Administration des données de référence¶

L'administration des données de référence vous donne les outils pour gérer les métriques des sociétés et départements sur les exercices fiscaux. Que vous ayez besoin de verrouiller des chiffres finalisés, de copier une base vers l'année suivante pour la planification, ou simplement de vérifier ce qui est gelé et ce qui ne l'est pas, c'est ici que vous le faites.

Où la trouver¶

Espace de travail : Données de référence
Chemin : Données de référence > Administration
Autorisations :
Voir le statut de gel : tout utilisateur authentifié
Geler / dégeler : companies:admin, departments:admin, ou budget_ops:admin
Copier les données : companies:admin, departments:admin, ou budget_ops:admin

La page d'accueil affiche deux cartes d'opération. Cliquez sur l'une pour ouvrir l'outil correspondant.

Geler / Dégeler les données¶

Utilisez cet outil pour verrouiller ou déverrouiller les métriques des sociétés et départements pour une année spécifique. Le gel empêche les modifications accidentelles après que les données ont été finalisées — utile lors de la clôture de fin d'année, pendant les audits, ou avant de lancer le cycle budgétaire de l'année suivante.

Comment ça fonctionne¶

Sélectionnez l'Année que vous souhaitez gérer (la plage couvre l'année précédente jusqu'à cinq ans à venir)
Cochez les périmètres sur lesquels vous souhaitez agir : Sociétés, Départements, ou les deux
Cliquez sur Geler les données pour verrouiller, ou Dégeler les données pour déverrouiller

La page affiche une carte de statut pour chaque périmètre :

Gelé (rouge) — les données sont en lecture seule pour cette année ; la carte indique qui a gelé et quand
Modifiable — les données peuvent encore être modifiées

Ce que le gel affecte¶

Le gel verrouille les métriques annuelles de l'onglet Détails des Sociétés (effectif, utilisateurs IT, chiffre d'affaires) ou des Départements (effectif). Il n'affecte pas :

L'onglet Vue d'ensemble (nom, description et autres champs généraux)
Les postes OPEX ou CAPEX

Autorisations¶

Vous avez besoin d'un accès admin sur le périmètre concerné pour geler ou dégeler :

Périmètre	Autorisation requise
Sociétés	`companies:admin` ou `budget_ops:admin`
Départements	`departments:admin` ou `budget_ops:admin`

Si vous n'avez pas les autorisations requises, la page vous permet toujours de consulter le statut de gel actuel — vous ne pouvez simplement pas le modifier.

Copie des données de référence¶

Copiez les métriques des sociétés et départements d'un exercice fiscal à un autre. Un essai à blanc intégré vous permet de prévisualiser chaque ligne avant de valider, pour que vous sachiez toujours ce qui sera écrasé.

Comment ça fonctionne¶

Sélectionnez une Année source (d'où lire les valeurs)
Sélectionnez les Sources de données : Sociétés, Départements, ou les deux
Sélectionnez une Année de destination (où écrire les valeurs)
Si Sociétés est sélectionné, choisissez quelles Métriques de société copier — toute combinaison d'Effectif, Utilisateurs IT et Chiffre d'affaires
Cliquez sur Essai à blanc pour générer un aperçu
Examinez le tableau d'aperçu
Cliquez sur Copier les données pour appliquer les modifications

Colonnes du tableau d'aperçu¶

Colonne	Ce qu'elle affiche
Type	Société ou Département
Nom	Nom de l'entité
Métrique	Effectif, Utilisateurs IT ou Chiffre d'affaires
Valeur source	La valeur de l'année source
Destination actuelle	La valeur existante dans l'année de destination (le cas échéant)
Nouvelle valeur	La valeur qui sera écrite — affichée en gras
Statut	« Prêt à copier » ou la raison du saut

Les lignes sautées apparaissent dans une couleur d'avertissement. Raisons de saut courantes :

La valeur source est nulle ou vide
L'année de destination est gelée pour ce périmètre
L'entité n'est pas active pour l'année de destination

Cartes récapitulatives¶

Sous la grille, quatre cartes récapitulatives vous donnent un comptage rapide :

Total des lignes — tout ce que l'opération a évalué
Prêtes à copier — lignes qui seront écrites
Sautées — lignes exclues (avec raisons visibles dans le tableau)
Erreurs — lignes qui ont échoué pendant la copie effective

Protection des données gelées¶

Vous ne pouvez pas copier de données dans une année gelée. Si l'année de destination est gelée pour les Sociétés ou Départements, une bannière d'erreur apparaît et les boutons d'action sont désactivés. Dégelez d'abord l'année de destination en utilisant l'outil Geler / Dégeler.

Export CSV¶

Vous pouvez exporter le tableau d'aperçu en CSV en utilisant le bouton d'export dans la barre d'outils. C'est pratique pour une revue hors ligne ou un partage avec des collègues avant de valider.

Autorisations¶

Les mêmes règles s'appliquent que pour le gel :

Périmètre	Autorisation requise
Sociétés	`companies:admin` ou `budget_ops:admin`
Départements	`departments:admin` ou `budget_ops:admin`

Si vous n'avez accès qu'à un seul périmètre, l'autre est grisé dans le sélecteur Sources de données.

Scénarios courants¶

Protéger les données de fin d'année finalisées¶

Votre budget 2025 est approuvé. Verrouillez-le pour que personne ne modifie accidentellement les chiffres.

Ouvrez Données de référence > Administration > Geler / Dégeler les données
Sélectionnez l'année 2025
Cochez Sociétés et Départements
Cliquez sur Geler les données

Toutes les métriques des sociétés et départements pour 2025 sont maintenant en lecture seule jusqu'à ce que vous les dégeliez.

Démarrer le budget de l'année suivante¶

Vous souhaitez commencer la planification 2026 en utilisant l'effectif et le chiffre d'affaires 2025 comme base.

Ouvrez Données de référence > Administration > Copie des données de référence
Définissez Année source sur 2025 et Année de destination sur 2026
Sous Sources de données, sélectionnez Sociétés
Sous Métriques de société, sélectionnez Effectif et Chiffre d'affaires (désélectionnez Utilisateurs IT si vous n'en avez pas besoin)
Cliquez sur Essai à blanc et examinez l'aperçu
Cliquez sur Copier les données

Toutes les sociétés portent maintenant l'effectif et le chiffre d'affaires 2025 en 2026. Ajustez les valeurs individuelles selon les besoins.

Corriger des données gelées¶

Vous avez gelé 2025 mais repéré une erreur dans l'effectif d'une société.

Ouvrez Données de référence > Administration > Geler / Dégeler les données
Sélectionnez l'année 2025, cochez Sociétés, et cliquez sur Dégeler les données
Modifiez l'effectif de la société dans Données de référence > Sociétés > Détails
Revenez à l'outil de gel et regelez les Sociétés 2025

Questions fréquentes¶

Que se passe-t-il si j'essaie de modifier une année gelée ? L'onglet Détails pour les Sociétés ou Départements passe en lecture seule pour cette année. Vous verrez un message indiquant que les données sont gelées. Dégelez pour effectuer des modifications.

Le gel affecte-t-il les postes OPEX ou CAPEX ? Non. Le gel ne verrouille que les métriques annuelles (effectif, utilisateurs IT, chiffre d'affaires) des Sociétés et Départements. Les postes OPEX et CAPEX ne sont pas affectés.

Puis-je copier des données vers une année gelée ? Non. L'outil de copie affichera une erreur et désactivera les boutons d'action. Dégelez d'abord l'année de destination.

Que se passe-t-il si la destination a déjà des valeurs ? L'opération de copie les écrase. Exécutez toujours un essai à blanc d'abord pour voir la colonne « Destination actuelle » et comprendre ce qui sera remplacé.

Puis-je annuler une copie ? Non. Les opérations de copie ne sont pas réversibles. Si vous avez besoin d'un filet de sécurité, exportez les données de l'année de destination en CSV avant de copier.

Pourquoi certaines lignes sont-elles sautées ? Les lignes sont sautées lorsque la valeur source est nulle, l'entité est inactive pour l'année de destination, ou la destination est gelée. La colonne Statut dans l'aperçu vous indique la raison applicable.

Puis-je copier uniquement certaines sociétés ou départements ? Non. L'outil copie toutes les entités pour les périmètres et métriques sélectionnés. Pour des mises à jour sélectives, utilisez l'export/import CSV sur les pages individuelles Sociétés ou Départements.

La copie crée-t-elle de nouvelles sociétés ou départements ? Non. Elle n'écrit des métriques que pour les entités qui existent déjà dans les deux années. Si une société existe dans l'année source mais pas dans la destination, cette ligne est sautée.

Qui peut voir le statut de gel ? Toute personne ayant accès à l'espace de travail Données de référence. Seuls les administrateurs du périmètre concerné peuvent effectivement geler ou dégeler.

Puis-je geler des années futures ? Oui. Le sélecteur d'année couvre une plage de l'année dernière à cinq ans à venir. Geler une année future est utile pour verrouiller des budgets approuvés avant le début de l'exercice.

Conseils¶

Toujours faire un essai à blanc d'abord — examinez le tableau d'aperçu avant de valider pour éviter les écrasements accidentels
Gelez après approbation — verrouillez les données dès que les budgets sont signés pour éviter la dérive
Dégelez temporairement — faites votre correction, puis regelez immédiatement
Copiez tôt — commencez le prochain cycle de planification en copiant les métriques de l'année en cours vers l'avant, puis ajustez pour les changements attendus
Vérifiez vos autorisations — si un périmètre est grisé, demandez à un administrateur de vous accorder le bon niveau d'accès