Fast Track Portefeuille : de la demande à la livraison¶

Ce guide vous accompagne tout au long du cycle de vie du portefeuille -- de la soumission de votre première demande à la livraison d'un projet terminé. Il est conçu pour vous rendre productif rapidement, pas pour couvrir chaque option.

Conseil : Vous préférez un résumé sur une page ?

Toutes les étapes clés sur une seule page A4 -- imprimez-la, épinglez-la, partagez-la avec votre équipe.

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Pour tous les détails, consultez la documentation de référence du Portefeuille.

La vue d'ensemble¶

Vue d'ensemble du workflow Portefeuille

Chaque initiative dans KANAP suit le même flux :

Étape	Ce qui se passe
Demande	Quelqu'un soumet une idée ou un besoin
Analyser et évaluer	Un comité examine la faisabilité, capture une recommandation et note la priorité
Approuver	Les décideurs donnent le feu vert (ou rejettent)
Projet	La demande approuvée devient un projet avec une équipe, une chronologie et un plan de charge
Livrer	L'équipe exécute, saisit du temps et suit l'avancement jusqu'à l'achèvement

Ce pipeline garantit que chaque initiative est évaluée équitablement, priorisée de manière transparente et suivie de manière cohérente. Plus de projets favoris qui passent devant la file d'attente.

Information : Pourquoi c'est important

L'étape d'analyse et d'évaluation est ce qui fait la différence entre une liste de souhaits et un vrai portefeuille. Elle donne à la direction une base défendable et fondée sur les données pour dire oui -- ou non.

Étape 1 : Soumettez une demande¶

Allez dans Portefeuille > Demandes et cliquez sur + Nouvelle demande.

Les nouvelles demandes s'ouvrent sur le Résumé avec la barre latérale de propriétés déjà visible. Commencez par les champs structurels dans la barre latérale, puis capturez le récit dans l'Objet.

Remplissez les détails minimaux pour commencer :

Champ	Quoi saisir
Nom	Un titre clair et concis pour l'initiative
Source	D'où vient-elle ? (Direction métier, réglementation, stratégie IT...)
Catégorie	Le type d'initiative (ex. : Nouvelle application, Infrastructure, Amélioration de processus)
Demandeur	Qui fait la demande ?
Date de livraison cible	Quand est-ce idéalement nécessaire ?

Puis utilisez le document Objet dans le Résumé pour expliquer le besoin métier et le résultat attendu en langage courant. Si vous avez déjà un brief dans Word, utilisez le bouton Import sur l'éditeur d'Objet pour importer le fichier .docx directement -- sans copier-coller.

Cliquez sur Enregistrer. Votre demande entre dans le pipeline avec le statut En attente de revue.

Conseil : Restez léger

Vous pourrez ajouter une analyse plus approfondie, des documents de base de connaissances liés et des preuves de support plus tard. L'objectif maintenant est d'introduire la demande dans le flux d'intake gouverné.

Pour tous les champs et options disponibles, consultez la référence Demandes.

Étape 2 : Analysez et évaluez¶

C'est l'étape qui transforme un backlog d'idées en un portefeuille défendable. Dans l'espace de travail de la demande, ce travail est réparti entre l'onglet Analyse et l'onglet Évaluation.

Qui devrait évaluer ?¶

Avertissement : N'évaluez pas seul

L'évaluation fonctionne mieux lorsqu'elle est faite par un comité avec des perspectives diverses. Visez à inclure des représentants de :

IT Fonctionnel -- comprend les processus métier et le paysage applicatif
IT Technique -- comprend l'infrastructure, l'architecture et la dette technique
Cybersécurité -- évalue les risques, la conformité et les implications de sécurité
Métier -- valide l'alignement stratégique et la valeur métier

Le score d'une seule personne est une opinion. Le score d'un comité est un cadre de décision.

Onglet Analyse¶

Utilisez l'Analyse pour comprendre si la demande est suffisamment viable pour avancer.

L'analyse combine quatre éléments :

Les processus métier impactés pour que les relecteurs voient quels domaines opérationnels la demande touche
La revue de faisabilité sur sept dimensions
Les Risques et mesures d'atténuation en tant que document géré (avec import et export DOCX)
La Recommandation d'analyse comme verdict formel du comité

Analyse de faisabilité (7 dimensions)¶

Au-delà de la valeur, vous devez évaluer si c'est réellement faisable. L'analyse de faisabilité couvre sept dimensions :

Dimension	Ce que vous vérifiez
Faisabilité technique	L'approche proposée est-elle techniquement solide ?
Intégration et compatibilité	S'inscrit-elle dans le paysage et les interfaces existants ?
Besoins d'infrastructure	Les changements d'hébergement, plateforme ou opérations sont-ils réalistes ?
Sécurité et conformité	Les contrôles, obligations et risques sont-ils compris ?
Ressources et compétences	Avez-vous les personnes et l'expertise ?
Contraintes de livraison	Le timing, le séquencement et les dépendances sont-ils gérables ?
Gestion du changement	L'organisation peut-elle absorber le changement ?

Chaque dimension est notée de Non évaluée à Bloquant. Le Résumé fait alors remonter le niveau de préoccupation le plus fort pour que les problèmes majeurs restent visibles même lorsque personne n'est sur l'onglet Analyse.

Onglet Évaluation¶

Utilisez l'Évaluation pour noter la demande par rapport aux critères de portefeuille configurés pour votre tenant.

Les noms exacts des critères et les pondérations peuvent varier selon le tenant, car ils proviennent de Portefeuille > Paramètres. KANAP calcule la priorité pondérée automatiquement, et certains tenants utilisent aussi une règle de contournement obligatoire pour le travail qui doit passer en tête de file.

La recommandation d'analyse¶

Après avoir examiné la faisabilité et l'évaluation, rédigez la Recommandation d'analyse. C'est un résumé narratif court -- typiquement 2 à 4 phrases -- qui capture le verdict du comité :

Exemples de bonnes recommandations

« Forte valeur stratégique, business case solide. Faisabilité technique modérée en raison de l'intégration historique. Recommandation d'approbation avec une phase de preuve de concept. »
« Urgence faible, impact métier limité. Les contraintes de ressources rendent une livraison Q2 peu probable. Recommandation de report au S2. »

Soumettre la recommandation publie une décision formelle dans l'Activité, de sorte que la justification et tout changement de statut lié restent attachés à l'historique de la demande.

La combinaison scores + faisabilité + recommandation donne aux décideurs tout ce dont ils ont besoin pour approuver ou rejeter -- sans avoir à assister à une présentation de deux heures.

Information : La transparence est l'objectif

Lorsque les parties prenantes demandent « pourquoi ma demande a-t-elle été rejetée ? » ou « pourquoi ce projet a-t-il eu la priorité ? », l'enregistrement d'analyse et d'évaluation fournit la réponse. C'est ce qui rend le pipeline équitable.

Pour la configuration détaillée de l'évaluation et la gestion des pondérations, consultez la référence Paramètres.

Étape 3 : Approuvez et convertissez¶

Une fois l'analyse et l'évaluation terminées, c'est le moment de la décision.

Examinez les scores, la faisabilité et la recommandation
Faites évoluer la demande vers Candidate, En attente ou Rejetée selon les besoins pendant que la revue est encore en cours
Passez le statut à Approuvée lorsque la demande est prête à entrer en livraison
Cliquez sur Convertir en projet

Conseil : Passage de relais fluide

Lorsque vous convertissez une demande en projet, KANAP ouvre une boîte de dialogue de conversion où vous pouvez confirmer le nom du projet, les dates planifiées et la charge initiale. L'objet de la demande est affiché pour référence, et les données liées de la demande sont reportées dans le projet.

Le statut de la demande passe à Convertie, et un nouveau projet est créé et lié à la demande d'origine.

Pour les demandes qui ne sont pas prêtes à être converties, gardez-les en Candidate, passez-les En attente ou définissez-les comme Rejetée avec une raison.

Consultez la référence Demandes pour toutes les transitions de statut.

Étape 4 : Configurez votre projet¶

Votre nouveau projet hérite du contexte de la demande, mais il a encore besoin d'une configuration d'exécution.

Allez dans Portefeuille > Projets et ouvrez votre projet nouvellement créé. L'espace de travail du projet comporte sept onglets -- Résumé, Activité, Chronologie, Avancement, Tâches, Évaluation et Base de connaissances -- avec une barre latérale persistante Propriétés du projet pour les champs principaux, l'équipe et les relations.

Barre latérale -- Assignez vos personnes et la structure principale¶

Utilisez la barre latérale Propriétés du projet pour configurer les rôles principaux :

Rôle	Qui	Objectif
Sponsor métier	Dirigeant métier senior	Redevable des résultats métier
Sponsor IT	Dirigeant IT senior	Lève les blocages de livraison et soutient l'initiative
Responsable IT	Chef de projet technique	Pilote la livraison IT
Responsable métier	Chef de projet côté métier	Pilote la préparation et l'adoption métier
Contributeurs IT / Contributeurs métier	Membres de l'équipe opérationnelle	Alimentent le contexte de livraison, les ventilations et les filtres de périmètre

Avertissement : Les contributeurs doivent être configurés d'abord

Pour que la planification de capacité fonctionne, chaque contributeur doit être configuré dans Portefeuille > Contributeurs avec :

Son affectation d'équipe
Sa disponibilité (jours par mois)
Ses compétences
Ses valeurs de classification par défaut (Source, Catégorie, Flux, Société) pour que les nouvelles tâches et demandes soient pré-remplies automatiquement

Sans données d'équipe, de disponibilité et de compétences, le générateur de roadmap ne peut pas calculer la capacité, et votre planification naviguera à l'aveugle. Voir la référence Contributeurs.

La même barre latérale garde aussi les Propriétés principales et les Relations visibles pendant que vous travaillez, vous n'avez donc plus besoin d'onglets séparés Équipe ou Relations.

Onglet Résumé -- Objet et tableau de bord du projet¶

Le Résumé est le tableau de bord du projet. Il affiche le statut actuel, la fenêtre de livraison, la consommation de charge, la couverture de l'équipe et la dernière activité en une seule passe. L'éditeur d'Objet est ici aussi -- si votre brief projet existe déjà en tant que document Word, utilisez le bouton Import pour importer le .docx directement.

Onglet Avancement -- Validez la charge et les ventilations¶

Utilisez l'Avancement pour confirmer la charge qui pilotera la planification de livraison :

Charge IT (JH) -- Total de jours-homme attendus des contributeurs IT
Charge Métier (JH) -- Total de jours-homme attendus des contributeurs métier

Information : Ces chiffres alimentent la roadmap

Le générateur de roadmap utilise ces estimations de charge, combinées à la disponibilité des contributeurs, pour planifier automatiquement les projets sur la chronologie. Des estimations plus précises = de meilleures roadmaps.

Onglet Chronologie -- Appliquez un modèle de phases (optionnel)¶

Si votre organisation a défini des modèles de phases (ex. : « Projet standard », « Cycle Sprint Agile »), vous pouvez en appliquer un ici pour créer instantanément la chronologie de votre projet avec des phases et jalons prédéfinis. La chronologie peut être visualisée en tableau ou en diagramme de Gantt.

Vous pouvez aussi définir les dates manuellement ou sauter cette étape entièrement pour les initiatives plus simples.

Voir la référence Projets pour toutes les options de configuration de projet.

Étape 5 : Suivez l'exécution¶

Maintenant le vrai travail commence. Au fur et à mesure que le projet avance, gardez KANAP à jour.

Mettez à jour l'avancement¶

Utilisez le curseur Avancement de l'exécution dans l'onglet Avancement pour refléter la progression du projet. C'est un simple pourcentage (0-100 %) qui alimente les tableaux de bord et les rapports.

Faites évoluer le projet à travers les statuts au fur et à mesure que le travail progresse. En pratique, la plupart des projets passent de Liste d'attente ou Planifié vers l'exécution active :

Liste d'attente / Planifié --> En cours --> En test --> Terminé

Saisissez du temps -- C'est critique¶

Avertissement : Pas de saisie de temps = pas de planification automatique

La saisie de temps n'est pas que pour le reporting -- elle alimente directement le générateur de roadmap.

Il y a deux endroits pour saisir du temps :

Onglet Avancement -- Saisissez le temps d'overhead projet (réunions, coordination, management)
Tâches -- Saisissez le temps spécifique aux tâches contre des éléments de travail individuels

Voici pourquoi c'est important :

Temps saisi --> Statistiques de temps du contributeur --> Données de capacité historiques
                                                     --> Générateur de roadmap (mode historique)
                                                     --> Planification future précise

Le générateur de roadmap a un mode de capacité historique qui utilise le temps réellement saisi pour comprendre combien chaque contributeur livre réellement par mois (par opposition à sa disponibilité théorique). Sans données de temps, le générateur se rabat sur des estimations théoriques -- qui sont presque toujours optimistes.

Conseil : Faites-en une habitude

Encouragez les membres de l'équipe à saisir du temps chaque semaine. Même des entrées approximatives sont bien meilleures que rien. Les données se composent au fil du temps et rendent chaque itération de roadmap plus précise.

Statuts¶

Statut	Signification
Liste d'attente	Approuvé mais pas encore planifié dans le travail actif
Planifié	Planifié et préparé, mais l'exécution n'a pas commencé
En cours	Le travail actif est en cours
En test	Les livrables sont en cours de validation
En attente	Temporairement suspendu (capturez la raison)
Terminé	Tous les livrables acceptés, projet terminé
Annulé	Arrêté avant l'achèvement

Voir la référence Projets pour les détails de chaque statut.

Étape 6 : Structurez avec des phases et des tâches¶

Pour les projets plus importants, vous aurez besoin d'un suivi plus granulaire.

Phases¶

Les phases décomposent le projet en étapes logiques (ex. : Analyse, Développement, Test, Déploiement).

À partir d'un modèle : Appliquez un modèle de phases depuis l'onglet Chronologie pour obtenir une structure prédéfinie
Personnalisé : Ajoutez des phases manuellement avec noms, dates de début/fin et responsables

Chaque phase peut avoir son propre statut, ses dates et son comportement de jalon. L'onglet Chronologie vous permet de visualiser la structure des phases en tableau ou en diagramme de Gantt.

Tâches¶

Au sein de chaque phase (ou au niveau projet), créez des tâches pour des éléments de travail spécifiques. Ouvrez l'onglet Tâches dans l'espace de travail du projet pour les gérer.

Assignez les tâches aux contributeurs
Définissez les dates d'échéance, priorités et types de tâches
Rédigez des descriptions détaillées avec l'éditeur markdown -- ou importez un fichier .docx directement dans le champ Description
Saisissez du temps directement contre les tâches (catégorie IT ou Métier)
Liez les tâches aux phases pour un suivi structuré
Attachez des documents de la base de connaissances depuis la barre latérale de la tâche pour le matériel de référence

Les tâches peuvent aussi être créées directement depuis une phase de la chronologie en utilisant le raccourci [+], qui pré-lie la tâche à la fois au projet et à la phase sélectionnée.

Conseil : Les tâches projet doivent avoir du temps saisi avant clôture

Vous ne pouvez pas marquer une tâche projet comme Terminé tant qu'au moins un peu de temps n'a pas été saisi. Cela maintient le suivi de charge honnête.

Jalons¶

Marquez les points de contrôle clés -- décisions go/no-go, échéances de livrables ou dépendances externes.

Les jalons apparaissent sur la chronologie du projet et dans les rapports, donnant aux parties prenantes une visibilité claire sur les points de décision à venir. Ils peuvent être créés comme jalons autonomes ou en activant le suivi de jalon sur une phase.

Conseil : Commencez simple, ajoutez de la structure au besoin

Vous n'avez pas besoin de phases et de tâches pour chaque projet. Les petites initiatives peuvent être suivies avec juste le curseur d'avancement et le statut. Ajoutez de la structure lorsque le projet est assez complexe pour en avoir besoin.

Pour tous les détails sur les phases, tâches et jalons, consultez la référence Projets et la référence Tâches.

Comment tout s'interconnecte¶

Chaque donnée que vous saisissez alimente quelque chose de plus grand. Voici pourquoi l'effort en vaut la peine :

Planification automatique de roadmap¶

Le générateur de roadmap prend vos estimations de charge de projet, la disponibilité des contributeurs et les données de temps historiques pour planifier automatiquement les projets sur la chronologie. Plus de gymnastique manuelle de diagrammes de Gantt.

Voir la référence Planification.

Cartes de chaleur de capacité¶

La disponibilité des contributeurs et les affectations de projets se combinent pour vous montrer qui est surchargé et qui a de la bande passante -- à travers les équipes et les périodes. Cela prévient le classique « tout le monde est assigné à 5 projets à 100 % ».

Analyse des goulots d'étranglement¶

Lorsque plusieurs projets se disputent les mêmes contributeurs ou compétences, KANAP met en évidence le goulot d'étranglement pour que vous puissiez faire des arbitrages avant qu'ils ne deviennent des crises.

Reporting exécutif¶

Les scores de priorité, le statut du projet, l'avancement, le budget et les données de chronologie se consolident dans des rapports au niveau portefeuille qui donnent à la direction une image claire sans création manuelle de PowerPoint. Le hub de reporting inclut un rapport de changements de statut, une carte de chaleur de capacité et un rapport hebdomadaire.

Voir la référence Rapports.

Référence rapide¶

Je veux...	Aller à...
Soumettre une nouvelle idée	Portefeuille > Demandes > + Nouveau
Évaluer une demande	Ouvrir la demande > onglet Évaluation
Évaluer la faisabilité	Ouvrir la demande > onglet Analyse
Définir l'équipe projet	Ouvrir le projet > Barre latérale Propriétés du projet > Équipe
Importer un document Word	Ouvrir demande/projet/tâche > bouton Import sur Objet ou Description
Voir le pipeline de projets	Portefeuille > Planification
Vérifier la capacité de l'équipe	Portefeuille > Planification > Vue capacité, ou Portefeuille > Rapports > Carte de chaleur capacité
Saisir du temps sur un projet	Ouvrir le projet > onglet Avancement ou Tâches
Générer une roadmap	Portefeuille > Planification > Générateur de roadmap
Consulter les rapports	Portefeuille > Rapports
Configurer les pondérations d'évaluation	Portefeuille > Paramètres > Critères d'évaluation
Configurer les contributeurs	Portefeuille > Contributeurs
Définir les valeurs par défaut de classification	Portefeuille > Contributeurs > ouvrir le profil > onglet Valeurs par défaut

Vous êtes prêt

Vous connaissez maintenant le cycle de vie complet de la demande à la livraison. Commencez par une demande, évaluez-la correctement, et laissez KANAP gérer le reste. Pour une documentation détaillée sur chaque fonctionnalité, explorez la section Gestion de portefeuille.