Verträge¶

Verträge dokumentieren Ihre Lieferantenvereinbarungen -- Softwarelizenzen, Wartungsverträge, SaaS-Abonnements und Servicevereinbarungen. Verfolgen Sie wichtige Termine, Kosten, Verlängerungsbedingungen und verknüpfen Sie Verträge mit Ihren OPEX- und CAPEX-Positionen für vollständige Kostentransparenz.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Budgetverwaltung > Verträge, um Ihr Vertragsregister zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.

Pflichtfelder:

Name: Ein wiedererkennbarer Vertragsname
Lieferant: Der Anbieter, der die Dienstleistung erbringt
Unternehmen: Welches Unternehmen den Vertrag unterzeichnet hat

Dringend empfohlen (setzen Sie diese im Details-Tab direkt nach der Erstellung):

Startdatum: Wann der Vertrag beginnt
Laufzeit: Vertragsdauer in Monaten
Jahresbetrag: Der jährliche Vertragswert
Währung: Vertragswährung
Automatische Verlängerung: Ob sich der Vertrag automatisch verlängert
Kündigungsfrist: Wie viele Monate Kündigungsfrist erforderlich sind

Tipp: Das System berechnet automatisch das Enddatum und die Kündigungsfrist basierend auf Ihrem Startdatum, der Laufzeit und der Kündigungsfrist.

Mit der Liste arbeiten¶

Das Vertrags-Grid bietet einen Überblick über alle Ihre Lieferantenvereinbarungen. Jede Zeile ist ein anklickbarer Link, der den Vertrags-Arbeitsbereich öffnet, und Ihr Such- und Filterkontext bleibt erhalten, wenn Sie zurücknavigieren.

Standardspalten:

Vertrag: Vertragsname (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken)
Lieferant: Der Anbieter
Unternehmen: Die Vertragspartei
Start: Vertragsstartdatum
Laufzeit (M): Dauer in Monaten
Auto-Verlängerung: Ob sich der Vertrag automatisch verlängert (Ja/Nein)
Kündigungsfrist (M): Kündigungsfrist in Monaten
Ende: Berechnetes Enddatum
Kündigen bis: Kündigungsstichtag (Enddatum minus Kündigungsfrist)
Jahresbetrag: Jährlicher Vertragswert (mit Leerzeichen formatiert)
Währ.: Währungscode
Abrechnung: Abrechnungshäufigkeit (Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich, Sonstige)
Verknüpfte OPEX: Anzahl verknüpfter OPEX-Positionen (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken)
Status: Aktiviert oder Deaktiviert, aus dem Ende der Gültigkeit ermittelt

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl):

Aufgabe: Neueste Aufgabe für diesen Vertrag (Status und Beschreibungsvorschau)

Standardsortierung: Nach Kündigungsstichtag aufsteigend, sodass Verträge, die bald Handlung erfordern, zuerst erscheinen.

Filtern:

Schnellsuche: Durchsucht Vertragsname, Lieferant und Unternehmen
Spaltenfilter: Verfügbar in jeder Spaltenüberschrift. Der Filter Status bietet Aktiviert und Deaktiviert. Wenn Sie darin auf Leeren klicken oder beide Werte abwählen, zeigt die Liste nichts mehr an, unabhängig von Anzeigen
Statusbereich: der Umschalter Anzeigen: Alle / Aktiv / Deaktiviert über der Liste. Standardmäßig zeigt die Liste aktivierte Verträge. Wählen Sie Alle oder Deaktiviert, um Verträge zu finden, deren Ende der Gültigkeit überschritten ist

Aktionen:

Neu: Neuen Vertrag erstellen (erfordert contracts:manager)
CSV importieren: Massenimport von Verträgen (erfordert contracts:admin)
CSV exportieren: Als CSV exportieren (erfordert contracts:admin)

Der Vertrags-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Der Header zeigt den Vertragsnamen, Ihre Position in der Liste (z. B. „Vertrag 3 von 42") und Navigationssteuerungen:

Zurück / Weiter: Zwischen Verträgen wechseln, ohne zur Liste zurückzukehren
Zurücksetzen: Nicht gespeicherte Änderungen auf dem aktuellen Tab verwerfen
Speichern: Ihre Bearbeitungen sichern
Schließen (X-Symbol): Zur Liste zurückkehren, Such- und Filterkontext beibehalten

Der Arbeitsbereich hat vier vertikale Tabs: Übersicht, Details, Verknüpfungen und Aufgaben.

Übersicht¶

Der Übersichts-Tab erfasst die Identität und den Lebenszyklusstatus des Vertrags.

Was Sie bearbeiten können:

Vertragsname: Der Anzeigename, der in Listen und Berichten verwendet wird
Lieferant: Verknüpfung zu einem Lieferanten aus den Stammdaten
Vertragsunternehmen: Welches Unternehmen Vertragspartei ist
Verantwortlicher: Die für die Verwaltung dieses Vertrags zuständige Person
Notizen: Freitext-Notizen
Statusschalter: Seine Beschriftung zeigt den aktuellen Zustand (Aktiviert oder Deaktiviert). Wenn Sie den Vertrag ohne Datum auf Deaktiviert setzen, wird das Ende der Gültigkeit auf heute gesetzt
Ende der Gültigkeit: das Datum, an dem der Vertrag endet. Geben Sie ein Datum im Format tt/mm/jjjj ein oder verwenden Sie die Kalender-Schaltfläche. Lassen Sie es leer, damit der Vertrag unbegrenzt aktiv bleibt

Funktionsweise:

Beim Erstellen eines neuen Vertrags ist nur der Übersichts-Tab verfügbar. Nach dem Speichern werden die übrigen Tabs zugänglich und Sie gelangen direkt zum Details-Tab, um die Konditionen einzugeben.
Name, Lieferant und Unternehmen sind Pflicht zum Erstellen eines Vertrags.

Details¶

Der Details-Tab erfasst Termine, Konditionen und Finanzinformationen.

Was Sie bearbeiten können:

Startdatum: Wann der Vertrag beginnt (TT/MM/JJJJ)
Laufzeit (Monate): Vertragsdauer
Kündigungsfrist (Monate): Erforderliche Kündigungsfrist
Jahresbetrag: Der jährliche Vertragswert bei Vertragsabschluss
Währung: Dreistelliger Währungscode (z. B. EUR, USD)
Abrechnungshäufigkeit: Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Sonstige
Automatische Verlängerung: Ob sich der Vertrag automatisch verlängert

Berechnete Felder (schreibgeschützt):

Enddatum: Startdatum plus Laufzeit
Kündigungsstichtag: Enddatum minus Kündigungsfrist

Verknüpfungen¶

Der Verknüpfungen-Tab verbindet Verträge mit anderen Objekten in Ihrem Register.

Verfügbare Verknüpfungen:

OPEX-Positionen: Wiederkehrende Kosten, die mit diesem Vertrag verbunden sind -- verwenden Sie die durchsuchbare Mehrfachauswahl, um Positionen nach Produktname zu finden und zu verknüpfen
CAPEX-Positionen: Mit diesem Vertrag verknüpfte Investitionspositionen -- gleiche durchsuchbare Mehrfachauswahl-Oberfläche
Kontakte: Mit diesem Vertrag verbundene Personen, jeweils mit einer Rolle (Kommerziell, Technisch, Support oder Sonstige). Vom Lieferanten übernommene Kontakte werden mit einem ausgefüllten Badge angezeigt; manuell hinzugefügte erscheinen mit einem umrandeten Badge. Klicken Sie auf eine Kontaktzeile, um deren Profil zu öffnen.
Relevante Websites: Links zu externen Dokumenten wie Vertrags-PDFs oder Lieferantenportalen. Jeder Link hat eine Beschreibung und eine URL.
Anhänge: Laden Sie Dateien per Drag-and-Drop oder über die Dateiauswahl hoch. Klicken Sie auf einen Anhang-Chip zum Herunterladen; klicken Sie auf das Löschsymbol zum Entfernen.

Tipp: Das Verknüpfen von OPEX- und CAPEX-Positionen mit Verträgen bietet Ihnen vollständige Kostenverfolgbarkeit -- von Budgetposten bis zu Lieferantenvereinbarungen.

Aufgaben¶

Der Aufgaben-Tab verwaltet Handlungspunkte für diesen Vertrag (z. B. Verlängerungsprüfungen, Preisverhandlungen, Compliance-Prüfungen).

Aufgabenliste:

Zeigt alle mit diesem Vertrag verknüpften Aufgaben
Spalten: Titel, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, Aktionen
Klicken Sie auf einen Aufgabentitel, um den vollständigen Aufgaben-Arbeitsbereich zu öffnen

Filtern:

Klicken Sie auf das Filtersymbol, um Filtersteuerungen ein- oder auszublenden
Statusfilter: Alle, Aktiv (blendet erledigte/abgebrochene aus) oder ein bestimmter Status (Offen, In Bearbeitung, Ausstehend, Im Test, Erledigt, Abgebrochen)
Klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche, um Filter zurückzusetzen
Standardfilter zeigt nur aktive Aufgaben

Aufgabe erstellen:

Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, um den Aufgaben-Erstellungsarbeitsbereich zu öffnen
Die Aufgabe wird automatisch mit diesem Vertrag verknüpft
Füllen Sie im Aufgaben-Arbeitsbereich Titel, Beschreibung, Priorität, Beauftragten und Fälligkeitsdatum aus

Aufgabe löschen:

Klicken Sie auf das Löschsymbol in der Aktionen-Spalte
Bestätigen Sie die Löschung im Dialog

Hinweis: Der Aufgaben-Tab ist erst nach dem erstmaligen Speichern des Vertrags verfügbar. Wenn Sie keine contracts:manager-Berechtigung haben, sind die Schaltflächen Aufgabe hinzufügen und Löschen ausgeblendet.

CSV-Import/Export¶

Halten Sie Ihr Vertragsregister mit externen Systemen per CSV synchron.

Export: Lädt alle Verträge mit Kernfeldern und berechneten Daten herunter. Die Spalte status enthält den Status, der sich aus dem Ende der Gültigkeit ergibt.

Import:

Verwenden Sie die Vorprüfung zum Validieren vor dem Anwenden
Eine Zeile wird einem Vertrag über Vertragsnamen und Lieferant zugeordnet
Unterstützt Neuanlage und Aktualisierungen
Die Datei hat keine Spalte für das Ende der Gültigkeit. Bei einer Aktualisierung behält ein leeres status, oder eines, das dem aktuellen Status des Vertrags entspricht, sein Ende der Gültigkeit. Ein abweichender Status wird angewendet: enabled löscht das Ende der Gültigkeit, und disabled beendet den Vertrag heute, sofern sein Ende der Gültigkeit nicht bereits vergangen ist
Ein neuer Vertrag ist aktiviert, sofern die Zeile nicht disabled angibt

Hinweise:

Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen
Berechnete Felder (Enddatum, Kündigungsstichtag) werden nicht importiert -- sie werden aus Laufzeit und Kündigungsfrist berechnet

Tipps¶

Die Spalte „Kündigen bis" beachten: Die Liste sortiert standardmäßig nach Kündigungsstichtag, sodass handlungsbedürftige Verträge zuerst erscheinen.
Frühzeitig mit OPEX und CAPEX verknüpfen: Verbinden Sie Verträge bei der Erstellung mit Kostenpositionen für vollständige Kostenverfolgung.
Aufgaben für Verlängerungen nutzen: Erstellen Sie 3--6 Monate vor dem Kündigungsstichtag eine Aufgabe zur Verlängerungsprüfung.
Jahresbeträge verfolgen: Auch bei monatlicher Abrechnung erfassen Sie den Jahresbetrag für einen einfacheren Jahresvergleich.
Deep-Link aus der Liste: Sie können einen direkten Link zu jedem Vertrag teilen -- die Arbeitsbereich-URL enthält die Vertrags-ID und bewahrt Ihren Listenkontext (Suche, Sortierung, Filter), sodass der Zurück-Button Sie genau dorthin zurückbringt, wo Sie waren.