Aufgaben¶

Aufgaben helfen Ihnen, Aktionspunkte, Ergebnisse und Arbeitspakete über Ihre KANAP-Entitäten hinweg zu verfolgen. Sie werden für Verlängerungserinnerungen, Nachverfolgungen, Compliance-Prüfungen, Projektergebnisse und jede andere Arbeit verwendet, die nachverfolgt werden muss.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Portfolio > Aufgaben, um alle Aufgaben in Ihrer Organisation zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um eine Aufgabe zu erstellen.

Eine neue Aufgabe erstellen¶

Wenn Sie auf Neu klicken, öffnet sich der vollständige Aufgaben-Arbeitsbereich. So erstellen Sie eine Aufgabe:

Geben Sie den Titel ein (erforderlich):
Geben Sie den Aufgabentitel in das Textfeld oben ein
Wählen Sie den Kontext:
Eigenständige Aufgabe (Standard): Lassen Sie „Verknüpft mit" als Eigenständig
Verknüpfte Aufgabe: Wählen Sie Projekt, OPEX, Vertrag oder CAPEX und wählen Sie das spezifische Element
Füllen Sie optionale Details aus:
Aufgabentyp: Wählen Sie eine Kategorie für die Arbeit (z. B. Aufgabe, Bug, Problem, Vorfall). Standardmäßig „Aufgabe", wenn verfügbar
Beschreibung: Fügen Sie detaillierte Informationen mit dem Markdown-Editor hinzu (unterstützt Formatierung, Listen, Links, Bilder)
Phase: Wählen Sie für Projektaufgaben eine Phase oder lassen Sie sie als „Projektebene"
Klassifizierung (eigenständige und Projektaufgaben): Legen Sie Quelle, Kategorie, Stream und Unternehmen fest. Für Projektaufgaben werden diese vom übergeordneten Projekt vorbelegt. Für eigenständige Aufgaben werden die Standardklassifizierungswerte Ihrer Organisation vorausgefüllt, wenn verfügbar
Status: Standardmäßig Offen
Priorität: Standardmäßig Normal
Daten: Start- und Fälligkeitsdaten festlegen
Verantwortlicher: Standardmäßig Sie; bei Bedarf ändern
Klicken Sie auf Erstellen, wenn bereit (aktiviert, sobald der Titel festgelegt ist). Sie können auch Strg+S (oder Cmd+S auf Mac) drücken

Tipp: Sie können Bilder direkt in die Beschreibung einfügen. Sie werden automatisch in den Speicher hochgeladen, wenn Sie die Aufgabe erstellen.

Hinweis: Aufgaben können auch innerhalb anderer Arbeitsbereiche erstellt werden (OPEX-Positionen, Verträge, CAPEX-Positionen, Portfolio-Projekte), in denen die Beziehung vorab ausgewählt ist.

Pflichtfelder: - Titel: Eine kurze Beschreibung dessen, was getan werden muss

Dringend empfohlen: - Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Aufgabe - Verantwortlicher: Wer ist verantwortlich - Fälligkeitsdatum: Wann es abgeschlossen sein muss

Wo Sie es finden¶

Pfad: Portfolio > Aufgaben
Berechtigungen:
Sie benötigen mindestens tasks:reader, um Aufgaben anzuzeigen
Sie benötigen tasks:member, um Aufgaben zu erstellen und Aufgaben in eigenständigen/OPEX/Vertrags-/CAPEX-Kontexten zu bearbeiten
Sie benötigen portfolio_projects:contributor, um eine Aufgabe zu speichern, wenn der Zielkontext ein Projekt ist
Sie benötigen tasks:admin für Massenlöschung, CSV-Import und CSV-Export

Wenn Sie Aufgaben nicht im Menü sehen, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen.

Arbeiten mit der Liste¶

Das Aufgaben-Raster zeigt alle Aufgaben in Ihrer Organisation.

Oberer Bereichsfilter: - Meine Aufgaben (Standard): Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind - Aufgaben meines Teams: Aufgaben, die einem Mitglied Ihres Portfolio-Teams zugewiesen sind (einschließlich Ihrer eigenen) - Alle Aufgaben: das vollständige Aufgaben-Raster - Wenn Sie keinem Portfolio-Team zugewiesen sind, ist Aufgaben meines Teams deaktiviert - Ihre Auswahl wird sitzungsübergreifend gespeichert; bei Rückkehr zur Seite wird Ihre letzte Wahl wiederhergestellt

Standardspalten (standardmäßig sichtbar):

Spalte	Was sie zeigt
#	Element-Referenz (z. B. T-42). Klicken zum Öffnen des Arbeitsbereichs
Aufgabentitel	Der Aufgabenname. Klicken zum Öffnen des Arbeitsbereichs
Aufgabentyp	Die Art der Arbeit (z. B. Aufgabe, Bug, Problem, Vorfall)
Kontext	Der Entitätstyp (Projekt, OPEX, Vertrag, CAPEX oder „Eigenständig")
Status	Aktueller Zustand mit einem farbigen Punkt
Bewertung	Berechneter Prioritätswert
Verantwortlicher	Zugewiesene Person
Klassifizierung	Portfolio-Kategorie
Stream	Portfolio-Stream

Zusätzliche Spalten (standardmäßig ausgeblendet; über das Spaltenmenü aktivieren):

Spalte	Was sie zeigt
Verknüpfter Eintrag	Der verknüpfte Entitätsname (leer für eigenständige Aufgaben)
Phase	Projektphase (für Projektaufgaben)
Priorität	Prioritätsstufe
Fälligkeitsdatum	Wann die Aufgabe fällig ist
Erstellt	Wann die Aufgabe erstellt wurde
Zuletzt geändert	Wann die Aufgabe zuletzt aktualisiert wurde
Beschreibung	Aufgabenbeschreibungstext
Quelle	Portfolio-Quellklassifizierung
Unternehmen	Unternehmensklassifizierung

Status-Farben: - Offen: Grau - In Bearbeitung: Blau - Wartend: Orange - In Test: Lila - Erledigt: Grün - Storniert: Rot

Prioritäts-Farben: - Blocker: Rot - Hoch: Orange - Normal: Grau - Niedrig: Blau - Optional: Grün

Standardfilter: Aktive Aufgaben werden standardmäßig angezeigt (Offen, In Bearbeitung, Wartend, In Test). Schließen Sie Erledigt und Storniert in den Status-Filter ein, um geschlossene Aufgaben zu sehen.

Aktionen: - Neu: Eine eigenständige Aufgabe erstellen (erfordert tasks:member) - CSV importieren: Eine CSV-Datei hochladen, um Aufgaben zu erstellen oder zu aktualisieren (erfordert tasks:admin) - CSV exportieren: Aufgaben in eine CSV-Datei herunterladen (erfordert tasks:admin) - Ausgewählte löschen: Ausgewählte Aufgaben entfernen (erfordert tasks:admin)

Der Aufgaben-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine Zeile, um den Aufgaben-Arbeitsbereich zu öffnen. Der Arbeitsbereich platziert den Aufgabeninhalt (Beschreibung, Anhänge, Aktivität) in der Mitte und zeigt eine Eigenschaftsleiste am rechten Rand, die Sie ein- oder ausblenden können.

Kopfzeilen-Symbolleiste¶

Die Kopfzeile enthält: - Zurück-Breadcrumb zu Aufgaben (oder zum ursprünglichen Projekt-Arbeitsbereich, wenn Sie von dort kamen) - Positionsindikator: Ihre Position in der gefilterten Liste (z. B. „3 von 12") mit Vorherige / Nächste-Pfeilen - Link senden: Eine Link zur Aufgabe per E-Mail senden - In Anfrage umwandeln: Die Aufgabe zu einer Portfolio-Anfrage befördern - Löschen: Die Aufgabe entfernen (erfordert tasks:admin) - Schließen: Zur Aufgabenliste zurückkehren

Unter der Symbolleiste zeigt der Titelblock: - Element-Referenz-Chip (z. B. T-42): Klicken, um die Referenz in die Zwischenablage zu kopieren - Titel: Klicken zum Inline-Bearbeiten (erfordert tasks:member) - Status / Priorität / Bewertung / Verantwortlicher / Fälligkeitsdatum als kompakte, anklickbare Metadaten-Chips - Projekt-Chip für Projektaufgaben (verlinkt zum Projekt-Arbeitsbereich)

Hauptinhaltsbereich¶

Beschreibung: Ein Markdown-Editor, der Formatierung, Listen, Links, Codeblöcke und Bilder unterstützt. Sie können Bilder direkt einfügen; sie werden automatisch hochgeladen. Das Drücken von Tab im Titelfeld springt in den Beschreibungseditor. Die Beschreibung wird ein paar Sekunden nach dem Aufhören mit dem Tippen automatisch gespeichert; die Kopfzeile zeigt jedes Mal kurz Gespeichert an.

Anhänge: Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop auf die Beschreibung oder verwenden Sie den Upload-Bereich, wenn er erscheint. Hochgeladene Dateien erscheinen als Chips unter der Beschreibung. Klicken Sie auf einen Chip zum Herunterladen; klicken Sie auf die x-Schaltfläche zum Löschen (erfordert Bearbeitungsberechtigung). Maximal 20 MB pro Datei.

Aktivitätsbereich: Wechseln Sie zwischen drei Ansichten: - Kommentare: Ein einheitliches Aktivitätsformular (Kommentar + optionale Statusänderung + optionales Zeitprotokoll in einer Übermittlung) plus der Kommentarverlauf - Historie: Alle Feld- und Statusänderungen für die Aufgabe, mit Zeitstempeln und Autoren - Zeitprotokoll: Zeiteinträge (nur für eigenständige und Projektaufgaben verfügbar)

Eigenschaftsleiste¶

Die Leiste ist einklappbar (klicken Sie auf die vertikale Registerkarte Eigenschaften am rechten Rand zum Öffnen oder Schließen; drücken Sie P als Tastenkürzel). Ihre Breite und der Öffnungszustand werden lokal gespeichert. Die Leiste enthält vier Gruppen, getrennt durch Trennlinien:

Kontext: - Verknüpft mit: Eigenständig, Projekt, OPEX, Vertrag oder CAPEX. Sie können den Typ ändern und ein neues Element auswählen; beim Speichern wendet KANAP alle damit verbundenen Nebeneffekte an (siehe Aufgaben-Kontext ändern) - Phase (nur Projektaufgaben): Standardmäßig Projektebene, es sei denn, Sie wählen eine Projektphase - Aufgabentyp: Aufgabe, Bug, Problem, Vorfall oder ein beliebiger benutzerdefinierter Typ, der von Ihrem Administrator konfiguriert wurde

Klassifizierung (nur eigenständige und Projektaufgaben): - Quelle: Wo die Arbeit ihren Ursprung hatte - Kategorie: Die Portfolio-Kategorie für die Arbeit - Stream: Der spezifische Stream innerhalb der Kategorie (gefiltert nach ausgewählter Kategorie; deaktiviert, bis eine Kategorie ausgewählt ist) - Unternehmen: Das Unternehmen, auf das sich diese Arbeit bezieht - Für OPEX-/Vertrags-/CAPEX-Aufgaben ist dieser Bereich ausgeblendet, es sei denn, Klassifizierungswerte wurden zuvor festgelegt

Personen: - Anforderer: Wer die Arbeit angefordert hat (Standard: Ersteller) - Betrachter: Zusätzliche Personen, die die Aufgabe sehen sollten

Verfolgung: - Startdatum - Verbrachte Zeit: Gesamte protokollierte Zeit, mit einem + Zeit erfassen-Schnellzugriff - Anwendungen: Apps & Dienste, auf die sich diese Aufgabe bezieht - Assets: Hardware-/Cloud-Assets, auf die sich diese Aufgabe bezieht - Wissensdatenbank: Verknüpfte Wissensdokumente und ein Schnellzugriff zum Erstellen neuer (erfordert knowledge:member für die Erstellung)

Hinweis: Das Bearbeiten von Feldern in der Leiste speichert sofort. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche an der Leiste.

Aufgaben-Kontext ändern¶

Wenn Sie den Kontext einer Aufgabe ändern und speichern, wendet KANAP die Änderung in einem Vorgang an (Kontext plus alle anderen bearbeiteten Felder zusammen).

Projekt zu Eigenständig: Phase wird gelöscht, Klassifizierung wird beibehalten
Projekt zu OPEX/Vertrag/CAPEX: Phase und Klassifizierung werden gelöscht
Beliebig zu Projekt:
Projektberechtigung ist erforderlich (portfolio_projects:contributor)
Phase wird auf Projektebene zurückgesetzt, es sei denn, Sie wählen eine gültige Phase für dieses Projekt
Vorhandene Klassifizierung wird beibehalten; fehlende Werte werden aus den Projektstandards automatisch ausgefüllt

Aufgaben-Status¶

Status	Bedeutung	Wann zu verwenden
Offen	Noch nicht begonnen	Standard für neue Aufgaben
In Bearbeitung	Arbeit hat begonnen	Wenn jemand anfängt, daran zu arbeiten
Wartend	Wartet auf jemand anderen	Wenn der Verantwortliche blockiert ist und Eingabe/Entscheidung benötigt
In Test	Bereit zur Validierung	Wenn die Implementierung abgeschlossen ist und auf Überprüfung/Test wartet
Erledigt	Erfolgreich abgeschlossen	Wenn die Arbeit beendet ist (erfordert protokollierte Zeit für Projektaufgaben)
Storniert	Nicht mehr benötigt	Wenn die Aufgabe irrelevant wird

Wichtig: Für Projektaufgaben können Sie eine Aufgabe nicht als Erledigt markieren, bis Sie zumindest etwas Zeit protokolliert haben. Dies stellt eine genaue Aufwandsverfolgung sicher.

Prioritätsstufen¶

Priorität	Anwendungsfall
Blocker	Blockiert andere Arbeit; sofortige Aufmerksamkeit erforderlich
Hoch	Wichtig und zeitkritisch
Normal	Standardpriorität (Standard)
Niedrig	Kann bei Bedarf aufgeschoben werden
Optional	Nice-to-have, angehen, wenn Kapazität es zulässt

Zeiterfassung¶

Eigenständige Aufgaben und Projektaufgaben unterstützen detaillierte Zeiterfassung über das Zeitprotokoll. Zeiterfassung ist nicht für OPEX-, Vertrags- oder CAPEX-Aufgaben verfügbar.

Zeit erfassen¶

Klicken Sie auf + Zeit erfassen in der Eigenschaftsleiste (Gruppe Verfolgung) oder öffnen Sie den Reiter Zeitprotokoll im Aktivitätsbereich
Wählen Sie die Kategorie: IT oder Business (bestimmt, wie die Zeit zum Projektaufwand beiträgt)
Geben Sie das Datum ein, an dem die Arbeit ausgeführt wurde
Geben Sie die Zeit als Tage und/oder Stunden ein
Fügen Sie optionale Notizen hinzu, die die Arbeit beschreiben
Klicken Sie auf Zeit erfassen

Kategorie: Für Projektaufgaben bestimmt die Kategorie, ob die Zeit zum IT-Aufwand oder Fachbereichs-Aufwand des Projekts zählt. Dies entspricht dem eigenen Zeiterfassungssystem des Projekts.

Zeiteinträge anzeigen¶

Der Reiter Zeitprotokoll im Aktivitätsbereich zeigt alle Zeiteinträge für die Aufgabe: - Datum, an dem die Arbeit ausgeführt wurde - Kategorie (IT oder Business) - Person, die die Zeit protokolliert hat - Erfasste Stunden - Notizen

Einträge bearbeiten oder löschen¶

Sie können Ihre eigenen Zeiteinträge aus der Zeitprotokoll-Tabelle bearbeiten oder löschen.

Anhänge¶

Aufgaben unterstützen Datei-Anhänge für Dokumente, Screenshots und andere unterstützende Dateien.

Anhänge hinzufügen¶

Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop auf den Beschreibungsbereich, oder
Klicken Sie auf Dateien durchsuchen im Upload-Bereich, wenn er sichtbar ist
Dateien erscheinen als Chips unter der Beschreibung, sobald sie hochgeladen sind

Dateigrößenlimit: Maximal 20 MB pro Datei.

Anhänge verwalten¶

Herunterladen: Klicken Sie auf einen Anhang-Chip, um die Datei herunterzuladen
Löschen: Klicken Sie auf die x-Schaltfläche am Chip, um den Anhang zu entfernen (erfordert Bearbeitungsberechtigung)

Anhänge sind für jeden sichtbar, der die Aufgabe anzeigen kann.

Beschreibungs-Import und -Export¶

Das Beschreibungsfeld unterstützt das Importieren und Exportieren von Dokumenten, sodass Sie mit Inhalten außerhalb von KANAP arbeiten können.

Ein Dokument importieren¶

Öffnen Sie einen vorhandenen Aufgaben-Arbeitsbereich (Import ist während der Aufgaben-Erstellung nicht verfügbar)
Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren neben der Überschrift Beschreibung
Wählen Sie eine .docx-Datei von Ihrem Computer
Wenn die Beschreibung bereits Inhalt hat, bestätigen Sie, dass Sie ihn ersetzen möchten
Das Dokument wird in Markdown konvertiert und in den Editor geladen
Überprüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu behalten

In das Dokument eingebettete Bilder werden automatisch in den Speicher hochgeladen. Wenn Inhalte nicht sauber konvertiert werden können, erscheint eine Warnung am unteren Bildschirmrand.

Die Beschreibung exportieren¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren neben der Überschrift Beschreibung
Wählen Sie ein Format: PDF, DOCX oder ODT
Die Datei wird automatisch heruntergeladen

Die Schaltfläche „Exportieren" ist nur aktiviert, wenn die Beschreibung Inhalt hat.

Kommentare und Historie¶

Kommentare hinzufügen¶

Wählen Sie den Reiter Kommentare im Aktivitätsbereich aus
Geben Sie Ihren Kommentar in den Texteditor ein
Wählen Sie optional einen neuen Status aus dem Status-Dropdown
Erfassen Sie optional Zeit mit dem Schieberegler (0 bedeutet kein Zeiteintrag)
Klicken Sie auf Übermitteln (die Beschriftung der Schaltfläche aktualisiert sich, um Ihre ausgewählten Aktionen widerzuspiegeln)

Verhalten des einheitlichen Aktivitätsformulars¶

Sie können jede Kombination einreichen aus:
Nur Kommentar
Nur Statusänderung
Nur Zeitprotokoll
Kommentar + Status + Zeit zusammen
Für Projektaufgaben erfordert das Setzen des Status auf Erledigt protokollierte Zeit (vorhandene + neu hinzugefügte)
Das Status-Dropdown in der Eigenschaftsleiste funktioniert weiterhin unabhängig, wenn Sie diesen Fluss bevorzugen

Historie anzeigen¶

Der Reiter Historie zeigt alle Änderungen an der Aufgabe: - Statusänderungen - Feldänderungen - Wer welche Änderung gemacht hat und wann

E-Mail-Benachrichtigungen und Schnellaktionen¶

Wenn Aufgaben-Benachrichtigungen aktiviert sind, können Status- und Kommentar-Updates E-Mail-Benachrichtigungen auslösen.

Wenn eine Statusänderung und ein Kommentar zusammen übermittelt werden, können Empfänger eine zusammengeführte E-Mail erhalten (abhängig von ihren Benachrichtigungseinstellungen)
Status-E-Mails können Schnellaktions-Schaltflächen enthalten:
Wartend: Antworten & In Bearbeitung setzen, Als Erledigt markieren
In Test: Genehmigen (setzt Erledigt), In Bearbeitung setzen
Erledigt: Wiedereröffnen (setzt Offen)
Das Klicken auf eine Aktions-Schaltfläche öffnet die Aufgabenseite mit dem Status, der im einheitlichen Aktivitätsformular vorausgewählt ist

Anwendungen und Assets verknüpfen¶

Aufgaben können mit einer oder mehreren Anwendungen (Apps & Dienste) und Assets (Hardware- oder Cloud-Ressourcen) verknüpft werden. Die Verknüpfungen leben in der Gruppe Verfolgung der Eigenschaftsleiste.

Verwenden Sie Anwendungen, um Arbeit zu kennzeichnen, die bestimmte Apps in Ihrer IT-Landschaft betrifft (z. B. eine Bereitstellung, eine Konfigurationsänderung, einen auf diese App beschränkten Vorfall)
Verwenden Sie Assets für Arbeit, die auf bestimmte Server, Geräte oder Cloud-Assets beschränkt ist

Verknüpfungen sind bidirektional: Aus dem verknüpften Anwendungs- oder Asset-Arbeitsbereich erscheint die Aufgabe in der Aufgaben-Beziehung in der Eigenschaftsleiste dieses Arbeitsbereichs. Dies macht es einfach, von „Was ist mit dieser App/diesem Asset los?" zur tatsächlich laufenden Arbeit zu wechseln.

Tipp: Reservieren Sie diese Verknüpfungen für Aufgaben, bei denen es operativ um die App oder das Asset geht, nicht für jede Aufgabe, die eine im Vorbeigehen erwähnt. Andernfalls wird die Beziehung zu Rauschen statt zu einem Signal.

Aufgaben aus anderen Arbeitsbereichen erstellen¶

Aufgaben werden häufig innerhalb anderer Arbeitsbereiche erstellt. Die Beziehung wird vorab ausgewählt, sodass Sie sie nicht von Hand einrichten müssen.

Aus Portfolio-Projekten¶

Verwenden Sie im Projekt-Arbeitsbereich den Reiter Aufgaben, um Projektergebnisse zu verwalten: - Aufgaben für bestimmte Arbeitspakete erstellen - Aufgaben Projektphasen zuweisen - Zeit gegen jede Aufgabe verfolgen

Tipp: Klicken Sie im Reiter Zeitleiste auf die Schaltfläche [+] neben einer Phase, um eine Aufgabe zu erstellen, die mit dieser Phase vorab verknüpft ist.

Aus OPEX-Positionen¶

Verwenden Sie im OPEX-Arbeitsbereich den Reiter Aufgaben, um Aufgaben zu erstellen wie: - „Lieferantenpreise für 2026 überprüfen" - „Mengenrabatt verhandeln"

Aus Verträgen¶

Verwenden Sie im Vertrags-Arbeitsbereich den Reiter Aufgaben für: - „Vertrag vor Verlängerungsdeadline überprüfen" - „Aktualisierte Bedingungen vom Lieferanten anfordern"

Aus CAPEX-Positionen¶

Im CAPEX-Arbeitsbereich verfolgen Aufgaben Projektmeilensteine: - „Anforderungserfassung abschließen" - „Budget-Genehmigung einholen"

Diese Aufgaben werden automatisch mit der übergeordneten Entität verknüpft und erscheinen sowohl in der Aufgabenliste als auch im übergeordneten Arbeitsbereich.

Eigenständige Aufgaben¶

Eigenständige Aufgaben sind unabhängige Arbeitsobjekte, die nicht mit einem bestimmten Projekt, Vertrag oder Budgetposten verknüpft sind. Sie sind nützlich für: - Allgemeine IT-Betriebsarbeit - Ad-hoc-Anfragen - Übergreifende Initiativen - Persönliche Aufgabenverfolgung

Eigenständige Aufgaben erstellen¶

Klicken Sie auf Neu auf der Aufgabenseite
Lassen Sie das Dropdown Verknüpft mit als Eigenständig
Die Eigenschaftsleiste zeigt „Eigenständige Aufgabe" in der Gruppe Kontext
Füllen Sie Titel, Beschreibung und andere Details aus
Klicken Sie auf Erstellen

Klassifizierungsfelder¶

Eigenständige Aufgaben und Projektaufgaben haben bearbeitbare Klassifizierungsfelder, die helfen, Arbeit nach Portfolio-Dimensionen zu organisieren:

Quelle: Wo die Arbeit ihren Ursprung hatte (z. B. Geschäftsanfrage, IT-Initiative)
Kategorie: Die Portfolio-Kategorie für die Arbeit
Stream: Der spezifische Stream innerhalb der Kategorie (gefiltert nach ausgewählter Kategorie)
Unternehmen: Das Unternehmen, auf das sich diese Arbeit bezieht

Diese Felder erscheinen in der Gruppe Klassifizierung der Eigenschaftsleiste und können jederzeit bearbeitet werden. Beim Erstellen einer neuen eigenständigen Aufgabe werden die Standardklassifizierungswerte Ihrer Organisation automatisch vorausgefüllt, falls konfiguriert.

Für Projektaufgaben wird die Klassifizierung beim Erstellen der Aufgabe vom übergeordneten Projekt vorbelegt, kann aber unabhängig geändert werden. Dies erlaubt zum Beispiel, dass eine Infrastrukturaufgabe innerhalb eines Geschäftsprojekts existiert oder eine Compliance-Aufgabe innerhalb eines IT-Projekts. Wenn die Klassifizierung einer Aufgabe nicht ausdrücklich festgelegt ist, erbt sie die Klassifizierung des Projekts und zeigt sie an.

Prioritätsbewertung¶

Eigenständige Aufgaben (und alle Nicht-Projektaufgaben) verwenden einen festen Prioritätswert basierend auf ihrer Prioritätsstufe:

Prioritätsstufe	Wert
Blocker	110
Hoch	90
Normal	70
Niedrig	50
Optional	30

Blocker-Aufgaben erhalten einen Wert von 110, um sicherzustellen, dass sie immer über den höchstpriorisierten Projektaufgaben (max. 100) rangieren.

Projektaufgaben¶

Projektaufgaben haben zusätzliche Funktionen im Vergleich zu regulären Aufgaben:

Unabhängige Klassifizierung: Projektaufgaben haben ihre eigenen Felder Quelle, Kategorie, Stream und Unternehmen. Wenn eine Aufgabe innerhalb eines Projekts erstellt wird, werden diese der Bequemlichkeit halber von der Klassifizierung des Projekts vorbelegt. Die Klassifizierung jeder Aufgabe kann jedoch unabhängig bearbeitet werden. Wenn das Klassifizierungsfeld einer Aufgabe nicht ausdrücklich festgelegt ist, erbt sie den Wert des Projekts und zeigt ihn an.

Prioritätswert: Projektaufgaben zeigen einen berechneten Prioritätswert an, der Folgendes kombiniert: - Den Prioritätswert des übergeordneten Projekts - Eine Anpassung basierend auf der Prioritätsstufe der Aufgabe (+10 für Blocker, +5 für Hoch, 0 für Normal, -5 für Niedrig, -10 für Optional)

Der Wert erscheint in der Metadatenleiste oben im Arbeitsbereich und als Spalte Bewertung in der Aufgabenliste.

Phasen-Zuweisung: Aufgaben können bestimmten Projektphasen zugewiesen werden oder als „Projektebene" für übergreifende Arbeit markiert werden.

Zeit-Beitrag: Zeit, die für Projektaufgaben protokolliert wird, trägt zu den tatsächlichen Aufwandsberechnungen des Projekts bei: - IT-Kategorie-Zeit fügt zum Tatsächlichen Aufwand (IT) hinzu - Business-Kategorie-Zeit fügt zum Tatsächlichen Aufwand (Business) hinzu - Der Reiter Fortschritt des Projekts zeigt eine Aufschlüsselung von Projekt-Overhead vs. Aufgabenzeit - Das einheitliche Zeitprotokoll zeigt alle Zeiteinträge sowohl aus dem Projekt-Overhead als auch aus der Aufgabenarbeit

Status-Validierung: Projektaufgaben können nicht als Erledigt markiert werden, ohne zuerst Zeit zu protokollieren. Dies stellt eine genaue Verfolgung des Projektaufwands sicher.

Filterung: Der Reiter Aufgaben des Projekts enthält Filter für: - Status (Alle, Aktiv, bestimmter Status) - Phase (Alle Phasen, Projektebene, bestimmte Phase)

CSV-Import/Export¶

Verwalten Sie Aufgaben in großem Maßstab mit CSV-Import und -Export. Diese Funktion unterstützt Massenoperationen für das initiale Datenladen, Aufgabenmigrationen und Datenextraktion für Berichte.

Zugriff auf CSV-Funktionen¶

Aus der Aufgabenliste: - CSV exportieren: Aufgaben in eine CSV-Datei herunterladen - CSV importieren: Eine CSV-Datei hochladen, um Aufgaben zu erstellen oder zu aktualisieren - Vorlage herunterladen: Eine leere CSV mit korrekten Spaltenköpfen erhalten (aus dem Import-Dialog)

Erforderliche Berechtigungen: tasks:admin für Import-/Export-Operationen.

Exportoptionen¶

Drei Exportmodi sind verfügbar:

Option	Beschreibung
Vollständiger Export	Alle exportierbaren Felder — für Berichterstellung und vollständige Datenextraktion verwenden
Datenanreicherung	Alle importierbaren Felder — entspricht dem Importvorlagenformat, ideal für Round-Trip-Bearbeitung (Export, Änderung, erneuter Import)
Benutzerdefinierte Auswahl	Bestimmte Felder auswählen, die in Ihren Export aufgenommen werden sollen

Vorlage herunterladen (aus Import-Dialog): Lädt eine leere CSV mit allen importierbaren Feld-Spaltenköpfen herunter — verwenden Sie dies, um Importdateien mit der korrekten Struktur vorzubereiten.

Import-Workflow¶

Datei vorbereiten: Verwenden Sie UTF-8-Kodierung mit Semikolon (;) als Trennzeichen. Laden Sie eine Vorlage herunter, um korrekte Spaltenköpfe sicherzustellen.
Importeinstellungen wählen:
Modus:
- Anreichern (Standard): Leere Zellen erhalten vorhandene Werte — nur aktualisieren, was Sie angeben
- Ersetzen: Leere Zellen löschen vorhandene Werte — vollständiger Ersatz aller Felder
Operation:
- Upsert (Standard): Neue Aufgaben erstellen oder vorhandene aktualisieren
- Nur aktualisieren: Nur vorhandene Aufgaben ändern, neue überspringen
- Nur einfügen: Nur neue Aufgaben erstellen, vorhandene überspringen
Zuerst validieren: Klicken Sie auf Preflight, um Ihre Datei ohne Änderungen zu validieren. Überprüfen Sie Fehler und Warnungen.
Änderungen anwenden: Wenn die Validierung erfolgreich ist, klicken Sie auf Importieren, um Änderungen zu übernehmen.

Feldreferenz¶

Grundfelder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Erforderlich	Hinweise
`id`	Aufgaben-UUID	Nein	Für Updates; bei neuen Aufgaben leer lassen
`title`	Aufgabentitel	Ja	Teil der eindeutigen Kennung
`description`	Aufgabendetails	Nein	Unterstützt einfachen Text

Kontextfelder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Erforderlich	Hinweise
`related_object_type`	Entitätstyp	Nein	Leer für eigenständige Aufgaben; akzeptiert Code oder Bezeichnung
`related_object_id`	Entitäts-UUID	Bedingt	Erforderlich, wenn verknüpfte Aufgabe und `related_object_name` nicht angegeben
`related_object_name`	Entitätsname	Bedingt	Erforderlich, wenn verknüpfte Aufgabe und `related_object_id` nicht angegeben
`phase_name`	Projektphase	Nein	Muss mit vorhandenem Phasennamen übereinstimmen (nur Projektaufgaben)
`priority_level`	Aufgabenpriorität	Nein	Akzeptiert Code oder Bezeichnung
`source_name`	Quelle	Nein	Portfolio-Quelle (eigenständige und Projektaufgaben)
`category_name`	Kategorie	Nein	Portfolio-Kategorie (eigenständige und Projektaufgaben)
`stream_name`	Stream	Nein	Portfolio-Stream (eigenständige und Projektaufgaben)
`company_name`	Unternehmen	Nein	Unternehmen (eigenständige und Projektaufgaben)

Eigenständige Aufgaben: Lassen Sie related_object_type, related_object_id und related_object_name leer. Sie können Klassifizierungsfelder (source_name, category_name, stream_name, company_name) für eigenständige und Projektaufgaben festlegen. Für Projektaufgaben werden ausgelassene Klassifizierungsfelder vom übergeordneten Projekt vorbelegt.

Tipp: Verwenden Sie für neue Importe verknüpfter Aufgaben related_object_name anstelle von related_object_id — es ist viel einfacher zu handhaben. Das System löst den Namen basierend auf related_object_type zur korrekten ID auf. Für Round-Trip-Importe (Export, Bearbeitung, erneuter Import) sind beide Felder enthalten, sodass der Abgleich korrekt funktioniert.

Status und Daten:

CSV-Spalte	Beschreibung	Hinweise
`status`	Aufgabenstatus	Akzeptiert Code oder Bezeichnung
`start_date`	Startdatum	Datumsformat: YYYY-MM-DD
`due_date`	Fälligkeitsdatum	Datumsformat: YYYY-MM-DD

Personenfelder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Hinweise
`assignee_email`	Verantwortliche Person	Muss mit vorhandener Benutzer-E-Mail übereinstimmen
`creator_email`	Anforderer-E-Mail	Nur Export (in Feld-Metadaten als Anforderer-E-Mail angezeigt)
`viewer_email_1` bis `_4`	Betrachter	Müssen mit vorhandenen Benutzer-E-Mails übereinstimmen
`owner_email_1` bis `_4`	Verantwortliche	Müssen mit vorhandenen Benutzer-E-Mails übereinstimmen

Andere Felder:

CSV-Spalte	Beschreibung	Hinweise
`labels`	Aufgaben-Labels	Komma-getrennte Liste

Akzeptanz von Bezeichnungen und Codes¶

Für status, priority_level und related_object_type können Sie entweder den internen Code oder eine gängige Bezeichnung verwenden:

Status-Werte:

Code	Akzeptierte Bezeichnungen
`open`	`Open`
`in_progress`	`In Progress`, `Active`, `Working`
`pending`	`Pending`
`in_testing`	`In Testing`, `Testing`
`done`	`Done`, `Completed`, `Complete`, `Finished`, `Closed`
`cancelled`	`Cancelled`, `Canceled`

Prioritätsstufen-Werte:

Code	Akzeptierte Bezeichnungen
`blocker`	`Blocker`, `Critical`, `Urgent`
`high`	`High`
`normal`	`Normal`, `Medium`, `Default`
`low`	`Low`
`optional`	`Optional`, `Nice to have`

Werte für verwandte Objekttypen:

Code	Akzeptierte Bezeichnungen
`project`	`Project`
`spend_item`	`Spend Item`, `Spend`
`contract`	`Contract`
`capex_item`	`CAPEX Item`, `CAPEX`

Das System normalisiert Werte automatisch beim Import.

Abgleich und Updates¶

Aufgaben werden nach Titel + related_object_id (Groß-/Kleinschreibung ignorierend) abgeglichen. Wenn ein Treffer gefunden wird: - Mit Anreichern-Modus: Nur nicht-leere CSV-Werte aktualisieren die Aufgabe - Mit Ersetzen-Modus: Alle Felder werden aktualisiert, leere Werte löschen vorhandene Daten

Wenn Sie die Spalte id mit einer gültigen UUID einschließen, verwendet der Abgleich zuerst die ID und greift dann auf Titel + verwandtes Objekt zurück.

Hinweis: Wenn Sie related_object_name anstelle von related_object_id angeben, löst das System den Namen vor dem Abgleich zur ID auf. Das bedeutet, Sie können in Ihrer Importdatei durchgehend für Menschen lesbare Namen verwenden.

Nur-Export-Felder¶

Einige Felder erscheinen in Exporten, können aber nicht importiert werden. Dies sind systemverwaltete Felder, die die Datenintegrität aufrechterhalten:

Feld	Warum nur Export
`creator_email` (Anforderer)	Wird automatisch auf den Benutzer gesetzt, der die Aufgabe erstellt. Ein Import würde die Integrität der Audit-Spur kompromittieren. Bei neuen Aufgaben setzt das System dies auf den importierenden Benutzer; bei vorhandenen Aufgaben wird der ursprüngliche Anforderer beibehalten.

Diese Felder sind im Vollständigen Export für Berichtszwecke enthalten, aber von Vorlagen- und Datenanreicherungs-Exporten ausgeschlossen, da sie während des Imports nicht geändert werden können.

Einschränkungen¶

Maximal 4 Betrachter/Verantwortliche: Aufgaben unterstützen bis zu 4 Betrachter-E-Mails und 4 Verantwortlichen-E-Mails per CSV
Klassifizierung nur für eigenständige und Projektaufgaben: Quelle, Kategorie, Stream und Unternehmen können auf eigenständigen und Projektaufgaben festgelegt werden (nicht auf OPEX-, Vertrags- oder CAPEX-Aufgaben)
Phase erfordert Projekt: Phasenzuweisung funktioniert nur für Projektaufgaben
Anwendungs-/Asset-Verknüpfungen nicht in CSV: Verwenden Sie die Eigenschaftsleiste des Arbeitsbereichs, um Aufgaben mit Anwendungen und Assets zu verknüpfen
Kommentare nicht enthalten: Aufgabenkommentare und -historie müssen im Arbeitsbereich verwaltet werden
Zeitprotokoll nicht enthalten: Zeiteinträge müssen im Arbeitsbereich protokolliert werden
Anhänge nicht enthalten: Datei-Anhänge erfordern Arbeitsbereich-Verwaltung

Fehlerbehebung¶

Fehler „Datei ist nicht richtig formatiert": Dies weist normalerweise auf ein Kodierungsproblem hin. Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV als UTF-8 gespeichert ist:

In LibreOffice: Wählen Sie beim Öffnen einer CSV UTF-8 im Zeichensatz-Dropdown (nicht „Japanese (Macintosh)" oder andere Kodierungen). Beim Speichern aktivieren Sie „Filtereinstellungen bearbeiten" und wählen Sie UTF-8.
In Excel: Speichern unter > CSV UTF-8 (Komma-getrennt), dann in einem Texteditor öffnen, um Kommas in Semikolons zu ändern.
Allgemeiner Tipp: Wenn Sie verstümmelte Zeichen am Anfang Ihrer Datei sehen, ist die Kodierung falsch.

Beispiel-CSV¶

Mit für Menschen lesbaren Namen (empfohlen für neue Importe):

title;related_object_type;related_object_name;status;priority_level;due_date;assignee_email;source_name;category_name
Review contract terms;Contract;Acme Software License;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com;;
Update documentation;project;Website Redesign;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com;;
Schedule kickoff;spend_item;Cloud Hosting 2026;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com;;
Audit IT security;;;open;high;2026-03-01;security@example.com;IT Initiative;Security

Die letzte Zeile ist eine eigenständige Aufgabe (kein verwandtes Objekt) mit gesetzten Klassifizierungsfeldern.

Mit UUIDs (typischerweise aus Round-Trip-Exporten):

title;related_object_type;related_object_id;status;priority_level;due_date;assignee_email
Review contract terms;Contract;550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com
Update documentation;project;660e8400-e29b-41d4-a716-446655440001;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com
Schedule kickoff;spend_item;770e8400-e29b-41d4-a716-446655440002;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com

Eine Aufgabe in eine Anfrage umwandeln¶

Sie können eine Aufgabe zu einer Portfolio-Anfrage befördern, wenn die Arbeit eine formale Bewertung, Priorisierung oder schließlich ein eigenes Projekt verdient. Die Konvertierung ist aus der Aufgaben-Arbeitsbereichs-Kopfzeile verfügbar.

So konvertieren Sie¶

Öffnen Sie den Aufgaben-Arbeitsbereich
Klicken Sie auf In Anfrage umwandeln in der Kopfzeilen-Symbolleiste (neben Link senden)
Im Dialog:
Anfragenname: Standardmäßig der Aufgabentitel — bei Bedarf bearbeiten
Zweck-Vorschau: Zeigt die Aufgabenbeschreibung an, die zum Zweck der Anfrage wird
Ursprüngliche Aufgabe nach Konvertierung schließen: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Aufgaben-Status automatisch auf Erledigt gesetzt werden soll
Klicken Sie auf In Anfrage umwandeln

Nach der Konvertierung navigiert KANAP Sie zum neu erstellten Anfragen-Arbeitsbereich.

Was übernommen wird¶

Die neue Anfrage erbt Folgendes von der ursprünglichen Aufgabe:

Aufgabenfeld	Anfragenfeld
Titel	Name
Beschreibung	Zweck
Fälligkeitsdatum	Ziel-Lieferdatum
Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen	Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen
Anhänge	Anhänge (kopiert)

Die Anfrage wird mit dem Status Wartet auf Überprüfung erstellt und ist mit der ursprünglichen Aufgabe verknüpft. Ein Historie-Eintrag wird sowohl auf der Aufgabe („In Anfrage umgewandelt") als auch auf der Anfrage („Erstellt aus Aufgabe" mit einem Link zur ursprünglichen Aufgabe) aufgezeichnet.

Bedingungen¶

Berechtigungen: Sie benötigen sowohl tasks:member als auch portfolio_requests:member
Einmalige Konvertierung: Jede Aufgabe kann nur einmal konvertiert werden. Nach der Konvertierung ist die Schaltfläche In Anfrage umwandeln deaktiviert und zeigt die verknüpfte Anfragenreferenz an (z. B. „Bereits in REQ-42 konvertiert")
Aufgabe bleibt: Die ursprüngliche Aufgabe wird nicht gelöscht. Es sei denn, Sie aktivieren die Schließen-Option, bleibt sie in ihrem aktuellen Status und kann unabhängig weiter aktualisiert werden

Tipp: Verwenden Sie dies, wenn eine Aufgabe eine größere Initiative offenbart, die ihren eigenen Anfrage-Lebenszyklus benötigt — Kriterienbewertung, Genehmigungs-Workflow und schließlich Konvertierung in ein Projekt.

Einen Link senden¶

Sie können einen Link zu jeder Aufgabe per E-Mail an Kollegen oder externe Kontakte senden.

Öffnen Sie den Aufgaben-Arbeitsbereich
Klicken Sie auf Link senden in der Kopfzeilen-Symbolleiste
Im Dialog:
Empfänger auswählen: Suchen Sie nach vorhandenen Plattformbenutzern nach Name oder E-Mail und/oder geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie Enter
Eine Nachricht hinzufügen (optional): Eine persönliche Notiz einfügen
Link kopieren: Klicken Sie auf das Kopier-Symbol, um die direkte URL zu erfassen
Klicken Sie auf Senden

Empfänger erhalten eine E-Mail mit Ihrem Namen, dem Aufgabentitel, einem direkten Link und Ihrer Nachricht (falls angegeben). Dies ändert keine Berechtigungen — es benachrichtigt einfach die Empfänger.

Tipp: Sie können Plattformbenutzer und externe E-Mail-Adressen in derselben Übermittlung mischen.

Tastenkombinationen¶

Wenn der Fokus nicht auf einem Eingabefeld liegt, können Sie verwenden:

J oder ←: Vorherige Aufgabe in der aktuellen Liste
K oder →: Nächste Aufgabe in der aktuellen Liste
P: Eigenschaftsleiste umschalten
Escape: Schließen und zur Liste zurückkehren
Strg+S / Cmd+S: Speichern (oder Erstellen, im Erstellungsmodus)
Tab vom Titelfeld: Direkt in den Beschreibungseditor springen

Tipps¶

Verwenden Sie Fälligkeitsdaten: Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten, um Deadlines effektiv zu verfolgen.
Weisen Sie Verantwortliche zu: Jede Aufgabe sollte einen Verantwortlichen für die Rechenschaftspflicht haben.
Erfassen Sie Zeit regelmäßig: Zeiterfassung hilft bei zukünftigen Projektschätzungen.
Nach Status filtern: Der Standardfilter zeigt nur aktive Status (Offen, In Bearbeitung, Wartend, In Test) — schließen Sie Erledigt und Storniert ein, wenn Sie historische Aufgaben überprüfen.
Aus dem Kontext erstellen: Das Erstellen von Aufgaben aus Arbeitsbereichen heraus (Projekt, OPEX, Vertrag, CAPEX) verknüpft sie automatisch.
Apps und Assets verknüpfen: Verwenden Sie die Felder Anwendungen und Assets in der Eigenschaftsleiste, wenn eine Aufgabe operativ um eine bestimmte App oder ein Asset geht. Die Verknüpfung erscheint auch im Arbeitsbereich der verbundenen Entität.
Verwenden Sie Priorität klug: Reservieren Sie Blocker für tatsächlich blockierende Probleme.
Verwenden Sie Single-Submit-Updates: Kombinieren Sie im Reiter Kommentare Kommentar + Status + Zeit in einer Aktion, um Historie und Benachrichtigungen abgestimmt zu halten.
Dokumente importieren: Verwenden Sie die Schaltfläche Importieren, um .docx-Dateien als Beschreibungsinhalt einzubringen, anstatt zu kopieren und einzufügen.
Tastenkombination: Drücken Sie Strg+S (oder Cmd+S auf Mac), um schnell zu speichern, ohne nach der Speichern-Schaltfläche greifen zu müssen.
Wissensartikel verknüpfen: Verwenden Sie die Wissens-Gruppe in der Eigenschaftsleiste, um relevante Dokumentation mit Ihren Aufgaben zu verbinden.