Abteilungen¶

Abteilungen repräsentieren organisatorische Einheiten innerhalb Ihrer Unternehmen. Verwenden Sie sie, um die Mitarbeiterzahl nach Jahr zu verfolgen, Kosten zuzuordnen und Zielgruppen für Anwendungen zu definieren. Jede Abteilung gehört zu einem Unternehmen und enthält jahresbezogene Mitarbeiterzahldaten, die in Leistungsverrechnungs- und Zuordnungsberechnungen einfließen.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Stammdaten > Abteilungen, um Ihre Abteilungsliste zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.

Pflichtfelder: - Name: Der Abteilungsname - Unternehmen: Zu welchem Unternehmen diese Abteilung gehört

Optional aber nützlich: - Beschreibung: Freitext-Beschreibung des Zwecks oder Umfangs der Abteilung - Mitarbeiterzahl: Anzahl der Mitarbeiter, jahresweise erfasst (wird nach der Erstellung im Details-Tab gesetzt)

Tipp: Importieren Sie Abteilungen aus Ihrem HR-System, um Ihre Organisationsstruktur abzugleichen.

Mit der Liste arbeiten¶

Das Abteilungs-Grid gibt Ihnen einen Überblick über alle Abteilungen mit ihrer Mitarbeiterzahl für ein bestimmtes Jahr.

Standardspalten: - Name: Abteilungsname -- zum Öffnen des Arbeitsbereichs Übersichts-Tab anklicken - Unternehmen: Übergeordnetes Unternehmen -- zum Öffnen des Arbeitsbereichs Übersichts-Tab anklicken - Mitarbeiterzahl (Jahr): Mitarbeiterzahl für das ausgewählte Jahr -- zum direkten Wechsel zum Details-Tab anklicken

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Status: Aktiviert oder Deaktiviert - Erstellt: Wann die Abteilung erstellt wurde

Jahrauswahl: Verwenden Sie das Feld Jahr in der Symbolleiste, um zu wechseln, welche Jahresmitarbeiterzahl angezeigt wird. Das Grid aktualisiert sich automatisch bei Jahreswechsel.

Statusbereich: Verwenden Sie den Umschalter Aktiviert / Deaktiviert / Alle, um nach Abteilungsstatus zu filtern. Die Liste zeigt standardmäßig nur aktivierte Abteilungen.

Schnellsuche: Die Suchleiste filtert über Abteilungsnamen.

Deep-Linking: Jede Zelle im Grid ist ein anklickbarer Link. Name und Unternehmen öffnen den Übersichts-Tab; Mitarbeiterzahl öffnet den Details-Tab. Wenn Sie zu einem Arbeitsbereich navigieren und zurückkehren, bleiben Sortierreihenfolge, Suchabfrage und Filter erhalten.

Aktionen: - Neu: Neue Abteilung erstellen (erfordert departments:manager) - CSV importieren: Massenimport von Abteilungen (erfordert departments:admin) - CSV exportieren: Als CSV exportieren (erfordert departments:admin) - Ausgewählte löschen: Ausgewählte Abteilungen entfernen (erfordert departments:admin)

Der Abteilungs-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Er hat zwei Tabs, vertikal links angeordnet: Übersicht und Details.

Die Arbeitsbereich-Symbolleiste enthält Zurück / Weiter-Schaltflächen zum Wechseln zwischen Abteilungen ohne Rückkehr zur Liste sowie Zurücksetzen und Speichern-Schaltflächen. Bei nicht gespeicherten Änderungen beim Navigieren werden Sie aufgefordert, zu speichern oder zu verwerfen.

Übersicht¶

Der Übersichts-Tab erfasst die Identität und den Status der Abteilung.

Was Sie bearbeiten können: - Name: Abteilungsname (Pflicht) - Unternehmen: Übergeordnetes Unternehmen -- verknüpft mit Unternehmen-Stammdaten (Pflicht). Unternehmen, die bereits eine Abteilung mit gleichem Namen haben, werden automatisch aus dem Dropdown ausgeschlossen, um Duplikate zu vermeiden. - Beschreibung: Freitext-Beschreibung - Status: Aktiviert oder Deaktiviert, mit optionalem geplanten Deaktivierungsdatum

Tipp: Beim Erstellen einer neuen Abteilung wird der Details-Tab erst nach dem Speichern des initialen Datensatzes verfügbar.

Details¶

Der Details-Tab verwaltet jahresbezogene Mitarbeiterzahl-Kennzahlen.

Jahrauswahl: Wählen Sie über die Jahrreiter oben im Panel, welches Jahr angezeigt oder bearbeitet werden soll. Fünf Jahre stehen zur Verfügung: zwei Jahre vor dem aktuellen Jahr bis zwei Jahre danach.

Kennzahlen pro Jahr: - Mitarbeiterzahl: Gesamtzahl der Mitarbeiter in dieser Abteilung für das ausgewählte Jahr

Funktionsweise: - Die Mitarbeiterzahl fließt in Zielgruppenberechnungen für Anwendungen ein - Werte werden pro Jahr gespeichert -- ein Jahreswechsel lädt die Daten dieses Jahres unabhängig - Wenn die Kennzahlen für das ausgewählte Jahr von einem Administrator eingefroren wurden, ist das Feld gesperrt und ein Hinweis erklärt, wie die Sperre aufgehoben werden kann

Tipp: Aktualisieren Sie die Mitarbeiterzahl jährlich während Ihres Budgetplanungszyklus. Verwenden Sie die Jahrreiter, um zukünftige Jahre zu überprüfen oder vorzufüllen.

CSV-Import/Export¶

Halten Sie Abteilungen mit Ihrem HR-System per CSV synchron.

Export: - Lädt alle Abteilungen mit Kennzahlen des aktuellen Jahres herunter

Import: - Verwenden Sie die Vorprüfung zum Validieren vor dem Anwenden - Zuordnung über Abteilungsname + Unternehmensname - Kann neue Abteilungen erstellen oder bestehende aktualisieren

Pflichtfelder: Name, Unternehmen

Optionale Felder: Mitarbeiterzahl, Status

Hinweise: - Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen - Mitarbeiterzahl-Werte sind jahresspezifisch -- importierte Werte gelten für das aktuelle Jahr

Tipps¶

Organisationsstruktur abgleichen: Spiegeln Sie die Abteilungshierarchie Ihres HR-Systems für Konsistenz wider.
Mitarbeiterzahl jährlich aktualisieren: Setzen Sie sich eine Erinnerung, die Abteilungskennzahlen während der Budgetplanung zu aktualisieren.
Für Zuordnungen verwenden: Die Abteilungs-Mitarbeiterzahl treibt Kostenzuordnungsberechnungen -- halten Sie sie aktuell.
Deaktivieren statt löschen: Wenn Abteilungen umstrukturiert werden, deaktivieren Sie alte statt sie zu löschen, um historische Daten zu bewahren.
Deep-Links nutzen: Klicken Sie direkt auf die Mitarbeiterzahl in der Liste, um zum Details-Tab zu springen und Kennzahlen ohne zusätzlichen Klick zu bearbeiten.