Administración de datos maestros¶
La Administración de datos maestros le ofrece las herramientas para gestionar métricas de empresas y departamentos a lo largo de los ejercicios fiscales. Ya sea que necesite bloquear cifras finalizadas, copiar una línea base para la planificación del próximo año o simplemente verificar qué está congelado y qué no, aquí es donde lo hace.
Dónde encontrarla¶
- Espacio de trabajo: Datos maestros
- Ruta: Datos maestros > Administración
- Permisos:
- Ver estado de congelación: cualquier usuario autenticado
- Congelar / descongelar:
companies:admin,departments:adminobudget_ops:admin - Copiar datos:
companies:admin,departments:adminobudget_ops:admin
La página principal muestra dos tarjetas de operación. Haga clic en una para abrir la herramienta correspondiente.
Congelar / Descongelar datos¶
Utilice esta herramienta para bloquear o desbloquear métricas de empresas y departamentos para un año específico. La congelación previene ediciones accidentales después de que los datos hayan sido finalizados -- útil al cierre de año, durante auditorías o antes de iniciar el ciclo presupuestario del próximo año.
Cómo funciona¶
- Seleccione el Año que desea gestionar (el rango cubre el año anterior hasta cinco años adelante)
- Marque los alcances sobre los que desea actuar: Empresas, Departamentos o ambos
- Haga clic en Congelar datos para bloquear, o Descongelar datos para desbloquear
La página muestra una tarjeta de estado para cada alcance:
- Congelado (rojo) -- los datos son de solo lectura para ese año; la tarjeta muestra quién congeló y cuándo
- Editable -- los datos aún pueden modificarse
Qué afecta la congelación¶
La congelación bloquea las métricas anuales en la pestaña Detalles de Empresas (plantilla, usuarios IT, facturación) o Departamentos (plantilla). No afecta:
- La pestaña Visión general (nombre, descripción y otros campos generales)
- Partidas OPEX o CAPEX
Permisos¶
Necesita acceso de administrador en el alcance relevante para congelar o descongelar:
| Alcance | Permiso requerido |
|---|---|
| Empresas | companies:admin o budget_ops:admin |
| Departamentos | departments:admin o budget_ops:admin |
Si no tiene los permisos requeridos, la página aún le permite revisar el estado actual de congelación -- simplemente no puede cambiarlo.
Copia de datos maestros¶
Copie métricas de empresas y departamentos de un ejercicio fiscal a otro. Una simulación integrada le permite previsualizar cada fila antes de confirmar, para que siempre sepa qué se sobrescribirá.
Cómo funciona¶
- Seleccione un Año de origen (de dónde leer los valores)
- Seleccione Fuentes de datos: Empresas, Departamentos o ambos
- Seleccione un Año de destino (dónde escribir los valores)
- Si se selecciona Empresas, elija qué Métricas de empresa copiar -- cualquier combinación de Plantilla, Usuarios IT y Facturación
- Haga clic en Simulación para generar una vista previa
- Revise la tabla de vista previa
- Haga clic en Copiar datos para aplicar los cambios
Columnas de la tabla de vista previa¶
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Tipo | Empresa o Departamento |
| Nombre | Nombre de la entidad |
| Métrica | Plantilla, Usuarios IT o Facturación |
| Valor de origen | El valor del año de origen |
| Destino actual | El valor existente en el año de destino (si existe) |
| Nuevo valor | El valor que se escribirá -- mostrado en negrita |
| Estado | "Listo para copiar" o la razón por la que se omitió la fila |
Las filas omitidas aparecen en color de advertencia. Razones comunes de omisión:
- El valor de origen es nulo o vacío
- El año de destino está congelado para ese alcance
- La entidad no está activa para el año de destino
Tarjetas de resumen¶
Debajo de la cuadrícula, cuatro tarjetas de resumen ofrecen un conteo rápido:
- Total de filas -- todo lo que la operación evaluó
- Listas para copiar -- filas que se escribirán
- Omitidas -- filas excluidas (con razones visibles en la tabla)
- Errores -- filas que fallaron durante la copia real
Protección de datos congelados¶
No puede copiar datos a un año congelado. Si el año de destino está congelado para Empresas o Departamentos, aparece un banner de error y los botones de acción se deshabilitan. Descongele primero el año de destino usando la herramienta Congelar / Descongelar.
Exportación CSV¶
Puede exportar la tabla de vista previa a CSV usando el botón de exportación en la barra de herramientas. Esto es práctico para revisión fuera de línea o para compartir con colegas antes de confirmar.
Permisos¶
Se aplican las mismas reglas que para la congelación:
| Alcance | Permiso requerido |
|---|---|
| Empresas | companies:admin o budget_ops:admin |
| Departamentos | departments:admin o budget_ops:admin |
Si solo tiene acceso a un alcance, el otro está en gris en el selector de Fuentes de datos.
Escenarios comunes¶
Proteger datos finalizados de fin de año¶
Su presupuesto 2025 está aprobado. Bloquéelo para que nadie cambie accidentalmente las cifras.
- Abra Datos maestros > Administración > Congelar / Descongelar datos
- Seleccione el año 2025
- Marque Empresas y Departamentos
- Haga clic en Congelar datos
Todas las métricas de empresas y departamentos para 2025 son ahora de solo lectura hasta que las descongele.
Inicializar el presupuesto del próximo año¶
Desea comenzar la planificación de 2026 usando la plantilla y facturación de 2025 como línea base.
- Abra Datos maestros > Administración > Copia de datos maestros
- Establezca Año de origen en 2025 y Año de destino en 2026
- En Fuentes de datos, seleccione Empresas
- En Métricas de empresa, seleccione Plantilla y Facturación (deseleccione Usuarios IT si no lo necesita)
- Haga clic en Simulación y revise la vista previa
- Haga clic en Copiar datos
Todas las empresas ahora llevan la plantilla y facturación de 2025 a 2026. Ajuste los valores individuales según sea necesario.
Corregir datos congelados¶
Congeló 2025 pero detectó un error en la plantilla de una empresa.
- Abra Datos maestros > Administración > Congelar / Descongelar datos
- Seleccione el año 2025, marque Empresas y haga clic en Descongelar datos
- Edite la plantilla de la empresa en Datos maestros > Empresas > Detalles
- Vuelva a la herramienta de Congelación y vuelva a congelar Empresas 2025
Preguntas frecuentes¶
¿Qué pasa si intento editar un año congelado? La pestaña Detalles de Empresas o Departamentos se vuelve de solo lectura para ese año. Verá un mensaje indicando que los datos están congelados. Descongele para hacer cambios.
¿La congelación afecta a las partidas OPEX o CAPEX? No. La congelación solo bloquea las métricas anuales (plantilla, usuarios IT, facturación) en Empresas y Departamentos. Las partidas OPEX y CAPEX no se ven afectadas.
¿Puedo copiar datos a un año congelado? No. La herramienta de Copia mostrará un error y deshabilitará los botones de acción. Descongele primero el año de destino.
¿Qué pasa si el destino ya tiene valores? La operación de copia los sobrescribe. Siempre ejecute una Simulación primero para ver la columna "Destino actual" y entender qué se reemplazará.
¿Puedo deshacer una copia? No. Las operaciones de copia no son reversibles. Si necesita una red de seguridad, exporte los datos del año de destino a CSV antes de copiar.
¿Por qué se omiten algunas filas? Las filas se omiten cuando el valor de origen es nulo, la entidad está inactiva para el año de destino o el destino está congelado. La columna Estado de la vista previa le indica qué razón aplica.
¿Puedo copiar solo empresas o departamentos específicos? No. La herramienta copia todas las entidades para los alcances y métricas seleccionados. Para actualizaciones selectivas, utilice la exportación/importación CSV en las páginas individuales de Empresas o Departamentos.
¿La copia crea nuevas empresas o departamentos? No. Solo escribe métricas para entidades que ya existen en ambos años. Si una empresa existe en el año de origen pero no en el de destino, esa fila se omite.
¿Quién puede ver el estado de congelación? Cualquier persona con acceso al espacio de trabajo de Datos maestros. Solo los administradores del alcance relevante pueden realmente congelar o descongelar.
¿Puedo congelar años futuros? Sí. El selector de año cubre un rango desde el año pasado hasta cinco años adelante. Congelar un año futuro es útil para bloquear presupuestos aprobados antes de que comience el ejercicio fiscal.
Consejos¶
- Siempre haga una simulación primero -- revise la tabla de vista previa antes de confirmar para evitar sobrescrituras accidentales
- Congele después de la aprobación -- bloquee los datos tan pronto como los presupuestos se firmen para prevenir desviaciones
- Descongele temporalmente -- haga su corrección, luego vuelva a congelar inmediatamente
- Copie temprano -- inicie el próximo ciclo de planificación copiando las métricas del año actual hacia adelante, luego ajuste para los cambios esperados
- Verifique sus permisos -- si un alcance está en gris, solicite a un administrador que le otorgue el nivel de acceso adecuado