Portfolio-Schnelleinstieg: Von der Anfrage zur Umsetzung¶

Dieser Leitfaden führt Sie durch den Portfolio-Lebenszyklus -- vom Einreichen Ihrer ersten Anfrage bis zur Lieferung eines fertigen Projekts. Er ist darauf ausgelegt, Sie schnell produktiv zu machen, nicht jede Option abzudecken.

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Alle wichtigen Schritte auf einer einzigen A4-Seite -- ausdrucken, aufhängen, mit dem Team teilen.

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Für vollständige Details siehe die Portfolio-Referenzdokumentation.

Das Gesamtbild¶

Portfolio-Workflow-Übersicht

Jede Initiative in KANAP folgt dem gleichen Ablauf:

Phase	Was passiert
Anfrage	Jemand reicht eine Idee oder einen Bedarf ein
Analysieren & Bewerten	Ein Komitee prüft die Machbarkeit, hält eine Empfehlung fest und bewertet die Priorität
Genehmigen	Entscheider geben grünes Licht (oder lehnen ab)
Projekt	Die genehmigte Anfrage wird ein Projekt mit Team, Zeitplan und Aufwandsplan
Umsetzen	Das Team arbeitet, erfasst Zeit und verfolgt den Fortschritt bis zum Abschluss

Diese Pipeline stellt sicher, dass jede Initiative fair bewertet, transparent priorisiert und konsistent verfolgt wird. Keine Lieblingsprojekte mehr, die die Warteschlange überspringen.

Warum das wichtig ist

Der Analyse- und Bewertungsschritt macht den Unterschied zwischen einer Wunschliste und einem echten Portfolio. Er gibt der Führung eine fundierte, datengestützte Grundlage, um Ja -- oder Nein -- zu sagen.

Schritt 1: Anfrage einreichen¶

Gehen Sie zu Portfolio > Anfragen und klicken Sie auf + Neue Anfrage.

Neue Anfragen öffnen sich auf der Zusammenfassung mit der bereits sichtbaren Eigenschafts-Seitenleiste. Beginnen Sie mit den strukturellen Feldern in der Seitenleiste, dann erfassen Sie den Inhalt unter Zweck.

Füllen Sie die Mindestangaben zum Starten aus:

Feld	Was eingeben
Name	Ein klarer, prägnanter Titel für die Initiative
Quelle	Woher kommt das? (Fachbereich, Regulierung, IT-Strategie...)
Kategorie	Die Art der Initiative (z. B. Neue Anwendung, Infrastruktur, Prozessverbesserung)
Antragsteller	Wer bittet darum?
Ziel-Lieferdatum	Wann wird das idealerweise benötigt?

Verwenden Sie dann das Zweck-Dokument auf der Zusammenfassung, um den Geschäftsbedarf und das erwartete Ergebnis in einfacher Sprache zu erklären. Wenn Sie bereits ein Briefing in Word haben, verwenden Sie die Importieren-Schaltfläche im Zweck-Editor, um die .docx-Datei direkt einzulesen -- kein Kopieren und Einfügen nötig.

Klicken Sie auf Speichern. Ihre Anfrage geht mit dem Status Prüfung ausstehend in die Pipeline.

Halten Sie es schlank

Sie können tiefere Analysen, verknüpfte Wissensdatenbank-Dokumente und Belege später hinzufügen. Das Ziel jetzt ist, die Anfrage in den gesteuerten Intake-Flow zu bekommen.

Für alle verfügbaren Felder und Optionen siehe Anfragen-Referenz.

Schritt 2: Analysieren und Bewerten¶

Dies ist der Schritt, der einen Rückstand an Ideen in ein verteidigbares Portfolio verwandelt. Im Anfragen-Arbeitsbereich wird diese Arbeit zwischen dem Analyse-Tab und dem Bewertung-Tab aufgeteilt.

Wer sollte bewerten?¶

Nicht alleine bewerten

Bewertung funktioniert am besten, wenn sie von einem Komitee mit vielfältigen Perspektiven durchgeführt wird. Streben Sie Vertreter aus folgenden Bereichen an:

IT Funktional -- versteht Geschäftsprozesse und Anwendungslandschaft
IT Technisch -- versteht Infrastruktur, Architektur und technische Schulden
Cybersicherheit -- bewertet Risiko, Compliance und Sicherheitsimplikationen
Fachbereich -- validiert strategische Ausrichtung und Geschäftswert

Die Bewertung einer einzelnen Person ist eine Meinung. Die Bewertung eines Komitees ist ein Entscheidungsrahmen.

Analyse-Tab¶

Verwenden Sie Analyse, um zu verstehen, ob die Anfrage tragfähig genug ist, um voranzuschreiten.

Die Analyse kombiniert vier Dinge:

Betroffene Geschäftsprozesse, damit Prüfer sehen können, welche operativen Bereiche die Anfrage berührt
Machbarkeitsprüfung über sieben Dimensionen
Risiken & Maßnahmen als verwaltetes Dokument (mit DOCX-Import und -Export)
Analyseempfehlung als formales Komitee-Urteil

Machbarkeitsanalyse (7 Dimensionen)¶

Über den Wert hinaus müssen Sie bewerten, ob das tatsächlich umsetzbar ist. Die Machbarkeitsanalyse umfasst sieben Dimensionen:

Dimension	Was Sie prüfen
Technische Machbarkeit	Ist der vorgeschlagene Ansatz technisch solide?
Integration & Kompatibilität	Passt es in die bestehende Landschaft und Schnittstellen?
Infrastrukturbedarf	Sind Hosting-, Plattform- oder Betriebsänderungen realistisch?
Sicherheit & Compliance	Sind Kontrollen, Pflichten und Risiken verstanden?
Ressourcen & Fähigkeiten	Haben Sie die Personen und die Expertise?
Lieferbeschränkungen	Sind Timing, Abfolge und Abhängigkeiten handhabbar?
Change Management	Kann die Organisation die Veränderung absorbieren?

Jede Dimension wird von Nicht bewertet bis Blocker eingestuft. Die Zusammenfassung hebt dann das stärkste Bedenken hervor, sodass größere Probleme sichtbar bleiben, auch wenn niemand auf dem Analyse-Tab verweilt.

Bewertungs-Tab¶

Verwenden Sie Bewertung, um die Anfrage gegen die konfigurierten Portfolio-Kriterien Ihres Mandanten zu bewerten.

Die genauen Kriteriennamen und -gewichte können je nach Mandant variieren, da sie aus Portfolio > Einstellungen stammen. KANAP berechnet die gewichtete Priorität automatisch, und einige Mandanten verwenden auch eine Pflichtumgehungsregel für Arbeit, die an die Spitze der Warteschlange springen muss.

Die Analyseempfehlung¶

Nach der Prüfung von Machbarkeit und Bewertung schreiben Sie die Analyseempfehlung. Dies ist eine kurze narrative Zusammenfassung -- typischerweise 2--4 Sätze -- die das Urteil des Komitees festhält:

Gute Empfehlungsbeispiele

„Hoher strategischer Wert, starker Business Case. Technische Machbarkeit ist aufgrund von Legacy-Integration moderat. Genehmigung mit einer Proof-of-Concept-Phase empfohlen."
„Geringe Dringlichkeit, begrenzter geschäftlicher Einfluss. Ressourcenbeschränkungen machen eine Q2-Lieferung unwahrscheinlich. Verschiebung auf H2 empfohlen."

Das Einreichen der Empfehlung veröffentlicht eine formale Entscheidung in der Aktivität, sodass die Begründung und etwaige verknüpfte Statusänderungen an der Anfragenhistorie angehängt bleiben.

Die Kombination aus Bewertungen + Machbarkeit + Empfehlung gibt Entscheidungsträgern alles, was sie brauchen, um zu genehmigen oder abzulehnen -- ohne sich durch eine zweistündige Präsentation sitzen zu müssen.

Transparenz ist der Punkt

Wenn Stakeholder fragen „Warum wurde meine Anfrage abgelehnt?" oder „Warum hat dieses Projekt Priorität bekommen?", liefert der Analyse- und Bewertungsdatensatz die Antwort. Das macht die Pipeline fair.

Für detaillierte Bewertungskonfiguration und Gewichtsmanagement siehe Einstellungen-Referenz.

Schritt 3: Genehmigen und Konvertieren¶

Sobald Analyse und Bewertung abgeschlossen sind, ist Entscheidungszeit.

Prüfen Sie die Bewertungen, Machbarkeit und Empfehlung
Bewegen Sie die Anfrage durch Kandidat, Wartend oder Abgelehnt, während die Prüfung noch läuft
Setzen Sie den Status auf Genehmigt, wenn die Anfrage bereit ist, in die Umsetzung zu gehen
Klicken Sie auf In Projekt konvertieren

Nahtlose Übergabe

Wenn Sie eine Anfrage in ein Projekt konvertieren, öffnet KANAP einen Konvertierungsdialog, in dem Sie den Projektnamen, geplante Daten und den initialen Aufwand bestätigen können. Der Anfragezweck wird als Referenz angezeigt, und verknüpfte Anfragedaten werden in das Projekt übernommen.

Der Anfragestatus ändert sich zu Konvertiert, und ein neues Projekt wird erstellt und zurück mit der ursprünglichen Anfrage verknüpft.

Für Anfragen, die nicht konvertierungsbereit sind, behalten Sie sie in Kandidat, verschieben Sie sie auf Wartend oder setzen Sie sie mit Begründung auf Abgelehnt.

Siehe Anfragen-Referenz für alle Statusübergänge.

Schritt 4: Ihr Projekt einrichten¶

Ihr neues Projekt erbt den Anfragenkontext, muss aber noch für die Umsetzung eingerichtet werden.

Gehen Sie zu Portfolio > Projekte und öffnen Sie Ihr neu erstelltes Projekt. Der Projekt-Arbeitsbereich hat sieben Tabs -- Zusammenfassung, Aktivität, Zeitplan, Fortschritt, Aufgaben, Bewertung und Wissensdatenbank -- mit einer dauerhaft sichtbaren Projekteigenschaften-Seitenleiste für Kernfelder, Team und Verknüpfungen.

Seitenleiste -- Ihre Personen und Kernstruktur zuweisen¶

Verwenden Sie die Projekteigenschaften-Seitenleiste, um die Kernrollen einzurichten:

Rolle	Wer	Zweck
Fachbereichssponsor	Leitende Fachbereichsführungskraft	Verantwortlich für Geschäftsergebnisse
IT-Sponsor	Leitende IT-Führungskraft	Beseitigt Lieferblockaden und unterstützt die Initiative
IT-Leiter	Technischer Projektmanager	Treibt die IT-Umsetzung
Fachbereichsleiter	Fachbereichsseitiger Projektmanager	Treibt Geschäftsbereitschaft und Einführung
IT-Mitwirkende / Fachbereichs-Mitwirkende	Teammitglieder, die die Arbeit machen	Speisen Lieferkontext, Zuordnungen und Bereichsfilter

Mitwirkende müssen zuerst konfiguriert werden

Damit die Kapazitätsplanung funktioniert, muss jeder Mitwirkende unter Portfolio > Mitwirkende eingerichtet sein mit:

Ihrer Team-Zuweisung
Verfügbarkeit (Tage pro Monat)
Fähigkeiten
Klassifizierungs-Standardwerten (Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen), damit neue Aufgaben und Anfragen automatisch vorausgefüllt werden

Ohne Team-, Verfügbarkeits- und Fähigkeitsdaten kann der Roadmap-Generator keine Kapazität berechnen, und Ihre Planung fliegt blind. Siehe die Mitwirkende-Referenz.

Die gleiche Seitenleiste hält auch Kerneigenschaften und Verknüpfungen sichtbar, während Sie arbeiten, sodass Sie keine separaten Team- oder Verknüpfungen-Tabs mehr benötigen.

Zusammenfassungs-Tab -- Zweck und Projekt-Cockpit¶

Zusammenfassung ist das Projekt-Cockpit. Es zeigt den aktuellen Status, das Lieferfenster, den Aufwandsverbrauch, die Teamabdeckung und die neueste Aktivität in einem Durchgang. Der Zweck-Editor ist auch hier -- wenn Ihr Projektbrief bereits als Word-Dokument existiert, verwenden Sie die Importieren-Schaltfläche, um die .docx direkt einzulesen.

Fortschritt-Tab -- Aufwand und Zuordnungen validieren¶

Verwenden Sie Fortschritt, um den Aufwand zu bestätigen, der die Lieferplanung steuert:

IT-Aufwand (PT) -- Gesamtpersonentage erwartet von IT-Mitwirkenden
Fachbereichs-Aufwand (PT) -- Gesamtpersonentage erwartet von Fachbereichs-Mitwirkenden

Diese Zahlen speisen die Roadmap

Der Roadmap-Generator verwendet diese Aufwandsschätzungen, kombiniert mit der Mitwirkenden-Verfügbarkeit, um Projekte automatisch auf dem Zeitstrahl zu planen. Genauere Schätzungen = bessere Roadmaps.

Zeitstrahl-Tab -- Phasenvorlage anwenden (Optional)¶

Wenn Ihre Organisation Phasenvorlagen definiert hat (z. B. „Standardprojekt", „Agiler Sprint-Zyklus"), können Sie hier eine anwenden, um Ihren Projektzeitstrahl sofort mit vordefinierten Phasen und Meilensteinen zu strukturieren. Der Zeitstrahl kann als Tabelle oder als Gantt-Diagramm angezeigt werden.

Sie können auch Daten manuell setzen oder dies für einfachere Initiativen ganz überspringen.

Siehe Projekte-Referenz für alle Projektkonfigurationsoptionen.

Schritt 5: Umsetzung verfolgen¶

Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Während das Projekt voranschreitet, halten Sie KANAP aktuell.

Fortschritt aktualisieren¶

Verwenden Sie den Umsetzungsfortschritt-Schieberegler auf dem Fortschritt-Tab, um anzuzeigen, wie weit das Projekt ist. Dies ist ein einfacher Prozentsatz (0--100 %), der in Dashboards und Berichte einfließt.

Bewegen Sie das Projekt durch die Status, während die Arbeit voranschreitet. In der Praxis bewegen sich die meisten Projekte von Warteliste oder Geplant in die aktive Umsetzung:

Warteliste / Geplant --> In Bearbeitung --> Im Test --> Erledigt

Zeit erfassen -- Das ist entscheidend¶

Keine Zeiterfassung = keine automatische Planung

Zeiterfassung dient nicht nur der Berichterstattung -- sie treibt direkt den Roadmap-Generator an.

Es gibt zwei Stellen zur Zeiterfassung:

Fortschritt-Tab -- Overhead-Zeit auf Projektebene erfassen (Besprechungen, Koordination, Management)
Aufgaben -- Aufgabenspezifische Zeit gegen einzelne Arbeitspakete erfassen

Warum das wichtig ist:

Erfasste Zeit --> Mitwirkende-Zeitstatistiken --> Historische Kapazitätsdaten
                                               --> Roadmap-Generator (historischer Modus)
                                               --> Genaue zukünftige Planung

Der Roadmap-Generator hat einen historischen Kapazitätsmodus, der tatsächlich erfasste Zeit verwendet, um zu verstehen, wie viel jeder Mitwirkende pro Monat wirklich leistet (im Gegensatz zu seiner theoretischen Verfügbarkeit). Ohne Zeitdaten greift der Generator auf theoretische Schätzungen zurück -- die fast immer optimistisch sind.

Machen Sie es zur Gewohnheit

Ermutigen Sie Teammitglieder, wöchentlich Zeit zu erfassen. Selbst grobe Einträge sind weit besser als nichts. Die Daten summieren sich im Laufe der Zeit und machen jede Roadmap-Iteration genauer.

Status¶

Status	Bedeutung
Warteliste	Genehmigt, aber noch nicht für aktive Arbeit eingeplant
Geplant	Eingeplant und vorbereitet, aber Umsetzung hat nicht begonnen
In Bearbeitung	Aktive Arbeit findet statt
Im Test	Ergebnisse werden validiert
Wartend	Vorübergehend pausiert (Grund erfassen)
Erledigt	Alle Ergebnisse akzeptiert, Projekt abgeschlossen
Abgebrochen	Vor Abschluss gestoppt

Siehe Projekte-Referenz für Details zu jedem Status.

Schritt 6: Mit Phasen und Aufgaben strukturieren¶

Für größere Projekte benötigen Sie eine granularere Verfolgung.

Phasen¶

Phasen unterteilen das Projekt in logische Abschnitte (z. B. Analyse, Entwicklung, Test, Deployment).

Aus Vorlage: Wenden Sie eine Phasenvorlage vom Zeitstrahl-Tab an, um eine vordefinierte Struktur zu erhalten
Individuell: Fügen Sie Phasen manuell mit Namen, Start-/Enddaten und Verantwortlichen hinzu

Jede Phase kann ihren eigenen Status, Daten und Meilensteinverhalten haben. Der Zeitstrahl-Tab ermöglicht die Ansicht der Phasenstruktur als Tabelle oder Gantt-Diagramm.

Aufgaben¶

Innerhalb jeder Phase (oder auf Projektebene) erstellen Sie Aufgaben für spezifische Arbeitspakete. Öffnen Sie den Aufgaben-Tab im Projekt-Arbeitsbereich, um sie zu verwalten.

Aufgaben an Mitwirkende zuweisen
Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Aufgabentypen festlegen
Detaillierte Beschreibungen mit dem Markdown-Editor schreiben -- oder eine .docx-Datei direkt in das Beschreibungsfeld importieren
Zeit direkt gegen Aufgaben erfassen (IT- oder Fachbereichskategorie)
Aufgaben mit Phasen verknüpfen für strukturierte Verfolgung
Wissensdatenbank-Dokumente aus der Aufgaben-Seitenleiste als Referenzmaterial anhängen

Aufgaben können auch direkt von einer Zeitstrahl-Phase aus mit der [+]-Verknüpfung erstellt werden, die die Aufgabe sowohl mit dem Projekt als auch mit der ausgewählten Phase vorverknüpft.

Projektaufgaben müssen Zeit erfassen vor dem Abschluss

Sie können eine Projektaufgabe nicht als Erledigt markieren, bis mindestens etwas Zeit erfasst wurde. Dies hält die Aufwandsverfolgung ehrlich.

Meilensteine¶

Markieren Sie wichtige Kontrollpunkte -- Go/No-Go-Entscheidungen, Lieferfristen oder externe Abhängigkeiten.

Meilensteine erscheinen auf dem Projektzeitstrahl und in Berichten und geben Stakeholdern klare Sicht auf bevorstehende Entscheidungspunkte. Sie können als eigenständige Meilensteine erstellt werden oder durch Aktivierung der Meilensteinverfolgung einer Phase.

Einfach beginnen, Struktur bei Bedarf hinzufügen

Sie brauchen nicht für jedes Projekt Phasen und Aufgaben. Kleine Initiativen können mit nur dem Fortschrittsschieberegler und Status verfolgt werden. Fügen Sie Struktur hinzu, wenn das Projekt komplex genug ist, um sie zu benötigen.

Für vollständige Details zu Phasen, Aufgaben und Meilensteinen siehe Projekte-Referenz und Aufgaben-Referenz.

Wie alles zusammenhängt¶

Jede Information, die Sie eingeben, fließt in etwas Größeres ein. Deshalb lohnt sich der Aufwand:

Automatische Roadmap-Planung¶

Der Roadmap-Generator nimmt Ihre Projektaufwandsschätzungen, Mitwirkenden-Verfügbarkeit und historische Zeitdaten, um Projekte automatisch über den Zeitstrahl zu planen. Keine manuelle Gantt-Diagramm-Akrobatik mehr.

Siehe Planungs-Referenz.

Kapazitäts-Heatmaps¶

Mitwirkenden-Verfügbarkeit und Projektzuweisungen kombinieren sich, um zu zeigen, wer überlastet ist und wer Bandbreite hat -- über Teams und Zeiträume hinweg. Dies verhindert das klassische Problem „Jeder ist 5 Projekten zu 100 % zugewiesen".

Engpass-Analyse¶

Wenn mehrere Projekte um die gleichen Mitwirkenden oder Fähigkeiten konkurrieren, hebt KANAP den Engpass hervor, sodass Sie Kompromisse eingehen können, bevor sie zu Krisen werden.

Management-Reporting¶

Prioritätsbewertungen, Projektstatus, Fortschritt, Budget und Zeitstrahldaten fließen in Portfolio-Berichte auf Portfolioebene ein, die der Führung ein klares Bild geben, ohne manuelle PowerPoint-Erstellung. Der Berichts-Hub umfasst einen Statusänderungsbericht, eine Kapazitäts-Heatmap und einen Wochenbericht.

Siehe Berichte-Referenz.

Kurzreferenz¶

Ich möchte...	Gehe zu...
Eine neue Idee einreichen	Portfolio > Anfragen > + Neu
Eine Anfrage bewerten	Anfrage öffnen > Bewertungs-Tab
Machbarkeit bewerten	Anfrage öffnen > Analyse-Tab
Das Projektteam festlegen	Projekt öffnen > Projekteigenschaften-Seitenleiste > Team
Word-Dokument importieren	Anfrage/Projekt/Aufgabe öffnen > Importieren-Schaltfläche auf Zweck oder Beschreibung
Die Projekt-Pipeline sehen	Portfolio > Planung
Team-Kapazität prüfen	Portfolio > Planung > Kapazitätsansicht, oder Portfolio > Berichte > Kapazitäts-Heatmap
Zeit für ein Projekt erfassen	Projekt öffnen > Fortschritt-Tab oder Aufgaben
Eine Roadmap generieren	Portfolio > Planung > Roadmap-Generator
Berichte anzeigen	Portfolio > Berichte
Bewertungsgewichte konfigurieren	Portfolio > Einstellungen > Bewertungskriterien
Mitwirkende einrichten	Portfolio > Mitwirkende
Klassifizierungs-Standardwerte festlegen	Portfolio > Mitwirkende > Profil öffnen > Standardwerte-Tab

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