Contratos¶

Los Contratos documentan sus acuerdos con proveedores -- licencias de software, contratos de mantenimiento, suscripciones SaaS y acuerdos de servicio. Haga seguimiento de fechas clave, costes, condiciones de renovación y vincule contratos a sus partidas OPEX y CAPEX para una visibilidad completa de costes.

Primeros pasos¶

Navegue a Gestión presupuestaria > Contratos para ver su registro de contratos. Haga clic en Nuevo para crear su primera entrada.

Campos obligatorios:

Nombre: Un nombre reconocible del contrato
Proveedor: El proveedor que proporciona el servicio
Empresa: Qué empresa firmó el contrato

Muy recomendados (establézcalos en la pestaña Detalles justo después de la creación):

Fecha de inicio: Cuándo comienza el contrato
Duración: Duración del contrato en meses
Importe anual: El valor anual del contrato
Moneda: Moneda del contrato
Auto-renovación: Si el contrato se renueva automáticamente
Período de preaviso: Cuántos meses de preaviso se requieren para cancelar

Consejo: El sistema calcula automáticamente la fecha de fin y el plazo límite de cancelación basándose en su fecha de inicio, duración y período de preaviso.

Trabajar con la lista¶

La cuadrícula de Contratos proporciona una visión general de todos sus acuerdos con proveedores. Cada fila es un enlace clicable que abre el espacio de trabajo del contrato, y su contexto de búsqueda y filtro se preserva al navegar de vuelta.

Columnas predeterminadas:

Contrato: Nombre del contrato (haga clic para abrir el espacio de trabajo)
Proveedor: El proveedor
Empresa: La entidad contratante
Inicio: Fecha de inicio del contrato
Duración (m): Duración en meses
Auto-renovación: Si el contrato se auto-renueva (sí/no)
Preaviso (m): Período de preaviso en meses
Fin: Fecha de fin calculada
Cancelar antes de: Plazo límite de cancelación (fecha de fin menos período de preaviso)
Importe anual: Valor anual del contrato (formateado con separadores de espacio)
Moneda: Código de moneda
Facturación: Frecuencia de facturación (Mensual, Trimestral, Anual, Otra)
OPEX vinculados: Número de partidas OPEX vinculadas (haga clic para abrir el espacio de trabajo)

Columnas adicionales (mediante el selector de columnas):

Tarea: Última tarea de este contrato (estado y vista previa de la descripción)

Ordenación predeterminada: Por plazo límite de cancelación ascendente, para que los contratos que requieren acción pronto aparezcan primero.

Filtrado:

Búsqueda rápida: Busca en nombre del contrato, proveedor y empresa
Filtros de columna: Disponibles en cada encabezado de columna

Acciones:

Nuevo: Crear un nuevo contrato (requiere contracts:manager)
Importar CSV: Importación masiva de contratos (requiere contracts:admin)
Exportar CSV: Exportar a CSV (requiere contracts:admin)

El espacio de trabajo de Contratos¶

Haga clic en cualquier fila para abrir el espacio de trabajo. El encabezado muestra el nombre del contrato, su posición en la lista (p. ej., "Contrato 3 de 42") y controles de navegación:

Anterior / Siguiente: Moverse entre contratos sin volver a la lista
Restablecer: Descartar cambios no guardados en la pestaña actual
Guardar: Persistir sus ediciones
Cerrar (icono X): Volver a la lista, preservando su contexto de búsqueda y filtro

El espacio de trabajo tiene cuatro pestañas verticales: Visión general, Detalles, Relaciones y Tareas.

Visión general¶

La pestaña Visión general captura la identidad y el estado del ciclo de vida del contrato.

Qué puede editar:

Nombre del contrato: El nombre visible usado en listas e informes
Proveedor: Vínculo a un proveedor de los datos maestros
Empresa contratante: Qué empresa es parte de este contrato
Responsable: La persona encargada de gestionar este contrato
Notas: Notas de texto libre
Conmutador Habilitado: Marcar un contrato como activo o deshabilitado
Deshabilitado en: Cuándo fue (o será) deshabilitado el contrato -- escriba una fecha en formato dd/mm/aaaa o use el selector de calendario

Cómo funciona:

Al crear un nuevo contrato, solo está disponible la pestaña Visión general. Una vez que guarde, las pestañas restantes se hacen accesibles y se le lleva directamente a la pestaña Detalles para completar los términos financieros.
Nombre, Proveedor y Empresa son obligatorios para crear un contrato.

Detalles¶

La pestaña Detalles captura fechas, condiciones e información financiera.

Qué puede editar:

Fecha de inicio: Cuándo comienza el contrato (dd/mm/aaaa)
Duración (meses): Duración del contrato
Preaviso (meses): Preaviso de cancelación requerido
Importe anual: El valor anual del contrato a la firma
Moneda: Código de moneda de tres letras (p. ej., EUR, USD)
Frecuencia de facturación: Mensual, Trimestral, Anual u Otra
Auto-renovación: Si el contrato se renueva automáticamente

Campos calculados (solo lectura):

Fecha de fin: Fecha de inicio más duración
Plazo límite de cancelación: Fecha de fin menos período de preaviso

Relaciones¶

La pestaña Relaciones vincula contratos a otras entidades en su registro.

Vínculos disponibles:

Partidas OPEX: Costes recurrentes asociados a este contrato -- utilice la selección múltiple con búsqueda para encontrar y vincular elementos por nombre del producto
Partidas CAPEX: Partidas de gasto de capital vinculadas a este contrato -- misma interfaz de selección múltiple con búsqueda
Contactos: Personas asociadas a este contrato, cada una con un rol (Comercial, Técnico, Soporte u Otro). Los contactos heredados del proveedor se muestran con una insignia rellena; los añadidos manualmente aparecen con una insignia delineada. Haga clic en una fila de contacto para abrir su perfil.
Sitios web relevantes: Enlaces a documentos externos como PDFs de contratos o portales de proveedores. Cada enlace tiene una descripción y una URL.
Adjuntos: Suba archivos arrastrando y soltando o usando el selector de archivos. Haga clic en un chip de adjunto para descargarlo; haga clic en el icono de eliminar para borrarlo.

Consejo: Vincular partidas OPEX y CAPEX a contratos le da una trazabilidad completa de costes -- desde líneas presupuestarias hasta acuerdos con proveedores.

Tareas¶

La pestaña Tareas gestiona elementos de acción para este contrato (p. ej., revisiones de renovación, negociaciones de precio, verificaciones de conformidad).

Lista de tareas:

Muestra todas las tareas vinculadas a este contrato
Columnas: Título, Estado, Prioridad, Fecha de vencimiento, Acciones
Haga clic en el título de una tarea para abrir el espacio de trabajo completo de tareas

Filtrado:

Haga clic en el icono de filtro para mostrar u ocultar los controles de filtro
Filtro de estado: Todos, Activos (oculta completados/cancelados), o un estado específico (Abierto, En progreso, Pendiente, En pruebas, Completado, Cancelado)
Haga clic en el botón de limpiar para restablecer filtros
El filtro predeterminado muestra solo tareas activas

Crear una tarea:

Haga clic en Añadir tarea para abrir el espacio de trabajo de creación de tareas
La tarea se vincula automáticamente a este contrato
Complete el título, descripción, prioridad, asignado y fecha de vencimiento en el espacio de trabajo de tareas

Eliminar una tarea:

Haga clic en el icono de eliminar en la columna de Acciones
Confirme la eliminación en el diálogo

Nota: La pestaña Tareas solo está disponible después de que el contrato se haya guardado por primera vez. Si no tiene el permiso contracts:manager, los botones Añadir tarea y Eliminar están ocultos.

Importación/exportación CSV¶

Mantenga su registro de contratos sincronizado con sistemas externos usando CSV.

Exportar: Descarga todos los contratos con campos principales y fechas calculadas.

Importar:

Utilice Verificación previa para validar antes de aplicar
Coincidencia por nombre de contrato
Soporta creación y actualizaciones

Notas:

Utilice codificación UTF-8 y puntos y coma como separadores
Los campos calculados (Fecha de fin, Plazo límite de cancelación) no se importan -- se calculan a partir de la Duración y el Período de preaviso

Consejos¶

Vigile la columna Cancelar antes de: La lista ordena por plazo límite de cancelación por defecto, así que los contratos que necesitan atención aparecen primero.
Vincule a OPEX y CAPEX temprano: Conecte contratos a partidas de coste al crearlos para un seguimiento completo de costes.
Use tareas para renovaciones: Cree una tarea 3--6 meses antes del plazo límite de cancelación para la revisión de renovación.
Registre importes anuales: Incluso si la facturación es mensual, registre el importe anual para facilitar la comparación año a año.
Enlace directo desde la lista: Puede compartir un enlace directo a cualquier contrato -- la URL del espacio de trabajo incluye el ID del contrato y preserva su contexto de lista (búsqueda, orden, filtros) para que el botón atrás le devuelva exactamente donde estaba.