Tareas¶

Las tareas le ayudan a realizar el seguimiento de elementos de acción, entregables y paquetes de trabajo en todas sus entidades de KANAP. Se utilizan para recordatorios de renovación, seguimientos, verificaciones de conformidad, entregables de proyectos y cualquier otro trabajo que necesite seguimiento.

Primeros pasos¶

Navegue a Portafolio > Tareas para ver todas las tareas de su organización. Haga clic en Nuevo para crear una tarea.

Crear una nueva tarea¶

Al hacer clic en Nuevo, se abre el espacio de trabajo completo de la tarea. Para crear una tarea:

Introduzca el título (obligatorio):
Escriba el título de la tarea en el campo de texto superior
Elija el contexto:
Tarea independiente (predeterminado): Mantenga "Relacionado con" como Independiente
Tarea vinculada: Seleccione Proyecto, OPEX, Contrato o CAPEX, luego elija el elemento específico
Complete los detalles opcionales:
Tipo de tarea: Seleccione una categoría para el trabajo (p. ej., Tarea, Bug, Problema, Incidente). Por defecto es "Tarea" si está disponible
Descripción: Añada información detallada usando el editor markdown (soporta formato, listas, enlaces, imágenes)
Fase: Para tareas de proyecto, seleccione una fase o deje como "Nivel de proyecto"
Clasificación (tareas independientes y de proyecto): Establezca Origen, Categoría, Flujo y Empresa. Para tareas de proyecto, estos valores se heredan del proyecto padre. Para tareas independientes, los valores de clasificación predeterminados de su organización se rellenan automáticamente cuando están disponibles
Estado: Por defecto es "Abierto"
Prioridad: Por defecto es "Normal"
Fechas: Establezca fechas de inicio y vencimiento
Asignado: Por defecto es usted; cámbielo si es necesario
Haga clic en Crear cuando esté listo (se habilita una vez establecido el título). También puede pulsar Ctrl+S (o Cmd+S en Mac)

Consejo: Puede pegar imágenes directamente en la descripción. Se suben automáticamente al almacenamiento cuando crea la tarea.

Nota: Las tareas también pueden crearse desde otros espacios de trabajo (partidas OPEX, Contratos, partidas CAPEX, Proyectos del portafolio) donde la relación viene preseleccionada.

Campos obligatorios: - Título: Una descripción corta de lo que necesita hacerse

Muy recomendado: - Descripción: Descripción detallada de la tarea - Asignado: Quién es responsable - Fecha de vencimiento: Cuándo debe completarse

Dónde encontrarlo¶

Ruta: Portafolio > Tareas
Permisos:
Necesita al menos tasks:reader para ver tareas
Necesita tasks:member para crear tareas y editar tareas en contextos independiente/OPEX/Contrato/CAPEX
Necesita portfolio_projects:contributor para guardar una tarea cuando el contexto destino es un proyecto
Necesita tasks:admin para eliminación masiva, importación CSV y exportación CSV

Si no ve Tareas en el menú, solicite a su administrador que le otorgue los permisos apropiados.

Trabajar con la lista¶

La cuadrícula de Tareas muestra todas las tareas de su organización.

Filtro de alcance superior: - Mis tareas (predeterminado): muestra las tareas asignadas a usted - Tareas de mi equipo: muestra las tareas asignadas a cualquier miembro de su equipo de Portafolio (incluyendo las suyas) - Todas las tareas: muestra la cuadrícula completa de tareas - Si no está asignado a un equipo de Portafolio, Tareas de mi equipo está deshabilitado - Su selección se recuerda entre sesiones -- al volver a la página se restaura su última elección

Columnas predeterminadas (visibles por defecto):

Columna	Qué muestra
#	Referencia del elemento (p. ej., T-42). Haga clic para abrir el espacio de trabajo
Título de la tarea	El nombre de la tarea. Haga clic para abrir el espacio de trabajo
Tipo de tarea	El tipo de trabajo (p. ej., Tarea, Bug, Problema, Incidente)
Contexto	El tipo de entidad (Proyecto, OPEX, Contrato, CAPEX o "Independiente")
Estado	Estado actual como etiqueta con color
Puntuación	Puntuación de prioridad calculada
Asignado	Persona asignada
Clasificación	Categoría de clasificación del portafolio
Flujo	Flujo del portafolio

Columnas adicionales (ocultas por defecto, habilitar mediante el menú de columnas):

Columna	Qué muestra
Entrada relacionada	El nombre de la entidad vinculada (vacío para tareas independientes)
Fase	Fase del proyecto (para tareas de proyecto)
Prioridad	Nivel de prioridad como etiqueta con color
Fecha de vencimiento	Cuándo vence la tarea
Creado	Cuándo se creó la tarea
Última modificación	Cuándo se actualizó la tarea por última vez
Descripción	Texto de descripción de la tarea
Origen	Clasificación de origen del portafolio
Empresa	Clasificación de empresa

Colores de estado: - Abierto: Gris - En progreso: Naranja - Pendiente: Azul - En pruebas: Púrpura - Completado: Verde - Cancelado: Rojo

Colores de prioridad: - Bloqueante: Rojo - Alta: Naranja - Normal: Gris - Baja: Azul - Opcional: Verde

Filtro predeterminado: Las tareas activas se muestran por defecto (Abierto, En progreso, Pendiente, En pruebas). Incluya Completado y Cancelado en el filtro de Estado para ver tareas cerradas.

Acciones: - Nuevo: Crear una tarea independiente (requiere tasks:member) - Importar CSV: Subir un archivo CSV para crear o actualizar tareas (requiere tasks:admin) - Exportar CSV: Descargar tareas a un archivo CSV (requiere tasks:admin) - Eliminar seleccionados: Eliminar las tareas seleccionadas (requiere tasks:admin)

El espacio de trabajo de la tarea¶

Haga clic en cualquier fila para abrir el espacio de trabajo de la tarea. El espacio de trabajo utiliza un diseño con barra lateral, con el área de contenido principal a la derecha y secciones plegables en la barra lateral izquierda.

Barra de herramientas del encabezado¶

El encabezado del espacio de trabajo contiene: - Volver a Tareas (o volver al espacio de trabajo del proyecto de origen) - Indicador de posición: Muestra su posición en la lista filtrada (p. ej., "3 de 12") - Enviar enlace: Enviar por correo electrónico un enlace a la tarea - Convertir en solicitud: Promover la tarea a una solicitud del portafolio - Flechas Anterior / Siguiente: Navegar entre tareas en el orden actual de la lista - Eliminar: Eliminar la tarea (requiere tasks:admin) - Guardar: Guardar cambios pendientes (también disponible mediante Ctrl+S) - Cerrar: Volver a la lista de tareas

Debajo de la barra de herramientas, el área de título muestra: - Indicador de puntuación de prioridad (solo tareas de proyecto): Un indicador circular mostrando la puntuación de prioridad calculada - Etiqueta de referencia del elemento: Haga clic para copiar la referencia (p. ej., T-42) al portapapeles - Título: Haga clic para editar en línea (requiere tasks:member) - Etiqueta de estado, Etiqueta de proyecto (para tareas de proyecto, haga clic para abrir el proyecto), Etiqueta de prioridad - Botón Adjuntar archivos: Mostrar/ocultar el área de carga de archivos

Área de contenido principal¶

Descripción: El editor markdown soporta formato, listas, enlaces, bloques de código e imágenes. Puede pegar imágenes directamente -- se suben automáticamente. Pulse Tab desde el campo de título para saltar al editor de descripción.

Botones de importar / exportar (junto al encabezado de descripción): - Importar: Importar un archivo .docx para reemplazar el contenido de la descripción. Si la descripción ya tiene contenido, se le pide confirmación antes de reemplazar. La importación de documentos está disponible después de guardar la tarea (no durante la creación) - Exportar: Exportar la descripción como PDF, DOCX u ODT

Adjuntos: Cuando el área de carga es visible, arrastre y suelte archivos o haga clic en Examinar archivos. Los archivos subidos aparecen como etiquetas debajo de la descripción. Haga clic en una etiqueta para descargar; haga clic en el botón x para eliminar (requiere permiso de edición). Máximo 20 MB por archivo.

Sección de actividad: Alterne entre tres vistas: - Comentarios: Formulario de actividad unificado (comentario + cambio de estado opcional + registro de tiempo opcional en un solo envío) más el hilo de comentarios - Historial: Ver todos los cambios de la tarea con marcas de tiempo - Registro de tiempo: Ver y gestionar entradas de tiempo (disponible solo para tareas independientes y de proyecto)

Secciones de la barra lateral¶

La barra lateral es redimensionable arrastrando su borde derecho. Contiene las siguientes secciones plegables:

Contexto: - Objeto relacionado (Proyecto, partida OPEX, Contrato, partida CAPEX o "Tarea independiente") - Durante la creación: por defecto es Independiente, o seleccione un tipo y elemento - Después de la creación (si puede editar): el contexto permanece editable y se aplica al hacer clic en Guardar - Fase (solo para tareas de proyecto; aparece después de seleccionar un proyecto)

Detalles de la tarea: - Desplegable de tipo de tarea (p. ej., Tarea, Bug, Problema, Incidente) - Nivel de prioridad - Desplegable de estado (no se puede cambiar a "Completado" para tareas de proyecto sin registrar tiempo primero)

Clasificación (solo para tareas independientes y de proyecto): - Origen: De dónde provino el trabajo - Categoría: La categoría del portafolio para el trabajo - Flujo: El flujo específico dentro de la categoría (filtrado por la categoría seleccionada; deshabilitado hasta que se selecciona una categoría) - Empresa: La empresa a la que se refiere este trabajo - Para tareas OPEX/Contrato/CAPEX, esta sección está oculta a menos que los valores de clasificación se hayan establecido previamente

Tiempo (oculto durante la creación y para tareas OPEX/Contrato/CAPEX): - Tiempo total dedicado (mostrado en días y horas) - Botón Registrar tiempo para añadir entradas de tiempo

Personas: - Solicitante - Asignado - Observadores (selección múltiple)

Fechas: - Fecha de inicio - Fecha de vencimiento

Base de conocimiento (solo tareas existentes): - Vincular artículos de la base de conocimiento a la tarea o crear nuevos directamente desde la barra lateral - Requiere knowledge:member para crear nuevos artículos

Cambiar el contexto de la tarea¶

Cuando cambia el contexto de una tarea y guarda, KANAP aplica el cambio en una sola operación (contexto + otros campos editados juntos).

Proyecto a Independiente: La fase se borra, la clasificación se conserva
Proyecto a OPEX/Contrato/CAPEX: La fase y la clasificación se borran
Cualquiera a Proyecto:
Se requiere permiso de proyecto (portfolio_projects:contributor)
La fase se restablece a nivel de proyecto a menos que elija una fase válida para ese proyecto
La clasificación existente se conserva; los valores faltantes se completan automáticamente con los valores predeterminados del proyecto

Estados de las tareas¶

Estado	Significado	Cuándo usar
Abierto	Aún no iniciado	Predeterminado para nuevas tareas
En progreso	El trabajo ha comenzado	Cuando alguien empieza a trabajar en ella
Pendiente	Esperando a alguien más	Cuando el asignado está bloqueado y necesita información/decisión
En pruebas	Listo para validación	Cuando la implementación está completa y pendiente de revisión/pruebas
Completado	Completado exitosamente	Cuando el trabajo está terminado (requiere tiempo registrado para tareas de proyecto)
Cancelado	Ya no es necesario	Cuando la tarea se vuelve irrelevante

Importante: Para tareas de proyecto, no puede marcar una tarea como "Completado" hasta que haya registrado al menos algo de tiempo. Esto asegura un seguimiento preciso del esfuerzo.

Niveles de prioridad¶

Prioridad	Caso de uso
Bloqueante	Bloquea otro trabajo; requiere atención inmediata
Alta	Importante y urgente
Normal	Prioridad estándar (predeterminado)
Baja	Se puede diferir si es necesario
Opcional	Deseable, abordar cuando la capacidad lo permita

Seguimiento de tiempo¶

Las tareas independientes y las tareas de proyecto soportan seguimiento detallado de tiempo mediante la funcionalidad de Registro de tiempo. El seguimiento de tiempo no está disponible para tareas OPEX, Contrato o CAPEX.

Registrar tiempo¶

Haga clic en el botón Registrar tiempo en la sección Tiempo de la barra lateral
Seleccione la Categoría: IT o Negocio (determina cómo el tiempo contribuye al esfuerzo del proyecto)
Introduzca la fecha en que se realizó el trabajo
Introduzca el tiempo en días y/u horas
Añada notas opcionales describiendo el trabajo
Haga clic en Registrar tiempo

Categoría: Para tareas de proyecto, la categoría determina si el tiempo cuenta para el esfuerzo IT o el esfuerzo de Negocio del proyecto. Esto coincide con el propio sistema de registro de tiempo del proyecto.

Ver entradas de tiempo¶

La pestaña Registro de tiempo en la sección de actividad muestra todas las entradas de tiempo de la tarea: - Fecha en que se realizó el trabajo - Categoría (IT o Negocio) - Persona que registró el tiempo - Horas registradas - Notas

Editar o eliminar entradas¶

Puede editar o eliminar sus propias entradas de tiempo desde la tabla de Registro de tiempo.

Adjuntos¶

Las tareas soportan adjuntos de archivos para documentos, capturas de pantalla y otros archivos de soporte.

Añadir adjuntos¶

Haga clic en el botón Adjuntar archivos en el encabezado de la tarea
El área de carga aparece debajo de la descripción
Puede:
Arrastrar y soltar archivos en el área de carga, o
Hacer clic en Examinar archivos para seleccionar archivos de su ordenador
Los archivos aparecen como etiquetas debajo de la descripción una vez subidos

Límite de tamaño: Máximo 20 MB por archivo.

Gestionar adjuntos¶

Descargar: Haga clic en una etiqueta de adjunto para descargar el archivo
Eliminar: Haga clic en el botón x de la etiqueta para eliminar el adjunto (requiere permiso de edición)

Los adjuntos son visibles para cualquier persona que pueda ver la tarea.

Importación y exportación de descripción¶

El campo de descripción soporta importación y exportación de documentos para que pueda trabajar con contenido fuera de KANAP.

Importar un documento¶

Abra un espacio de trabajo de tarea existente (la importación no está disponible durante la creación de la tarea)
Haga clic en el botón Importar junto al encabezado de Descripción
Seleccione un archivo .docx de su ordenador
Si la descripción ya tiene contenido, confirme que desea reemplazarlo
El documento se convierte a markdown y se carga en el editor
Revise el resultado y haga clic en Guardar para conservar los cambios

Las imágenes incrustadas en el documento se suben al almacenamiento automáticamente. Si algún contenido no puede convertirse correctamente, aparece una advertencia en la parte inferior de la pantalla.

Exportar la descripción¶

Haga clic en el botón Exportar junto al encabezado de Descripción
Elija un formato: PDF, DOCX u ODT
El archivo se descarga automáticamente

El botón de exportar solo está habilitado cuando la descripción tiene contenido.

Comentarios e historial¶

Añadir comentarios¶

Seleccione la pestaña Comentarios en la sección de actividad
Escriba su comentario en el editor de texto
Opcionalmente establezca un nuevo estado en el desplegable de estado
Opcionalmente registre tiempo con el deslizador (0 significa sin entrada de tiempo)
Haga clic en Enviar (la etiqueta del botón se actualiza según sus acciones seleccionadas)

Comportamiento del formulario de actividad unificado¶

Puede enviar cualquier combinación de:
Solo comentario
Solo cambio de estado
Solo registro de tiempo
Comentario + estado + tiempo juntos
Para tareas de proyecto, establecer el estado a Completado requiere tiempo registrado (existente + recién añadido)
El desplegable de estado de la barra lateral sigue funcionando de forma independiente si prefiere ese flujo

Ver historial¶

La pestaña Historial muestra todos los cambios de la tarea: - Cambios de estado - Modificaciones de campos - Quién hizo cada cambio y cuándo

Notificaciones por correo electrónico y acciones rápidas¶

Cuando las notificaciones de tareas están habilitadas, las actualizaciones de estado y comentarios pueden activar notificaciones por correo electrónico.

Si un cambio de estado y un comentario se envían juntos, los destinatarios pueden recibir un correo combinado (dependiendo de sus preferencias de notificación)
Los correos de estado pueden incluir botones de acción rápida:
Pendiente: Responder y poner En progreso, Marcar Completado
En pruebas: Aprobar (establece Completado), Poner En progreso
Completado: Reabrir (establece Abierto)
Al hacer clic en un botón de acción se abre la página de la tarea con el estado preseleccionado en el formulario de actividad unificado

Crear tareas desde otros espacios de trabajo¶

Las tareas se crean más comúnmente desde dentro de otros espacios de trabajo:

Desde Proyectos del portafolio¶

En el espacio de trabajo del Proyecto, use la pestaña Tareas para gestionar entregables del proyecto: - Crear tareas para paquetes de trabajo específicos - Asignar tareas a fases del proyecto - Registrar tiempo contra cada tarea

Consejo: En la pestaña Cronograma, haga clic en el botón [+] junto a una fase para crear una tarea pre-vinculada a esa fase.

Desde partidas OPEX¶

En el espacio de trabajo OPEX, use la pestaña Tareas para crear tareas como: - "Revisar precios del proveedor para 2026" - "Negociar descuento por volumen"

Desde Contratos¶

En el espacio de trabajo del Contrato, use la pestaña Tareas para: - "Revisar contrato antes de la fecha límite de renovación" - "Solicitar condiciones actualizadas al proveedor"

Desde partidas CAPEX¶

En el espacio de trabajo CAPEX, las tareas rastrean hitos del proyecto: - "Completar la recopilación de requisitos" - "Obtener aprobación presupuestaria"

Estas tareas se vinculan automáticamente a la entidad padre y aparecen tanto en la lista de tareas como en el espacio de trabajo padre.

Tareas independientes¶

Las tareas independientes son elementos de trabajo que no están vinculados a ningún proyecto, contrato o partida presupuestaria específica. Son útiles para: - Trabajo general de operaciones IT - Solicitudes ad-hoc - Iniciativas transversales - Seguimiento de tareas personales

Crear tareas independientes¶

Haga clic en Nuevo en la página de Tareas
Deje los desplegables de "Relacionado con" vacíos
La barra lateral muestra "Tarea independiente" en lugar de una entidad vinculada
Complete el título, descripción y otros detalles
Haga clic en Crear

Campos de clasificación¶

Las tareas independientes y las tareas de proyecto tienen campos de clasificación editables que ayudan a organizar el trabajo por dimensiones del portafolio:

Origen: De dónde provino el trabajo (p. ej., Solicitud de negocio, Iniciativa IT)
Categoría: La categoría del portafolio para el trabajo
Flujo: El flujo específico dentro de la categoría (filtrado por la categoría seleccionada)
Empresa: La empresa a la que se refiere este trabajo

Estos campos aparecen en la sección Clasificación de la barra lateral y pueden editarse en cualquier momento. Al crear una nueva tarea independiente, los valores de clasificación predeterminados de su organización se rellenan automáticamente si están configurados.

Para tareas de proyecto, la clasificación se hereda del proyecto padre cuando se crea la tarea, pero puede cambiarse de forma independiente. Esto permite, por ejemplo, que una tarea de infraestructura exista dentro de un proyecto de negocio, o una tarea de conformidad dentro de un proyecto IT. Si la clasificación de una tarea no se establece explícitamente, hereda y muestra la clasificación del proyecto.

Puntuación de prioridad¶

Las tareas independientes (y todas las tareas fuera de proyecto) usan una puntuación de prioridad fija basada en su nivel de prioridad:

Nivel de prioridad	Puntuación
Bloqueante	110
Alta	90
Normal	70
Baja	50
Opcional	30

Las tareas bloqueantes obtienen una puntuación de 110 para asegurar que siempre se clasifiquen por encima de incluso las tareas de proyecto con mayor prioridad (máximo 100).

Tareas de proyecto¶

Las tareas de proyecto tienen funcionalidades adicionales comparadas con las tareas regulares:

Clasificación independiente: Las tareas de proyecto tienen sus propios campos de Origen, Categoría, Flujo y Empresa. Cuando se crea una tarea dentro de un proyecto, estos valores se heredan de la clasificación del proyecto por conveniencia. Sin embargo, la clasificación de cada tarea puede editarse de forma independiente -- por ejemplo, una tarea de infraestructura puede existir dentro de un proyecto de negocio, o una tarea de conformidad dentro de un proyecto IT. Si un campo de clasificación de la tarea no se establece explícitamente, hereda y muestra el valor del proyecto.

Puntuación de prioridad: Las tareas de proyecto muestran una puntuación de prioridad calculada que combina: - La puntuación de prioridad del proyecto padre - Un ajuste basado en el nivel de prioridad de la tarea (+10 para Bloqueante, +5 para Alta, 0 para Normal, -5 para Baja, -10 para Opcional)

La puntuación se muestra como un indicador circular a la izquierda del título de la tarea en el espacio de trabajo, coincidiendo con el estilo de visualización de puntuación del proyecto. En la lista de tareas, la columna Puntuación muestra este valor calculado.

Asignación de fase: Las tareas pueden asignarse a fases específicas del proyecto o marcarse como "Nivel de proyecto" para trabajo transversal.

Contribución de tiempo: El tiempo registrado en tareas de proyecto contribuye a los cálculos de esfuerzo real del proyecto: - El tiempo de categoría IT se suma al Esfuerzo real (IT) - El tiempo de categoría Negocio se suma al Esfuerzo real (Negocio) - La pestaña Progreso del proyecto muestra un desglose de Gastos generales del proyecto vs Tiempo de tareas - El Registro de tiempo unificado muestra todas las entradas de tiempo tanto de gastos generales del proyecto como de trabajo en tareas

Validación de estado: Las tareas de proyecto no pueden marcarse como "Completado" sin registrar tiempo primero. Esto asegura un seguimiento preciso del esfuerzo del proyecto.

Filtrado: La pestaña Tareas del proyecto incluye filtros para: - Estado (Todos, Activo, estado específico) - Fase (Todas las fases, Nivel de proyecto, fase específica)

Importación/exportación CSV¶

Gestione tareas a escala usando importación y exportación CSV. Esta funcionalidad soporta operaciones masivas para carga inicial de datos, migración de tareas y extracción de datos para informes.

Acceder a las funcionalidades CSV¶

Desde la lista de Tareas: - Exportar CSV: Descargar tareas a un archivo CSV - Importar CSV: Subir un archivo CSV para crear o actualizar tareas - Descargar plantilla: Obtener un CSV en blanco con los encabezados correctos

Permisos requeridos: tasks:admin para operaciones de importación/exportación.

Opciones de exportación¶

Tres modos de exportación están disponibles:

Opción	Descripción
Exportación completa	Todos los campos exportables -- usar para informes y extracción completa de datos
Enriquecimiento de datos	Todos los campos importables -- coincide con el formato de la plantilla de importación, ideal para edición de ida y vuelta (exportar, modificar, reimportar)
Selección personalizada	Elegir campos específicos para incluir en su exportación

Descarga de plantilla (desde el diálogo de importación): Descarga un CSV en blanco con todos los encabezados de campos importables -- úselo para preparar archivos de importación con la estructura correcta.

Flujo de trabajo de importación¶

Prepare su archivo: Use codificación UTF-8 con separadores de punto y coma (;). Descargue una plantilla para asegurar los encabezados correctos.
Elija la configuración de importación:
Modo:
- Enriquecer (predeterminado): Las celdas vacías preservan los valores existentes -- solo actualiza lo que especifique
- Reemplazar: Las celdas vacías borran los valores existentes -- reemplazo completo de todos los campos
Operación:
- Upsert (predeterminado): Crear nuevas tareas o actualizar existentes
- Solo actualizar: Solo modificar tareas existentes, omitir nuevas
- Solo insertar: Solo crear nuevas tareas, omitir existentes
Valide primero: Haga clic en Verificación previa para validar su archivo sin hacer cambios. Revise errores y advertencias.
Aplique los cambios: Si la validación pasa, haga clic en Importar para confirmar los cambios.

Referencia de campos¶

Campos básicos:

Columna CSV	Descripción	Obligatorio	Notas
`id`	UUID de la tarea	No	Para actualizaciones; dejar en blanco para nuevas tareas
`title`	Título de la tarea	Sí	Parte del identificador único
`description`	Detalles de la tarea	No	Soporta texto plano

Campos de contexto:

Columna CSV	Descripción	Obligatorio	Notas
`related_object_type`	Tipo de entidad	No	Vacío para tareas independientes; acepta código o etiqueta
`related_object_id`	UUID de la entidad	Condicional	Obligatorio si es tarea vinculada y no se proporciona `related_object_name`
`related_object_name`	Nombre de la entidad	Condicional	Obligatorio si es tarea vinculada y no se proporciona `related_object_id`
`phase_name`	Fase del proyecto	No	Debe coincidir con un nombre de fase existente (solo tareas de proyecto)
`priority_level`	Prioridad de la tarea	No	Acepta código o etiqueta
`source_name`	Origen	No	Origen del portafolio (tareas independientes y de proyecto)
`category_name`	Categoría	No	Categoría del portafolio (tareas independientes y de proyecto)
`stream_name`	Flujo	No	Flujo del portafolio (tareas independientes y de proyecto)
`company_name`	Empresa	No	Empresa (tareas independientes y de proyecto)

Tareas independientes: Deje related_object_type, related_object_id y related_object_name vacíos. Puede establecer campos de clasificación (source_name, category_name, stream_name, company_name) para tareas independientes y de proyecto. Para tareas de proyecto, los campos de clasificación omitidos se heredan del proyecto padre.

Consejo: Para nuevas importaciones de tareas vinculadas, use related_object_name en lugar de related_object_id -- es mucho más fácil de usar. El sistema resuelve el nombre al ID correcto basándose en related_object_type. Para importaciones de ida y vuelta (exportar, editar, reimportar), ambos campos se incluyen para que la coincidencia funcione correctamente.

Estado y fechas:

Columna CSV	Descripción	Notas
`status`	Estado de la tarea	Acepta código o etiqueta
`start_date`	Fecha de inicio	Formato de fecha: AAAA-MM-DD
`due_date`	Fecha de vencimiento	Formato de fecha: AAAA-MM-DD

Campos de personas:

Columna CSV	Descripción	Notas
`assignee_email`	Persona responsable	Debe coincidir con un correo de usuario existente
`creator_email`	Correo del solicitante	Solo exportación (mostrado como Correo del solicitante en metadatos de campo)
`viewer_email_1` a `_4`	Observadores	Deben coincidir con correos de usuarios existentes
`owner_email_1` a `_4`	Responsables	Deben coincidir con correos de usuarios existentes

Otros campos:

Columna CSV	Descripción	Notas
`labels`	Etiquetas de la tarea	Lista separada por comas

Aceptación de etiquetas y códigos¶

Para los campos status, priority_level y related_object_type, puede usar tanto el código interno como una etiqueta común:

Valores de estado:

Código	Etiquetas aceptadas
`open`	`Open`
`in_progress`	`In Progress`, `Active`, `Working`
`pending`	`Pending`
`in_testing`	`In Testing`, `Testing`
`done`	`Done`, `Completed`, `Complete`, `Finished`, `Closed`
`cancelled`	`Cancelled`, `Canceled`

Valores de nivel de prioridad:

Código	Etiquetas aceptadas
`blocker`	`Blocker`, `Critical`, `Urgent`
`high`	`High`
`normal`	`Normal`, `Medium`, `Default`
`low`	`Low`
`optional`	`Optional`, `Nice to have`

Valores de tipo de objeto relacionado:

Código	Etiquetas aceptadas
`project`	`Project`
`spend_item`	`Spend Item`, `Spend`
`contract`	`Contract`
`capex_item`	`CAPEX Item`, `CAPEX`

El sistema normaliza automáticamente los valores durante la importación.

Coincidencia y actualizaciones¶

Las tareas se emparejan por título + related_object_id (sin distinción de mayúsculas). Cuando se encuentra una coincidencia: - Con modo Enriquecer: Solo los valores CSV no vacíos actualizan la tarea - Con modo Reemplazar: Todos los campos se actualizan, los valores vacíos borran los datos existentes

Si incluye la columna id con un UUID válido, la coincidencia usa primero el ID, luego recurre a título + objeto relacionado.

Nota: Si proporciona related_object_name en lugar de related_object_id, el sistema resuelve el nombre al ID antes de la coincidencia. Esto significa que puede usar nombres legibles en todo su archivo de importación.

Campos de solo exportación¶

Algunos campos aparecen en las exportaciones pero no pueden importarse. Estos son campos gestionados por el sistema que mantienen la integridad de los datos:

Campo	Por qué es de solo exportación
`creator_email` (Solicitante)	Se establece automáticamente al usuario que crea la tarea. Permitir la importación comprometería la integridad de la pista de auditoría -- no debería poder falsificar quién solicitó/creó una tarea. Para nuevas tareas, el sistema establece esto al usuario importador; para tareas existentes, se preserva el solicitante original.

Estos campos se incluyen en la Exportación completa para fines de informes pero se excluyen de las exportaciones de Plantilla y Enriquecimiento de datos ya que no pueden modificarse durante la importación.

Limitaciones¶

Máximo 4 observadores/responsables: Las tareas soportan hasta 4 correos de observadores y 4 correos de responsables vía CSV
Clasificación solo para tareas independientes y de proyecto: Origen, Categoría, Flujo y Empresa solo pueden establecerse en tareas independientes y de proyecto (no en tareas OPEX, Contrato o CAPEX)
La fase requiere proyecto: La asignación de fase solo funciona para tareas de proyecto
Comentarios no incluidos: Los comentarios e historial de tareas deben gestionarse en el espacio de trabajo
Registro de tiempo no incluido: Las entradas de tiempo deben registrarse en el espacio de trabajo
Adjuntos no incluidos: Los archivos adjuntos requieren gestión en el espacio de trabajo

Solución de problemas¶

Error "El archivo no tiene el formato correcto": Esto generalmente indica un problema de codificación. Asegúrese de que su CSV está guardado como UTF-8:

En LibreOffice: Al abrir un CSV, seleccione UTF-8 en el desplegable de conjunto de caracteres (no "Japanese (Macintosh)" u otras codificaciones). Al guardar, marque "Editar configuración de filtro" y elija UTF-8.
En Excel: Guardar como > CSV UTF-8 (delimitado por comas), luego abra en un editor de texto para cambiar comas por puntos y coma.
Consejo general: Si ve caracteres ilegibles al inicio de su archivo, la codificación es incorrecta.

Ejemplo de CSV¶

Usando nombres legibles (recomendado para nuevas importaciones):

title;related_object_type;related_object_name;status;priority_level;due_date;assignee_email;source_name;category_name
Review contract terms;Contract;Acme Software License;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com;;
Update documentation;project;Website Redesign;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com;;
Schedule kickoff;spend_item;Cloud Hosting 2026;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com;;
Audit IT security;;;open;high;2026-03-01;security@example.com;IT Initiative;Security

La última fila es una tarea independiente (sin objeto relacionado) con campos de clasificación establecidos.

Usando UUIDs (típicamente de exportaciones de ida y vuelta):

title;related_object_type;related_object_id;status;priority_level;due_date;assignee_email
Review contract terms;Contract;550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000;Open;High;2026-02-28;john.doe@example.com
Update documentation;project;660e8400-e29b-41d4-a716-446655440001;In Progress;Normal;2026-03-15;jane.smith@example.com
Schedule kickoff;spend_item;770e8400-e29b-41d4-a716-446655440002;open;low;2026-04-01;bob.wilson@example.com

Convertir una tarea en solicitud¶

Puede promover una tarea a una solicitud del portafolio cuando el trabajo merece una evaluación formal, priorización, o eventualmente su propio proyecto. La conversión está disponible desde la barra de herramientas del encabezado del espacio de trabajo de la tarea.

Cómo convertir¶

Abra el espacio de trabajo de la tarea
Haga clic en Convertir en solicitud en la barra de herramientas del encabezado (junto a Enviar enlace)
En el diálogo:
Nombre de la solicitud: Por defecto es el título de la tarea -- edítelo si es necesario
Vista previa del propósito: Muestra la descripción de la tarea, que se convierte en el propósito de la solicitud
Cerrar la tarea original después de la conversión: Marque esta opción si desea que el estado de la tarea se establezca automáticamente a "Completado"
Haga clic en Convertir en solicitud

Después de la conversión, KANAP le lleva al espacio de trabajo de la solicitud recién creada.

Qué se traslada¶

La nueva solicitud hereda lo siguiente de la tarea original:

Campo de la tarea	Campo de la solicitud
Título	Nombre
Descripción	Propósito
Fecha de vencimiento	Fecha de entrega objetivo
Origen, Categoría, Flujo, Empresa	Origen, Categoría, Flujo, Empresa
Adjuntos	Adjuntos (copiados)

La solicitud se crea con estado Pendiente de revisión y queda vinculada a la tarea de origen. Se registra una entrada en el historial tanto en la tarea ("Convertida a solicitud") como en la solicitud ("Creada desde tarea" con un enlace a la tarea original).

Condiciones¶

Permisos: Necesita tanto tasks:member como portfolio_requests:member
Conversión única: Cada tarea solo puede convertirse una vez. Después de la conversión, el botón Convertir en solicitud se deshabilita y muestra la referencia de la solicitud vinculada (p. ej., "Ya convertida a REQ-42")
La tarea permanece: La tarea original no se elimina. A menos que marque la opción de cerrar, permanece en su estado actual y puede seguir actualizándose de forma independiente

Consejo: Esta funcionalidad es útil cuando una tarea revela una iniciativa más grande que necesita su propio ciclo de vida de solicitud -- evaluación por criterios, flujo de trabajo de aprobación y eventual conversión a proyecto.

Enviar un enlace¶

Puede enviar rápidamente por correo electrónico un enlace a cualquier tarea a colegas o contactos externos.

Abra el espacio de trabajo de la tarea
Haga clic en Enviar enlace en la barra de herramientas del encabezado (a la izquierda de las flechas de navegación)
En el diálogo:
Seleccionar destinatarios: Busque usuarios existentes de la plataforma por nombre o correo, y/o escriba cualquier dirección de correo y pulse Enter
Añadir un mensaje (opcional): Incluya una nota personal
Copiar enlace: Haga clic en el icono de copiar para obtener la URL directa
Haga clic en Enviar

Los destinatarios reciben un correo con su nombre, el título de la tarea, un enlace directo y su mensaje (si lo proporcionó). Esto no cambia ningún permiso -- simplemente notifica a los destinatarios.

Consejo: Puede mezclar usuarios de la plataforma y direcciones de correo externas en el mismo envío.

Consejos¶

Use fechas de vencimiento: Establezca fechas de vencimiento realistas para rastrear plazos de forma efectiva.
Asigne responsables: Cada tarea debe tener un asignado para la rendición de cuentas.
Registre tiempo regularmente: El seguimiento de tiempo ayuda con la estimación de futuros proyectos.
Filtre por estado: El filtro predeterminado muestra solo estados activos (Abierto, En progreso, Pendiente, En pruebas) -- incluya Completado y Cancelado al revisar tareas históricas.
Cree desde el contexto: Crear tareas desde dentro de los espacios de trabajo las vincula automáticamente.
Use la prioridad con criterio: Reserve "Bloqueante" para problemas que genuinamente bloquean.
Use actualizaciones de envío único: En la pestaña Comentarios, combine comentario + estado + tiempo en una sola acción para mantener el historial y las notificaciones alineados.
Importe documentos: Use el botón Importar para traer archivos .docx como contenido de descripción en lugar de copiar y pegar.
Atajo de teclado: Pulse Ctrl+S (o Cmd+S en Mac) para guardar rápidamente sin buscar el botón Guardar.
Vincule artículos de la base de conocimiento: Use la sección Base de conocimiento en la barra lateral para conectar documentación relevante a sus tareas.