CAPEX¶

Las partidas CAPEX (gasto de capital) son sus inversiones en activos a largo plazo: compras de hardware, licencias de software con valor plurianual, proyectos de infraestructura y equipamiento. Aquí es donde planifica los presupuestos de capital, hace seguimiento del gasto de proyectos y asigna costes en toda su organización.

El espacio de trabajo CAPEX le ayuda a gestionar cada partida de capital desde la presupuestación inicial hasta la ejecución y los informes -- todo en un solo lugar con columnas presupuestarias año a año, métodos flexibles de asignación y vínculos directos a proyectos, contratos y contactos.

Primeros pasos¶

Navegue a Gestión presupuestaria > CAPEX para ver su lista. Haga clic en Nuevo para crear su primera partida.

Campos obligatorios:

Descripción: En qué está invirtiendo (p. ej., "Nueva infraestructura de servidores", "Licencia de software ERP")
Tipo PP&E: Clasificación de Propiedad, Planta y Equipamiento -- Hardware o Software
Tipo de inversión: Propósito de la inversión (ver opciones a continuación)
Prioridad: Nivel de prioridad de negocio (ver opciones a continuación)
Moneda: Código ISO (p. ej., USD, EUR). Se establece por defecto a la moneda CAPEX de su espacio de trabajo; puede sobrescribirla por partida
Inicio efectivo: Cuándo comienza esta inversión (DD/MM/AAAA)
Empresa pagadora: Qué empresa realiza la inversión (obligatorio para contabilidad)

Muy recomendados:

Cuenta: La cuenta contable para este gasto de capital. Solo aparecen cuentas del plan de cuentas de la empresa pagadora
Proveedor: El proveedor de esta inversión. Seleccione de sus proveedores de datos maestros

Opcionales pero útiles:

Fin efectivo: Cuándo termina la vida útil de este activo o se completa el proyecto (deje en blanco para activos sin fin definido)
Notas: Notas internas de texto libre sobre la inversión

Una vez que guarde, el espacio de trabajo desbloquea todas las pestañas: Visión general, Presupuesto, Asignaciones, Tareas y Relaciones.

Consejo: Puede crear partidas rápidamente y completar presupuestos y asignaciones más tarde. Comience con lo esencial e itere.

Tipos de inversión¶

Las partidas CAPEX deben clasificarse por tipo de inversión. Esto ayuda a analizar los patrones de gasto de capital:

Reemplazo: Reemplazar activos existentes obsoletos o al final de su vida útil
Capacidad: Añadir capacidad para soportar el crecimiento del negocio o una demanda creciente
Productividad: Mejorar la eficiencia o reducir costes operativos
Seguridad: Reforzar la postura de seguridad, la conformidad o la mitigación de riesgos
Conformidad: Cumplir requisitos regulatorios o de conformidad
Crecimiento de negocio: Habilitar nuevos productos, mercados o capacidades de negocio
Otro: Inversiones que no encajan en las categorías anteriores

Niveles de prioridad:

Obligatorio: Debe hacerse (regulatorio, infraestructura crítica, seguridad)
Alto: Caso de negocio sólido, alto ROI o importancia estratégica
Medio: Valioso pero puede aplazarse si es necesario
Bajo: Deseable, puede posponerse

Trabajar con la lista CAPEX¶

La lista CAPEX (en Gestión presupuestaria > CAPEX) es su vista principal para navegar, filtrar y explorar partidas de capital.

Columnas predeterminadas¶

Columna	Qué muestra
Descripción	Nombre de la inversión
Empresa	Empresa pagadora
Tipo PP&E	Hardware o Software
Tipo de inversión	Propósito de la inversión
Prioridad	Nivel de prioridad de negocio
Asignación Y	Etiqueta del método de asignación del año actual
Presupuesto Y	Presupuesto de capital planificado del año actual (moneda de reporte)
Aterrizaje Y	Gasto de capital real final del año actual (moneda de reporte)
Presupuesto Y+1	Presupuesto de capital planificado del año siguiente (moneda de reporte)

Columnas adicionales¶

Estas columnas están ocultas por defecto. Muéstrelas desde el selector de columnas (menú hamburguesa en el encabezado de la cuadrícula):

Columna	Qué muestra
Asignación Y+1	Etiqueta del método de asignación del año siguiente
Aterrizaje Y-1	Gasto de capital real final del año anterior
Moneda	Código de moneda de la partida
Inicio	Fecha de inicio efectivo
Fin	Fecha de fin efectivo
Notas	Notas de texto libre
Tarea	Título de la tarea más reciente vinculada a esta partida
Habilitado	Estado (habilitado o deshabilitado)

Búsqueda rápida¶

El cuadro de búsqueda en la parte superior busca en descripción, notas, tipo PP&E, tipo de inversión, prioridad, moneda y estado. Los resultados se actualizan en tiempo real mientras escribe.

Filtros de columna¶

Cada encabezado de columna filtrable tiene un icono de filtro. Empresa, Tipo PP&E, Tipo de inversión, Prioridad y Moneda usan filtros de conjunto de casillas con Todos, Ninguno y un botón de limpiar. Múltiples filtros se combinan con lógica AND.

Ordenación¶

Haga clic en un encabezado de columna para ordenar ascendente o descendente. La lista recuerda su última ordenación cuando regresa.

Fila de totales¶

La fila fijada en la parte inferior muestra totales para todas las columnas presupuestarias. Los totales respetan sus filtros y búsqueda actuales. Todos los importes se convierten a su moneda de reporte, mostrada en el título de la página (p. ej., "CAPEX (EUR)").

Enlace directo¶

Haga clic en cualquier celda de una fila para abrir el espacio de trabajo en la pestaña más relevante para esa columna:

Descripción, Empresa, Tipo PP&E, Tipo de inversión, Prioridad: Abre Visión general
Presupuesto Y, Aterrizaje Y: Abre la pestaña Presupuesto para el año actual
Aterrizaje Y-1: Abre la pestaña Presupuesto para el año anterior
Presupuesto Y+1: Abre la pestaña Presupuesto para el año siguiente
Asignación Y: Abre la pestaña Asignaciones para el año actual
Asignación Y+1: Abre la pestaña Asignaciones para el año siguiente
Tarea: Abre la pestaña Tareas

Filtro de estado¶

Utilice el conmutador Mostrar: Habilitados / Deshabilitados / Todos encima de la cuadrícula para controlar el alcance del ciclo de vida (predeterminado: Habilitados). Seleccione Deshabilitados para revisar inversiones archivadas o Todos para incluir ambos estados. Los totales se actualizan inmediatamente.

Preservación del contexto de búsqueda¶

Su contexto de lista -- orden de clasificación, texto de búsqueda y filtros activos -- se preserva cuando abre una partida y se restaura al volver a la lista. Esto significa que puede profundizar en varias partidas en secuencia sin perder su lugar.

Navegación Anterior/Siguiente¶

Cuando abre una partida, el espacio de trabajo muestra botones Anterior y Siguiente. Estos navegan por la lista en el orden actual, respetando filtros y búsqueda. El contador (p. ej., "Partida 3 de 47") muestra su posición en la lista filtrada.

Consejo: Utilice filtros de columna y búsqueda rápida para construir vistas enfocadas (p. ej., "Todas las inversiones en hardware con prioridad alta"), luego navegue partida por partida con Anterior/Siguiente para revisar presupuestos.

El espacio de trabajo CAPEX¶

Haga clic en cualquier fila de la lista para abrir el espacio de trabajo. Tiene cinco pestañas, cada una enfocada en un aspecto específico de la partida de capital.

Visión general¶

Esta pestaña muestra toda la información general de la partida CAPEX.

Qué puede editar:

Descripción: En qué está invirtiendo (texto multilínea)
Empresa pagadora: Autocompletado desde sus Empresas
Cuenta: Filtrada por el plan de cuentas de la empresa pagadora
Proveedor: Autocompletado desde sus proveedores de datos maestros
Tipo PP&E: Hardware o Software
Tipo de inversión: Reemplazo, Capacidad, Productividad, Seguridad, Conformidad, Crecimiento de negocio u Otro
Prioridad: Obligatorio, Alto, Medio o Bajo
Moneda: Se establece por defecto a la moneda CAPEX del espacio de trabajo; muestra solo monedas permitidas
Inicio efectivo y Fin efectivo: Campos de fecha en formato DD/MM/AAAA
Notas: Notas internas de texto libre

Estado y ciclo de vida:

Utilice el conmutador Habilitado o establezca una Fecha de desactivación para controlar cuándo aparece la partida en informes y listas de selección
Las partidas deshabilitadas se excluyen de informes para años estrictamente posteriores a la fecha de desactivación
Los datos históricos permanecen intactos; seguirá viendo partidas deshabilitadas en informes que cubren años cuando estaban activas

Guardar y Restablecer:

Los cambios no se guardan automáticamente
Haga clic en Guardar para persistir sus ediciones, o Restablecer para descartarlas
Si intenta navegar fuera con cambios sin guardar, se le solicitará que guarde o descarte

Consejo: Si ve una advertencia de "cuenta obsoleta", significa que la cuenta seleccionada no pertenece al plan de cuentas de la empresa pagadora. Elija una cuenta diferente para resolver la advertencia.

Presupuesto¶

La pestaña Presupuesto es donde introduce datos financieros por año. Soporta múltiples columnas presupuestarias y dos modos de entrada: Totales planos (total anual) y Manual por mes (desglose de 12 meses).

Selección de año:

Utilice las pestañas de año en la parte superior para alternar entre Y-2, Y-1, Y (año actual), Y+1 e Y+2
Cada año tiene su propia versión, método de asignación e importes
Cambiar de año con cambios sin guardar muestra un diálogo de guardar/descartar

Columnas presupuestarias (todos los años):

Presupuesto: Presupuesto de capital planificado inicial
Revisión: Actualización presupuestaria a mitad de año (p. ej., después de cambios de alcance o reprevisiones)
Seguimiento: Gasto real esperado (su mejor estimación a medida que avanza el año)
Aterrizaje previsto: Gasto de capital real final después del cierre de fin de año

Modo Plano vs Manual por mes:

Totales planos: Introduzca un total por columna; los importes se distribuyen uniformemente en 12 meses para fines de asignación
Manual por mes: Introduzca importes por mes (Ene a Dic) para un seguimiento granular del gasto del proyecto
Alterne entre modos usando los botones de radio en la parte superior de la pestaña
Al cambiar de modo, el sistema calcula valores mensuales desde el total plano (distribución igualitaria) o suma los valores mensuales de vuelta a un total plano

Comportamiento de congelación:

Si el presupuesto de un año está congelado (vía Administración presupuestaria), las entradas están deshabilitadas y muestran una etiqueta "congelado"
Puede ver datos congelados; los administradores pueden descongelar vía Gestión presupuestaria > Administración > Congelar/Descongelar

Eliminar y redistribuir (solo modo manual por mes):

Haga clic en el icono de eliminar junto a un mes para poner ese mes a cero y redistribuir su valor entre los otros meses desbloqueados
Útil para eliminar meses de marcador de posición o ajustar cronogramas de proyecto
Los meses bloqueados (previamente eliminados en esta sesión) se excluyen de la redistribución

Campo de Notas:

Cada versión presupuestaria anual tiene un campo de Notas para comentarios específicos del año (p. ej., "Aplazado a T2 debido a retrasos del proveedor")

Cómo usarlo:

Seleccione el año que está planificando
Elija modo Totales planos o Manual por mes
Complete las columnas relevantes (Presupuesto para planificación inicial, Seguimiento para monitorización, Aterrizaje previsto para realizado)
Haga clic en Guardar para persistir sus cambios

Consejo: Para la mayoría de partidas, el modo plano es más rápido. Utilice el modo manual por mes cuando necesite hacer seguimiento del ritmo del gasto de proyectos o despliegues por fases.

Asignaciones¶

La pestaña Asignaciones distribuye el gasto de capital entre sus empresas y departamentos. Esto alimenta los informes de contracargo y ayuda a asignar los costes de los activos.

Selección de año:

Funciona igual que Presupuesto: utilice las pestañas de año para alternar entre Y-2, Y-1, Y, Y+1, Y+2
Cada año puede tener un método de asignación diferente

Métodos de asignación:

Plantilla (Predeterminado): Divide el gasto de capital proporcionalmente según la plantilla de cada empresa para el año seleccionado. Requiere que todas las empresas activas tengan plantilla > 0. Los porcentajes se actualizan automáticamente al editar las métricas de la empresa.
Usuarios IT: Divide el gasto proporcionalmente según el conteo de usuarios IT de cada empresa para el año seleccionado. Útil para inversiones en infraestructura IT que escalan con el personal IT.
Facturación: Divide el gasto proporcionalmente según la facturación (ingresos) de cada empresa para el año seleccionado. Útil para plataformas de negocio amplias o infraestructura.
Manual por empresa: Usted selecciona qué empresas reciben esta inversión de capital. Elija un factor (Plantilla, Usuarios IT o Facturación) para calcular porcentajes entre las empresas seleccionadas. Solo las empresas seleccionadas se incluyen en la distribución. El sistema prerellena automáticamente todas las empresas habilitadas en el primer uso; elimine las empresas que no se benefician de esta inversión.
Manual por departamento: Usted selecciona pares específicos de empresa/departamento. Los porcentajes se calculan según la plantilla de cada departamento. Útil cuando una inversión de capital beneficia solo a ciertos departamentos (p. ej., equipamiento de fabricación).

Cómo funcionan los porcentajes:

Para métodos automáticos (Plantilla, Usuarios IT, Facturación): los porcentajes se calculan en cada carga de página desde las métricas más recientes de la empresa. No los edita directamente.
Para métodos manuales: usted selecciona las empresas o departamentos, y el sistema calcula porcentajes basándose en el factor elegido y las métricas actuales.
Los porcentajes reflejan datos en vivo. Si actualiza la plantilla de una empresa, las asignaciones se recalculan inmediatamente.

Ver asignaciones:

La cuadrícula muestra: Empresa, Departamento (si aplica), Porcentaje
El porcentaje total debe ser 100%; aparecen advertencias si faltan métricas o la suma es cero

Cómo usarlo:

Seleccione el año
Elija un método de asignación del desplegable
Si usa un método manual, seleccione las empresas o departamentos (elimine los que no se benefician de esta inversión)
Haga clic en Guardar para persistir el método y la selección

Problemas comunes:

Error "Métricas faltantes": Una o más empresas tienen plantilla/usuarios IT/facturación cero o faltantes para el año seleccionado. Complete las métricas en Datos maestros > Empresas (pestaña Detalles).
"El total no es 100%": Generalmente causado por métricas faltantes. Corrija los datos de la empresa y recargue las asignaciones.

Consejo: Utilice Plantilla para la mayoría de partidas (es lo más simple y se actualiza automáticamente). Reserve Manual por empresa para inversiones que benefician solo a entidades específicas (p. ej., centro de datos regional). Utilice Manual por departamento para inversiones muy dirigidas.

Tareas¶

La pestaña Tareas le ayuda a hacer seguimiento de pendientes y seguimientos relacionados con esta partida CAPEX (p. ej., "Selección de proveedor antes de T2", "Completar instalación en junio", "Obtener aprobación del consejo").

Lista de tareas:

Muestra todas las tareas vinculadas a esta partida CAPEX
Columnas: Título, Estado, Prioridad, Fecha de vencimiento, Acciones
Haga clic en el título de una tarea para abrir el espacio de trabajo completo de tareas
El filtro predeterminado muestra tareas activas (oculta completadas y canceladas)

Filtrado:

Haga clic en el icono de filtro para mostrar/ocultar controles de filtro
Filtro de estado: Todos, Activos (oculta completados/cancelados), o un estado específico
Haga clic en el botón de limpiar para restablecer filtros

Crear una tarea:

Haga clic en Añadir tarea para abrir el espacio de trabajo de creación de tareas
La tarea se vincula automáticamente a esta partida CAPEX
Complete el título, descripción, prioridad, asignado y fecha de vencimiento en el espacio de trabajo de tareas

Eliminar una tarea:

Haga clic en el icono de eliminar en la columna de Acciones
Confirme la eliminación en el diálogo

Notas:

Las tareas son objetos independientes con sus propios permisos (tasks:member para crear/editar)
Tener acceso de gestor CAPEX no otorga automáticamente derechos de edición de tareas; consulte con su administrador si no puede crear tareas
Las tareas también se pueden ver y gestionar desde Portafolio > Tareas, que muestra todas las tareas de su organización
El título de la última tarea también se muestra en la columna Tarea de la vista de lista (oculta por defecto)

Consejo: Utilice tareas para capturar elementos de acción durante la planificación de capital o los ciclos de aprobación. Establezca fechas de vencimiento para hacer seguimiento de los hitos de adquisición y plazos de implementación.

Relaciones¶

La pestaña Relaciones vincula esta partida CAPEX a objetos relacionados: Proyectos, Contratos, Contactos, Sitios web relevantes y Adjuntos.

Proyectos:

Utilice el autocompletado para vincular uno o más proyectos
Esto ayuda a agrupar el gasto de capital por proyecto en informes y permite la contabilidad de proyectos
Elimine un proyecto haciendo clic en la X de su chip, luego guarde

Contratos:

Utilice el autocompletado para vincular uno o más contratos
Cuando están vinculados, el nombre del contrato aparece como referencia rápida
Los contratos también pueden vincularse a múltiples partidas CAPEX (relación de muchos a muchos)
Elimine contratos haciendo clic en la X del chip, luego guarde

Contactos:

Vincule contactos a esta partida CAPEX con un rol: Comercial, Técnico, Soporte u Otro
Haga clic en Añadir para seleccionar un contacto de sus datos maestros y asignar un rol
Los contactos heredados del proveedor se muestran con un chip relleno; los contactos añadidos manualmente muestran un chip delineado
Haga clic en una fila de contacto para abrir el espacio de trabajo del contacto
Elimine un contacto haciendo clic en el icono de eliminar en la columna de Acciones

Sitios web relevantes:

Añada URLs relacionadas con esta inversión (p. ej., páginas de producto del proveedor, documentación técnica, wikis internas)
Cada enlace tiene un campo de Descripción opcional para contexto
Haga clic en Añadir URL para añadir más enlaces
Los enlaces se guardan cuando hace clic en Guardar en la parte superior del espacio de trabajo

Adjuntos:

Suba archivos relacionados con esta partida de capital (p. ej., presupuestos, propuestas de proveedores, especificaciones técnicas, memorandos de aprobación)
Arrastre y suelte archivos en el área de adjuntos, o haga clic en Seleccionar archivos para navegar
Todos los archivos se almacenan de forma segura y pueden descargarse haciendo clic en el nombre del archivo
Elimine adjuntos haciendo clic en la X del chip del archivo (requiere permiso capex:manager)
Los adjuntos se guardan inmediatamente al subirlos (no es necesario hacer clic en Guardar)

¿Por qué vincular?:

Proyectos: Acumule gasto de capital por proyecto para contabilidad de proyectos e informes
Contratos: Haga seguimiento de qué partidas de capital están cubiertas por acuerdos de compra o contratos de servicio
Contactos: Mantenga los datos de contacto de proveedores y partes interesadas asociados a la inversión
Sitios web y adjuntos: Centralice toda la documentación e referencias relacionadas con la inversión para fácil acceso

Consejo: Suba presupuestos de proveedores, memorandos de aprobación y especificaciones técnicas como adjuntos. Vincule contratos para el seguimiento de adquisiciones. Utilice contactos para mantener a los representantes de proveedores asociados con cada partida de capital.

Importación/exportación CSV¶

Puede cargar masivamente partidas CAPEX vía CSV para acelerar la configuración inicial o sincronizar con sistemas externos.

Exportar:

Haga clic en Exportar CSV en la lista CAPEX
Elija:
Plantilla: Solo encabezados (úselo para crear un CSV en blanco para rellenar)
Datos: Todas las partidas CAPEX actuales con presupuestos para Y-1, Y e Y+1

Estructura del CSV:

Delimitador: punto y coma ; (no coma)
Codificación: UTF-8 (guarde como "CSV UTF-8" en Excel)
Encabezados: description;ppe_type;investment_type;priority;currency;effective_start;effective_end;status;disabled_at;notes;company_name;y_minus1_budget;y_minus1_landing;y_budget;y_follow_up;y_landing;y_revision;y_plus1_budget

Importar:

Haga clic en Importar CSV en la lista CAPEX
Suba su archivo CSV (arrastrar y soltar o selector de archivos)
Haga clic en Verificación previa para validar:
Los encabezados coinciden exactamente
Las empresas existen en su espacio de trabajo
Los campos obligatorios (description, ppe_type, investment_type, priority, currency, effective_start, company_name) están presentes
No hay descripciones duplicadas
Revise el informe de verificación previa (muestra conteos y hasta 5 errores de ejemplo)
Si es correcto, haga clic en Cargar para importar

Notas importantes:

Clave única: Las partidas CAPEX se identifican por description. Si una descripción ya existe, se omite (sin actualizaciones).
Solo inserción: El importador solo crea nuevas partidas; no actualizará las existentes. Utilice la interfaz para editar partidas existentes.
Referencias: company_name debe coincidir con una empresa por nombre (sin distinguir mayúsculas).
Tipo PP&E: Debe ser hardware o software (sin distinguir mayúsculas).
Tipo de inversión: Debe ser uno de: replacement, capacity, productivity, security, conformity, business_growth, other (sin distinguir mayúsculas).
Prioridad: Debe ser mandatory, high, medium o low (sin distinguir mayúsculas).
Presupuestos: Las columnas presupuestarias rellenan las versiones Y-1, Y e Y+1. Los importes se distribuyen uniformemente en 12 meses (modo plano).

Errores comunes:

"Empresa no encontrada": Cree la empresa en Datos maestros > Empresas primero, luego reimporte.
"Tipo PP&E inválido": Utilice hardware o software exactamente.
"Tipo de inversión inválido": Utilice uno de los 7 tipos válidos (ver lista arriba).
"Prioridad inválida": Utilice mandatory, high, medium o low.
"Moneda inválida": Utilice códigos ISO de 3 letras (USD, EUR, GBP) que estén permitidos en la configuración de monedas de su espacio de trabajo.
"Desajuste de encabezados": Descargue una plantilla nueva; los encabezados deben coincidir exactamente (incluido el orden).

Consejo: Comience con la exportación de plantilla, rellene algunas filas y ejecute una verificación previa para detectar problemas temprano. Corrija errores en el CSV y vuelva a subirlo hasta que la verificación previa pase, luego cargue.

Estado y ciclo de vida¶

Cada partida CAPEX tiene un estado (Habilitado o Deshabilitado) y una Fecha de desactivación opcional que controla cuándo aparece en informes y listas de selección.

Cómo funciona:

Habilitado: La partida está activa y aparece en todas partes (listas, informes, asignaciones)
Fecha de desactivación: Cuando se establece, la partida se desactiva al final de ese día
Después de la fecha de desactivación:
La partida ya no aparece en listas de selección para nuevos contratos o asignaciones
Se excluye de informes para años estrictamente posteriores a la fecha de desactivación
Los datos históricos permanecen intactos; la partida sigue apareciendo en informes que cubren años cuando estaba activa

Establecer estado:

En la pestaña Visión general, utilice el conmutador Habilitado o establezca una Fecha de desactivación
Puede programar una fecha de desactivación futura (útil para disposiciones de activos planificadas o fechas de fin de vida)

Ver partidas deshabilitadas:

Por defecto, la lista CAPEX muestra solo partidas Habilitadas
Utilice el conmutador Mostrar: Habilitados / Deshabilitados / Todos para cambiar el alcance

Cuándo desactivar vs eliminar:

Prefiera desactivar: Mantiene el historial intacto, asegura que los informes permanezcan consistentes y soporta registros de auditoría
Elimine solo si: La partida se creó por error y no tiene presupuestos, asignaciones ni tareas
La eliminación está protegida: no puede eliminar una partida que tiene datos presupuestarios, asignaciones, tareas o está referenciada por contratos

Consejo: Utilice la Fecha de desactivación para marcar activos que han sido completamente depreciados, eliminados o proyectos completados. No elimine a menos que sea un verdadero error.

Permisos¶

El acceso a CAPEX se controla por tres niveles:

capex:reader -- Ver la lista CAPEX, abrir partidas, ver presupuestos y asignaciones (solo lectura)
capex:manager -- Crear y editar partidas CAPEX, actualizar presupuestos y asignaciones, subir adjuntos, gestionar enlaces y contactos
capex:admin -- Todos los derechos de gestor más importación CSV, operaciones presupuestarias (congelar, copiar, restablecer) y eliminación masiva

Adicionalmente:

Las tareas tienen permisos separados (tasks:member para crear/editar tareas en partidas CAPEX)
Los usuarios con tasks:reader pueden ver tareas pero no crear ni editar

Si no puede realizar una acción (p. ej., falta el botón Importar CSV), consulte con su administrador del espacio de trabajo para revisar sus permisos de rol.

Consejos¶

Empiece simple: Cree partidas con solo lo esencial (descripción, tipo PP&E, tipo de inversión, empresa), luego añada presupuestos y asignaciones a medida que planifica.
Use asignación por Plantilla: Para la mayoría de inversiones de capital, Plantilla es suficiente. Reserve asignaciones manuales para inversiones que benefician solo a empresas o departamentos específicos.
Vincule contratos: Si gestiona compras de capital mediante contratos, vincúlelos en la pestaña Relaciones para el seguimiento de adquisiciones.
Suba documentación: Utilice la funcionalidad de adjuntos para almacenar presupuestos de proveedores, memorandos de aprobación y especificaciones técnicas junto a la partida.
Clasifique con precisión: Utilice Tipo de inversión y Prioridad consistentemente para habilitar análisis significativos del gasto de capital y la priorización.
Mantenga actualizadas las métricas de empresa: Las asignaciones dependen de la plantilla, usuarios IT y facturación de la empresa. Las métricas desactualizadas causan errores de asignación.
Use CSV para configuración masiva: Si está migrando desde otro sistema o tiene muchas partidas de capital, comience con importación CSV.
Desactive, no elimine: Preserve el historial desactivando partidas cuando los activos se eliminen o los proyectos se completen.
Revise la fila de totales: Antes de finalizar presupuestos de capital, verifique la fila de totales fijada para asegurar que su gasto de capital suma como se espera.
Use enlace directo: Haga clic directamente en una columna de presupuesto o asignación en la lista para ir directamente a esa pestaña y año.
Haga seguimiento del ritmo de gasto: Para proyectos grandes con gasto por fases, utilice el modo manual por mes para hacer seguimiento del gasto contra los hitos del proyecto.
Congele después del cierre de año: Utilice Administración presupuestaria para congelar los presupuestos del año anterior una vez que el realizado esté finalizado, previniendo ediciones accidentales.