Tâches¶

Les tâches vous permettent de suivre les actions, les livrables et les lots de travail à travers vos entités KANAP. Elles servent pour les rappels de renouvellement, les relances, les contrôles de conformité, les livrables de projet et tout autre travail nécessitant un suivi.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Portefeuille > Tâches pour voir toutes les tâches de votre organisation. Cliquez sur Nouveau pour créer une tâche.

Créer une nouvelle tâche¶

Lorsque vous cliquez sur Nouveau, l'espace de travail complet de la tâche s'ouvre. Pour créer une tâche :

Saisissez le titre (obligatoire) :
Tapez le titre de la tâche dans le champ texte en haut
Choisissez le contexte :
Tâche autonome (par défaut) : Laissez « Lié à » sur Autonome
Tâche liée : Sélectionnez Projet, OPEX, Contrat ou CAPEX, puis choisissez l'élément spécifique
Remplissez les détails optionnels :
Type de tâche : Sélectionnez une catégorie de travail (ex. : Tâche, Bug, Problème, Incident). Par défaut « Tâche » si disponible
Description : Ajoutez des informations détaillées via l'éditeur markdown (supporte la mise en forme, les listes, les liens, les images)
Phase : Pour les tâches projet, sélectionnez une phase ou laissez « Niveau projet »
Classification (tâches autonomes et projet) : Définissez Source, Catégorie, Flux et Société. Pour les tâches projet, ces valeurs sont héritées par défaut du projet parent. Pour les tâches autonomes, les valeurs de classification par défaut de votre organisation sont pré-remplies lorsqu'elles sont disponibles
Statut : Par défaut « Ouvert »
Priorité : Par défaut « Normale »
Dates : Définissez les dates de début et d'échéance
Responsable : Par défaut vous-même ; modifiez si nécessaire
Cliquez sur Créer quand vous êtes prêt (activé une fois le titre défini). Vous pouvez aussi appuyer sur Ctrl+S (ou Cmd+S sur Mac)

Conseil : Vous pouvez coller des images directement dans la description. Elles sont automatiquement téléversées vers le stockage lorsque vous créez la tâche.

Remarque : Les tâches peuvent également être créées depuis d'autres espaces de travail (postes OPEX, Contrats, postes CAPEX, Projets du portefeuille) où la relation est pré-sélectionnée.

Champs obligatoires : - Titre : Une brève description de ce qui doit être fait

Fortement recommandé : - Description : Description détaillée de la tâche - Responsable : Qui est en charge - Date d'échéance : Quand elle doit être terminée

Où trouver cette page¶

Chemin : Portefeuille > Tâches
Autorisations :
Vous avez besoin au minimum de tasks:reader pour consulter les tâches
Vous avez besoin de tasks:member pour créer des tâches et modifier des tâches dans les contextes autonome/OPEX/Contrat/CAPEX
Vous avez besoin de portfolio_projects:contributor pour enregistrer une tâche lorsque le contexte cible est un projet
Vous avez besoin de tasks:admin pour la suppression en masse, l'import CSV et l'export CSV

Si vous ne voyez pas Tâches dans le menu, demandez à votre administrateur de vous accorder les autorisations appropriées.

Travailler avec la liste¶

La grille des tâches affiche toutes les tâches de votre organisation.

Filtre de périmètre en haut : - Mes tâches (par défaut) : affiche les tâches qui vous sont assignées - Tâches de mon équipe : affiche les tâches assignées à tout membre de votre équipe Portefeuille (y compris les vôtres) - Toutes les tâches : affiche la grille complète des tâches - Si vous n'êtes pas assigné à une équipe Portefeuille, Tâches de mon équipe est désactivé - Votre sélection est mémorisée entre les sessions -- revenir sur la page restaure votre dernier choix

Colonnes par défaut (visibles par défaut) :

Colonne	Ce qu'elle affiche
#	Référence de l'élément (ex. : T-42). Cliquez pour ouvrir l'espace de travail
Titre de la tâche	Le nom de la tâche. Cliquez pour ouvrir l'espace de travail
Type de tâche	Le type de travail (ex. : Tâche, Bug, Problème, Incident)
Contexte	Le type d'entité (Projet, OPEX, Contrat, CAPEX ou « Autonome »)
Statut	État actuel sous forme de pastille colorée
Score	Score de priorité calculé
Responsable	Personne assignée
Classification	Catégorie de classification du portefeuille
Flux	Flux du portefeuille

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut, activez-les via le menu des colonnes) :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Entrée liée	Le nom de l'entité liée (vide pour les tâches autonomes)
Phase	Phase du projet (pour les tâches projet)
Priorité	Niveau de priorité sous forme de pastille colorée
Date d'échéance	Quand la tâche est due
Créée	Quand la tâche a été créée
Dernière modification	Quand la tâche a été modifiée pour la dernière fois
Description	Texte de description de la tâche
Source	Classification source du portefeuille
Société	Classification par société

Couleurs des statuts : - Ouvert : Gris - En cours : Orange - En attente : Bleu - En test : Violet - Terminé : Vert - Annulé : Rouge

Couleurs des priorités : - Bloquant : Rouge - Haute : Orange - Normale : Gris - Basse : Bleu - Optionnelle : Vert

Filtre par défaut : Les tâches actives sont affichées par défaut (Ouvert, En cours, En attente, En test). Incluez Terminé et Annulé dans le filtre de statut pour voir les tâches clôturées.

Actions : - Nouveau : Créer une tâche autonome (nécessite tasks:member) - Import CSV : Téléverser un fichier CSV pour créer ou mettre à jour des tâches (nécessite tasks:admin) - Export CSV : Télécharger les tâches dans un fichier CSV (nécessite tasks:admin) - Supprimer la sélection : Supprimer les tâches sélectionnées (nécessite tasks:admin)

L'espace de travail de la tâche¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir l'espace de travail de la tâche. L'espace de travail utilise une disposition avec barre latérale : la zone de contenu principale à droite et des sections repliables dans la barre latérale à gauche.

Barre d'outils d'en-tête¶

L'en-tête de l'espace de travail contient : - Retour aux Tâches (ou retour à l'espace de travail du projet d'origine) - Indicateur de position : Affiche votre position dans la liste filtrée (ex. : « 3 sur 12 ») - Envoyer un lien : Envoyer un lien vers la tâche par e-mail - Convertir en demande : Promouvoir la tâche en demande de portefeuille - Flèches Précédent / Suivant : Naviguer entre les tâches dans l'ordre actuel de la liste - Supprimer : Supprimer la tâche (nécessite tasks:admin) - Enregistrer : Sauvegarder les modifications en attente (également via Ctrl+S) - Fermer : Retourner à la liste des tâches

Sous la barre d'outils, la zone de titre affiche : - Badge du score de priorité (tâches projet uniquement) : Un badge circulaire affichant le score de priorité calculé - Pastille de référence : Cliquez pour copier la référence (ex. : T-42) dans votre presse-papiers - Titre : Cliquez pour modifier en ligne (nécessite tasks:member) - Pastille de statut, Pastille de projet (pour les tâches projet, cliquez pour ouvrir le projet), Pastille de priorité - Bouton Joindre des fichiers : Afficher/masquer la zone de téléversement

Zone de contenu principale¶

Description : L'éditeur markdown prend en charge la mise en forme, les listes, les liens, les blocs de code et les images. Vous pouvez coller des images directement -- elles sont téléversées automatiquement. Appuyez sur Tab depuis le champ titre pour passer directement dans l'éditeur de description.

Boutons Import / Export (à côté du titre Description) : - Import : Importer un fichier .docx pour remplacer le contenu de la description. Si la description a déjà du contenu, une confirmation vous est demandée avant remplacement. L'import de document est disponible après l'enregistrement de la tâche (pas lors de la création) - Export : Exporter la description en PDF, DOCX ou ODT

Pièces jointes : Lorsque la zone de téléversement est visible, glissez-déposez des fichiers ou cliquez sur Parcourir les fichiers. Les fichiers téléversés apparaissent sous forme de pastilles sous la description. Cliquez sur une pastille pour télécharger ; cliquez sur le bouton x pour supprimer (nécessite l'autorisation de modification). Maximum 20 Mo par fichier.

Section Activité : Basculez entre trois vues : - Commentaires : Formulaire d'activité unifié (commentaire + changement de statut optionnel + saisie de temps optionnelle en une seule soumission) plus le fil de commentaires - Historique : Voir toutes les modifications de la tâche avec horodatage - Journal de temps : Voir et gérer les entrées de temps (disponible uniquement pour les tâches autonomes et projet)

Sections de la barre latérale¶

La barre latérale est redimensionnable en faisant glisser son bord droit. Elle contient les sections repliables suivantes :

Contexte : - Objet lié (Projet, poste OPEX, Contrat, poste CAPEX ou « Tâche autonome ») - Lors de la création : par défaut Autonome, ou sélectionnez un type et un élément - Après la création (si vous pouvez modifier) : le contexte reste modifiable et est appliqué lorsque vous cliquez sur Enregistrer - Phase (pour les tâches projet uniquement ; apparaît après sélection d'un projet)

Détails de la tâche : - Menu déroulant Type de tâche (ex. : Tâche, Bug, Problème, Incident) - Niveau de priorité - Menu déroulant Statut (ne peut pas passer à « Terminé » pour les tâches projet sans avoir d'abord saisi du temps)

Classification (pour les tâches autonomes et projet uniquement) : - Source : D'où provient le travail - Catégorie : La catégorie du portefeuille pour ce travail - Flux : Le flux spécifique au sein de la catégorie (filtré par la catégorie sélectionnée ; désactivé tant qu'aucune catégorie n'est sélectionnée) - Société : La société à laquelle ce travail se rapporte - Pour les tâches OPEX/Contrat/CAPEX, cette section est masquée sauf si des valeurs de classification ont été précédemment définies

Temps (masqué lors de la création et pour les tâches OPEX/Contrat/CAPEX) : - Temps total passé (affiché en jours et heures) - Bouton Saisir du temps pour ajouter des entrées de temps

Personnes : - Demandeur - Responsable - Observateurs (sélection multiple)

Dates : - Date de début - Date d'échéance

Base de connaissances (tâches existantes uniquement) : - Lier des articles de la base de connaissances à la tâche ou en créer de nouveaux directement depuis la barre latérale - Nécessite knowledge:member pour créer de nouveaux articles

Changer le contexte d'une tâche¶

Lorsque vous changez le contexte d'une tâche et enregistrez, KANAP applique le changement en une seule opération (contexte + autres champs modifiés ensemble).

Projet vers Autonome : La phase est effacée, la classification est conservée
Projet vers OPEX/Contrat/CAPEX : La phase et la classification sont effacées
Tout vers Projet :
L'autorisation Projet est requise (portfolio_projects:contributor)
La phase est réinitialisée au niveau projet sauf si vous choisissez une phase valide pour ce projet
La classification existante est conservée ; les valeurs manquantes sont auto-complétées depuis les valeurs par défaut du projet

Statuts des tâches¶

Statut	Signification	Quand l'utiliser
Ouvert	Pas encore commencé	Par défaut pour les nouvelles tâches
En cours	Le travail a commencé	Quand quelqu'un commence à travailler dessus
En attente	En attente de quelqu'un d'autre	Quand le responsable est bloqué et a besoin d'un avis/d'une décision
En test	Prêt pour validation	Quand l'implémentation est terminée et en attente de revue/test
Terminé	Achevé avec succès	Quand le travail est fini (nécessite du temps saisi pour les tâches projet)
Annulé	N'est plus nécessaire	Quand la tâche devient sans objet

Important : Pour les tâches projet, vous ne pouvez pas marquer une tâche comme « Terminé » tant que vous n'avez pas saisi au moins un peu de temps. Cela garantit un suivi précis de la charge.

Niveaux de priorité¶

Priorité	Cas d'utilisation
Bloquant	Bloque d'autres travaux ; attention immédiate requise
Haute	Important et urgent
Normale	Priorité standard (par défaut)
Basse	Peut être reporté si nécessaire
Optionnelle	Souhaitable, à traiter quand la capacité le permet

Suivi du temps¶

Les tâches autonomes et les tâches projet prennent en charge le suivi détaillé du temps via la fonctionnalité Journal de temps. Le suivi du temps n'est pas disponible pour les tâches OPEX, Contrat ou CAPEX.

Saisir du temps¶

Cliquez sur le bouton Saisir du temps dans la section Temps de la barre latérale
Sélectionnez la Catégorie : IT ou Métier (détermine comment le temps contribue à la charge du projet)
Saisissez la date à laquelle le travail a été effectué
Saisissez le temps en jours et/ou heures
Ajoutez des notes optionnelles décrivant le travail
Cliquez sur Saisir du temps

Catégorie : Pour les tâches projet, la catégorie détermine si le temps est comptabilisé dans la charge IT ou la charge Métier du projet. Cela correspond au propre système de saisie de temps du projet.

Consulter les entrées de temps¶

L'onglet Journal de temps dans la section activité affiche toutes les entrées de temps pour la tâche : - Date à laquelle le travail a été effectué - Catégorie (IT ou Métier) - Personne qui a saisi le temps - Heures saisies - Notes

Modifier ou supprimer des entrées¶

Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres entrées de temps depuis le tableau du Journal de temps.

Pièces jointes¶

Les tâches prennent en charge les pièces jointes pour les documents, captures d'écran et autres fichiers de support.

Ajouter des pièces jointes¶

Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers dans l'en-tête de la tâche
La zone de téléversement apparaît sous la description
Soit :
Glissez-déposez des fichiers sur la zone de téléversement, soit
Cliquez sur Parcourir les fichiers pour sélectionner des fichiers depuis votre ordinateur
Les fichiers apparaissent sous forme de pastilles sous la description une fois téléversés

Limite de taille : Maximum 20 Mo par fichier.

Gérer les pièces jointes¶

Télécharger : Cliquez sur une pastille de pièce jointe pour télécharger le fichier
Supprimer : Cliquez sur le bouton x de la pastille pour retirer la pièce jointe (nécessite l'autorisation de modification)

Les pièces jointes sont visibles par toute personne pouvant consulter la tâche.

Import et export de la description¶

Le champ description prend en charge l'import et l'export de documents afin de travailler avec le contenu en dehors de KANAP.

Importer un document¶

Ouvrez l'espace de travail d'une tâche existante (l'import n'est pas disponible lors de la création de la tâche)
Cliquez sur le bouton Import à côté du titre Description
Sélectionnez un fichier .docx depuis votre ordinateur
Si la description a déjà du contenu, confirmez que vous souhaitez le remplacer
Le document est converti en markdown et chargé dans l'éditeur
Vérifiez le résultat et cliquez sur Enregistrer pour conserver les modifications

Les images intégrées dans le document sont téléversées automatiquement vers le stockage. Si du contenu ne peut pas être converti proprement, un avertissement apparaît en bas de l'écran.

Exporter la description¶

Cliquez sur le bouton Export à côté du titre Description
Choisissez un format : PDF, DOCX ou ODT
Le fichier se télécharge automatiquement

Le bouton d'export n'est activé que lorsque la description contient du contenu.

Commentaires et historique¶

Ajouter des commentaires¶

Sélectionnez l'onglet Commentaires dans la section activité
Tapez votre commentaire dans l'éditeur de texte
Optionnellement, définissez un nouveau statut dans le menu déroulant
Optionnellement, saisissez du temps avec le curseur (0 signifie aucune entrée de temps)
Cliquez sur Soumettre (le libellé du bouton s'adapte en fonction des actions sélectionnées)

Comportement du formulaire d'activité unifié¶

Vous pouvez soumettre toute combinaison de :
Commentaire seul
Changement de statut seul
Saisie de temps seule
Commentaire + statut + temps ensemble
Pour les tâches projet, passer le statut à Terminé nécessite du temps saisi (existant + nouvellement ajouté)
Le menu déroulant de statut dans la barre latérale fonctionne toujours de manière indépendante si vous préférez ce mode

Consulter l'historique¶

L'onglet Historique affiche toutes les modifications de la tâche : - Changements de statut - Modifications de champs - Qui a effectué chaque modification et quand

Notifications par e-mail et actions rapides¶

Lorsque les notifications de tâches sont activées, les mises à jour de statut et de commentaires peuvent déclencher des notifications par e-mail.

Si un changement de statut et un commentaire sont soumis ensemble, les destinataires peuvent recevoir un e-mail fusionné (selon leurs préférences de notification)
Les e-mails de statut peuvent inclure des boutons d'action rapide :
En attente : Répondre et passer En cours, Marquer Terminé
En test : Approuver (passe à Terminé), Passer En cours
Terminé : Rouvrir (passe à Ouvert)
Cliquer sur un bouton d'action ouvre la page de la tâche avec le statut pré-sélectionné dans le formulaire d'activité unifié

Créer des tâches depuis d'autres espaces de travail¶

Les tâches sont le plus souvent créées depuis d'autres espaces de travail :

Depuis les Projets du portefeuille¶

Dans l'espace de travail du Projet, utilisez l'onglet Tâches pour gérer les livrables du projet : - Créer des tâches pour des lots de travail spécifiques - Assigner des tâches à des phases du projet - Suivre le temps passé sur chaque tâche

Conseil : Dans l'onglet Chronologie, cliquez sur le bouton [+] à côté d'une phase pour créer une tâche pré-liée à cette phase.

Depuis les postes OPEX¶

Dans l'espace de travail OPEX, utilisez l'onglet Tâches pour créer des tâches comme : - « Revoir les tarifs fournisseur pour 2026 » - « Négocier une remise volume »

Depuis les Contrats¶

Dans l'espace de travail du Contrat, utilisez l'onglet Tâches pour : - « Revoir le contrat avant la date de renouvellement » - « Demander des conditions mises à jour au fournisseur »

Depuis les postes CAPEX¶

Dans l'espace de travail CAPEX, les tâches permettent de suivre les jalons du projet : - « Terminer le recueil des besoins » - « Obtenir l'approbation budgétaire »

Ces tâches sont automatiquement liées à l'entité parente et apparaissent à la fois dans la liste des tâches et dans l'espace de travail parent.

Tâches autonomes¶

Les tâches autonomes sont des éléments de travail indépendants non liés à un projet, contrat ou poste budgétaire spécifique. Elles sont utiles pour : - Le travail d'exploitation IT générale - Les demandes ponctuelles - Les initiatives transversales - Le suivi de tâches personnelles

Créer des tâches autonomes¶

Cliquez sur Nouveau dans la page Tâches
Laissez les menus déroulants « Lié à » vides
La barre latérale affiche « Tâche autonome » au lieu d'une entité liée
Remplissez le titre, la description et les autres détails
Cliquez sur Créer

Champs de classification¶

Les tâches autonomes et les tâches projet disposent de champs de classification modifiables qui aident à organiser le travail selon les dimensions du portefeuille :

Source : D'où provient le travail (ex. : Demande métier, Initiative IT)
Catégorie : La catégorie du portefeuille pour ce travail
Flux : Le flux spécifique au sein de la catégorie (filtré par la catégorie sélectionnée)
Société : La société à laquelle ce travail se rapporte

Ces champs apparaissent dans la section Classification de la barre latérale et peuvent être modifiés à tout moment. Lors de la création d'une nouvelle tâche autonome, les valeurs de classification par défaut de votre organisation sont pré-remplies automatiquement si elles sont configurées.

Pour les tâches projet, la classification est héritée par défaut du projet parent lors de la création de la tâche, mais peut être modifiée indépendamment. Cela permet, par exemple, à une tâche d'infrastructure d'exister au sein d'un projet métier, ou à une tâche de conformité au sein d'un projet IT. Si la classification d'une tâche n'est pas explicitement définie, elle hérite et affiche la classification du projet.

Score de priorité¶

Les tâches autonomes (et toutes les tâches hors projet) utilisent un score de priorité fixe basé sur leur niveau de priorité :

Niveau de priorité	Score
Bloquant	110
Haute	90
Normale	70
Basse	50
Optionnelle	30

Les tâches bloquantes ont un score de 110 pour s'assurer qu'elles sont toujours classées au-dessus des tâches projet les plus prioritaires (max 100).

Tâches projet¶

Les tâches projet disposent de fonctionnalités supplémentaires par rapport aux tâches classiques :

Classification indépendante : Les tâches projet ont leurs propres champs Source, Catégorie, Flux et Société. Lorsqu'une tâche est créée au sein d'un projet, ces valeurs sont héritées par défaut de la classification du projet par commodité. Cependant, la classification de chaque tâche peut être modifiée indépendamment -- par exemple, une tâche d'infrastructure peut exister au sein d'un projet métier, ou une tâche de conformité au sein d'un projet IT. Si un champ de classification d'une tâche n'est pas explicitement défini, il hérite et affiche la valeur du projet.

Score de priorité : Les tâches projet affichent un score de priorité calculé qui combine : - Le score de priorité du projet parent - Un ajustement basé sur le niveau de priorité de la tâche (+10 pour Bloquant, +5 pour Haute, 0 pour Normale, -5 pour Basse, -10 pour Optionnelle)

Le score est affiché sous forme de badge circulaire à gauche du titre de la tâche dans l'espace de travail, reprenant le style d'affichage du score du projet. Dans la liste des tâches, la colonne Score affiche cette valeur calculée.

Affectation de phase : Les tâches peuvent être affectées à des phases spécifiques du projet ou marquées « Niveau projet » pour le travail transversal.

Contribution en temps : Le temps saisi sur les tâches projet contribue aux calculs de charge réelle du projet : - Le temps de catégorie IT s'ajoute à Réalisé (IT) - Le temps de catégorie Métier s'ajoute à Réalisé (Métier) - L'onglet Avancement du projet affiche une ventilation entre Overhead projet et Temps des tâches - Le Journal de temps unifié affiche toutes les entrées de temps provenant à la fois de l'overhead projet et du travail des tâches

Validation du statut : Les tâches projet ne peuvent pas être marquées « Terminé » sans avoir d'abord saisi du temps. Cela garantit un suivi précis de la charge du projet.

Filtrage : L'onglet Tâches du projet inclut des filtres pour : - Statut (Tous, Actifs, statut spécifique) - Phase (Toutes les phases, Niveau projet, phase spécifique)

Import/export CSV¶

Gérez les tâches à grande échelle grâce à l'import et l'export CSV. Cette fonctionnalité prend en charge les opérations en masse pour le chargement initial de données, les migrations de tâches et l'extraction de données pour le reporting.

Accéder aux fonctionnalités CSV¶

Depuis la liste des Tâches : - Export CSV : Télécharger les tâches dans un fichier CSV - Import CSV : Téléverser un fichier CSV pour créer ou mettre à jour des tâches - Télécharger le modèle : Obtenir un CSV vierge avec les en-têtes corrects

Autorisations requises : tasks:admin pour les opérations d'import/export.

Options d'export¶

Trois modes d'export sont disponibles :

Option	Description
Export complet	Tous les champs exportables -- à utiliser pour le reporting et l'extraction complète de données
Enrichissement de données	Tous les champs importables -- correspond au format du modèle d'import, idéal pour l'édition aller-retour (export, modification, ré-import)
Sélection personnalisée	Choisir les champs spécifiques à inclure dans votre export

Téléchargement du modèle (depuis la boîte de dialogue d'import) : Télécharge un CSV vierge avec tous les en-têtes de champs importables -- utilisez-le pour préparer des fichiers d'import avec la bonne structure.

Processus d'import¶

Préparez votre fichier : Utilisez l'encodage UTF-8 avec des séparateurs point-virgule (;). Téléchargez un modèle pour vous assurer des bons en-têtes.
Choisissez les paramètres d'import :
Mode :
- Enrichir (par défaut) : Les cellules vides conservent les valeurs existantes -- ne mettez à jour que ce que vous spécifiez
- Remplacer : Les cellules vides effacent les valeurs existantes -- remplacement complet de tous les champs
Opération :
- Upsert (par défaut) : Créer de nouvelles tâches ou mettre à jour les existantes
- Mise à jour uniquement : Ne modifier que les tâches existantes, ignorer les nouvelles
- Insertion uniquement : Ne créer que de nouvelles tâches, ignorer les existantes
Validez d'abord : Cliquez sur Vérification préalable pour valider votre fichier sans apporter de modifications. Examinez les erreurs et avertissements.
Appliquez les modifications : Si la validation réussit, cliquez sur Importer pour valider les changements.

Référence des champs¶

Champs de base :

Colonne CSV	Description	Obligatoire	Notes
`id`	UUID de la tâche	Non	Pour les mises à jour ; laisser vide pour les nouvelles tâches
`title`	Titre de la tâche	Oui	Fait partie de l'identifiant unique
`description`	Détails de la tâche	Non	Supporte le texte brut

Champs de contexte :

Colonne CSV	Description	Obligatoire	Notes
`related_object_type`	Type d'entité	Non	Vide pour les tâches autonomes ; accepte code ou libellé
`related_object_id`	UUID de l'entité	Conditionnel	Obligatoire si tâche liée et `related_object_name` non fourni
`related_object_name`	Nom de l'entité	Conditionnel	Obligatoire si tâche liée et `related_object_id` non fourni
`phase_name`	Phase du projet	Non	Doit correspondre à un nom de phase existant (tâches projet uniquement)
`priority_level`	Priorité de la tâche	Non	Accepte code ou libellé
`source_name`	Source	Non	Source du portefeuille (tâches autonomes et projet)
`category_name`	Catégorie	Non	Catégorie du portefeuille (tâches autonomes et projet)
`stream_name`	Flux	Non	Flux du portefeuille (tâches autonomes et projet)
`company_name`	Société	Non	Société (tâches autonomes et projet)

Tâches autonomes : Laissez related_object_type, related_object_id et related_object_name vides. Vous pouvez définir les champs de classification (source_name, category_name, stream_name, company_name) pour les tâches autonomes et projet. Pour les tâches projet, les champs de classification omis sont hérités par défaut du projet parent.

Conseil : Pour les imports de nouvelles tâches liées, utilisez related_object_name au lieu de related_object_id -- c'est beaucoup plus facile à utiliser. Le système résout le nom vers l'ID correct en fonction du related_object_type. Pour les imports aller-retour (export, modification, ré-import), les deux champs sont inclus pour que la correspondance fonctionne correctement.

Statut et dates :

Colonne CSV	Description	Notes
`status`	Statut de la tâche	Accepte code ou libellé
`start_date`	Date de début	Format de date : AAAA-MM-JJ
`due_date`	Date d'échéance	Format de date : AAAA-MM-JJ

Champs de personnes :

Colonne CSV	Description	Notes
`assignee_email`	Personne responsable	Doit correspondre à l'e-mail d'un utilisateur existant
`creator_email`	E-mail du demandeur	Export uniquement (affiché comme E-mail du demandeur dans les métadonnées)
`viewer_email_1` à `_4`	Observateurs	Doivent correspondre à des e-mails d'utilisateurs existants
`owner_email_1` à `_4`	Propriétaires	Doivent correspondre à des e-mails d'utilisateurs existants

Autres champs :

Colonne CSV	Description	Notes
`labels`	Libellés de tâche	Liste séparée par des virgules

Acceptation des libellés et codes¶

Pour les champs status, priority_level et related_object_type, vous pouvez utiliser soit le code interne soit un libellé courant :

Valeurs de statut :

Code	Libellés acceptés
`open`	`Open`
`in_progress`	`In Progress`, `Active`, `Working`
`pending`	`Pending`
`in_testing`	`In Testing`, `Testing`
`done`	`Done`, `Completed`, `Complete`, `Finished`, `Closed`
`cancelled`	`Cancelled`, `Canceled`

Valeurs de niveau de priorité :

Code	Libellés acceptés
`blocker`	`Blocker`, `Critical`, `Urgent`
`high`	`High`
`normal`	`Normal`, `Medium`, `Default`
`low`	`Low`
`optional`	`Optional`, `Nice to have`

Valeurs de type d'objet lié :

Code	Libellés acceptés
`project`	`Project`
`spend_item`	`Spend Item`, `Spend`
`contract`	`Contract`
`capex_item`	`CAPEX Item`, `CAPEX`

Le système normalise automatiquement les valeurs lors de l'import.

Correspondance et mises à jour¶

Les tâches sont identifiées par titre + related_object_id (insensible à la casse). Lorsqu'une correspondance est trouvée : - En mode Enrichir : Seules les valeurs CSV non vides mettent à jour la tâche - En mode Remplacer : Tous les champs sont mis à jour, les valeurs vides effacent les données existantes

Si vous incluez la colonne id avec un UUID valide, la correspondance utilise d'abord l'ID, puis se rabat sur titre + objet lié.

Remarque : Si vous fournissez related_object_name au lieu de related_object_id, le système résout le nom vers l'ID avant la correspondance. Cela signifie que vous pouvez utiliser des noms lisibles dans tout votre fichier d'import.

Champs en export uniquement¶

Certains champs apparaissent dans les exports mais ne peuvent pas être importés. Ce sont des champs gérés par le système qui maintiennent l'intégrité des données :

Champ	Pourquoi il est en export uniquement
`creator_email` (Demandeur)	Automatiquement défini comme l'utilisateur qui crée la tâche. Permettre l'import compromettrait l'intégrité de la piste d'audit -- vous ne devez pas pouvoir falsifier qui a demandé/créé une tâche. Pour les nouvelles tâches, le système définit cela comme l'utilisateur importateur ; pour les tâches existantes, le demandeur original est préservé.

Ces champs sont inclus dans l'Export complet à des fins de reporting mais exclus des exports Modèle et Enrichissement de données car ils ne peuvent pas être modifiés lors de l'import.

Limitations¶

Maximum 4 observateurs/propriétaires : Les tâches prennent en charge jusqu'à 4 e-mails d'observateurs et 4 e-mails de propriétaires via CSV
Classification pour les tâches autonomes et projet uniquement : Source, Catégorie, Flux et Société peuvent être définis sur les tâches autonomes et projet (pas sur les tâches OPEX, Contrat ou CAPEX)
La phase nécessite un projet : L'affectation de phase ne fonctionne que pour les tâches projet
Commentaires non inclus : Les commentaires et l'historique des tâches doivent être gérés dans l'espace de travail
Journal de temps non inclus : Les entrées de temps doivent être saisies dans l'espace de travail
Pièces jointes non incluses : Les pièces jointes nécessitent une gestion dans l'espace de travail

Résolution de problèmes¶

Erreur « Le fichier n'est pas correctement formaté » : Cela indique généralement un problème d'encodage. Assurez-vous que votre CSV est enregistré en UTF-8 :

Dans LibreOffice : Lors de l'ouverture d'un CSV, sélectionnez UTF-8 dans le menu déroulant Jeu de caractères (pas « Japanese (Macintosh) » ni d'autres encodages). Lors de l'enregistrement, cochez « Modifier les paramètres de filtre » et choisissez UTF-8.
Dans Excel : Enregistrer sous > CSV UTF-8 (délimité par des virgules), puis ouvrez dans un éditeur de texte pour remplacer les virgules par des points-virgules.
Conseil général : Si vous voyez des caractères illisibles au début de votre fichier, l'encodage est incorrect.

Exemple CSV¶

En utilisant des noms lisibles (recommandé pour les nouveaux imports) :

title;related_object_type;related_object_name;status;priority_level;due_date;assignee_email;source_name;category_name
Review contract terms;Contract;Acme Software License;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com;;
Update documentation;project;Website Redesign;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com;;
Schedule kickoff;spend_item;Cloud Hosting 2026;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com;;
Audit IT security;;;open;high;2026-03-01;security@example.com;IT Initiative;Security

La dernière ligne est une tâche autonome (pas d'objet lié) avec des champs de classification définis.

En utilisant des UUID (typiquement issus d'exports aller-retour) :

title;related_object_type;related_object_id;status;priority_level;due_date;assignee_email
Review contract terms;Contract;550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com
Update documentation;project;660e8400-e29b-41d4-a716-446655440001;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com
Schedule kickoff;spend_item;770e8400-e29b-41d4-a716-446655440002;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com

Convertir une tâche en demande¶

Vous pouvez promouvoir une tâche en demande de portefeuille lorsque le travail mérite une évaluation formelle, une priorisation ou, à terme, son propre projet. La conversion est disponible depuis l'en-tête de l'espace de travail de la tâche.

Comment convertir¶

Ouvrez l'espace de travail de la tâche
Cliquez sur Convertir en demande dans la barre d'outils de l'en-tête (à côté de Envoyer un lien)
Dans la boîte de dialogue :
Nom de la demande : Par défaut le titre de la tâche -- modifiez si nécessaire
Aperçu de l'objet : Affiche la description de la tâche, qui devient l'objet de la demande
Clôturer la tâche originale après conversion : Cochez cette option si vous souhaitez que le statut de la tâche passe automatiquement à « Terminé »
Cliquez sur Convertir en demande

Après la conversion, KANAP vous redirige vers l'espace de travail de la demande nouvellement créée.

Ce qui est repris¶

La nouvelle demande hérite des éléments suivants de la tâche d'origine :

Champ de la tâche	Champ de la demande
Titre	Nom
Description	Objet
Date d'échéance	Date de livraison cible
Source, Catégorie, Flux, Société	Source, Catégorie, Flux, Société
Pièces jointes	Pièces jointes (copiées)

La demande est créée avec le statut En attente de revue et est liée à la tâche d'origine. Une entrée d'historique est enregistrée à la fois sur la tâche (« Convertie en demande ») et sur la demande (« Créée depuis une tâche » avec un lien vers la tâche d'origine).

Conditions¶

Autorisations : Vous avez besoin à la fois de tasks:member et portfolio_requests:member
Conversion unique : Chaque tâche ne peut être convertie qu'une seule fois. Après conversion, le bouton Convertir en demande est désactivé et affiche la référence de la demande liée (ex. : « Déjà convertie en REQ-42 »)
La tâche est conservée : La tâche d'origine n'est pas supprimée. Sauf si vous cochez l'option de clôture, elle reste dans son statut actuel et peut toujours être mise à jour indépendamment

Conseil : Cette fonctionnalité est utile lorsqu'une tâche révèle une initiative plus large nécessitant son propre cycle de vie de demande -- évaluation par critères, workflow d'approbation et éventuelle conversion en projet.

Envoyer un lien¶

Vous pouvez rapidement envoyer par e-mail un lien vers n'importe quelle tâche à des collègues ou contacts externes.

Ouvrez l'espace de travail de la tâche
Cliquez sur Envoyer un lien dans la barre d'outils de l'en-tête (à gauche des flèches de navigation)
Dans la boîte de dialogue :
Sélectionner les destinataires : Recherchez des utilisateurs existants de la plateforme par nom ou e-mail, et/ou tapez n'importe quelle adresse e-mail et appuyez sur Entrée
Ajouter un message (optionnel) : Incluez une note personnelle
Copier le lien : Cliquez sur l'icône de copie pour récupérer l'URL directe
Cliquez sur Envoyer

Les destinataires reçoivent un e-mail avec votre nom, le titre de la tâche, un lien direct et votre message (le cas échéant). Cela ne modifie aucune autorisation -- cela notifie simplement les destinataires.

Conseil : Vous pouvez mélanger des utilisateurs de la plateforme et des adresses e-mail externes dans le même envoi.

Conseils¶

Utilisez les dates d'échéance : Définissez des dates d'échéance réalistes pour suivre efficacement les délais.
Assignez des responsables : Chaque tâche devrait avoir un responsable pour la reddition de comptes.
Saisissez le temps régulièrement : Le suivi du temps aide à l'estimation des futurs projets.
Filtrez par statut : Le filtre par défaut affiche uniquement les statuts actifs (Ouvert, En cours, En attente, En test) -- incluez Terminé et Annulé lors de la revue des tâches historiques.
Créez depuis le contexte : Créer des tâches depuis des espaces de travail les lie automatiquement.
Utilisez la priorité avec discernement : Réservez « Bloquant » aux problèmes réellement bloquants.
Utilisez les mises à jour en une seule soumission : Dans l'onglet Commentaires, combinez commentaire + statut + temps en une action pour garder l'historique et les notifications alignés.
Importez des documents : Utilisez le bouton Import pour importer des fichiers .docx comme contenu de description au lieu de copier-coller.
Raccourci clavier : Appuyez sur Ctrl+S (ou Cmd+S sur Mac) pour enregistrer rapidement sans atteindre le bouton Enregistrer.
Liez des articles de la base de connaissances : Utilisez la section Base de connaissances dans la barre latérale pour relier la documentation pertinente à vos tâches.