Empresas¶

Las Empresas son la base de sus datos maestros. Representan las entidades legales a las que asigna el gasto IT y para las que reporta contracargos. Cada asignación, partida de coste y muchos informes hacen referencia a una empresa, por lo que mantener estos datos actualizados es importante.

Cuando se crea su espacio de trabajo, comienza con una empresa nombrada según su organización. Su país es el que seleccionó durante el registro de prueba, y se asignará automáticamente al plan de cuentas predeterminado para ese país cuando esté disponible. Puede renombrarla o añadir más.

Primeros pasos¶

Navegue a Datos maestros > Empresas para abrir la lista.

Campos obligatorios:

Nombre: una etiqueta única que sus equipos reconozcan
País: código de país ISO (búsqueda por nombre o código)
Ciudad: ciudad donde tiene sede la empresa
Moneda base: código de moneda ISO (búsqueda por nombre o código)

Consejo: Mantenga nombres únicos para evitar confusión en importaciones y listas de selección.

Trabajar con la lista¶

La lista muestra todas las empresas de su espacio de trabajo. Utilícela para revisar información clave de un vistazo, encontrar empresas rápidamente y abrir espacios de trabajo para editar.

Columnas predeterminadas:

Columna	Qué muestra
Nombre	Nombre de la empresa (haga clic para abrir el espacio de trabajo)
País	Código de país ISO
Moneda	Código de moneda base
Plantilla (año)	Plantilla para el año seleccionado (haga clic para abrir la pestaña Detalles)
Usuarios IT (año)	Usuarios IT para el año seleccionado (haga clic para abrir la pestaña Detalles)
Facturación (año)	Facturación para el año seleccionado (haga clic para abrir la pestaña Detalles)
Estado	Habilitada o Deshabilitada

Columnas adicionales (ocultas por defecto, añádalas desde el selector de columnas):

Columna	Qué muestra
Ciudad	Ciudad
Código postal	Código postal
Dirección 1	Línea de dirección principal
Dirección 2	Línea de dirección secundaria
Estado/Provincia	Estado o provincia
Notas	Notas de texto libre
Creado	Fecha y hora de creación del registro

Filtrado:

Búsqueda rápida: búsqueda de texto libre en todas las columnas visibles
Filtros de columna: haga clic en cualquier encabezado de columna para filtrar por valor; las columnas numéricas (Plantilla, Usuarios IT, Facturación) admiten filtros numéricos
Alcance de estado: el selector Mostrar: Todos / Activos / Desactivados sobre la lista controla qué empresas aparecen. La lista muestra por defecto las empresas activadas

Selector de año: utilice el campo Año en la barra de herramientas para cambiar las métricas de qué año se muestran. La fila inferior muestra los totales de Plantilla, Usuarios IT y Facturación de todas las empresas visibles (filtradas).

Acciones:

Nuevo: crear una empresa (requiere companies:manager)
Importar CSV: importación masiva de empresas desde un archivo CSV (requiere companies:admin)
Exportar CSV: exportar empresas y sus métricas a CSV (requiere companies:admin)
Eliminar seleccionadas: eliminar una o más empresas seleccionadas (requiere companies:admin; solo es posible si nada referencia a la empresa)

Contexto de búsqueda: cuando abre un espacio de trabajo de empresa desde la lista, su búsqueda actual, filtros, orden y año se preservan. Al volver a la lista se restaura su vista anterior.

Permisos¶

Acción	Nivel requerido
Ver la lista y los espacios de trabajo	`companies:reader`
Crear o editar empresas	`companies:manager`
Importar, exportar o eliminar	`companies:admin`

El espacio de trabajo de la empresa¶

Haga clic en el nombre de una empresa en la lista para abrir su espacio de trabajo. Tiene dos pestañas: Visión general y Detalles.

Encabezado: el nombre de la empresa. Haga clic en él para cambiar el nombre de la empresa. Las flechas con «N de M» permiten moverse entre empresas en el orden y con los filtros de la lista, sin volver a ella. El enlace de retorno, Empresas, vuelve a la lista con su contexto de búsqueda intacto
Panel Propiedades a la derecha: País, Moneda base, Plan de cuentas y Ciclo de vida. Use el botón situado junto al panel para plegarlo o volver a abrirlo

Guardado automático: Cada cambio se guarda por sí solo al salir del campo. No hay botones Guardar, Restablecer ni Cerrar. Puede seguir trabajando mientras se guarda un cambio. Cuando se rechaza un cambio, el motivo aparece bajo el campo que lo causó, salvo para el nombre, cuyo rechazo se muestra en la parte superior de la página.

Panel Propiedades¶

País (obligatorio): código de país ISO, búsqueda por nombre o código. Al cambiar el país, el Plan de cuentas también pasa al predeterminado del nuevo país, pero solo si el plan actual pertenece a otro país. Un plan de cuentas global se mantiene
Moneda base (obligatorio): código de moneda ISO, búsqueda por nombre o código
Plan de cuentas: el plan de cuentas vinculado a esta empresa (ver Plan de cuentas). En una empresa existente puede elegir otro plan, pero no puede vaciar el campo, porque volvería el predeterminado del país
Ciclo de vida: el interruptor de estado, cuya etiqueta indica el estado actual (Activada o Desactivada), y la fecha de Fin de validez. Ver Estado y ciclo de vida

Visión general¶

La pestaña Visión general contiene la dirección, los datos de registro y las notas. El nombre, el país, la moneda, el plan de cuentas y el ciclo de vida están en el encabezado y en el panel Propiedades.

Qué puede editar:

Sección Dirección:
- Dirección, línea 1, Dirección, línea 2: líneas de dirección
- Código postal: código postal
- Ciudad (obligatorio): nombre de la ciudad. Una ciudad vacía se rechaza con «Introduzca una ciudad.»
- Provincia o región: provincia o región
Sección Registro:
- Número de registro: número de registro de la empresa
- Número de IVA: número de identificación de IVA
Notas: notas de texto libre

Crear una empresa: Nuevo abre un único formulario con el nombre, País, Moneda base, Plan de cuentas, Ciudad, los demás campos de dirección, los campos de registro y Notas. Al elegir un país se rellena el Plan de cuentas por usted: el plan predeterminado del país si existe, y si no un plan global. Puede cambiarlo antes de guardar. Haga clic en Crear para guardar la empresa. La pestaña Detalles estará disponible después de crear la empresa.

Detalles¶

La pestaña Detalles gestiona las métricas anuales. Use las pestañas de año en la parte superior para cambiar de año (año en curso más dos años antes y después).

Qué puede editar:

Plantilla (obligatorio): número total de empleados del año, debe ser un número entero de 0 o más
Usuarios IT (opcional): número de usuarios IT, debe ser un número entero de 0 o más
Facturación (M€) (opcional): facturación en millones de la moneda base de la empresa, hasta 3 decimales

Cómo funciona:

Cada valor se guarda para el año seleccionado al salir del campo (o al pulsar Intro). Un valor no válido muestra un mensaje bajo el campo, por ejemplo «Introduzca un número entero, 0 o más.»
Cada año se guarda por separado: al cambiar de año se cargan los valores de ese año
Si las cifras de la empresa para el año están congeladas, los campos quedan bloqueados y un aviso indica que un administrador de presupuesto puede descongelarlas (Gestión presupuestaria > Administración > Congelar datos maestros)
Necesita companies:manager para editar las métricas

Plan de cuentas¶

Cada empresa puede vincularse a un Plan de cuentas (CoA), que define el conjunto de cuentas disponibles al registrar partidas OPEX o CAPEX para esa empresa.

Cómo funciona:

Cuando crea una empresa, se asigna automáticamente al CoA predeterminado para su país (si existe). Si no existe un predeterminado para el país, se utiliza el plan que tiene el rol Predeterminado para otros países.
Puede cambiar la asignación de CoA en el panel Propiedades usando el selector de Plan de cuentas. El selector muestra los CoA que coinciden con el país de la empresa más cualquier CoA de alcance global.
Cuando cambia el país de la empresa, el CoA lo sigue si el actual pertenece a otro país: pasa al predeterminado del nuevo país. Un CoA global se mantiene.
En una empresa existente, el CoA no se puede vaciar. Solo puede sustituirlo por otro.
El CoA que seleccione determina qué cuentas aparecen en el desplegable de cuentas al crear o editar partidas de gasto para esta empresa.

Qué significa para su flujo de trabajo:

Empresas con un CoA: al registrar OPEX/CAPEX, solo puede seleccionar cuentas que pertenezcan al plan de cuentas de esa empresa. Esto garantiza la consistencia contable.
Empresas sin CoA (legado): pueden usar cuentas que no pertenecen a ningún plan de cuentas. Esto soporta la migración gradual al sistema CoA.
Cambio de CoA: si cambia una empresa a un CoA diferente, las partidas de gasto existentes conservan sus cuentas actuales (con una advertencia si no coinciden con el nuevo CoA), pero los nuevos elementos usarán cuentas del nuevo CoA.

Configurar planes de cuentas: vaya a Datos maestros > Planes de cuentas para ver, crear o gestionar sus conjuntos de CoA. Puede crear CoA desde cero o cargarlos desde plantillas de la plataforma (conjuntos de cuentas estándar por país). Cada país puede tener un CoA predeterminado (Plan predeterminado del país ({country})), que se propone al crear una empresa en ese país. Las empresas de un país sin predeterminado usan el plan Predeterminado para otros países. Consulte Roles de los planes.

Consejo: si ve una advertencia de "cuenta obsoleta" al editar partidas OPEX/CAPEX, significa que la cuenta no pertenece al plan de cuentas actual de la empresa. Actualice la cuenta a una del CoA correcto para resolver esto.

Estado y ciclo de vida¶

Utilice el Fin de validez para controlar cuándo una empresa deja de estar activa.

Las empresas están Activadas por defecto. Deje el Fin de validez en blanco para que la empresa permanezca activa indefinidamente, o programe una fecha futura.
Si cambia la empresa a Desactivado sin fecha, el fin de validez se fija en hoy.
Cuando pasa el fin de validez, el estado cambia a Desactivado por sí solo en el plazo de una hora.
Después del fin de validez:
- La empresa ya no aparece en las listas de selección para nuevas asignaciones y se excluye de los informes de años estrictamente posteriores.
- Los datos históricos permanecen intactos; la empresa sigue apareciendo en informes que cubren años en los que estaba activa.
Prefiera desactivar en lugar de eliminar. La eliminación solo es posible si nada referencia a la empresa (sin asignaciones, gasto ni centros de coste). Una empresa a la que pertenecen centros de coste se rechaza con un mensaje como "Company A is used by 3 cost centers. Change their company or disable it instead."

Métricas anuales¶

Muchas partes de la aplicación son conscientes del año. Las empresas tienen métricas por año:

Plantilla (obligatorio para el año)
Usuarios IT (opcional)
Facturación (opcional, en millones de la moneda base de la empresa)

Dónde es importante:

Las asignaciones pueden usar Plantilla, Usuarios IT o Facturación para distribuir costes entre empresas para un año determinado.
Los informes utilizan estas métricas para KPI y ratios.
Solo las empresas activas para un año se consideran para la asignación e informes de ese año.

Congelación y copia:

Puede congelar un año una vez finalizado para prevenir ediciones.
Utilice Copiar indicadores anuales en Gestión presupuestaria > Administración para copiar métricas de un año a otro (elija qué métricas copiar). Los años congelados no pueden sobrescribirse.

Importación/exportación CSV¶

Exportar CSV descarga todas las empresas con sus métricas. Importar CSV vuelve a leer un archivo. El diálogo de importación incluye también Descargar plantilla: un archivo solo con los encabezados, listo para rellenar.

Las columnas, en este orden. Las columnas de métricas siguen el año seleccionado en la barra de herramientas de la lista: el año anterior, ese año y el siguiente.

Columna	Contenido
`name`	Obligatoria. El nombre de la empresa. Las filas se emparejan por este nombre
`country_iso`	Obligatoria. Dos letras
`address1`, `address2`	Líneas de dirección
`postal_code`, `city`, `state`	Datos de dirección
`reg_number`, `vat_number`	Número de registro y número de IVA
`base_currency`	Obligatoria. Tres letras
`status`	`enabled` o `disabled`
`disabled_at`	El fin de validez: una fecha (`2026-12-31`) o una fecha y una hora completas
`notes`	Texto libre
`headcount_<año>`	Obligatoria cuando la fila lleva alguna métrica de ese año
`it_users_<año>`	Un número entero
`turnover_<año>`	Hasta 3 decimales, en millones de la moneda base de la empresa

Importación:

Empiece por la Verificación previa. Valida los encabezados, la codificación, los campos obligatorios, los duplicados y las métricas. Si la comprobación es correcta, Cargar aplica las inserciones y las actualizaciones
Emparejamiento: por el name de la empresa. Un nombre que aparece dos veces en el archivo se conserva una vez, gana la primera fila
Campos obligatorios: name, country_iso y base_currency
Estado y fin de validez: la exportación escribe el estado deducido del fin de validez. Una empresa nueva se activa salvo que la fila indique disabled. En una actualización, un status vacío y un disabled_at vacío conservan los valores guardados. enabled con una fecha vacía borra el fin de validez. disabled con una fecha vacía conserva una fecha ya pasada y, si no, finaliza la empresa hoy
Una fila cuyo estado contradice su fecha se rechaza con un error de fila: "Status is enabled but the end of validity has passed. Clear the date or set the status to disabled. If the file comes from an older export, export the data again." o "Status is disabled but the end of validity is still to come. Set the status to enabled or set a date that has passed."
Métricas: si indica métricas de un año, headcount_<año> es obligatoria para ese año. it_users_<año> y turnover_<año> son opcionales

Notas:

Consulte Archivos CSV para la codificación, el separador, los formatos de fecha e importe y los dos pasos de importación
La lista se actualiza automáticamente tras una carga correcta

Consejos¶

Desactive en lugar de eliminar: mantenga el historial consistente y los informes significativos.
Plan de cuentas: asigne CoA a las empresas para garantizar un uso consistente de cuentas en las partidas OPEX/CAPEX.
Facturación: introduzca valores en millones de la moneda base de la empresa (p. ej., 2,5 = 2,5 millones en esa moneda).
Plantilla es el factor de asignación más común; manténgalo actualizado para el año en curso.
Métricas congeladas: aún puede revisarlas, pero las ediciones están bloqueadas hasta que un administrador de presupuesto descongele el año en Gestión presupuestaria > Administración > Congelar datos maestros.
Selector de columnas: utilícelo para mostrar u ocultar columnas como Ciudad, Dirección, Estado/Provincia o Creado para adaptarse a su flujo de trabajo.
Las columnas de métricas enlazan con Detalles: hacer clic en un valor de Plantilla, Usuarios IT o Facturación abre la pestaña Detalles directamente para esa empresa.