Proyectos del portafolio¶

Los Proyectos del portafolio son los espacios de trabajo de ejecución para las iniciativas aprobadas. Es donde se planifica la entrega, se hace seguimiento del progreso, se mide la carga de trabajo, se coordinan las tareas y se conecta el conocimiento específico del proyecto con el resto de KANAP.

Los proyectos suelen provenir de solicitudes aprobadas, pero también pueden crearse directamente como proyectos Fast-track o Legacy cuando la etapa de solicitud no forma parte del proceso.

Para la secuenciación a nivel de portafolio y el trabajo de hoja de ruta, use Planificación del portafolio. El área de Proyectos sirve para ejecutar el trabajo una vez que existe un proyecto.

Dónde encontrarlo¶

Espacio de trabajo: Portafolio
Ruta: Portafolio > Proyectos

Permisos¶

portfolio_projects:reader: abrir la lista y ver los espacios de trabajo de proyecto
portfolio_projects:contributor: actualizar el documento gestionado Propósito y mantener entradas de tiempo de gastos generales del proyecto
portfolio_projects:manager: crear proyectos y gestionar datos del proyecto, estado, equipo, relaciones, cronograma, progreso, tareas, evaluación, comentarios y decisiones
portfolio_projects:admin: incluye las capacidades del gestor y también puede importar/exportar CSV y mantener entradas de tiempo de gastos generales de otros usuarios
La visualización del conocimiento también requiere acceso a Base de conocimiento
Crear o vincular conocimiento independiente también requiere un rol de creación en Base de conocimiento

Si Proyectos no aparece en la navegación, solicite acceso a un administrador.

Trabajar con la lista¶

La lista de proyectos está diseñada para responder rápidamente a dos preguntas: "¿qué debería preocuparme?" y "¿qué se está moviendo?".

Selector de alcance

Mis proyectos muestra los proyectos donde está explícitamente involucrado como patrocinador, responsable o colaborador
Proyectos de mi equipo amplía esa vista a proyectos que involucran a miembros de su equipo de portafolio
Todos los proyectos elimina el filtro de involucración
Si no está asignado a un equipo de portafolio, el alcance de equipo no está disponible
Su preferencia de alcance se recuerda, de modo que la lista vuelve como la dejó

Columnas predeterminadas

Columna	Qué muestra
#	Número de referencia (p. ej., PRJ-42). Haga clic para abrir el espacio de trabajo
Nombre del proyecto	El nombre del proyecto
Prioridad	Puntuación de prioridad calculada
Estado	Estado de ejecución actual con un punto de color
Origen	Solicitud, Fast-track o Legacy
Progreso	Progreso de ejecución como barra
Origen	Clasificación de origen del portafolio
Categoría	Categoría del portafolio
Flujo	Flujo del portafolio
Empresa	Clasificación de empresa
Inicio	Fecha de inicio planificada
Fin	Fecha de fin planificada
Creado	Fecha de creación

Columnas adicionales (ocultas por defecto):

Última modificación: Cuándo se actualizó por última vez el proyecto

Comportamiento predeterminado

Los proyectos se ordenan por puntuación de prioridad a menos que cambie la ordenación
Los proyectos en estado Hecho están ocultos por defecto
La búsqueda funciona en el contenido de texto
Los filtros de estado, origen, fuente, categoría, flujo y empresa están disponibles directamente en la cuadrícula

Administración masiva

Nuevo proyecto está disponible para los gestores
Importar CSV y Exportar CSV están disponibles para los administradores

Abrir un proyecto desde la lista preserva el contexto actual de la lista. El espacio de trabajo del proyecto utiliza el mismo contexto para la navegación Anterior y Siguiente, de modo que pueda revisar un conjunto filtrado sin perder su lugar.

Crear un proyecto¶

La creación directa de proyectos es para trabajo que debe entrar en ejecución sin un registro de solicitud separado.

Los nuevos proyectos se abren solo en Resumen
Hasta que el proyecto se guarde por primera vez, las otras pestañas no están disponibles
Los proyectos creados directamente usan un origen de Fast-track o Legacy
Los proyectos de origen-solicitud conservan su origen de solicitud y vinculación de fuente

Use Fast-track para trabajo que se introduce genuinamente directo en la entrega. Use Legacy para trabajo que ya existe fuera del historial normal de captación. Esa distinción afecta a los informes y hace que el análisis posterior del portafolio sea mucho menos confuso.

Modelo mental del espacio de trabajo¶

El espacio de trabajo del proyecto tiene dos capas:

El área de contenido principal para las pestañas operativas: Resumen, Tareas, Cronograma, Progreso, Evaluación, Relaciones y Conocimiento
Un panel persistente de Propiedades en el borde derecho para las propiedades principales, la asignación de equipo y las solicitudes de origen

Abra o cierre el panel de Propiedades usando la pestaña vertical en el borde derecho.

Para proyectos existentes, el panel de Propiedades se comporta como un panel de propiedades en vivo: los cambios allí se guardan inmediatamente. El contenido de la pestaña principal sigue el flujo habitual de Guardar / Restablecer cuando esa pestaña contiene cambios en borrador. Si cambia de pestaña o pasa al proyecto anterior o siguiente con cambios sin guardar en el espacio de trabajo, KANAP pregunta si guardar primero.

Encabezado y metadatos¶

El encabezado del espacio de trabajo es una franja de control, no decoración.

Un chip de referencia copiable PRJ-...
El título del proyecto (haga clic para editar cuando tenga derechos de gestión)
Una fila de metadatos compacta: Estado, Puntuación, Progreso, Responsable IT, Fin planificado y Origen (o la referencia de la solicitud de origen para proyectos de origen-solicitud)
Anterior y Siguiente se mueven por el conjunto de resultados de la lista actual, no por todos los proyectos del sistema
Enviar enlace envía por correo la URL actual del proyecto con un mensaje opcional

Enviar un enlace no concede acceso. Solo comparte la ubicación. Los permisos permanecen exactamente como estaban antes de enviar el correo.

Cambiar el estado desde la franja de metadatos abre un diálogo de cambio de estado para que la transición pueda registrarse correctamente. Es ahí donde puede registrar el cambio como una decisión formal, capturar el contexto y almacenar la justificación con la transición en lugar de dejarla desaparecer en la memoria de los pasillos.

El flujo de trabajo está intencionalmente controlado:

Lista de espera puede pasar a Planificado, En espera o Cancelado
Planificado puede pasar a En progreso, En espera o Cancelado
En progreso puede pasar a En pruebas, Hecho, En espera o Cancelado
En pruebas puede volver a En progreso, o avanzar a Hecho, En espera o Cancelado
En espera puede volver a Lista de espera, Planificado o En progreso, o ser Cancelado
Hecho y Cancelado son estados terminales

Panel de Propiedades¶

Trate el panel de Propiedades como la tarjeta de identidad persistente del proyecto. Está agrupado en tres secciones.

Propiedades principales¶

Nombre del proyecto
Estado
Origen (solo durante la creación inicial; bloqueado después)
Origen, Categoría, Flujo
Empresa, Departamento
Inicio planificado, Fin planificado

Estos campos impulsan los informes, la planificación, el filtrado y el contexto predeterminado del portafolio. Las elecciones de clasificación son especialmente importantes porque afectan a dónde aparece el proyecto en el análisis cruzado del portafolio.

Equipo¶

La asignación de equipo vive en el panel para que permanezca disponible mientras trabaja en el cronograma, esfuerzo o tareas.

Patrocinador de negocio / Patrocinador IT capturan la responsabilidad ejecutiva
Responsable de negocio / Responsable IT identifican el liderazgo del día a día
Colaboradores de negocio / Colaboradores IT definen el equipo de trabajo más amplio

Estas asignaciones hacen más que rellenar casillas:

determinan qué aparece en Mis proyectos y Proyectos de mi equipo
alimentan el contexto del proyecto en resumen e informes
definen quién está disponible para la asignación de esfuerzo en la pestaña Progreso

Si los responsables y colaboradores son incorrectos, su planificación de esfuerzo también será incorrecta.

Solicitudes de origen¶

Una lista de solo lectura de los registros de solicitud que produjeron el proyecto. Haga clic en una entrada para navegar al espacio de trabajo de la solicitud de origen.

Para dependencias, proyectos relacionados y objetos de negocio/técnicos relacionados, consulte la pestaña Relaciones.

Resumen¶

La pestaña Resumen es la cabina del proyecto. Está pensada para responder al estado actual del proyecto en una sola pasada, no para duplicar cada campo en el panel.

Propósito¶

La sección Propósito es un documento gestionado del proyecto, no un campo de notas desechable.

úselo para el resumen narrativo del proyecto: intención, resultado esperado, límites del alcance y cualquier encuadre que deba viajar con el proyecto
los cambios en el propósito siguen el flujo de Guardar / Restablecer del espacio de trabajo
los colaboradores pueden actualizar el Propósito incluso cuando no pueden gestionar el resto del proyecto

Esta separación es deliberada. Permite que la propiedad narrativa sea más amplia que la administración estructural del proyecto.

El editor de Propósito incluye importación y exportación de documentos:

Importar acepta un archivo .docx y lo convierte al formato markdown interno. Si el Propósito ya tiene contenido, KANAP pide confirmación antes de reemplazarlo.
Exportar le permite descargar el Propósito actual como PDF, DOCX u ODT.

Estas herramientas son útiles cuando un resumen de proyecto se origina en Word o cuando las partes interesadas necesitan una copia con formato fuera de KANAP.

El documento gestionado de Propósito es diferente de la pestaña Conocimiento:

Propósito es el resumen embebido, propiedad del proyecto
Conocimiento es para documentos independientes que pueden necesitar su propio ciclo de vida, reutilización o relaciones

Actividad¶

Debajo de Propósito, la pestaña Resumen incluye el flujo de actividad del proyecto:

Comentarios para discusión, notas contextuales y decisiones formales
Historial para la pista de auditoría de cambios de campo y estado

Los gestores pueden añadir y editar comentarios del proyecto. Los comentarios también pueden registrarse como decisiones formales, con un resultado y un cambio de estado opcional. Use eso cuando la propia discusión cambie el rumbo del proyecto.

Las imágenes pueden incluirse en los comentarios de actividad cuando la evidencia visual sea útil — bocetos de arquitectura, capturas de pantalla o evidencia de revisión.

Use Historial cuando necesite saber qué cambió. Use Comentarios cuando necesite saber por qué.

Tareas¶

La pestaña Tareas es la cola de ejecución del proyecto. La insignia de la pestaña muestra el número de tareas del proyecto.

las tareas creadas aquí se vinculan al proyecto automáticamente
las tareas también pueden crearse desde una fase del cronograma, lo que las vincula tanto al proyecto como a la fase seleccionada
la pestaña admite filtrado por estado y filtrado por fase
la vista de tareas predeterminada se centra en el trabajo activo ocultando los elementos hechos y cancelados

Esta pestaña es para gestionar tareas vinculadas al proyecto en contexto, no para reemplazar el espacio de trabajo completo de tareas. Abrir una tarea le lleva a su propio espacio de trabajo, donde continúa el detalle específico de la tarea y el registro de tiempo.

Desde una perspectiva de proyecto, la consecuencia importante es esta: el estado de la tarea y el tiempo de la tarea no están aislados. Retroalimentan a Resumen y Progreso, así que las tareas descuidadas hacen que toda la imagen del proyecto sea menos fiable.

Cronograma¶

La pestaña Cronograma es donde la estructura de entrega se hace explícita.

Fechas del proyecto¶

La parte inferior de la pestaña muestra tres líneas:

Real: fechas capturadas por eventos de ejecución (cuando el proyecto pasó a En progreso y cuando alcanzó Hecho). Solo lectura en el espacio de trabajo.
Planificado: la ventana de entrega prevista. Edite esto en el panel de Propiedades.
Línea base: una instantánea de las fechas planificadas capturada cuando el proyecto pasó a En progreso. La variación contra la línea base se muestra como Nd tarde o Nd temprano.

Fases¶

Los proyectos pueden empezar con una plantilla de fases o un plan de fases totalmente personalizado.

si aún no existen fases, elija una plantilla y haga clic en Aplicar plantilla para crear la estructura inicial
una vez que existen fases, pueden reordenarse (arrastre el controlador), renombrarse, fecharse y gestionarse en estado
cada fila de fase incluye una casilla de hito; marcarla crea un hito de finalización de fase para esa fase
cada fase tiene un atajo para crear una tarea ya vinculada a esa fase y proyecto
Añadir fase añade una nueva fase vacía
Reemplazar con plantilla reconstruye la estructura de fases a partir de una plantilla — úselo solo cuando realmente quiera decir "empezar de nuevo el modelo de fases"

El modelo de fases afecta a más que el cronograma:

la fase activa aparece de vuelta en Resumen y la barra de metadatos
las tareas vinculadas a fases heredan el contexto de entrega inmediatamente
los hitos de fase proporcionan marcadores de finalización sin crear un esquema de seguimiento separado

Hitos¶

Los hitos independientes viven en su propia sección debajo de las fases. Use + Añadir hito para crearlos. Cada hito tiene un nombre, fecha objetivo, estado y (cuando se activa desde una fase) un vínculo a la fase que representa.

Los hitos de finalización de fase siguen a la fase a la que están adjuntos. Los hitos independientes son para puntos de control que deben existir fuera de la estructura de fases.

Vistas de Tabla y Gantt¶

Encima de la lista de fases, alterne entre las vistas Tabla y Gantt:

use la vista Tabla cuando esté dando forma a la estructura
use la vista Gantt cuando necesite ver solapamiento, secuenciación y distribución de fechas

Solo las fases con fechas de inicio y fin utilizables aparecen significativamente en el Gantt. Si las fechas son vagas, el gráfico será igualmente vago. En la vista Gantt, puede arrastrar las barras de fase para ajustar las fechas de inicio/fin (con permiso de gestión).

Progreso¶

La pestaña Progreso combina el progreso de ejecución, la planificación de carga de trabajo y el consumo de tiempo real. Esa combinación importa porque un proyecto que reporta 80% de progreso con 20% del esfuerzo consumido no es necesariamente eficiente; puede simplemente estar mal estimado.

Progreso y carga de trabajo¶

Progreso de ejecución es la señal global de finalización del proyecto
Consumo de carga de trabajo compara el esfuerzo real con el esfuerzo planificado

Mantenga estos dos números alineados con la realidad. Si el progreso avanza sin esfuerzo correspondiente, o el esfuerzo se acumula sin movimiento de entrega, la discrepancia generalmente le está diciendo algo importante sobre el alcance, la estimación o la disciplina de informes.

Esfuerzo estimado y asignaciones¶

El progreso separa el esfuerzo estimado en:

Esfuerzo IT
Esfuerzo de negocio

Cada lado puede asignarse entre el responsable y los colaboradores relevantes. Las asignaciones dependen del equipo configurado en el panel de Propiedades, así que los cambios de equipo también tienen consecuencias de planificación aquí.

Esfuerzo real y registro de tiempo¶

El esfuerzo real se calcula a partir de dos fuentes:

Gastos generales del proyecto: tiempo registrado directamente en el proyecto
Tiempo de tareas: tiempo registrado desde las tareas del proyecto

El registro de tiempo fusiona ambos en una sola vista e identifica la fuente para cada entrada. Esto es intencional: el esfuerzo del proyecto debe entenderse como toda la huella de entrega, no como una pelea entre "trabajo de proyecto" y "trabajo de tareas".

Consecuencias importantes:

el tiempo de tareas contribuye al esfuerzo real del proyecto automáticamente
el tiempo de tareas es visible aquí pero debe corregirse en el espacio de trabajo de la tarea
las entradas de gastos generales del proyecto se mantienen desde la pestaña Progreso
los colaboradores pueden mantener sus propias entradas de gastos generales del proyecto
los administradores pueden mantener entradas de gastos generales del proyecto entre usuarios

Esfuerzo de línea base¶

Cuando el proyecto pasa a En progreso, KANAP captura los valores de esfuerzo de línea base. Los cambios posteriores se muestran como variación contra esa línea base, lo cual es útil para distinguir las actualizaciones normales de entrega del aumento silencioso del alcance.

Evaluación¶

La pestaña Evaluación mantiene la entrega ligada a la priorización.

para proyectos de origen-solicitud, la solicitud de origen permanece visible como referencia de evaluación
para proyectos fast-track y legacy, la evaluación se mantiene directamente en el proyecto
los gestores pueden revisar o actualizar la evaluación, incluyendo sobrescrituras de prioridad cuando las reglas del portafolio lo permitan

La puntuación de prioridad resultante importa fuera de esta pestaña:

aparece en el encabezado del proyecto
es visible en la lista
afecta a cómo se clasifican los proyectos cuando la lista se ordena por prioridad

Si la evaluación se desvía de la realidad de la entrega, las discusiones del portafolio se vuelven más difíciles de lo necesario.

Relaciones¶

La pestaña Relaciones reúne los vínculos que explican cómo encaja el proyecto en el resto del portafolio. La insignia de la pestaña muestra el conteo de elementos relacionados.

Dependencias¶

Haga seguimiento de las dependencias de entrega con otras solicitudes o proyectos. Use el campo de búsqueda para encontrar y añadir un elemento relacionado; elimine los enlaces que ya no quiera con el icono de eliminar del chip.

Las dependencias son operativas, no cosméticas. Dan forma a cómo deben interpretarse los retrasos y la secuenciación.

Otras relaciones¶

Debajo de las dependencias, la pestaña Relaciones también le permite mantener vínculos con contexto de negocio y técnico relacionado (por ejemplo, aplicaciones relacionadas, procesos de negocio u otros elementos del portafolio). Cada relación se autoguarda.

Conocimiento¶

La pestaña Conocimiento conecta el proyecto a documentos independientes de la Base de conocimiento. La insignia de la pestaña muestra el conteo de documentos de conocimiento relacionados.

Distingue entre:

documentos vinculados: documentos directamente adjuntos al proyecto
documentos relacionados: documentos descubiertos a través de otras entidades vinculadas como solicitudes de origen, dependencias o elementos conectados

Esta distinción importa:

los enlaces directos representan documentación que el proyecto explícitamente posee o usa
los enlaces relacionados proporcionan contexto sin pretender que todo pertenece directamente al proyecto

Dependiendo de sus permisos de Base de conocimiento, puede:

crear un nuevo documento en blanco ya vinculado al proyecto
crear un documento vinculado desde una plantilla
vincular un documento existente
desvincular documentos vinculados directamente
abrir cualquier documento vinculado o relacionado en la Base de conocimiento

Si puede abrir el proyecto pero no tiene derechos de visualización de Base de conocimiento, KANAP le dirá que existe conocimiento sin exponer el contenido del documento. Ese es el comportamiento esperado, no una pestaña rota.

Importación y exportación CSV¶

Las herramientas CSV de proyectos están disponibles desde la página de lista para administradores.

Exportar¶

Las exportaciones admiten:

Exportación completa
Enriquecimiento de datos
Selección personalizada

Use Enriquecimiento de datos cuando desee exportar, ajustar campos seleccionados externamente y volver a importar el resultado en KANAP con el mínimo drama.

Importar¶

Las importaciones están diseñadas para cambios masivos controlados:

descargue primero una plantilla cuando necesite la estructura correcta
valide antes de importar
use opciones avanzadas para elegir el comportamiento de enriquecimiento vs reemplazo y las reglas de inserción/actualización

La importación masiva es útil para mantenimiento del portafolio a gran escala, pero no es un atajo a la gobernanza del proyecto. La planificación de fases, las tareas, el conocimiento y el control continuo de entrega siguen perteneciendo al espacio de trabajo.

Enviar un enlace¶

Use Enviar enlace desde el encabezado del espacio de trabajo para enviar por correo un enlace directo del proyecto a destinatarios internos o externos.

puede enviarlo a usuarios de la plataforma o a cualquier dirección de correo
puede incluir un mensaje opcional
el enlace copiado o enviado por correo apunta directamente al espacio de trabajo del proyecto

De nuevo, enviar un enlace no concede acceso. Solo evita que la gente tenga que buscar el proyecto por sí misma.

Orientación práctica¶

Use el panel de Propiedades para datos estructurales que deben permanecer visibles mientras trabaja.
Use Resumen para la narrativa del proyecto, la actividad más reciente y la imagen operativa de alto nivel.
Use Cronograma para definir la estructura de entrega antes de que crezca el volumen de tareas.
Use Progreso regularmente, de lo contrario la variación de esfuerzo llega como una sorpresa aunque los datos ya le estuvieran avisando.
Use Conocimiento para documentación reutilizable o gobernada, no como una segunda copia del resumen del Propósito.
Use Importar en el editor de Propósito cuando un resumen de proyecto ya existe como documento Word, en lugar de reformatearlo a mano.