Administration budgétaire¶
L'administration budgétaire met à votre disposition un ensemble d'outils pour gérer et transformer les données budgétaires entre les années et les colonnes. Ce sont les opérations que vous utilisez pendant les cycles de planification budgétaire : préparer les chiffres de l'année suivante, verrouiller les budgets approuvés et gérer les transitions d'une année à l'autre.
Où trouver cette page¶
- Chemin : Gestion budgétaire > Administration
- Autorisations : chaque carte s'affiche uniquement pour les utilisateurs qui peuvent l'utiliser (voir le tableau ci-dessous). Administration apparaît dans le menu dès que vous pouvez utiliser au moins une carte.
La page d'accueil comporte deux sections. Chaque carte renvoie à un outil dédié. Une section vide est masquée.
Paramètres
| Outil | Objectif |
|---|---|
| Devises | Définir les devises de reporting et par défaut, et consulter les taux de change. Voir Paramètres de devises |
| Colonnes budgétaires | Nommer les cinq colonnes budgétaires, choisir celles qui sont affichées et la colonne par défaut |
| Méthode de ventilation par défaut | Définir la méthode que les postes OPEX et CAPEX suivent par défaut |
Opérations
| Outil | Objectif |
|---|---|
| Geler / Dégeler les données | Verrouiller les colonnes budgétaires pour empêcher les modifications |
| Copier les colonnes budgétaires | Copier des données entre années et colonnes avec des ajustements |
| Copier les ventilations | Copier les méthodes de ventilation d'une année à l'autre |
| Réinitialiser une colonne budgétaire | Effacer toutes les données d'une colonne spécifique |
| Geler les données de référence | Verrouiller les indicateurs des sociétés et des départements pour une année. Voir Geler les données de référence et copier les indicateurs annuels |
| Copier les indicateurs annuels | Copier les indicateurs des sociétés et des départements d'une année à l'autre. Voir Geler les données de référence et copier les indicateurs annuels |
| Cartes | Qui les voit |
|---|---|
| Devises, Colonnes budgétaires, Méthode de ventilation par défaut, Geler / Dégeler les données | Administration budgétaire au niveau administrateur (budget_ops:admin) |
| Copier les colonnes budgétaires, Copier les ventilations, Réinitialiser une colonne budgétaire | OPEX ou CAPEX au niveau administrateur. Les onglets OPEX et CAPEX suivent la même règle : un administrateur OPEX travaille uniquement sur les postes OPEX |
| Geler les données de référence, Copier les indicateurs annuels | Utilisateurs ayant accès au budget qui sont administrateurs de l'administration budgétaire, des sociétés ou des départements. Les administrateurs des sociétés et des départements agissent sur leur propre périmètre |
Le rôle intégré Administrateur budget voit toutes les cartes. Membre budget et Lecteur budget n'en voient aucune : Administration ne figure donc pas dans leur menu.
Les colonnes budgétaires sont Budget, Révision, Prévision, Réalisé et Atterrissage prévu. Ce sont les noms standard. Votre organisation peut les renommer, en masquer certaines et choisir une colonne par défaut dans Colonnes budgétaires. Chaque page ci-dessous affiche les noms choisis par votre organisation.
Tant qu'une de ces opérations est en cours, les postes OPEX et CAPEX ne peuvent pas être enregistrés : une modification affiche le message « Une autre opération sur le budget est en cours. Réessayez quand elle sera terminée. » jusqu'à la fin de l'opération.
Geler / Dégeler les données¶
Verrouillez les colonnes budgétaires pour qu'elles ne puissent être ni modifiées, ni importées, ni altérées de quelque manière que ce soit. Le gel protège les chiffres approuvés contre les modifications accidentelles.
Quand l'utiliser¶
- Après l'approbation du budget annuel
- Lors de la clôture d'une période fiscale
- Pour protéger le réalisé contre toute modification
Comment ça fonctionne¶
- Sélectionnez une année dans le menu déroulant (plage : année en cours moins un à année en cours plus quatre)
- Sélectionnez les périmètres : cochez OPEX, CAPEX ou les deux
- Sélectionnez les colonnes pour chaque périmètre. La liste propose les cinq colonnes. Les colonnes masquées portent la mention Masquée. Toutes les colonnes sont sélectionnées par défaut : geler une année gèle donc chaque colonne, masquées comprises. Décochez une colonne pour l'exclure
- Cliquez sur Geler les données pour verrouiller, ou Dégeler les données pour déverrouiller. Les deux boutons restent désactivés tant qu'un périmètre sélectionné n'a aucune colonne cochée
Ce que fait le gel¶
- Empêche les modifications des colonnes gelées dans les espaces de travail OPEX et CAPEX
- Bloque les imports CSV vers les colonnes gelées
- Bloque les opérations de copie et de réinitialisation ciblant les colonnes gelées
- N'affecte pas l'accès en lecture : les données restent visibles
- S'applique aussi aux colonnes masquées. Une colonne gelée reste gelée quand elle est masquée, et les imports vers elle restent refusés
Geler la colonne par défaut fige les taux de change¶
Geler la colonne par défaut pour une année fige aussi les taux de change de cette année pour le périmètre que vous gelez. KANAP actualise les taux de l'année, puis conserve le dernier jeu de taux pour chaque montant OPEX ou CAPEX de cette année. Les rapports convertissent ensuite ces montants avec les mêmes taux, même quand des taux plus récents arrivent. Dégeler la colonne par défaut les libère.
Geler une autre colonne ne touche pas aux taux. Changer ensuite de colonne par défaut ne fige ni ne libère rien à lui seul : les taux suivent le prochain gel ou dégel de la nouvelle colonne par défaut.
Statut actuel¶
Sous les contrôles, deux cartes affichent l'état de gel en temps réel des cinq colonnes en OPEX et CAPEX. Chaque colonne affiche soit Gelé (en rouge) soit Modifiable. Les colonnes masquées portent la mention Masquée.
Autorisations¶
Geler et dégeler nécessitent budget_ops:admin. La carte est masquée pour les autres utilisateurs.
Copier les colonnes budgétaires¶
Copiez les données budgétaires d'une année et colonne vers une autre, avec un ajustement en pourcentage optionnel. C'est l'outil principal pour alimenter le budget de l'année suivante à partir de l'année en cours.
Le sélecteur OPEX / CAPEX en haut de la page choisit les postes sur lesquels la copie s'applique. OPEX est sélectionné par défaut si vous pouvez consulter les postes OPEX, sinon CAPEX.
Nécessite les droits d'administration sur les OPEX, ou sur les CAPEX pour les postes CAPEX.
Quand l'utiliser¶
- Préparer le budget de l'année suivante à partir de l'année en cours
- Créer une révision à partir du budget approuvé
- Reporter des projections avec un facteur d'inflation
Champs¶
| Champ | Description |
|---|---|
| Année source | Année à copier (plage : année en cours moins un à année en cours plus cinq) |
| Colonne source | Toute colonne affichée, Prévision comprise quand elle est affichée. Démarre sur la colonne par défaut |
| Année destination | Année vers laquelle copier (même plage) |
| Colonne destination | Toute colonne affichée. Démarre sur la colonne par défaut |
| Augmentation en pourcentage | Ajustement appliqué à chaque mois copié (ex. : 3 = +3 %). Pour une colonne calculée à partir de ses lignes, il augmente à la place le prix unitaire de chaque ligne. Voir Copier une colonne construite à partir de lignes. Par défaut 0. Accepte les décimales et les valeurs négatives. Un pourcentage de -100 % ou moins est refusé. |
| Écraser les données existantes | Bascule. Désactivé : les postes qui ont déjà une valeur dans la destination sont ignorés. Activé : toutes les valeurs destination sont remplacées. |
La page s'ouvre avec la colonne par défaut de l'année en cours comme source et la colonne par défaut de l'année suivante comme destination. Les colonnes masquées ne sont pas proposées.
Processus en deux étapes : Simulation, puis Copie¶
- Cliquez sur Simulation pour générer un aperçu sans modifier aucune donnée
- Examinez la grille d'aperçu, qui affiche :
- Nom du Poste (les postes marqués Ignoré conservent leur valeur actuelle ; les postes marqués Au prorata commencent ou se terminent pendant l'année de destination et ne reçoivent que les mois de leur période de validité)
- Valeur source (de l'année/colonne source)
- Valeur destination actuelle
- Valeur d'aperçu (ce que la destination deviendra après la copie)
- Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Copier les données pour appliquer
Le bouton Copier les données n'est activé qu'après une simulation réussie.
Statistiques récapitulatives¶
Sous la grille, une barre de statistiques affiche :
- Total des postes dans le jeu de données
- Postes à traiter (non ignorés)
- Total source (somme des valeurs sources)
- Total destination actuel
- Total de l'aperçu (affiché après la simulation)
Comportement de l'écrasement¶
| Écraser | La destination a des données | Résultat |
|---|---|---|
| Désactivé | Oui | Ignoré |
| Désactivé | Non (zéro) | Copié |
| Activé | Oui | Remplacé |
| Activé | Non (zéro) | Copié |
Comment les montants sont copiés¶
- Cette partie décrit les colonnes dont les montants sont saisis, répartis ou copiés, ainsi que les mois des lignes de référence. Une colonne calculée à partir de ses lignes suit ses propres règles
- La copie conserve la répartition mensuelle. Chacun des douze mois est copié vers le même mois de la destination : une colonne répartie d'avril à décembre reste répartie d'avril à décembre
- Seuls les postes valides l'année de destination sont copiés. Un poste compte pour les mois dont le 15 tombe entre son Début d'effet et sa Fin de validité. Un poste sans aucun de ces mois est exclu, car l'onglet Budget ne l'affiche pas non plus
- Un poste valide une partie de l'année de destination ne reçoit que ces mois. Les autres mois gardent leur montant, et la période est ramenée aux dates du poste. Par exemple, une source sur douze mois copiée vers un poste qui se termine le 30 juin donne janvier à juin
- Sans pourcentage, les montants sont copiés à l'identique, au centime près
- Avec un pourcentage, chaque mois est arrondi à l'unité, et le total annuel reste le total source auquel on applique le pourcentage, arrondi à l'unité. Les unités laissées par l'arrondi vont aux mois qui ont perdu les plus grandes fractions, le mois le plus tardif d'abord en cas d'égalité. Aucun mois ne change de signe. Par exemple, 12 000 répartis d'avril à décembre (1 333,33 par mois et 1 333,36 en décembre) copiés avec +2 % donnent 1 360 par mois et 12 240 pour l'année
- La période de la colonne suit la copie : avril à décembre 2026 devient avril à décembre 2027. Une période qui se termine le 29 février se termine le 28 février dans une année non bissextile
- Une source sans période donne une période couvrant toute l'année
- Dans l'onglet Budget, la colonne de destination affiche « Copié depuis Budget 2026 +2 % »
- La copie d'une colonne sur elle-même (même année et même colonne) est refusée
- La copie se fait en tout ou rien : si un poste échoue, rien n'est enregistré
Copier une colonne construite à partir de lignes¶
Une colonne peut être construite à partir de lignes, chacune étant une quantité multipliée par un prix unitaire. Voir Quantité et prix. La copie traite une telle colonne de l'une des deux façons suivantes.
Les montants sont calculés à partir des lignes. La colonne reste calculée à partir de ses lignes dans la destination.
- Le pourcentage d'augmentation relève le prix unitaire de chaque ligne, arrondi à 4 décimales. Les quantités ne changent pas
- Les mois sont recalculés à partir des lignes avec les calendriers de jours ouvrés de l'année de destination. Le total copié peut différer légèrement du total source auquel on applique le pourcentage, car le nombre de jours ouvrés change d'une année à l'autre
- Les lignes passent à l'année de destination avec leur description, leur quantité, leur unité, leur fréquence et leur calendrier. Leurs périodes suivent la période de la colonne : mars à décembre 2026 devient mars à décembre 2027, et une ligne qui se termine le 29 février se termine le 28 février dans une année qui n'en a pas. Une pièce achetée une fois le 15 mars 2026 est achetée le 15 mars 2027. L'ETP est recalculé à partir des lignes
- Une ligne conservée seulement pour une partie de l'année de destination, à cause de la validité du poste, est ramenée à cette période. Une ligne qui n'a plus aucun mois est supprimée
- La colonne affiche ses lignes comme d'habitude dans l'onglet Budget. Elle n'a pas de mention « Copié depuis »
Les lignes ne sont qu'une référence. C'est le cas lorsque les montants source ont été saisis à la main, répartis ou copiés.
- Le pourcentage d'augmentation s'applique aux mois, comme pour toute autre colonne. Les lignes sont copiées telles quelles, avec leurs prix unitaires et leur ETP
- Dans l'onglet Budget, la colonne de destination affiche « Copié depuis Budget 2026 », et son onglet Quantité et prix indique « Les montants ont été copiés depuis Budget 2026. Utiliser à nouveau les lignes. »
- Les lignes copiées sont une référence en lecture seule. Cliquez sur Utiliser à nouveau les lignes dans l'onglet Quantité et prix pour calculer la colonne à partir d'elles, à leurs prix actuels. Pour planifier l'année de destination à ses propres prix, modifiez ensuite les prix unitaires : chaque modification recalcule la colonne
Une copie depuis une colonne sans ligne laisse la destination sans ligne, et son ETP devient vide.
Calendriers sans jours pour l'année de destination¶
Une ligne au prix par jour a besoin d'un calendrier qui contient l'année de destination. Lorsque le calendrier d'une ligne n'a aucun jour ouvré pour cette année, la copie utilise à la place le calendrier standard de la société payeuse du poste, celui du pays de la société. C'est le calendrier créé avec la société. S'il n'en existe pas, le poste est copié de la façon habituelle : mois multipliés par le pourcentage, lignes conservées telles quelles comme référence.
La simulation signale ces postes par une note Calendrier, avec une infobulle pour chaque ligne, et affiche un avertissement au-dessus de l'aperçu. Pour copier malgré tout, cochez Copier quand même avec ces changements de calendrier. La meilleure solution est d'ajouter les jours de l'année dans la page Calendriers de jours ouvrés, puis de relancer la simulation.
Un calendrier désactivé reste utilisé. La simulation le signale et ne demande aucune confirmation.
Protection des colonnes gelées¶
Si la colonne destination est gelée, Simulation et Copier les données sont tous deux désactivés. Une bannière d'erreur vous invite à dégeler d'abord.
Copier les ventilations¶
Copiez les méthodes et pourcentages de ventilation d'une année à l'autre. Cela vous évite de ressaisir les configurations de refacturation lors de la mise en place d'une nouvelle année fiscale.
La bascule OPEX / CAPEX en haut choisit les postes copiés. Seuls les postes valides l'année de destination sont copiés, avec la même règle que Copier les colonnes budgétaires. La copie se fait en bloc : si un poste échoue, rien n'est copié.
Nécessite les droits d'administration sur OPEX, ou sur CAPEX pour les postes CAPEX.
Quand l'utiliser¶
- Préparer le budget de l'année suivante avec les mêmes ventilations de coûts
- Reporter les configurations de refacturation
- Mettre en place une nouvelle année fiscale
Champs¶
| Champ | Description |
|---|---|
| Année source | Année à partir de laquelle copier les ventilations (plage : année en cours moins un à année en cours plus cinq) |
| Année destination | Année vers laquelle copier les ventilations (même plage). Doit différer de l'année source. |
| Écraser les données existantes | Bascule. Désactivé : les postes qui ont déjà des ventilations dans la destination sont ignorés. |
Processus en deux étapes : Simulation, puis Copie¶
- Cliquez sur Simulation pour voir un aperçu
- La grille d'aperçu affiche chaque poste OPEX ou CAPEX avec :
- Nom du Poste
- Action : ce qui va se passer (Sera copié, Ignoré – pas d'année source, Ignoré – pas de ventilations dans la source, Ignoré – la destination contient des données, Erreur)
- Méthode et libellé Source
- Méthode et libellé Destination actuels
- Résultat après copie : ce à quoi ressemblera la destination
- Cliquez sur Copier les données pour appliquer
Validation¶
- Les années source et destination doivent être différentes. Si elles sont identiques, une bannière d'avertissement apparaît et les deux boutons sont désactivés.
- Changer un filtre efface l'aperçu, nécessitant une nouvelle simulation.
Résumé¶
Après une simulation, une bannière affiche le nombre de postes prêts à être copiés, ignorés et en erreur. Si des postes ont été ignorés parce que la destination a déjà des ventilations, un avertissement séparé suggère d'activer l'écrasement.
Réinitialiser une colonne budgétaire¶
Effacez toutes les données d'une colonne budgétaire spécifique pour une année donnée. C'est une opération destructive : utilisez-la lorsque vous devez repartir de zéro.
Le sélecteur OPEX / CAPEX en haut de la page choisit les postes à effacer. La réinitialisation met à zéro les douze mois de la colonne et retire sa période, ainsi que ses lignes lorsque la colonne était construite à partir de la quantité et du prix. Dans l'onglet Budget, la colonne reçoit alors une nouvelle suggestion à partir des dates du poste. La réinitialisation couvre tous les postes, y compris ceux dont la fin de validité est passée. Elle se fait en tout ou rien : si un poste échoue, rien n'est effacé.
Nécessite les droits d'administration sur les OPEX, ou sur les CAPEX pour les postes CAPEX.
Une colonne dont les postes ne portent aucun montant peut quand même être réinitialisée : la réinitialisation retire alors seulement les périodes de répartition, et la confirmation l'indique.
Quand l'utiliser¶
- Repartir de zéro avec la planification budgétaire
- Corriger des erreurs de saisie en masse
- Nettoyer des données de test
Champs¶
| Champ | Description |
|---|---|
| Année | L'année fiscale à nettoyer (plage : année en cours moins un à année en cours plus cinq) |
| Colonne budgétaire | Toute colonne affichée, Prévision comprise quand elle est affichée. Aucune colonne n'est présélectionnée : le champ indique Choisir une colonne et Effacer la colonne reste désactivé tant que vous n'en avez pas choisi une |
Aperçu¶
Tant que vous n'avez pas choisi de colonne, une ligne remplace la grille : « Choisissez une colonne pour voir les montants qu'elle contient. » Une fois la colonne choisie, une grille montre chaque poste OPEX ou CAPEX et sa valeur actuelle dans cette colonne. Les montants qui seront effacés apparaissent en graisse moyenne ; les valeurs vides sont atténuées. Sous la grille, trois statistiques apparaissent :
- Total des postes
- Postes avec un total non nul
- Valeur totale actuelle
Confirmation¶
Cliquer sur Effacer la colonne ouvre une boîte de dialogue de confirmation qui affiche :
- La colonne et l'année en cours de réinitialisation
- Le nombre de postes affectés
- La valeur totale en cours de suppression
- Un avertissement clair que cette action ne peut pas être annulée
Vous devez cliquer sur Effacer la colonne dans la boîte de dialogue pour continuer, ou Annuler pour abandonner.
Dispositifs de sécurité¶
- Le bouton Effacer la colonne reste disponible lorsqu'aucun poste ne porte de montant, afin de pouvoir retirer les périodes de répartition
- Aucune colonne n'est présélectionnée : vous choisissez toujours la colonne à effacer
- Les colonnes gelées ne peuvent pas être réinitialisées. Dégelez-les d'abord
- La boîte de dialogue de confirmation nécessite un acquittement explicite
Méthode de ventilation par défaut¶
Définissez la méthode que les postes OPEX et les investissements CAPEX suivent lorsqu'ils restent sur la ventilation par défaut. Le réglage s'applique par exercice : chaque année résout sa propre valeur par défaut, ce qui vous permet de modifier la base d'une année sans toucher aux autres.
Quand l'utiliser¶
- Votre modèle de refacturation n'est pas basé sur l'effectif (par exemple piloté par le chiffre d'affaires)
- Le budget IT est porté par une seule entité et ne doit pas être réparti entre toutes les filiales
- Vous souhaitez que les nouveaux postes suivent une base partagée sans les modifier un par un
- Vous préparez un exercice dont la base de ventilation diffère de la précédente
Champs¶
| Champ | Description |
|---|---|
| Exercice | L'année à laquelle le réglage s'applique (plage : année en cours moins un à année en cours plus cinq) |
| Sociétés | Toutes les sociétés actives (par défaut) : le coût est réparti sur toutes les sociétés actives pour l'année. Sociétés sélectionnées : la ventilation est restreinte aux sociétés que vous choisissez |
| Méthode par défaut | L'inducteur qui pondère les sociétés : Effectif, Utilisateurs IT ou Chiffre d'affaires |
Comment ça fonctionne¶
- Sélectionnez une année
- Choisissez le périmètre de sociétés : Toutes les sociétés actives, ou Sociétés sélectionnées puis les sociétés elles-mêmes
- Choisissez l'inducteur qui pondère les sociétés (Effectif, Utilisateurs IT ou Chiffre d'affaires)
- Chaque modification est enregistrée immédiatement, il n'y a pas de bouton Enregistrer
- Pour revenir au standard, cliquez sur Revenir à la méthode standard (affiché uniquement tant qu'une valeur par défaut personnalisée est configurée)
Sociétés sélectionnées¶
- L'inducteur s'applique uniquement aux sociétés sélectionnées : leurs pourcentages sont calculés à partir de leur propre effectif, de leurs utilisateurs IT ou de leur chiffre d'affaires pour l'année
- La page affiche la répartition obtenue, ce qui vous permet de vérifier l'effet avant de vous y appuyer
- Une seule société sélectionnée prend toujours 100 %, sans valeur d'inducteur requise
- À partir de deux sociétés, chaque société sélectionnée doit disposer d'une valeur pour l'inducteur choisi. Une société sans valeur est rejetée à l'enregistrement. Corrigez d'abord les métriques de la société dans Données de référence > Sociétés
- Une société désactivée pour l'année ne peut pas être sélectionnée : les sociétés désactivées sont exclues des ventilations de cette année
Ce que cela affecte¶
- Chaque poste OPEX et investissement CAPEX dont la méthode de ventilation est par défaut, affiché comme Effectif (par défaut) (ou Par défaut (n sociétés)) dans l'onglet Ventilations jusqu'à ce qu'une valeur par défaut soit définie pour l'organisation
- Les postes qui utilisent une méthode explicite (Effectif, Utilisateurs IT ou Chiffre d'affaires épinglés sur le poste) ou une ventilation manuelle conservent leur propre réglage
- Les montants ventilés sont recalculés lors du prochain affichage des ventilations. Les montants budgétaires eux-mêmes ne sont jamais modifiés
Méthode standard¶
Tant qu'une organisation n'a pas configuré de valeur par défaut, le standard s'applique : Effectif sur toutes les sociétés actives pour l'année. La page indique toujours si l'année utilise la méthode standard ou une valeur par défaut configurée, ainsi que la méthode standard en vigueur.
Modifier la valeur par défaut après coup¶
La valeur par défaut est résolue à chaque affichage des ventilations : la modifier recalcule tous les postes restés sur la valeur par défaut. Si une société incluse dans la sélection perd ensuite sa valeur d'inducteur ou est désactivée, les postes concernés affichent une erreur au lieu d'une répartition rééquilibrée en silence. La page vous signale les problèmes liés à la sélection en cours.
Autorisations¶
Modifier la méthode par défaut nécessite budget_ops:admin. La carte est masquée pour les autres utilisateurs.
Colonnes budgétaires¶
Nommez les cinq colonnes budgétaires, choisissez celles que tout le monde voit et celle dont partent les rapports et les listes. Le réglage s'applique à toute l'organisation, pour les OPEX comme pour les CAPEX.
Quand l'utiliser¶
- Vos tours budgétaires ont leurs propres noms, par exemple A0, A1, A2 et Réel
- Votre organisation n'utilise pas toutes les colonnes et veut un écran plus léger
- Les rapports et les listes doivent partir d'une autre colonne que Budget
Le tableau¶
Une ligne par colonne, toujours dans le même ordre, de la colonne 1 à la colonne 5. Les noms standard sont Budget, Révision, Prévision, Réalisé et Atterrissage prévu.
| Champ | Description |
|---|---|
| Colonne | La position, de 1 à 5. Les colonnes ne peuvent pas être réordonnées |
| Nom | Le nom que tout le monde voit dans les listes, l'onglet Budget, les rapports, la vue d'ensemble et l'administration budgétaire. Laissez-le vide pour utiliser le nom standard, affiché en indication. 40 caractères au plus, sans caractère de contrôle ni caractère invisible. Chaque nom doit différer de ceux des autres colonnes, y compris du nom standard d'une colonne que vous n'avez pas renommée, majuscules comprises |
| Dans les fichiers | La ligne sous chaque nom. Elle donne le nom technique de la colonne dans le fichier budgétaire et ses imports, par exemple budget pour la colonne 1. Il ne change jamais quand vous renommez une colonne. Voir Charger un budget depuis un tableur |
| Affichée | Indique si la colonne apparaît à l'écran. Au moins une colonne doit rester affichée |
| Suit la répartition et les lignes | Indique si la colonne reprend ce qui est appliqué à toutes les colonnes dans l'onglet Budget : la répartition et la période d'un montant réparti (Appliquer la répartition à toutes les colonnes), et les lignes quantité et prix (Appliquer ces lignes à toutes les colonnes). Une colonne qui ne suit pas garde les siens : quand vous la répartissez ou modifiez ses lignes, elle change seule |
| Par défaut | La colonne que les rapports présélectionnent et qui trie les listes et la vue d'ensemble. La geler fige les taux de change de l'année. La colonne par défaut doit être affichée |
Les en-têtes Suit la répartition et les lignes et Par défaut portent une icône d'information. Survolez-la, ou placez-y le focus du clavier, pour lire la même explication sur la page.
Par défaut, Budget, Révision, Réalisé et Atterrissage prévu sont affichées et Prévision est masquée, toutes les colonnes suivent les interrupteurs de l'onglet Budget, et Budget est la colonne par défaut.
Ce que changent les réglages¶
- Les colonnes masquées disparaissent des listes, du sélecteur de colonnes, de l'onglet Budget, des sélecteurs des rapports, des pages de copie et de réinitialisation et de la vue d'ensemble. Elles gardent leurs montants : masquer une colonne n'efface jamais de données, et l'afficher de nouveau fait revenir les montants. Les colonnes masquées acceptent toujours les imports par le fichier budgétaire, et les gels s'appliquent toujours à elles. La page de gel liste aussi les colonnes masquées, avec la mention Masquée : geler une année les gèle donc avec les autres
- La colonne par défaut est présélectionnée dans chaque rapport. Elle trie les listes OPEX et CAPEX, leur navigation précédent et suivant, et les tuiles Top postes et Plus fortes hausses de la vue d'ensemble. Les listes l'affichent pour l'année en cours, à côté de la dernière colonne affichée. C'est aussi le montant de référence de l'onglet Ventilations et la colonne sur laquelle s'ouvre le panneau de répartition. La geler pour une année fige les taux de change de cette année (voir Geler la colonne par défaut fige les taux de change)
- Suit la répartition et les lignes décide quelles colonnes bougent ensemble quand une répartition est appliquée à toutes les colonnes, et quelles colonnes reçoivent les lignes quand Appliquer ces lignes à toutes les colonnes est activé. Les colonnes gelées ne changent jamais, quel que soit ce réglage
Enregistrement¶
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications. Le bouton reste désactivé tant que rien n'a changé ou qu'un nom n'est pas valide. Réinitialiser annule les modifications pas encore enregistrées. Les erreurs sont expliquées sous le champ ou sous le tableau, par exemple « Au moins une colonne doit rester affichée. » ou « La colonne par défaut doit être affichée : choisissez d'abord une autre colonne par défaut. » Pour masquer la colonne par défaut actuelle, choisissez d'abord une autre colonne par défaut. Les deux modifications peuvent être enregistrées ensemble.
Autorisations¶
Modifier les réglages nécessite les droits admin sur l'administration budgétaire (budget_ops:admin). La carte est masquée pour les autres utilisateurs.
Si les réglages ne peuvent pas être chargés, la page affiche une seule ligne, « Les réglages des colonnes n'ont pas pu être chargés. », et aucun contrôle.
Exemple de flux : Cycle budgétaire annuel¶
Voici une séquence typique utilisant ces outils, avec les noms de colonnes standard et Budget comme colonne par défaut :
1. Fin de l'année N¶
- Geler le réalisé de l'année N (protéger les données historiques)
- Copier le Budget N vers le Budget N+1 (avec un pourcentage d'augmentation pour l'inflation)
- Copier les ventilations N vers N+1
2. Pendant la planification budgétaire (N+1)¶
- Les équipes modifient la colonne Budget N+1
- Le directeur financier examine et approuve
3. Approbation du budget¶
- Geler le Budget N+1 (verrouiller le budget approuvé et figer les taux de change de l'année)
- Copier le Budget N+1 vers la Révision N+1 (point de départ pour le suivi en cours d'année)
4. Révision de milieu d'année¶
- Les équipes mettent à jour la Révision N+1 avec les changements de prévisions
- Une fois finalisé, geler la Révision N+1
Conseils¶
- Toujours simuler d'abord : La copie des colonnes budgétaires et la copie des ventilations supportent toutes deux une simulation. Utilisez-la à chaque fois pour vérifier le résultat avant de valider.
- Geler après approbation : Verrouiller les colonnes après approbation maintient votre piste d'audit et prévient les modifications accidentelles.
- Utilisez les ajustements en pourcentage : Lors de la copie entre années, appliquez un facteur d'inflation ou de croissance pour ne pas avoir à ajuster chaque ligne manuellement.
- Vérifiez le statut de gel avant les opérations en masse : Les colonnes gelées bloquent les opérations de copie et de réinitialisation. Si un bouton est grisé, vérifiez d'abord la page de gel.
- Définissez la valeur par défaut de l'année avant de saisir les budgets : Si votre base de ventilation n'est pas l'effectif, configurez-la d'abord dans Méthode de ventilation par défaut, afin que les postes soient créés sur la bonne base plutôt que d'être recalculés après coup.
- Réinitialisez avec prudence : La réinitialisation de colonne est irréversible. Vérifiez bien l'année et la colonne avant de confirmer.