Unternehmen¶

Unternehmen bilden das Fundament Ihrer Stammdaten. Sie repräsentieren die juristischen Einheiten, denen Sie IT-Ausgaben zuordnen und für die Sie Leistungsverrechnungen erstellen. Jede Zuordnung, jede Kostenposition und viele Berichte referenzieren ein Unternehmen, daher ist es wichtig, diese Daten korrekt zu halten.

Wenn Ihr Arbeitsbereich erstellt wird, beginnt er mit einem Unternehmen, das nach Ihrer Organisation benannt ist. Sein Land ist dasjenige, das Sie bei der Testanmeldung ausgewählt haben, und es wird automatisch dem Standard-Kontenplan für dieses Land zugewiesen, sobald einer verfügbar ist. Sie können es umbenennen oder weitere hinzufügen.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Stammdaten > Unternehmen, um die Liste zu öffnen.

Pflichtfelder:

Name: eine eindeutige Bezeichnung, die Ihre Teams kennen
Land: ISO-Ländercode (nach Name oder Code durchsuchbar)
Stadt: Stadt, in der das Unternehmen ansässig ist
Basiswährung: ISO-Währungscode (nach Name oder Code durchsuchbar)

Tipp: Halten Sie die Namen eindeutig, um Verwechslungen bei Importen und Auswahllisten zu vermeiden.

Mit der Liste arbeiten¶

Die Liste zeigt alle Unternehmen Ihres Arbeitsbereichs. Verwenden Sie sie, um wichtige Informationen auf einen Blick zu überprüfen, Unternehmen schnell zu finden und Arbeitsbereiche zum Bearbeiten zu öffnen.

Standardspalten:

Spalte	Was sie zeigt
Name	Unternehmensname (zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken)
Land	ISO-Ländercode
Währung	Basiswährungscode
Mitarbeiterzahl (Jahr)	Mitarbeiterzahl für das ausgewählte Jahr (zum Öffnen des Details-Tabs anklicken)
IT-Benutzer (Jahr)	IT-Benutzer für das ausgewählte Jahr (zum Öffnen des Details-Tabs anklicken)
Umsatz (Jahr)	Umsatz für das ausgewählte Jahr (zum Öffnen des Details-Tabs anklicken)
Status	Aktiviert oder Deaktiviert

Zusätzliche Spalten (standardmäßig ausgeblendet, über Spaltenauswahl hinzufügbar):

Spalte	Was sie zeigt
Stadt	Stadt
Postleitzahl	Postleitzahl
Adresse 1	Primäre Adresszeile
Adresse 2	Sekundäre Adresszeile
Bundesland	Bundesland oder Kanton
Notizen	Freitext-Notizen
Erstellt	Datum und Uhrzeit der Datensatzerstellung

Filtern:

Schnellsuche: Freitext-Suche über alle sichtbaren Spalten
Spaltenfilter: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach Wert zu filtern; numerische Spalten (Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz) unterstützen Zahlenfilter
Statusbereich: Umschalter zwischen Aktiviert, Deaktiviert und Alle, um zu steuern, welche Unternehmen angezeigt werden

Jahrauswahl: Verwenden Sie das Feld Jahr in der Symbolleiste, um zu wechseln, welche Jahreskennzahlen angezeigt werden. Die untere Zeile zeigt Summen für Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer und Umsatz über alle sichtbaren (gefilterten) Unternehmen.

Aktionen:

Neu: Unternehmen erstellen (erfordert companies:manager)
CSV importieren: Massenimport von Unternehmen aus einer CSV-Datei (erfordert companies:admin)
CSV exportieren: Unternehmen und ihre Kennzahlen als CSV exportieren (erfordert companies:admin)
Ausgewählte löschen: Ein oder mehrere ausgewählte Unternehmen löschen (erfordert companies:admin; nur möglich, wenn nichts das Unternehmen referenziert)

Suchkontext: Wenn Sie einen Unternehmens-Arbeitsbereich aus der Liste öffnen, werden Ihre aktuelle Suche, Filter, Sortierreihenfolge und das Jahr beibehalten. Die Rückkehr zur Liste stellt Ihre vorherige Ansicht wieder her.

Berechtigungen¶

Aktion	Erforderliche Stufe
Liste und Arbeitsbereiche anzeigen	`companies:reader`
Unternehmen erstellen oder bearbeiten	`companies:manager`
Importieren, exportieren oder löschen	`companies:admin`

Der Unternehmens-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf einen Unternehmensnamen in der Liste, um seinen Arbeitsbereich zu öffnen. Der Arbeitsbereich hat zwei Tabs, vertikal links angeordnet: Übersicht und Details.

Verwenden Sie Zurück / Weiter, um zwischen Unternehmen zu wechseln, ohne zur Liste zurückzukehren. Klicken Sie auf Schließen (X), um mit intaktem Suchkontext zur Liste zurückzukehren.

Bei nicht gespeicherten Änderungen fordert die App Sie auf, vor dem Tabwechsel, der Navigation zu einem anderen Unternehmen oder dem Jahreswechsel zu speichern.

Übersicht¶

Der Übersichts-Tab enthält allgemeine Informationen über das Unternehmen.

Was Sie bearbeiten können:

Name (Pflicht): der Anzeigename des Unternehmens
Land (Pflicht): ISO-Ländercode, durchsuchbar nach Name oder Code
Kontenplan: der mit diesem Unternehmen verknüpfte Kontenplan (siehe unten)
Adresse 1, Adresse 2: Adresszeilen
Postleitzahl: PLZ
Stadt (Pflicht): Stadtname
Bundesland: Bundesland oder Kanton
Registrierungsnr.: Handelsregisternummer
USt-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Basiswährung (Pflicht): ISO-Währungscode, durchsuchbar nach Name oder Code
Status / Deaktivierungsdatum: steuert, ob das Unternehmen aktiv ist (siehe unten)
Notizen: Freitext-Notizen

Details¶

Der Details-Tab verwaltet Jahreskennzahlen. Verwenden Sie die Jahrreiter oben, um zwischen Jahren zu wechseln (aktuelles Jahr plus zwei Jahre davor und danach).

Was Sie bearbeiten können:

Mitarbeiterzahl (Pflicht): Gesamtzahl der Mitarbeiter für das Jahr, muss eine nicht-negative Ganzzahl sein
IT-Benutzer (optional): Anzahl der IT-Benutzer, muss eine nicht-negative Ganzzahl sein
Umsatz (optional): Erlös in Millionen der Basiswährung des Unternehmens, bis zu 3 Dezimalstellen

Funktionsweise:

Jedes Speichern gilt nur für das aktuell ausgewählte Jahr
Wenn Kennzahlen für das Jahr eingefroren sind, sind die Felder schreibgeschützt; geben Sie sie unter Stammdaten-Administration frei, um Änderungen vorzunehmen
Sie benötigen companies:manager, um Kennzahlen zu bearbeiten

Kontenplan¶

Jedes Unternehmen kann mit einem Kontenplan (CoA) verknüpft werden, der den Satz von Konten definiert, die beim Erfassen von OPEX- oder CAPEX-Positionen für dieses Unternehmen verfügbar sind.

Funktionsweise:

Wenn Sie ein Unternehmen erstellen, wird es automatisch dem Standard-Kontenplan für sein Land zugewiesen (sofern vorhanden). Existiert kein Länder-Standard, wird der globale Standard-Kontenplan verwendet.
Sie können die Kontenplan-Zuordnung im Übersichts-Tab des Unternehmens über den Kontenplan-Selektor ändern. Der Selektor zeigt Kontenpläne, die zum Land des Unternehmens passen, plus alle global gültigen Kontenpläne.
Der von Ihnen ausgewählte Kontenplan bestimmt, welche Konten im Konto-Dropdown beim Erstellen oder Bearbeiten von Ausgabenpositionen für dieses Unternehmen erscheinen.

Was dies für Ihren Workflow bedeutet:

Unternehmen mit Kontenplan: Beim Erfassen von OPEX/CAPEX können Sie nur Konten auswählen, die zum Kontenplan dieses Unternehmens gehören. Dies gewährleistet buchhalterische Konsistenz.
Unternehmen ohne Kontenplan (Legacy): Können Konten verwenden, die keinem Kontenplan zugehören. Dies unterstützt die schrittweise Migration zum Kontenplan-System.
Kontenplan wechseln: Wenn Sie ein Unternehmen einem anderen Kontenplan zuweisen, behalten bestehende Ausgabenpositionen ihre aktuellen Konten (mit einer Warnung, falls sie nicht zum neuen Kontenplan passen), aber neue Positionen verwenden Konten aus dem neuen Kontenplan.

Kontenpläne einrichten: Gehen Sie zu Stammdaten > Kontenpläne, um Ihre Kontenplan-Sets anzuzeigen, zu erstellen oder zu verwalten. Sie können Kontenpläne von Grund auf erstellen oder aus Plattform-Vorlagen laden (länderspezifische Standard-Kontensets). Jedes Land kann einen Standard-Kontenplan haben, der automatisch neuen Unternehmen aus diesem Land zugewiesen wird.

Tipp: Wenn Sie beim Bearbeiten von OPEX/CAPEX-Positionen eine Warnung „Veraltetes Konto" sehen, bedeutet dies, dass das Konto nicht zum aktuellen Kontenplan des Unternehmens gehört. Aktualisieren Sie das Konto auf eines aus dem richtigen Kontenplan, um dies zu beheben.

Status und Deaktivierungsdatum¶

Verwenden Sie das Deaktivierungsdatum, um zu steuern, wann ein Unternehmen nicht mehr aktiv ist.

Unternehmen sind standardmäßig aktiviert. Sie können auch ein zukünftiges Deaktivierungsdatum planen.
Nach dem Deaktivierungsdatum:
- Das Unternehmen erscheint nicht mehr in Auswahllisten für neue Zuordnungen und wird aus Berichten für strikt spätere Jahre ausgeschlossen.
- Historische Daten bleiben erhalten; das Unternehmen erscheint weiterhin in Berichten, die Jahre abdecken, in denen es aktiv war.
Deaktivieren statt löschen. Das Löschen ist nur möglich, wenn nichts das Unternehmen referenziert (keine Zuordnungen oder Ausgaben).

Jahreskennzahlen¶

Viele Bereiche der App sind jahresbezogen. Unternehmen haben Kennzahlen pro Jahr:

Mitarbeiterzahl (Pflicht für das Jahr)
IT-Benutzer (optional)
Umsatz (optional, in Millionen der Basiswährung des Unternehmens)

Wo es relevant ist:

Zuordnungen können Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer oder Umsatz verwenden, um Kosten für ein bestimmtes Jahr über Unternehmen zu verteilen.
Berichte verwenden diese Kennzahlen für KPIs und Verhältniszahlen.
Nur für ein Jahr aktive Unternehmen werden für die Zuordnung und Berichterstattung dieses Jahres berücksichtigt.

Einfrieren und Kopieren:

Sie können ein Jahr nach Finalisierung einfrieren, um Bearbeitungen zu verhindern.
Verwenden Sie die Stammdaten-Administration, um Kennzahlen von einem Jahr in ein anderes zu kopieren (wählen Sie, welche Kennzahlen kopiert werden sollen). Eingefrorene Jahre können nicht überschrieben werden.

CSV-Import/Export¶

Halten Sie große Datensätze mit Ihren Quellsystemen per CSV synchron (Semikolon ; getrennt).

Export:

Vorlage: Datei nur mit Kopfzeilen, die Sie ausfüllen können (enthält dynamische Spalten für J-1, J, J+1 basierend auf dem ausgewählten Jahr)
Daten: Aktuelle Unternehmen plus ihre Kennzahlen für J-1 / J / J+1

Import:

Beginnen Sie mit der Vorprüfung (validiert Kopfzeilen, Kodierung, Pflichtfelder, Duplikate und Kennzahlen)
Wenn die Vorprüfung OK ist, wendet Laden Neuanlagen und Aktualisierungen an
Zuordnung erfolgt über den Namen des Unternehmens (innerhalb Ihres Arbeitsbereichs). Duplikate in der Datei werden nach Name dedupliziert (erstes Vorkommen gewinnt)
Pflichtfelder: Name, Land (2 Buchstaben), Basiswährung (3 Buchstaben), Stadt
Optionales Feld: coa_code (referenziert einen Kontenplan; wenn weggelassen, wird der Standard-Kontenplan des Landes verwendet)
Kennzahlen: Wenn Sie Kennzahlen für ein Jahr angeben, ist die Mitarbeiterzahl für dieses Jahr Pflicht; IT-Benutzer und Umsatz sind optional. Umsatz akzeptiert bis zu 3 Dezimalstellen und muss in Millionen der Basiswährung des Unternehmens angegeben werden

Hinweise:

Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen
Die Liste wird nach einem erfolgreichen Laden automatisch aktualisiert
Wenn Sie mit coa_code importieren, stellen Sie sicher, dass der Kontenplan in Ihrem Arbeitsbereich zuerst existiert

Tipps¶

Deaktivieren statt löschen: Bewahren Sie konsistente Historie und aussagekräftige Berichte.
Kontenplan: Weisen Sie Unternehmen Kontenpläne zu, um eine konsistente Kontenverwendung bei OPEX/CAPEX-Positionen sicherzustellen.
Umsatz: Geben Sie Werte in Millionen der Basiswährung des Unternehmens ein (z. B. 2,5 = 2,5 Millionen in dieser Währung).
Mitarbeiterzahl ist der häufigste Zuordnungstreiber; halten Sie ihn für das aktuelle Jahr aktuell.
Eingefrorene Kennzahlen: Sie können sie weiterhin einsehen, aber Bearbeitungen sind gesperrt, bis Sie sie in der Administration freigeben.
Spaltenauswahl: Verwenden Sie sie, um Spalten wie Stadt, Adresse, Bundesland oder Erstellt je nach Bedarf ein- oder auszublenden.
Kennzahlenspalten verlinken zu Details: Das Anklicken eines Mitarbeiterzahl-, IT-Benutzer- oder Umsatzwerts öffnet direkt den Details-Tab für dieses Unternehmen.