Verträge¶

Verträge dokumentieren Ihre Lieferantenvereinbarungen -- Softwarelizenzen, Wartungsverträge, SaaS-Abonnements und Servicevereinbarungen. Verfolgen Sie wichtige Termine, Kosten, Verlängerungsbedingungen und verknüpfen Sie Verträge mit Ihren OPEX- und CAPEX-Positionen für vollständige Kostentransparenz.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Budgetverwaltung > Verträge, um Ihr Vertragsregister zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.

Pflichtfelder:

Name: Ein wiedererkennbarer Vertragsname
Lieferant: Der Anbieter, der die Dienstleistung erbringt
Unternehmen: Welches Unternehmen den Vertrag unterzeichnet hat

Dringend empfohlen (setzen Sie diese im Details-Tab direkt nach der Erstellung):

Startdatum: Wann der Vertrag beginnt
Laufzeit: Vertragsdauer in Monaten
Jahresbetrag: Der jährliche Vertragswert
Währung: Vertragswährung
Automatische Verlängerung: Ob sich der Vertrag automatisch verlängert
Kündigungsfrist: Wie viele Monate Kündigungsfrist erforderlich sind

Tipp: Das System berechnet automatisch das Enddatum und die Kündigungsfrist basierend auf Ihrem Startdatum, der Laufzeit und der Kündigungsfrist.

Mit der Liste arbeiten¶

Das Vertrags-Grid bietet einen Überblick über alle Ihre Lieferantenvereinbarungen. Jede Zeile ist ein anklickbarer Link, der den Vertrags-Arbeitsbereich öffnet, und Ihr Such- und Filterkontext bleibt erhalten, wenn Sie zurücknavigieren.

Standardspalten:

Vertrag: Vertragsname (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken)
Lieferant: Der Anbieter
Unternehmen: Die Vertragspartei
Start: Vertragsstartdatum
Laufzeit (M): Dauer in Monaten
Auto-Verlängerung: Ob sich der Vertrag automatisch verlängert (Ja/Nein)
Kündigungsfrist (M): Kündigungsfrist in Monaten
Ende: Berechnetes Enddatum
Kündigen bis: Kündigungsstichtag (Enddatum minus Kündigungsfrist)
Jahresbetrag: Jährlicher Vertragswert (mit Leerzeichen formatiert)
Währ.: Währungscode
Abrechnung: Abrechnungshäufigkeit (Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich, Sonstige)
Verknüpfte OPEX: Anzahl verknüpfter OPEX-Positionen (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken)

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl):

Aufgabe: Neueste Aufgabe für diesen Vertrag (Status und Beschreibungsvorschau)

Standardsortierung: Nach Kündigungsstichtag aufsteigend, sodass Verträge, die bald Handlung erfordern, zuerst erscheinen.

Filtern:

Schnellsuche: Durchsucht Vertragsname, Lieferant und Unternehmen
Spaltenfilter: Verfügbar in jeder Spaltenüberschrift

Aktionen:

Neu: Neuen Vertrag erstellen (erfordert contracts:manager)
CSV importieren: Massenimport von Verträgen (erfordert contracts:admin)
CSV exportieren: Als CSV exportieren (erfordert contracts:admin)

Der Vertrags-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Der Header zeigt den Vertragsnamen, Ihre Position in der Liste (z. B. „Vertrag 3 von 42") und Navigationssteuerungen:

Zurück / Weiter: Zwischen Verträgen wechseln, ohne zur Liste zurückzukehren
Zurücksetzen: Nicht gespeicherte Änderungen auf dem aktuellen Tab verwerfen
Speichern: Ihre Bearbeitungen sichern
Schließen (X-Symbol): Zur Liste zurückkehren, Such- und Filterkontext beibehalten

Der Arbeitsbereich hat vier vertikale Tabs: Übersicht, Details, Verknüpfungen und Aufgaben.

Übersicht¶

Der Übersichts-Tab erfasst die Identität und den Lebenszyklusstatus des Vertrags.

Was Sie bearbeiten können:

Vertragsname: Der Anzeigename, der in Listen und Berichten verwendet wird
Lieferant: Verknüpfung zu einem Lieferanten aus den Stammdaten
Vertragsunternehmen: Welches Unternehmen Vertragspartei ist
Verantwortlicher: Die für die Verwaltung dieses Vertrags zuständige Person
Notizen: Freitext-Notizen
Aktiviert-Umschalter: Vertrag als aktiv oder deaktiviert markieren
Deaktiviert am: Wann der Vertrag deaktiviert wurde (oder wird) -- Datum im Format TT/MM/JJJJ eingeben oder den Kalender verwenden

Funktionsweise:

Beim Erstellen eines neuen Vertrags ist nur der Übersichts-Tab verfügbar. Nach dem Speichern werden die übrigen Tabs zugänglich und Sie gelangen direkt zum Details-Tab, um die Konditionen einzugeben.
Name, Lieferant und Unternehmen sind Pflicht zum Erstellen eines Vertrags.

Details¶

Der Details-Tab erfasst Termine, Konditionen und Finanzinformationen.

Was Sie bearbeiten können:

Startdatum: Wann der Vertrag beginnt (TT/MM/JJJJ)
Laufzeit (Monate): Vertragsdauer
Kündigungsfrist (Monate): Erforderliche Kündigungsfrist
Jahresbetrag: Der jährliche Vertragswert bei Vertragsabschluss
Währung: Dreistelliger Währungscode (z. B. EUR, USD)
Abrechnungshäufigkeit: Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Sonstige
Automatische Verlängerung: Ob sich der Vertrag automatisch verlängert

Berechnete Felder (schreibgeschützt):

Enddatum: Startdatum plus Laufzeit
Kündigungsstichtag: Enddatum minus Kündigungsfrist

Verknüpfungen¶

Der Verknüpfungen-Tab verbindet Verträge mit anderen Objekten in Ihrem Register.

Verfügbare Verknüpfungen:

OPEX-Positionen: Wiederkehrende Kosten, die mit diesem Vertrag verbunden sind -- verwenden Sie die durchsuchbare Mehrfachauswahl, um Positionen nach Produktname zu finden und zu verknüpfen
CAPEX-Positionen: Mit diesem Vertrag verknüpfte Investitionspositionen -- gleiche durchsuchbare Mehrfachauswahl-Oberfläche
Kontakte: Mit diesem Vertrag verbundene Personen, jeweils mit einer Rolle (Kommerziell, Technisch, Support oder Sonstige). Vom Lieferanten übernommene Kontakte werden mit einem ausgefüllten Badge angezeigt; manuell hinzugefügte erscheinen mit einem umrandeten Badge. Klicken Sie auf eine Kontaktzeile, um deren Profil zu öffnen.
Relevante Websites: Links zu externen Dokumenten wie Vertrags-PDFs oder Lieferantenportalen. Jeder Link hat eine Beschreibung und eine URL.
Anhänge: Laden Sie Dateien per Drag-and-Drop oder über die Dateiauswahl hoch. Klicken Sie auf einen Anhang-Chip zum Herunterladen; klicken Sie auf das Löschsymbol zum Entfernen.

Tipp: Das Verknüpfen von OPEX- und CAPEX-Positionen mit Verträgen bietet Ihnen vollständige Kostenverfolgbarkeit -- von Budgetposten bis zu Lieferantenvereinbarungen.

Aufgaben¶

Der Aufgaben-Tab verwaltet Handlungspunkte für diesen Vertrag (z. B. Verlängerungsprüfungen, Preisverhandlungen, Compliance-Prüfungen).

Aufgabenliste:

Zeigt alle mit diesem Vertrag verknüpften Aufgaben
Spalten: Titel, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, Aktionen
Klicken Sie auf einen Aufgabentitel, um den vollständigen Aufgaben-Arbeitsbereich zu öffnen

Filtern:

Klicken Sie auf das Filtersymbol, um Filtersteuerungen ein- oder auszublenden
Statusfilter: Alle, Aktiv (blendet erledigte/abgebrochene aus) oder ein bestimmter Status (Offen, In Bearbeitung, Ausstehend, Im Test, Erledigt, Abgebrochen)
Klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche, um Filter zurückzusetzen
Standardfilter zeigt nur aktive Aufgaben

Aufgabe erstellen:

Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, um den Aufgaben-Erstellungsarbeitsbereich zu öffnen
Die Aufgabe wird automatisch mit diesem Vertrag verknüpft
Füllen Sie im Aufgaben-Arbeitsbereich Titel, Beschreibung, Priorität, Beauftragten und Fälligkeitsdatum aus

Aufgabe löschen:

Klicken Sie auf das Löschsymbol in der Aktionen-Spalte
Bestätigen Sie die Löschung im Dialog

Hinweis: Der Aufgaben-Tab ist erst nach dem erstmaligen Speichern des Vertrags verfügbar. Wenn Sie keine contracts:manager-Berechtigung haben, sind die Schaltflächen Aufgabe hinzufügen und Löschen ausgeblendet.

CSV-Import/Export¶

Halten Sie Ihr Vertragsregister mit externen Systemen per CSV synchron.

Export: Lädt alle Verträge mit Kernfeldern und berechneten Daten herunter.

Import:

Verwenden Sie die Vorprüfung zum Validieren vor dem Anwenden
Zuordnung über Vertragsnamen
Unterstützt Neuanlage und Aktualisierungen

Hinweise:

Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen
Berechnete Felder (Enddatum, Kündigungsstichtag) werden nicht importiert -- sie werden aus Laufzeit und Kündigungsfrist berechnet

Tipps¶

Die Spalte „Kündigen bis" beachten: Die Liste sortiert standardmäßig nach Kündigungsstichtag, sodass handlungsbedürftige Verträge zuerst erscheinen.
Frühzeitig mit OPEX und CAPEX verknüpfen: Verbinden Sie Verträge bei der Erstellung mit Kostenpositionen für vollständige Kostenverfolgung.
Aufgaben für Verlängerungen nutzen: Erstellen Sie 3--6 Monate vor dem Kündigungsstichtag eine Aufgabe zur Verlängerungsprüfung.
Jahresbeträge verfolgen: Auch bei monatlicher Abrechnung erfassen Sie den Jahresbetrag für einen einfacheren Jahresvergleich.
Deep-Link aus der Liste: Sie können einen direkten Link zu jedem Vertrag teilen -- die Arbeitsbereich-URL enthält die Vertrags-ID und bewahrt Ihren Listenkontext (Suche, Sortierung, Filter), sodass der Zurück-Button Sie genau dorthin zurückbringt, wo Sie waren.