternehmen	Nein	Unternehmen (eigenständige und Projektaufgaben)

Eigenständige Aufgaben: Lassen Sie related_object_type, related_object_id und related_object_name leer. Sie können Klassifizierungsfelder (source_name, category_name, stream_name, company_name) für eigenständige und Projektaufgaben setzen. Für Projektaufgaben werden ausgelassene Klassifizierungsfelder vom übergeordneten Projekt übernommen.

Tipp: Verwenden Sie bei neuen verknüpften Aufgabenimporten related_object_name anstelle von related_object_id -- es ist viel einfacher zu handhaben. Das System löst den Namen basierend auf related_object_type in die korrekte ID auf. Für Roundtrip-Importe (exportieren, bearbeiten, reimportieren) sind beide Felder enthalten, damit der Abgleich korrekt funktioniert.

Status und Termine:

CSV-Spalte	Beschreibung	Hinweise
`status`	Aufgabenstatus	Akzeptiert Code oder Bezeichnung
`start_date`	Startdatum	Datumsformat: JJJJ-MM-TT
`due_date`	Fälligkeitsdatum	Datumsformat: JJJJ-MM-TT

Personenfelder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Hinweise
`assignee_email`	Verantwortliche Person	Muss einer vorhandenen Benutzer-E-Mail entsprechen
`creator_email`	Antragsteller-E-Mail	Nur Export (in Feldmetadaten als Antragsteller-E-Mail angezeigt)
`viewer_email_1` bis `_4`	Beobachter	Müssen vorhandenen Benutzer-E-Mails entsprechen
`owner_email_1` bis `_4`	Verantwortliche	Müssen vorhandenen Benutzer-E-Mails entsprechen

Weitere Felder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Hinweise
`labels`	Aufgaben-Labels	Kommagetrennte Liste

Bezeichnungs- und Code-Akzeptanz¶

Für die Felder status, priority_level und related_object_type können Sie entweder den internen Code oder eine gängige Bezeichnung verwenden:

Statuswerte:

Code	Akzeptierte Bezeichnungen
`open`	`Open`
`in_progress`	`In Progress`, `Active`, `Working`
`pending`	`Pending`
`in_testing`	`In Testing`, `Testing`
`done`	`Done`, `Completed`, `Complete`, `Finished`, `Closed`
`cancelled`	`Cancelled`, `Canceled`

Prioritätsstufenwerte:

Code	Akzeptierte Bezeichnungen
`blocker`	`Blocker`, `Critical`, `Urgent`
`high`	`High`
`normal`	`Normal`, `Medium`, `Default`
`low`	`Low`
`optional`	`Optional`, `Nice to have`

Verknüpfter Objekttyp-Werte:

Code	Akzeptierte Bezeichnungen
`project`	`Project`
`spend_item`	`Spend Item`, `Spend`
`contract`	`Contract`
`capex_item`	`CAPEX Item`, `CAPEX`

Das System normalisiert Werte während des Imports automatisch.

Abgleich und Aktualisierungen¶

Aufgaben werden nach Titel + related_object_id (Groß-/Kleinschreibung ignorierend) abgeglichen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird: - Im Modus Anreichern: Nur nicht-leere CSV-Werte aktualisieren die Aufgabe - Im Modus Ersetzen: Alle Felder werden aktualisiert, leere Werte löschen vorhandene Daten

Wenn Sie die Spalte id mit einer gültigen UUID einschließen, verwendet der Abgleich zuerst die ID und fällt dann auf Titel + verknüpftes Objekt zurück.

Hinweis: Wenn Sie related_object_name anstelle von related_object_id angeben, löst das System den Namen vor dem Abgleich in die ID auf. Das bedeutet, dass Sie in Ihrer Importdatei durchgehend menschenlesbare Namen verwenden können.

Nur-Export-Felder¶

Einige Felder erscheinen in Exporten, können aber nicht importiert werden. Dies sind systemverwaltete Felder, die die Datenintegrität gewährleisten:

Feld	Warum es nur für Export ist
`creator_email` (Antragsteller)	Wird automatisch auf den Benutzer gesetzt, der die Aufgabe erstellt. Ein Import würde die Integrität des Audit-Protokolls gefährden -- es sollte nicht möglich sein, zu fälschen, wer eine Aufgabe angefragt/erstellt hat. Für neue Aufgaben setzt das System dies auf den importierenden Benutzer; für vorhandene Aufgaben wird der ursprüngliche Antragsteller beibehalten.

Diese Felder sind im Vollständigen Export für Berichtszwecke enthalten, aber aus Vorlage und Datenanreicherung-Exporten ausgeschlossen, da sie während des Imports nicht geändert werden können.

Einschränkungen¶

Maximal 4 Beobachter/Verantwortliche: Aufgaben unterstützen bis zu 4 Beobachter-E-Mails und 4 Verantwortlichen-E-Mails per CSV
Klassifizierung nur für eigenständige und Projektaufgaben: Quelle, Kategorie, Stream und Unternehmen können nur bei eigenständigen und Projektaufgaben gesetzt werden (nicht bei OPEX-, Vertrags- oder CAPEX-Aufgaben)
Phase erfordert Projekt: Phasenzuweisung funktioniert nur bei Projektaufgaben
Kommentare nicht enthalten: Aufgabenkommentare und -verlauf müssen im Arbeitsbereich verwaltet werden
Zeitprotokoll nicht enthalten: Zeiteinträge müssen im Arbeitsbereich erfasst werden
Anhänge nicht enthalten: Dateianhänge erfordern Verwaltung im Arbeitsbereich

Fehlerbehebung¶

Fehler „Datei ist nicht richtig formatiert": Dies deutet normalerweise auf ein Kodierungsproblem hin. Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV als UTF-8 gespeichert ist:

In LibreOffice: Wenn Sie eine CSV öffnen, wählen Sie UTF-8 im Dropdown für den Zeichensatz (nicht „Japanese (Macintosh)" oder andere Kodierungen). Beim Speichern aktivieren Sie „Filtereinstellungen bearbeiten" und wählen Sie UTF-8.
In Excel: Speichern unter > CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt), dann in einem Texteditor Kommas durch Semikolons ersetzen.
Allgemeiner Tipp: Wenn Sie verstümmelte Zeichen am Anfang Ihrer Datei sehen, ist die Kodierung falsch.

Beispiel-CSV¶

Mit menschenlesbaren Namen (empfohlen für neue Importe):

title;related_object_type;related_object_name;status;priority_level;due_date;assignee_email;source_name;category_name
Review contract terms;Contract;Acme Software License;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com;;
Update documentation;project;Website Redesign;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com;;
Schedule kickoff;spend_item;Cloud Hosting 2026;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com;;
Audit IT security;;;open;high;2026-03-01;security@example.com;IT Initiative;Security

Die letzte Zeile ist eine eigenständige Aufgabe (kein verknüpftes Objekt) mit gesetzten Klassifizierungsfeldern.

Mit UUIDs (typischerweise aus Roundtrip-Exporten):

title;related_object_type;related_object_id;status;priority_level;due_date;assignee_email
Review contract terms;Contract;550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com
Update documentation;project;660e8400-e29b-41d4-a716-446655440001;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com
Schedule kickoff;spend_item;770e8400-e29b-41d4-a716-446655440002;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com

Eine Aufgabe in eine Anfrage umwandeln¶

Sie können eine Aufgabe zu einer Portfolio-Anfrage heraufstufen, wenn die Arbeit eine formale Bewertung, Priorisierung oder schließlich ein eigenes Projekt verdient. Die Umwandlung ist über die Kopfzeile des Aufgaben-Arbeitsbereichs verfügbar.

So funktioniert die Umwandlung¶

Öffnen Sie den Aufgaben-Arbeitsbereich
Klicken Sie auf In Anfrage umwandeln in der Kopfzeilen-Werkzeugleiste (neben Link senden)
Im Dialog:
Anfragename: Standardmäßig der Aufgabentitel -- bei Bedarf bearbeiten
Zweck-Vorschau: Zeigt die Aufgabenbeschreibung, die zum Zweck der Anfrage wird
Ursprüngliche Aufgabe nach Umwandlung schließen: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Aufgabenstatus automatisch auf „Erledigt" gesetzt werden soll
Klicken Sie auf In Anfrage umwandeln

Nach der Umwandlung navigiert KANAP Sie zum neu erstellten Anfrage-Arbeitsbereich.

Was übernommen wird¶

Die neue Anfrage erbt Folgendes von der ursprünglichen Aufgabe:

Aufgabenfeld	Anfragefeld
Titel	Name
Beschreibung	Zweck
Fälligkeitsdatum	Ziellieferdatum
Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen	Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen
Anhänge	Anhänge (kopiert)

Die Anfrage wird mit dem Status Prüfung ausstehend erstellt und ist mit der ursprünglichen Aufgabe verknüpft. Ein Verlaufseintrag wird sowohl bei der Aufgabe („In Anfrage umgewandelt") als auch bei der Anfrage („Aus Aufgabe erstellt" mit einem Link zur ursprünglichen Aufgabe) erfasst.

Bedingungen¶

Berechtigungen: Sie benötigen sowohl tasks:member als auch portfolio_requests:member
Einmalige Umwandlung: Jede Aufgabe kann nur einmal umgewandelt werden. Nach der Umwandlung ist die Schaltfläche In Anfrage umwandeln deaktiviert und zeigt die verknüpfte Anfragenreferenz (z. B. „Bereits umgewandelt in REQ-42")
Aufgabe bleibt bestehen: Die ursprüngliche Aufgabe wird nicht gelöscht. Sofern Sie die Schließoption nicht aktivieren, bleibt sie in ihrem aktuellen Status und kann weiterhin unabhängig aktualisiert werden

Tipp: Diese Funktion ist nützlich, wenn eine Aufgabe eine größere Initiative aufdeckt, die ihren eigenen Anfragelebenszyklus benötigt -- Kriterienbewertung, Genehmigungs-Workflow und eventuelle Umwandlung in ein Projekt.

Einen Link senden¶

Sie können schnell einen Link zu einer Aufgabe per E-Mail an Kollegen oder externe Kontakte senden.

Öffnen Sie den Aufgaben-Arbeitsbereich
Klicken Sie auf Link senden in der Kopfzeilen-Werkzeugleiste (links von den Navigationspfeilen)
Im Dialog:
Empfänger auswählen: Suchen Sie nach vorhandenen Plattformbenutzern nach Name oder E-Mail, und/oder geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie Enter
Nachricht hinzufügen (optional): Fügen Sie eine persönliche Notiz hinzu
Link kopieren: Klicken Sie auf das Kopiersymbol, um die direkte URL zu übernehmen
Klicken Sie auf Senden

Empfänger erhalten eine E-Mail mit Ihrem Namen, dem Aufgabentitel, einem direkten Link und Ihrer Nachricht (falls angegeben). Dies ändert keine Berechtigungen -- es benachrichtigt lediglich die Empfänger.

Tipp: Sie können Plattformbenutzer und externe E-Mail-Adressen im selben Versand mischen.

Tipps¶

Fälligkeitsdaten verwenden: Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten, um Fristen effektiv zu verfolgen.
Verantwortliche zuweisen: Jede Aufgabe sollte einen Bearbeiter für die Rechenschaftspflicht haben.
Zeit regelmäßig erfassen: Die Zeiterfassung hilft bei zukünftiger Projektschätzung.
Nach Status filtern: Der Standardfilter zeigt nur aktive Status (Offen, In Bearbeitung, Ausstehend, Im Test) -- fügen Sie Erledigt und Abgebrochen hinzu, wenn Sie historische Aufgaben überprüfen.
Aus dem Kontext heraus erstellen: Das Erstellen von Aufgaben aus Arbeitsbereichen heraus verknüpft sie automatisch.
Priorität mit Bedacht verwenden: Reservieren Sie „Blocker" für tatsächlich blockierende Probleme.
Einheitliche Aktualisierungen nutzen: Im Reiter „Kommentare" kombinieren Sie Kommentar + Status + Zeit in einer Aktion, um Verlauf und Benachrichtigungen abzustimmen.
Dokumente importieren: Verwenden Sie die Schaltfläche Import, um .docx-Dateien als Beschreibungsinhalt einzulesen, anstatt zu kopieren und einzufügen.
Tastenkürzel: Drücken Sie Strg+S (oder Cmd+S auf dem Mac), um schnell zu speichern, ohne die Speichern-Schaltfläche zu erreichen.
Wissensartikel verknüpfen: Verwenden Sie den Abschnitt „Wissensdatenbank" in der Seitenleiste, um relevante Dokumentation mit Ihren Aufgaben zu verbinden.