Tâches¶

Les Tâches vous aident à suivre les actions, les livrables et les lots de travail à travers vos entités KANAP. Elles servent pour les rappels de renouvellement, les relances, les contrôles de conformité, les livrables de projet et tout autre travail nécessitant un suivi.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Portefeuille > Tâches pour voir toutes les tâches de votre organisation. Cliquez sur Nouvelle pour créer une tâche.

Créer une nouvelle tâche¶

Lorsque vous cliquez sur Nouvelle, l'espace de travail complet de la tâche s'ouvre. Pour créer une tâche :

Saisissez le titre (obligatoire) :
Tapez le titre de la tâche dans le champ texte en haut
Choisissez le contexte :
Tâche autonome (par défaut) : Gardez « Lié à » sur Autonome
Tâche liée : Sélectionnez Projet, OPEX, Contrat ou CAPEX, puis choisissez l'élément spécifique
Remplissez les détails optionnels :
Type de tâche : Sélectionnez une catégorie pour le travail (ex. : Tâche, Bug, Problème, Incident). Par défaut « Tâche » lorsque disponible
Description : Ajoutez des informations détaillées avec l'éditeur markdown (prend en charge formatage, listes, liens, images)
Phase : Pour les tâches de projet, sélectionnez une phase ou laissez sur « Niveau projet »
Classification (tâches autonomes et de projet) : Définissez Source, Catégorie, Stream et Société. Pour les tâches de projet, ces valeurs proviennent par défaut du projet parent. Pour les tâches autonomes, les valeurs de classification par défaut de votre organisation sont pré-remplies lorsque disponibles
Statut : Par défaut sur Ouverte
Priorité : Par défaut sur Normale
Dates : Définir les dates de début et d'échéance
Assignée à : Par défaut sur vous ; modifier si nécessaire
Cliquez sur Créer lorsque vous êtes prêt (activé une fois le titre défini). Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+S (ou Cmd+S sur Mac)

Conseil : Vous pouvez coller des images directement dans la description. Elles sont téléversées vers le stockage automatiquement lorsque vous créez la tâche.

Note : Les tâches peuvent également être créées depuis d'autres espaces de travail (postes OPEX, Contrats, postes CAPEX, Projets du portefeuille) où la relation est pré-sélectionnée.

Champs obligatoires : - Titre : Une courte description de ce qui doit être fait

Fortement recommandé : - Description : Description détaillée de la tâche - Assignée à : Qui est responsable - Date d'échéance : Quand cela doit être terminé

Où la trouver¶

Chemin : Portefeuille > Tâches
Autorisations :
Vous avez besoin d'au moins tasks:reader pour consulter les tâches
Vous avez besoin de tasks:member pour créer des tâches et modifier des tâches dans les contextes autonome/OPEX/Contrat/CAPEX
Vous avez besoin de portfolio_projects:contributor pour enregistrer une tâche lorsque le contexte cible est un projet
Vous avez besoin de tasks:admin pour la suppression en masse, l'import CSV et l'export CSV

Si vous ne voyez pas Tâches dans le menu, demandez à votre administrateur de vous accorder les autorisations appropriées.

Travailler avec la liste¶

La grille Tâches affiche toutes les tâches de votre organisation.

Filtre de périmètre en haut : - Mes tâches (par défaut) : tâches qui vous sont assignées - Tâches de mon équipe : tâches assignées à tout membre de votre équipe Portefeuille (y compris les vôtres) - Toutes les tâches : la grille complète des tâches - Si vous n'êtes pas assigné à une équipe Portefeuille, Tâches de mon équipe est désactivé - Votre sélection est mémorisée entre les sessions ; revenir sur la page restaure votre dernier choix

Colonnes par défaut (visibles par défaut) :

Colonne	Ce qu'elle affiche
#	Référence de l'élément (ex. : T-42). Cliquez pour ouvrir l'espace de travail
Titre de la tâche	Le nom de la tâche. Cliquez pour ouvrir l'espace de travail
Type de tâche	Le type de travail (ex. : Tâche, Bug, Problème, Incident)
Contexte	Le type d'entité (Projet, OPEX, Contrat, CAPEX ou « Autonome »)
Statut	État actuel avec un point coloré
Score	Score de priorité calculé
Assignée à	Personne assignée
Classification	Catégorie du portefeuille
Stream	Stream du portefeuille

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut ; activez via le menu de colonnes) :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Entrée liée	Le nom de l'entité liée (vide pour les tâches autonomes)
Phase	Phase du projet (pour les tâches de projet)
Priorité	Niveau de priorité
Date d'échéance	Quand la tâche est due
Créée	Quand la tâche a été créée
Dernière modification	Quand la tâche a été mise à jour pour la dernière fois
Description	Texte de description de la tâche
Source	Classification source du portefeuille
Société	Classification société

Couleurs de statut : - Ouverte : Gris - En cours : Bleu - En attente : Orange - En test : Violet - Terminée : Vert - Annulée : Rouge

Couleurs de priorité : - Bloquant : Rouge - Haute : Orange - Normale : Gris - Basse : Bleu - Optionnelle : Vert

Filtre par défaut : Les tâches actives sont affichées par défaut (Ouverte, En cours, En attente, En test). Incluez Terminée et Annulée dans le filtre Statut pour voir les tâches fermées.

Actions : - Nouvelle : Créer une tâche autonome (nécessite tasks:member) - Import CSV : Téléverser un fichier CSV pour créer ou mettre à jour des tâches (nécessite tasks:admin) - Export CSV : Télécharger les tâches dans un fichier CSV (nécessite tasks:admin) - Supprimer la sélection : Supprimer les tâches sélectionnées (nécessite tasks:admin)

L'espace de travail Tâche¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir l'espace de travail de la tâche. L'espace de travail place le contenu de la tâche (description, pièces jointes, activité) au centre et expose un tiroir Propriétés sur le bord droit que vous pouvez afficher ou masquer.

Barre d'outils de l'en-tête¶

L'en-tête contient : - Fil d'Ariane Retour vers Tâches (ou vers l'espace de travail du projet d'origine, si vous venez de l'un d'eux) - Indicateur de position : Votre position dans la liste filtrée (ex. : « 3 sur 12 ») avec flèches Précédent / Suivant - Envoyer le lien : Envoyer un lien vers la tâche par e-mail - Convertir en demande : Promouvoir la tâche en demande de portefeuille - Supprimer : Supprimer la tâche (nécessite tasks:admin) - Fermer : Retourner à la liste des tâches

Sous la barre d'outils, le bloc de titre affiche : - Pastille de référence d'élément (ex. : T-42) : Cliquez pour copier la référence dans votre presse-papiers - Titre : Cliquez pour modifier en ligne (nécessite tasks:member) - Statut / Priorité / Score / Assignée à / Date d'échéance sous forme de pastilles compactes et cliquables de métadonnées - Pastille Projet pour les tâches de projet (lien vers l'espace de travail du projet)

Zone de contenu principale¶

Description : Un éditeur markdown qui prend en charge le formatage, les listes, les liens, les blocs de code et les images. Vous pouvez coller des images directement ; elles se téléversent automatiquement. Appuyer sur Tab depuis le champ titre saute dans l'éditeur de description. La description s'enregistre automatiquement quelques secondes après que vous arrêtez de taper ; l'en-tête affiche brièvement Enregistré à chaque persistance.

Pièces jointes : Glissez-déposez des fichiers sur la description, ou utilisez la zone de téléversement lorsqu'elle apparaît. Les fichiers téléversés apparaissent comme des pastilles sous la description. Cliquez sur une pastille pour télécharger ; cliquez sur le bouton x pour supprimer (nécessite l'autorisation de modification). Maximum 20 Mo par fichier.

Section Activité : Basculez entre trois vues : - Commentaires : Un formulaire d'activité unifié (commentaire + changement de statut optionnel + saisie de temps optionnelle en une seule soumission) plus le fil de commentaires - Historique : Tous les changements de champs et de statut pour la tâche, avec horodatages et auteurs - Journal de temps : Entrées de temps (disponible pour les tâches autonomes et de projet uniquement)

Tiroir des propriétés¶

Le tiroir est rétractable (cliquez sur l'onglet vertical Propriétés sur le bord droit pour ouvrir ou fermer ; appuyez sur P comme raccourci). Sa largeur et son état d'ouverture sont mémorisés localement. Le tiroir contient quatre groupes, séparés par des séparateurs :

Contexte : - Lié à : Autonome, Projet, OPEX, Contrat ou CAPEX. Vous pouvez changer le type et choisir un nouvel élément ; à l'enregistrement, KANAP applique tous les effets secondaires associés (voir Changer le contexte d'une tâche) - Phase (tâches de projet uniquement) : Par défaut sur Niveau projet sauf si vous choisissez une phase de projet - Type de tâche : Tâche, Bug, Problème, Incident, ou tout type personnalisé configuré par votre administrateur

Classification (tâches autonomes et de projet uniquement) : - Source : Où le travail provient - Catégorie : La catégorie du portefeuille pour le travail - Stream : Le stream spécifique au sein de la catégorie (filtré par catégorie sélectionnée ; désactivé tant qu'une catégorie n'est pas sélectionnée) - Société : La société à laquelle ce travail se rapporte - Pour les tâches OPEX/Contrat/CAPEX, cette section est masquée sauf si des valeurs de classification ont été précédemment définies

Personnes : - Demandeur : Qui a demandé le travail (par défaut sur le créateur) - Observateurs : Personnes supplémentaires qui devraient voir la tâche

Suivi : - Date de début - Temps passé : Temps total enregistré, avec un raccourci + Enregistrer du temps - Applications : Apps et services auxquels cette tâche se rapporte - Actifs : Actifs matériels/cloud auxquels cette tâche se rapporte - Connaissances : Documents de connaissances liés et un raccourci pour en créer de nouveaux (nécessite knowledge:member pour la création)

Note : Modifier les champs dans le tiroir enregistre immédiatement. Il n'y a pas de bouton Enregistrer sur le tiroir.

Changer le contexte d'une tâche¶

Lorsque vous changez le contexte d'une tâche et enregistrez, KANAP applique le changement en une seule opération (contexte plus toutes les autres modifications éditées ensemble).

Projet vers Autonome : La phase est effacée, la classification est conservée
Projet vers OPEX/Contrat/CAPEX : La phase et la classification sont effacées
Toute vers Projet :
L'autorisation projet est requise (portfolio_projects:contributor)
La phase est réinitialisée à niveau projet sauf si vous choisissez une phase valide pour ce projet
La classification existante est conservée ; les valeurs manquantes sont remplies automatiquement à partir des valeurs par défaut du projet

Statuts de tâche¶

Statut	Signification	Quand l'utiliser
Ouverte	Pas encore commencée	Par défaut pour les nouvelles tâches
En cours	Le travail a commencé	Quand quelqu'un commence à travailler dessus
En attente	En attente de quelqu'un d'autre	Quand l'assigné est bloqué et a besoin d'une entrée/décision
En test	Prête pour validation	Quand l'implémentation est terminée et en attente de revue/test
Terminée	Complétée avec succès	Quand le travail est terminé (nécessite du temps enregistré pour les tâches de projet)
Annulée	Plus nécessaire	Quand la tâche devient hors de propos

Important : Pour les tâches de projet, vous ne pouvez pas marquer une tâche comme Terminée tant que vous n'avez pas enregistré au moins un peu de temps. Cela garantit un suivi précis de la charge.

Niveaux de priorité¶

Priorité	Cas d'utilisation
Bloquant	Bloque d'autres travaux ; attention immédiate requise
Haute	Important et sensible au temps
Normale	Priorité standard (par défaut)
Basse	Peut être différée si nécessaire
Optionnelle	Bon à avoir, à traiter quand la capacité le permet

Suivi du temps¶

Les tâches autonomes et les tâches de projet prennent en charge un suivi détaillé du temps via le Journal de temps. Le suivi du temps n'est pas disponible pour les tâches OPEX, Contrat ou CAPEX.

Enregistrer du temps¶

Cliquez sur + Enregistrer du temps dans le tiroir Propriétés (groupe Suivi), ou ouvrez l'onglet Journal de temps dans la section activité
Sélectionnez la Catégorie : IT ou Métier (détermine comment le temps contribue à la charge du projet)
Saisissez la date à laquelle le travail a été effectué
Saisissez le temps en jours et/ou heures
Ajoutez des notes optionnelles décrivant le travail
Cliquez sur Enregistrer le temps

Catégorie : Pour les tâches de projet, la catégorie détermine si le temps compte pour la charge IT ou la charge Métier du projet. Cela correspond au système d'enregistrement du temps du projet lui-même.

Consulter les entrées de temps¶

L'onglet Journal de temps dans la section activité affiche toutes les entrées de temps pour la tâche : - Date à laquelle le travail a été effectué - Catégorie (IT ou Métier) - Personne qui a enregistré le temps - Heures enregistrées - Notes

Modifier ou supprimer des entrées¶

Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres entrées de temps depuis le tableau Journal de temps.

Pièces jointes¶

Les tâches prennent en charge les pièces jointes pour documents, captures d'écran et autres fichiers de support.

Ajouter des pièces jointes¶

Glissez-déposez des fichiers sur la zone de description, ou
Cliquez sur Parcourir les fichiers dans la zone de téléversement lorsqu'elle est visible
Les fichiers apparaissent comme des pastilles sous la description une fois téléversés

Limite de taille de fichier : Maximum 20 Mo par fichier.

Gérer les pièces jointes¶

Télécharger : Cliquez sur une pastille de pièce jointe pour télécharger le fichier
Supprimer : Cliquez sur le bouton x sur la pastille pour supprimer la pièce jointe (nécessite l'autorisation de modification)

Les pièces jointes sont visibles à toute personne pouvant consulter la tâche.

Import et export de description¶

Le champ description prend en charge l'import et l'export de documents afin que vous puissiez travailler avec du contenu en dehors de KANAP.

Importer un document¶

Ouvrez un espace de travail de tâche existant (l'import n'est pas disponible pendant la création de la tâche)
Cliquez sur le bouton Importer à côté du titre Description
Sélectionnez un fichier .docx depuis votre ordinateur
Si la description a déjà du contenu, confirmez que vous voulez le remplacer
Le document est converti en markdown et chargé dans l'éditeur
Examinez le résultat et cliquez sur Enregistrer pour conserver les modifications

Les images intégrées dans le document sont téléversées vers le stockage automatiquement. Si du contenu ne peut pas être converti proprement, un avertissement apparaît en bas de l'écran.

Exporter la description¶

Cliquez sur le bouton Exporter à côté du titre Description
Choisissez un format : PDF, DOCX ou ODT
Le fichier se télécharge automatiquement

Le bouton d'export n'est activé que lorsque la description a du contenu.

Commentaires et historique¶

Ajouter des commentaires¶

Sélectionnez l'onglet Commentaires dans la section activité
Tapez votre commentaire dans l'éditeur de texte
Optionnellement, choisissez un nouveau statut depuis le menu déroulant de statut
Optionnellement, enregistrez du temps avec le curseur (0 signifie pas d'entrée de temps)
Cliquez sur Soumettre (le libellé du bouton se met à jour pour refléter vos actions sélectionnées)

Comportement du formulaire d'activité unifié¶

Vous pouvez soumettre n'importe quelle combinaison de :
Commentaire seul
Changement de statut seul
Enregistrement de temps seul
Commentaire + statut + temps ensemble
Pour les tâches de projet, définir le statut sur Terminée nécessite du temps enregistré (existant + nouvellement ajouté)
Le menu déroulant de statut dans le tiroir Propriétés fonctionne toujours indépendamment si vous préférez ce flux

Consulter l'historique¶

L'onglet Historique affiche tous les changements de la tâche : - Changements de statut - Modifications de champs - Qui a effectué chaque changement et quand

Notifications par e-mail et actions rapides¶

Lorsque les notifications de tâches sont activées, les mises à jour de statut et de commentaires peuvent déclencher des notifications par e-mail.

Si un changement de statut et un commentaire sont soumis ensemble, les destinataires peuvent recevoir un e-mail fusionné (selon leurs préférences de notification)
Les e-mails de statut peuvent inclure des boutons d'action rapide :
En attente : Répondre et passer en cours, Marquer terminée
En test : Approuver (passe à Terminée), Passer en cours
Terminée : Rouvrir (passe à Ouverte)
Cliquer sur un bouton d'action ouvre la page de la tâche avec le statut pré-sélectionné dans le formulaire d'activité unifié

Lier des applications et des actifs¶

Les tâches peuvent être liées à une ou plusieurs Applications (Apps et services) et Actifs (ressources matérielles ou cloud). Les liens vivent dans le groupe Suivi du tiroir Propriétés.

Utilisez Applications pour signaler le travail qui touche des apps spécifiques de votre cartographie SI (ex. : un déploiement, un changement de configuration, un incident limité à cette app)
Utilisez Actifs pour le travail limité à des serveurs, équipements ou actifs cloud spécifiques

Les liens sont bidirectionnels : depuis l'espace de travail de l'Application ou de l'Actif lié, la tâche apparaît dans la relation Tâches dans le tiroir Propriétés de cet espace de travail. Cela facilite le pivotement de « que se passe-t-il avec cette app/cet actif ? » au travail réellement en cours.

Conseil : Réservez ces liens aux tâches qui concernent opérationnellement l'app ou l'actif, pas à chaque tâche qui mentionne l'un d'eux en passant. Sinon la relation devient du bruit au lieu d'un signal.

Créer des tâches depuis d'autres espaces de travail¶

Les tâches sont communément créées depuis d'autres espaces de travail. La relation est pré-sélectionnée pour que vous n'ayez pas à la configurer à la main.

Depuis Projets du portefeuille¶

Dans l'espace de travail du Projet, utilisez l'onglet Tâches pour gérer les livrables du projet : - Créer des tâches pour des lots de travail spécifiques - Assigner des tâches à des phases du projet - Suivre le temps sur chaque tâche

Conseil : Dans l'onglet Planning, cliquez sur le bouton [+] à côté d'une phase pour créer une tâche pré-liée à cette phase.

Depuis les postes OPEX¶

Dans l'espace de travail OPEX, utilisez l'onglet Tâches pour créer des tâches comme : - « Revoir la tarification fournisseur pour 2026 » - « Négocier une remise sur volume »

Depuis les Contrats¶

Dans l'espace de travail Contrat, utilisez l'onglet Tâches pour : - « Revoir le contrat avant la date limite de renouvellement » - « Demander des conditions mises à jour au fournisseur »

Depuis les postes CAPEX¶

Dans l'espace de travail CAPEX, les tâches suivent les jalons du projet : - « Compléter la collecte des exigences » - « Obtenir l'approbation du budget »

Ces tâches se lient automatiquement à l'entité parente et apparaissent à la fois dans la liste des tâches et l'espace de travail parent.

Tâches autonomes¶

Les tâches autonomes sont des éléments de travail indépendants non liés à un projet, contrat ou poste budgétaire spécifique. Elles sont utiles pour : - Travail général d'exploitation IT - Demandes ad hoc - Initiatives transversales - Suivi de tâches personnelles

Créer des tâches autonomes¶

Cliquez sur Nouvelle dans la page Tâches
Laissez le menu déroulant Lié à sur Autonome
Le tiroir Propriétés affiche « Tâche autonome » dans le groupe Contexte
Remplissez le titre, la description et autres détails
Cliquez sur Créer

Champs de classification¶

Les tâches autonomes et les tâches de projet ont des champs de classification modifiables qui aident à organiser le travail par dimensions du portefeuille :

Source : Où le travail provient (ex. : Demande métier, Initiative IT)
Catégorie : La catégorie du portefeuille pour le travail
Stream : Le stream spécifique au sein de la catégorie (filtré par catégorie sélectionnée)
Société : La société à laquelle ce travail se rapporte

Ces champs apparaissent dans le groupe Classification du tiroir Propriétés et peuvent être modifiés à tout moment. Lors de la création d'une nouvelle tâche autonome, les valeurs de classification par défaut de votre organisation sont pré-remplies automatiquement si configurées.

Pour les tâches de projet, la classification provient par défaut du projet parent lorsque la tâche est créée mais peut être changée indépendamment. Cela permet, par exemple, à une tâche d'infrastructure d'exister au sein d'un projet métier, ou à une tâche de conformité au sein d'un projet IT. Si la classification d'une tâche n'est pas explicitement définie, elle hérite et affiche la classification du projet.

Score de priorité¶

Les tâches autonomes (et toutes les tâches non-projet) utilisent un score de priorité fixe basé sur leur niveau de priorité :

Niveau de priorité	Score
Bloquant	110
Haute	90
Normale	70
Basse	50
Optionnelle	30

Les tâches Bloquantes obtiennent 110 pour s'assurer qu'elles soient toujours classées au-dessus même des tâches de projet à priorité maximale (max 100).

Tâches de projet¶

Les tâches de projet ont des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux tâches standard :

Classification indépendante : Les tâches de projet ont leurs propres champs Source, Catégorie, Stream et Société. Lorsqu'une tâche est créée au sein d'un projet, ces valeurs proviennent par défaut de la classification du projet pour la commodité. Cependant, la classification de chaque tâche peut être modifiée indépendamment. Si un champ de classification d'une tâche n'est pas explicitement défini, il hérite et affiche la valeur du projet.

Score de priorité : Les tâches de projet affichent un score de priorité calculé qui combine : - Le score de priorité du projet parent - Un ajustement basé sur le niveau de priorité de la tâche (+10 pour Bloquant, +5 pour Haute, 0 pour Normale, -5 pour Basse, -10 pour Optionnelle)

Le score apparaît dans la barre de métadonnées en haut de l'espace de travail et comme colonne Score dans la liste des tâches.

Assignation de phase : Les tâches peuvent être assignées à des phases de projet spécifiques ou marquées comme « Niveau projet » pour le travail transversal.

Contribution au temps : Le temps enregistré sur les tâches de projet contribue aux calculs de charge réelle du projet : - Le temps de catégorie IT s'ajoute à Charge réelle (IT) - Le temps de catégorie Métier s'ajoute à Charge réelle (Métier) - L'onglet Avancement du projet affiche une répartition entre Gestion de projet et Temps des tâches - Le Journal de temps unifié affiche toutes les entrées de temps de la gestion de projet et du travail sur les tâches

Validation du statut : Les tâches de projet ne peuvent pas être marquées comme Terminées sans enregistrer du temps d'abord. Cela garantit un suivi précis de la charge du projet.

Filtrage : L'onglet Tâches du projet inclut des filtres pour : - Statut (Tous, Actif, statut spécifique) - Phase (Toutes les phases, Niveau projet, phase spécifique)

Import/export CSV¶

Gérez les tâches à grande échelle grâce à l'import et l'export CSV. Cette fonctionnalité prend en charge les opérations en masse pour le chargement initial de données, les migrations de tâches et l'extraction de données pour le reporting.

Accéder aux fonctionnalités CSV¶

Depuis la liste des Tâches : - Export CSV : Télécharger les tâches dans un fichier CSV - Import CSV : Téléverser un fichier CSV pour créer ou mettre à jour des tâches - Télécharger le modèle : Obtenir un CSV vierge avec les en-têtes corrects (depuis la boîte de dialogue d'import)

Autorisations requises : tasks:admin pour les opérations d'import/export.

Options d'export¶

Trois modes d'export sont disponibles :

Option	Description
Export complet	Tous les champs exportables -- à utiliser pour le reporting et l'extraction complète de données
Enrichissement de données	Tous les champs importables -- correspond au format du modèle d'import, idéal pour l'édition aller-retour (export, modification, ré-import)
Sélection personnalisée	Choisir les champs spécifiques à inclure dans votre export

Téléchargement du modèle (depuis la boîte de dialogue d'import) : Télécharge un CSV vierge avec tous les en-têtes de champs importables -- utilisez-le pour préparer des fichiers d'import avec la bonne structure.

Processus d'import¶

Préparez votre fichier : Utilisez l'encodage UTF-8 avec des séparateurs point-virgule (;). Téléchargez un modèle pour vous assurer des bons en-têtes.
Choisissez les paramètres d'import :
Mode :
- Enrichir (par défaut) : Les cellules vides conservent les valeurs existantes -- ne mettez à jour que ce que vous spécifiez
- Remplacer : Les cellules vides effacent les valeurs existantes -- remplacement complet de tous les champs
Opération :
- Upsert (par défaut) : Créer de nouvelles tâches ou mettre à jour les existantes
- Mise à jour uniquement : Ne modifier que les tâches existantes, ignorer les nouvelles
- Insertion uniquement : Ne créer que de nouvelles tâches, ignorer les existantes
Validez d'abord : Cliquez sur Vérification préalable pour valider votre fichier sans apporter de modifications. Examinez les erreurs et avertissements.
Appliquez les modifications : Si la validation réussit, cliquez sur Importer pour valider les changements.

Référence des champs¶

Champs de base :

Colonne CSV	Description	Obligatoire	Notes
`id`	UUID de la tâche	Non	Pour les mises à jour ; laisser vide pour les nouvelles tâches
`title`	Titre de la tâche	Oui	Partie de l'identifiant unique
`description`	Détails de la tâche	Non	Prend en charge le texte brut

Champs de contexte :

Colonne CSV	Description	Obligatoire	Notes
`related_object_type`	Type d'entité	Non	Vide pour les tâches autonomes ; accepte un code ou un libellé
`related_object_id`	UUID de l'entité	Conditionnel	Requis si tâche liée et `related_object_name` non fourni
`related_object_name`	Nom de l'entité	Conditionnel	Requis si tâche liée et `related_object_id` non fourni
`phase_name`	Phase du projet	Non	Doit correspondre au nom d'une phase existante (tâches de projet uniquement)
`priority_level`	Priorité de la tâche	Non	Accepte un code ou un libellé
`source_name`	Source	Non	Source du portefeuille (tâches autonomes et de projet)
`category_name`	Catégorie	Non	Catégorie du portefeuille (tâches autonomes et de projet)
`stream_name`	Stream	Non	Stream du portefeuille (tâches autonomes et de projet)
`company_name`	Société	Non	Société (tâches autonomes et de projet)

Tâches autonomes : Laissez related_object_type, related_object_id et related_object_name vides. Vous pouvez définir les champs de classification (source_name, category_name, stream_name, company_name) pour les tâches autonomes et de projet. Pour les tâches de projet, les champs de classification omis viennent par défaut du projet parent.

Conseil : Pour les imports de nouvelles tâches liées, utilisez related_object_name au lieu de related_object_id -- c'est beaucoup plus facile à utiliser. Le système résout le nom vers l'ID correct en fonction de related_object_type. Pour les imports aller-retour (export, modification, ré-import), les deux champs sont inclus afin que la correspondance fonctionne correctement.

Statut et dates :

Colonne CSV	Description	Notes
`status`	Statut de la tâche	Accepte un code ou un libellé
`start_date`	Date de début	Format de date : YYYY-MM-DD
`due_date`	Date d'échéance	Format de date : YYYY-MM-DD

Champs de personnes :

Colonne CSV	Description	Notes
`assignee_email`	Personne responsable	Doit correspondre à l'e-mail d'un utilisateur existant
`creator_email`	E-mail du demandeur	Export uniquement (affiché comme Requestor Email dans les métadonnées de champ)
`viewer_email_1` à `_4`	Observateurs	Doivent correspondre à des e-mails d'utilisateurs existants
`owner_email_1` à `_4`	Responsables	Doivent correspondre à des e-mails d'utilisateurs existants

Autres champs :

Colonne CSV	Description	Notes
`labels`	Étiquettes de tâche	Liste séparée par virgules

Acceptation des libellés et codes¶

Pour status, priority_level et related_object_type, vous pouvez utiliser soit le code interne, soit un libellé courant :

Valeurs de statut :

Code	Libellés acceptés
`open`	`Open`
`in_progress`	`In Progress`, `Active`, `Working`
`pending`	`Pending`
`in_testing`	`In Testing`, `Testing`
`done`	`Done`, `Completed`, `Complete`, `Finished`, `Closed`
`cancelled`	`Cancelled`, `Canceled`

Valeurs de niveau de priorité :

Code	Libellés acceptés
`blocker`	`Blocker`, `Critical`, `Urgent`
`high`	`High`
`normal`	`Normal`, `Medium`, `Default`
`low`	`Low`
`optional`	`Optional`, `Nice to have`

Valeurs de type d'objet lié :

Code	Libellés acceptés
`project`	`Project`
`spend_item`	`Spend Item`, `Spend`
`contract`	`Contract`
`capex_item`	`CAPEX Item`, `CAPEX`

Le système normalise les valeurs automatiquement lors de l'import.

Correspondance et mises à jour¶

Les tâches sont identifiées par titre + related_object_id (insensible à la casse). Lorsqu'une correspondance est trouvée : - En mode Enrichir : Seules les valeurs CSV non vides mettent à jour la tâche - En mode Remplacer : Tous les champs sont mis à jour, les valeurs vides effacent les données existantes

Si vous incluez la colonne id avec un UUID valide, la correspondance utilise d'abord l'ID, puis se rabat sur titre + objet lié.

Note : Si vous fournissez related_object_name au lieu de related_object_id, le système résout le nom vers l'ID avant la correspondance. Cela signifie que vous pouvez utiliser des noms lisibles tout au long de votre fichier d'import.

Champs en export uniquement¶

Certains champs apparaissent dans les exports mais ne peuvent pas être importés. Ce sont des champs gérés par le système qui maintiennent l'intégrité des données :

Champ	Pourquoi il est en export uniquement
`creator_email` (Demandeur)	Défini automatiquement à l'utilisateur qui crée la tâche. Permettre l'import compromettrait l'intégrité du journal d'audit. Pour les nouvelles tâches, le système définit cela à l'utilisateur qui importe ; pour les tâches existantes, le demandeur d'origine est préservé.

Ces champs sont inclus dans Export complet à des fins de reporting mais exclus des exports Modèle et Enrichissement de données car ils ne peuvent pas être modifiés lors de l'import.

Limitations¶

Maximum 4 observateurs/responsables : Les tâches prennent en charge jusqu'à 4 e-mails d'observateurs et 4 e-mails de responsables via CSV
Classification pour tâches autonomes et de projet uniquement : Source, Catégorie, Stream et Société peuvent être définis sur les tâches autonomes et de projet (pas sur les tâches OPEX, Contrat ou CAPEX)
Phase nécessite un projet : L'assignation de phase ne fonctionne que pour les tâches de projet
Liens Application/Actif non dans CSV : Utilisez le tiroir Propriétés de l'espace de travail pour lier les tâches aux applications et actifs
Commentaires non inclus : Les commentaires et l'historique des tâches doivent être gérés dans l'espace de travail
Journal de temps non inclus : Les entrées de temps doivent être enregistrées dans l'espace de travail
Pièces jointes non incluses : Les pièces jointes nécessitent une gestion dans l'espace de travail

Résolution de problèmes¶

Erreur « Le fichier n'est pas correctement formaté » : Cela indique généralement un problème d'encodage. Assurez-vous que votre CSV est enregistré en UTF-8 :

Dans LibreOffice : Lors de l'ouverture d'un CSV, sélectionnez UTF-8 dans le menu déroulant Jeu de caractères (pas « Japanese (Macintosh) » ni d'autres encodages). Lors de l'enregistrement, cochez « Modifier les paramètres de filtre » et choisissez UTF-8.
Dans Excel : Enregistrer sous > CSV UTF-8 (délimité par des virgules), puis ouvrez dans un éditeur de texte pour remplacer les virgules par des points-virgules.
Conseil général : Si vous voyez des caractères illisibles au début de votre fichier, l'encodage est incorrect.

Exemple CSV¶

En utilisant des noms lisibles (recommandé pour les nouveaux imports) :

title;related_object_type;related_object_name;status;priority_level;due_date;assignee_email;source_name;category_name
Review contract terms;Contract;Acme Software License;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com;;
Update documentation;project;Website Redesign;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com;;
Schedule kickoff;spend_item;Cloud Hosting 2026;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com;;
Audit IT security;;;open;high;2026-03-01;security@example.com;IT Initiative;Security

La dernière ligne est une tâche autonome (sans objet lié) avec des champs de classification définis.

En utilisant des UUID (typiquement depuis des exports aller-retour) :

title;related_object_type;related_object_id;status;priority_level;due_date;assignee_email
Review contract terms;Contract;550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com
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Convertir une tâche en demande¶

Vous pouvez promouvoir une tâche en demande de portefeuille lorsque le travail mérite une évaluation formelle, une priorisation ou éventuellement son propre projet. La conversion est disponible depuis l'en-tête de l'espace de travail de la tâche.

Comment convertir¶

Ouvrez l'espace de travail de la tâche
Cliquez sur Convertir en demande dans la barre d'outils de l'en-tête (à côté de Envoyer le lien)
Dans la boîte de dialogue :
Nom de la demande : Par défaut sur le titre de la tâche -- modifier si nécessaire
Aperçu de l'objectif : Affiche la description de la tâche, qui devient l'objectif de la demande
Fermer la tâche d'origine après conversion : Cochez cette option si vous voulez que le statut de la tâche soit défini sur Terminée automatiquement
Cliquez sur Convertir en demande

Après conversion, KANAP vous redirige vers l'espace de travail de la demande nouvellement créée.

Ce qui est reporté¶

La nouvelle demande hérite des éléments suivants de la tâche d'origine :

Champ de la tâche	Champ de la demande
Titre	Nom
Description	Objectif
Date d'échéance	Date de livraison cible
Source, Catégorie, Stream, Société	Source, Catégorie, Stream, Société
Pièces jointes	Pièces jointes (copiées)

La demande est créée avec un statut de En attente de revue et est liée en retour à la tâche d'origine. Une entrée d'historique est enregistrée à la fois sur la tâche (« Convertie en demande ») et sur la demande (« Créée à partir d'une tâche » avec un lien vers la tâche d'origine).

Conditions¶

Autorisations : Vous avez besoin à la fois de tasks:member et de portfolio_requests:member
Conversion unique : Chaque tâche ne peut être convertie qu'une seule fois. Après conversion, le bouton Convertir en demande est désactivé et affiche la référence de la demande liée (ex. : « Déjà convertie en REQ-42 »)
La tâche reste : La tâche d'origine n'est pas supprimée. Sauf si vous cochez l'option de fermeture, elle reste dans son statut courant et peut toujours être mise à jour indépendamment

Conseil : Utilisez cela lorsqu'une tâche révèle une initiative plus grande qui a besoin de son propre cycle de vie de demande -- évaluation par critères, workflow d'approbation et conversion éventuelle en projet.

Envoyer un lien¶

Vous pouvez envoyer par e-mail un lien vers n'importe quelle tâche à des collègues ou contacts externes.

Ouvrez l'espace de travail de la tâche
Cliquez sur Envoyer le lien dans la barre d'outils de l'en-tête
Dans la boîte de dialogue :
Sélectionner les destinataires : Recherchez des utilisateurs de la plateforme existants par nom ou e-mail, et/ou tapez n'importe quelle adresse e-mail et appuyez sur Entrée
Ajouter un message (optionnel) : Inclure une note personnelle
Copier le lien : Cliquez sur l'icône de copie pour récupérer l'URL directe
Cliquez sur Envoyer

Les destinataires reçoivent un e-mail avec votre nom, le titre de la tâche, un lien direct et votre message (le cas échéant). Cela ne change aucune autorisation -- cela notifie simplement les destinataires.

Conseil : Vous pouvez mélanger des utilisateurs de la plateforme et des adresses e-mail externes dans le même envoi.

Raccourcis clavier¶

Lorsque le focus n'est pas sur un champ de saisie, vous pouvez utiliser :

J ou ← : Tâche précédente dans la liste actuelle
K ou → : Tâche suivante dans la liste actuelle
P : Basculer le tiroir Propriétés
Échap : Fermer et retourner à la liste
Ctrl+S / Cmd+S : Enregistrer (ou créer, en mode création)
Tab depuis le champ titre : Sauter directement dans l'éditeur de description

Conseils¶

Utilisez les dates d'échéance : Définissez des dates d'échéance réalistes pour suivre les délais efficacement.
Assignez des responsables : Chaque tâche devrait avoir un assigné pour la responsabilité.
Enregistrez le temps régulièrement : Le suivi du temps aide pour l'estimation future des projets.
Filtrez par statut : Le filtre par défaut affiche uniquement les statuts actifs (Ouverte, En cours, En attente, En test) -- incluez Terminée et Annulée lors de la revue des tâches historiques.
Créez depuis le contexte : Créer des tâches depuis d'autres espaces de travail (projet, OPEX, contrat, CAPEX) les lie automatiquement.
Liez apps et actifs : Utilisez les champs Applications et Actifs dans le tiroir Propriétés lorsqu'une tâche concerne opérationnellement une app ou un actif spécifique. Le lien apparaît également dans l'espace de travail de l'entité liée.
Utilisez la priorité judicieusement : Réservez Bloquant aux problèmes véritablement bloquants.
Utilisez des mises à jour en une seule soumission : Dans l'onglet Commentaires, combinez commentaire + statut + temps en une seule action pour garder l'historique et les notifications alignés.
Importez des documents : Utilisez le bouton Importer pour importer des fichiers .docx comme contenu de description au lieu de copier-coller.
Raccourci clavier : Appuyez sur Ctrl+S (ou Cmd+S sur Mac) pour enregistrer rapidement sans atteindre le bouton Enregistrer.
Liez des articles de connaissances : Utilisez le groupe Connaissances dans le tiroir Propriétés pour connecter de la documentation pertinente à vos tâches.