Erste Schritte: Ihre ersten 10 Minuten in KANAP¶

Willkommen bei KANAP. Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie brauchen, um ab dem ersten Tag produktiv zu sein -- unabhängig von Ihrer Rolle. Keine Admin-Kenntnisse erforderlich, keine modulspezifischen Vertiefungen. Nur das Wesentliche, um sich wohlzufühlen.

Bevorzugen Sie eine einseitige Zusammenfassung?

Alle wichtigen Schritte auf einer einzigen A4-Seite -- ausdrucken, aufhängen, mit dem Team teilen.

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Für rollenspezifische Workflows siehe den Portfolio-Schnelleinstieg und den IT Ops Schnelleinstieg.

Das Gesamtbild¶

KANAP ist um eine einfache Struktur herum organisiert. Die obere Leiste zeigt die Bereiche, auf die Sie Zugriff haben:

Bereich	Was er enthält
Dashboard	Ihr persönlicher Hub -- klicken Sie auf das KANAP-Logo oder navigieren Sie zu `/`
Portfolio	Aufgaben, Anfragen, Projekte, Planung, Berichte, Mitwirkende
IT-Landschaft	Anwendungen, Schnittstellen, Schnittstellenkarte, Assets, Verbindungen, Verbindungskarte, Standorte
Wissensdatenbank	Dokumente und Vorlagen mit Review-Workflows
Budgetverwaltung	OPEX, CAPEX, Verträge, Berichte, Administration
Stammdaten	Unternehmen, Abteilungen, Lieferanten, Kontakte, Kontenpläne, Währungen, Geschäftsprozesse, Analysedimensionen
Administration	Benutzer, Rollen, Audit-Protokoll, Abrechnung, Authentifizierung, Branding (nur Admin)

Sie brauchen nicht auf alles Zugriff. Ihre Rolle bestimmt, welche Bereiche und Aktionen für Sie verfügbar sind. Wenn etwas in Ihrem Menü fehlt, fragen Sie Ihren Administrator.

Schritt 1: Ihr Dashboard erkunden¶

Nach der Anmeldung landen Sie auf dem Dashboard. Dies ist Ihre persönliche Kommandozentrale.

Was Sie sehen¶

Ein Raster aus Kacheln, die jeweils einen anderen Aspekt Ihrer Arbeit zeigen. Hier die häufigsten:

Kachel	Was sie zeigt
Meine Aufgaben	Ihre zugewiesenen Aufgaben, gruppiert nach Dringlichkeit (Überfällig, Diese Woche fällig, Später)
Projekte die ich leite	Projekte, bei denen Sie IT-Leiter, Fachbereichsleiter oder Sponsor sind
Projekte an denen ich mitwirke	Projekte, bei denen Sie Teammitglied sind
Meine Zeit letzte Woche	Erfasste Stunden, Aufschlüsselung nach Kategorie, Top-Projekte
Zuletzt angesehen	Elemente, die Sie kürzlich in der App geöffnet haben
Neue Anfragen	Kürzlich erstellte Portfolio-Anfragen
Wissensdatenbank	Dokumente, die auf Ihre Prüfung warten, plus kürzlich aufgerufene Dokumente
Team-Aktivität	Aktuelle Projektaktivitäten bei Projekten, an denen Sie beteiligt sind
Projekt-Statusänderungen	Neueste Projektstatusänderungen
Veraltete Aufgaben	Aufgaben, die seit einer Weile nicht aktualisiert wurden

Schnellaktionen¶

Oben im Dashboard finden Sie Verknüpfungsschaltflächen für häufige Aktionen:

Aufgabe erstellen -- öffnet einen Schnelldialog zum Erstellen einer Aufgabe, ohne das Dashboard zu verlassen
Zeit erfassen -- erfassen Sie Stunden für ein Projekt in Sekunden
Neues Dokument -- starten Sie ein leeres Wissensdatenbank-Dokument oder erstellen Sie eines aus einer Vorlage

Anpassen¶

Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad), um auszuwählen, welche Kacheln angezeigt werden. Nur Kacheln, für die Sie Berechtigung haben, werden angezeigt. Beginnen Sie die ersten Tage mit den Standardeinstellungen und passen Sie dann nach Bedarf an.

Machen Sie es zu Ihrem eigenen

Das Dashboard ist darauf ausgelegt, die Frage „Worauf sollte ich mich heute konzentrieren?" auf einen Blick zu beantworten. Wenn eine Kachel für Sie nicht nützlich ist, blenden Sie sie aus. Wenn Ihnen etwas fehlt, prüfen Sie das Zahnrad-Symbol -- es könnte einfach deaktiviert sein.

Schritt 2: Ihr Profil einrichten¶

Klicken Sie auf Ihren Avatar (oben rechts) > Mein Profil, oder navigieren Sie zu /settings/profile.

Profil-Tab¶

Aktualisieren Sie Ihre persönlichen Informationen:

Vorname / Nachname
Berufsbezeichnung
Geschäftstelefon / Mobiltelefon

SSO-Benutzer

Wenn Ihre Organisation Microsoft Entra ID (SSO) verwendet, werden einige Felder automatisch synchronisiert und können in KANAP nicht bearbeitet werden.

Benachrichtigungs-Tab¶

Steuern Sie, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten. Der Hauptschalter oben schaltet alle Benachrichtigungen ein oder aus.

Sie können Benachrichtigungen nach Arbeitsbereich feinjustieren:

Arbeitsbereich	Was Sie umschalten können
Portfolio	Statusänderungen, Team-Hinzufügungen, Teamänderungen bei Elementen die Sie leiten, Kommentare
Aufgaben	Zuweisungsbenachrichtigungen (als Beauftragter, Antragsteller oder Betrachter), Statusänderungen, Kommentare
Budget	Ablaufwarnungen, Statusänderungen, Kommentare

Die wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mail¶

Dies ist eine regelmäßige Zusammenfassung Ihrer Aktivitäten und anstehenden Termine -- wie ein persönlicher Digest.

Konfigurieren Sie sie im Benachrichtigungs-Tab:

Einstellung	Was festlegen
Tag	Welcher Wochentag (z. B. Montag)
Uhrzeit	Welche Stunde (in Ihrer Zeitzone)
Zeitzone	Ihre lokale Zeitzone

Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau, um sich eine Test-E-Mail zu senden und zu sehen, wie sie aussieht.

Überspringen Sie das nicht

Die wöchentliche E-Mail ist überraschend nützlich. Sie bringt Aufgaben ans Licht, die Sie möglicherweise vergessen haben, anstehende Fristen und aktuelle Aktivitäten. Richten Sie sie einmal ein und lassen Sie sie für Sie arbeiten.

Erscheinungsbild-Tab¶

Wählen Sie Ihren bevorzugten Designmodus:

Hell -- helle Oberfläche
Dunkel -- reduzierte Blendung für Umgebungen mit wenig Licht
System -- folgt der Einstellung Ihres Betriebssystems

Sie können das Design auch schnell über die obere Leiste mit dem Design-Symbol (Sonne/Mond) neben dem Hilfe-Button umschalten.

Schritt 3: Bereichsfilter verstehen¶

Dies ist das wichtigste Konzept für neue Benutzer. Jede wichtige Liste in KANAP (Aufgaben, Apps, Projekte, Anfragen) hat einen Bereichsfilter oben:

Bereich	Was er zeigt
Meine [Elemente]	Elemente, bei denen Sie direkt zugewiesen sind (Verantwortlicher, Beauftragter, Leiter...)
[Elemente] meines Teams	Elemente, die jemandem in Ihrem Portfolio-Team gehören oder zugewiesen sind
Alle [Elemente]	Alles in der Organisation

Warum das wichtig ist¶

Wenn Sie die Aufgabenseite öffnen und nichts sehen -- keine Panik. Sie betrachten wahrscheinlich „Meine Aufgaben" und Ihnen ist noch nichts zugewiesen. Wechseln Sie zu „Alle Aufgaben", um das vollständige Bild zu sehen.

Der Bereichsfilter merkt sich Ihre letzte Auswahl über Sitzungen hinweg. Wenn Sie also zu „Alle" wechseln, bleibt es beim nächsten Besuch auf „Alle".

Kein Team = kein Filter „Meines Teams"

Die Option „Meines Teams" funktioniert nur, wenn Sie über die Mitwirkende-Seite einem Portfolio-Team zugewiesen wurden. Wenn sie ausgegraut ist, bitten Sie Ihren Admin oder Projektmanager, Ihr Mitwirkendenprofil einzurichten.

Wo Bereichsfilter erscheinen¶

Portfolio > Aufgaben -- Meine Aufgaben / Aufgaben meines Teams / Alle Aufgaben
IT-Landschaft > Anwendungen -- Meine Apps / Apps meines Teams / Alle Apps
Portfolio > Projekte -- Meine Projekte / Projekte meines Teams / Alle Projekte
Portfolio > Anfragen -- Meine Anfragen / Anfragen meines Teams / Alle Anfragen

Die Logik ist immer gleich: Verantwortlichkeit und Teamzugehörigkeit bestimmen, was Sie sehen.

Schritt 4: Mit Aufgaben arbeiten¶

Aufgaben sind Ihr tägliches Arbeitspferd. Sie verfolgen Handlungspunkte, Ergebnisse, Nachverfolgungen und alles, was erledigt werden muss.

Ihre Aufgaben finden¶

Navigieren Sie zu Portfolio > Aufgaben. Die Standardansicht zeigt Meine Aufgaben -- Ihnen zugewiesene Elemente, sortiert nach Prioritätswert.

Eine Aufgabe erstellen¶

Zwei Wege:

Vom Dashboard -- klicken Sie auf Aufgabe erstellen (Schnelldialog, minimale Felder)
Von der Aufgabenseite -- klicken Sie auf Neu (vollständiger Arbeitsbereich mit allen Optionen)

Das Minimum, das Sie brauchen:

Feld	Was eingeben
Titel	Was erledigt werden muss
Beauftragter	Wer verantwortlich ist (Standard: Sie selbst)
Fälligkeitsdatum	Wann es benötigt wird

Aufgaben mit Projekten, Verträgen oder Budgets verknüpfen¶

Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie sie mit einem Projekt, einer OPEX-Position, einem Vertrag oder einer CAPEX-Position verknüpfen. Dies lässt die Aufgabe sowohl in der Aufgabenliste als auch im übergeordneten Arbeitsbereich erscheinen.

Aus dem Kontext erstellen

Der schnellste Weg, eine verknüpfte Aufgabe zu erstellen, ist aus dem übergeordneten Arbeitsbereich. Öffnen Sie ein Projekt > Aufgaben-Tab > Neu. Die Verknüpfung ist vorausgefüllt.

Fortschritt verfolgen¶

Bewegen Sie Aufgaben durch die Status, während die Arbeit voranschreitet:

Status	Wann verwenden
Offen	Noch nicht begonnen (Standard)
In Bearbeitung	Arbeit hat begonnen
Erledigt	Abgeschlossen (erfordert erfasste Zeit bei Projektaufgaben)
Abgebrochen	Nicht mehr benötigt

Zeit erfassen¶

Für Projektaufgaben ist die Zeiterfassung essenziell -- sie speist den Roadmap-Generator und die Kapazitätsplanung.

Aufgabe öffnen > Zeit erfassen in der Seitenleiste klicken
Kategorie wählen: IT oder Fachbereich
Datum, Stunden und optionale Notizen eingeben

Aufgabe teilen¶

Müssen Sie jemanden einbeziehen? Klicken Sie auf Link senden im Aufgaben-Header, um einen direkten Link per E-Mail an einen Kollegen zu senden -- auch an Personen außerhalb von KANAP. Fügen Sie bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu.

Link senden funktioniert überall

Das ist nicht nur für Aufgaben. Sie können Links zu Projekten, Anfragen, Verträgen, Apps senden -- zu jedem Arbeitsbereich-Objekt. Es ist der schnellste Weg, jemanden auf die richtige Stelle zu verweisen.

Schritt 5: Ihr Mitwirkenden-Profil einrichten¶

Ihr Mitwirkenden-Profil sagt KANAP, wer Sie in Bezug auf Projektplanung sind. Es ist getrennt von Ihrem Benutzerkonto -- es geht um Team, Verfügbarkeit und Fähigkeiten.

Navigieren Sie zu Portfolio > Mitwirkende und finden Sie Ihren Namen (oder bitten Sie Ihren Admin, Sie hinzuzufügen).

Was konfigurieren¶

Einstellung	Was sie bewirkt	Beispiel
Team	Ihr organisatorisches Team	Infrastruktur, Service Desk...
Verfügbarkeit	Tage pro Monat für Projektarbeit (0--20)	8 Tage/Monat
Fähigkeiten	Was Sie können und wie gut	„Docker -- Autonom"

Warum das wichtig ist¶

Team > aktiviert die „Meines Teams"-Bereichsfilter in der gesamten App
Verfügbarkeit > speist den Roadmap-Generator und Kapazitäts-Heatmaps
Fähigkeiten > helfen Projektmanagern, die richtigen Personen für anstehende Arbeit zu finden

Seien Sie realistisch mit der Verfügbarkeit

Berücksichtigen Sie Besprechungen, Tagesgeschäft und Urlaub. Die meisten Menschen haben weniger Projektzeit als sie denken. 20 Tage/Monat bedeutet null Nicht-Projektzeit -- das ist fast nie wahr.

Fähigkeits-Kompetenzstufen¶

Jede Fähigkeit hat eine Kompetenzstufe:

Stufe	Bedeutung
0	Keine Kenntnisse
1	Grundlegend / Theoretisch
2	Kann mit Unterstützung ausführen
3	Autonom
4	Experte -- kann andere anleiten

Seien Sie ehrlich. Eine realistische Fähigkeitenkarte ist weitaus nützlicher als eine, in der jeder ein „Experte" ist.

Wie alles zusammenhängt¶

Alles, was Sie in diesen ersten 10 Minuten einrichten, fließt in das größere Bild ein:

Ihr Dashboard¶

Kacheln beziehen Daten aus Ihren Aufgabenzuweisungen, Projektrollen und Zeiterfassungen, um Ihnen jeden Morgen einen personalisierten Überblick zu geben.

Bereichsfilter¶

Ihre Verantwortlichkeitszuweisungen und Teammitgliedschaft bestimmen, was in jeder Liste auftaucht -- dadurch fühlt sich die App persönlich an, nicht überwältigend.

Kapazitätsplanung¶

Ihre Verfügbarkeit und Zeiterfassungen fließen in den Roadmap-Generator und die Kapazitäts-Heatmaps des Portfolio-Moduls ein. Genaue Daten hier bedeuten bessere Planung für alle.

Benachrichtigungen¶

Die wöchentliche E-Mail und Echtzeit-Benachrichtigungen halten Sie auf dem Laufenden, ohne die App ständig prüfen zu müssen.

Möchten Sie weitergehen?¶

Wenn Sie arbeiten mit...	Lesen Sie den...
Anwendungen, Servern, Infrastruktur	IT Ops Schnelleinstieg
Anfragen, Projekten, Portfolio-Planung	Portfolio-Schnelleinstieg

Kurzreferenz¶

Ich möchte...	Gehe zu...
Meinen Überblick sehen	Dashboard (KANAP-Logo klicken)
Schnell eine Aufgabe erstellen	Dashboard > Schaltfläche Aufgabe erstellen
Schnell Zeit erfassen	Dashboard > Schaltfläche Zeit erfassen
Neues Dokument starten	Dashboard > Schaltfläche Neues Dokument
Alle meine Aufgaben sehen	Portfolio > Aufgaben (Bereich: Meine Aufgaben)
Alles in der Organisation sehen	Jede Liste > Bereichsfilter > „Alle"
Mein Profil aktualisieren	Avatar > Mein Profil > Profil-Tab
Benachrichtigungen einrichten	Avatar > Mein Profil > Benachrichtigungs-Tab
Wöchentliche E-Mail konfigurieren	Avatar > Mein Profil > Benachrichtigungs-Tab > Wöchentliche Zusammenfassung
Design ändern (Hell/Dunkel)	Avatar > Mein Profil > Erscheinungsbild-Tab
Meine Verfügbarkeit festlegen	Portfolio > Mitwirkende > Ihren Namen
Meine Fähigkeiten hinzufügen	Portfolio > Mitwirkende > Ihren Namen > Fähigkeiten-Tab
Einen Link teilen	Beliebigen Arbeitsbereich öffnen > Link senden
Mein Dashboard anpassen	Dashboard > Einstellungen (Zahnrad-Symbol)

Sie sind startklar

Sie wissen jetzt, wie Sie in KANAP navigieren, Ihre Aufgaben verwalten, Ihr Profil und Benachrichtigungen konfigurieren und Ihr Mitwirkenden-Profil einrichten. Beginnen Sie jeden Morgen mit Ihrem Dashboard, halten Sie Ihre Aufgaben aktuell und erfassen Sie regelmäßig Zeit -- der Rest ergibt sich von selbst.