Aufgabentypen-Schnelleinstieg: Run, Build & Aufgaben¶

Dieser Leitfaden erklärt die verschiedenen Typen von Arbeitselementen in KANAP und wie man sie unterscheidet. Er behandelt den Run (den Betrieb am Laufen halten), den Build (Dinge verbessern) und die bereichsübergreifende Aufgabe, die beides verbindet. Die zweite Hälfte ist ein praktischer Spickzettel für die tägliche Arbeit mit Aufgaben.

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Das Gesamtbild¶

Alles, was Ihre IT-Abteilung tut, fällt in eine von zwei Kategorien -- plus eine universelle Arbeitseinheit, die beide übergreift:

Kategorie	Zweck	Arbeitselemente
Run	Bestehende Systeme betriebsfähig und sicher halten	Incident, Problem
Build	Die IT-Landschaft weiterentwickeln und aufbauen	Anfrage, Projekt, Bug
Bereichsübergreifend	Atomare Arbeitseinheit über Run und Build	Aufgabe

Run -- Den Betrieb am Laufen halten¶

Jeder beteiligt sich am Run. Er stellt die betriebliche Kontinuität (MCO) und die Sicherheitswartung (MCS) bestehender Systeme sicher.

Incident¶

Eine ungeplante Unterbrechung oder Beeinträchtigung eines Produktionsdienstes.

Hat einen erheblichen Einfluss auf das Funktionieren des Informationssystems
Das Ziel ist die Wiederherstellung des Dienstes -- schnellstmöglich wieder funktionsfähig machen
Reaktiver Natur: Etwas ist kaputtgegangen und Benutzer sind betroffen

Beispiele

MES-Systemausfall
Unerwarteter VM-Neustart
Unternehmensweiter VPN-Zugangsausfall

Problem¶

Eine Ursachenuntersuchung, ausgelöst durch wiederkehrende Incidents.

Typischerweise von der IT identifiziert, nachdem ein Muster ähnlicher Incidents erkannt wurde
Das Ziel ist eine dauerhafte Lösung -- die zugrunde liegende Ursache beheben, nicht nur die Symptome
Proaktiv: Die IT eröffnet ein Problem, um zukünftige Incidents zu verhindern

Beispiele

Wiederkehrende Leistungsverschlechterung beim Internetzugang
Wiederholte Fehler auf einer Datenschnittstelle

Build -- Die Landschaft weiterentwickeln¶

Der Build umfasst alle Weiterentwicklungen und den Aufbau des Informationssystems. Jeder beteiligt sich.

Anfrage (Change Request)¶

Eine geplante Anforderung zur Änderung des Informationssystems.

Kann technischer, funktionaler, fachlicher oder IT-seitiger Natur sein
Selten dringend
Löst einen Validierungs-Workflow aus und wird bei Genehmigung zu einer Aufgabe oder einem Projekt
Erfüllt mindestens eines dieser Kriterien:
- Erheblicher Arbeitsaufwand (>3 Tage)
- Umfasst mehrere IT- oder Fachbereichsteams
- Erfordert erheblichen Change-Management-Aufwand

Beispiele

Neues Feld zur Synchronisation zwischen SAP und PLM
Neue Fachbereichsanwendung
Integration eines Remote-Standorts

Projekt¶

Ein koordinierter Satz von Aufgaben, organisiert um ein definiertes Ziel, mit Umfang, Zeitplan, Budget und identifizierten Ergebnissen.

Gleiche Kriterien wie eine Anfrage -- entsteht normalerweise aus einer genehmigten Anfrage
Schnellverfahren: Einige Projekte werden ohne den Anfrageprozess aufgesetzt (Vorstandsentscheidung, dringende regulatorische Änderung...). Sie gehen direkt als Projekt ein.

Beispiele

S4/HANA-Upgrade
Firewall-Migration

Bug¶

Ein Defekt in einem System in der Entwicklung.

Zu komplex, um in einem einfachen Ticket behandelt zu werden -- erfordert eingehende Analyse
Rein ein Build-Konzept: Das System ist noch nicht in Produktion (oder der Defekt betrifft eine Komponente, die noch gebaut wird)

Beispiele

Unzureichende Zugriffsrechte auf einer neuen SAP-Kachel
Fehlerhafte Firewall-Regel bei einem neuen Server-Deployment

Incident vs. Bug

Dies ist die häufigste Verwechslung. Die Regel ist einfach:

Es läuft in Produktion und geht kaputt? → Incident (Run)
Es ist in der Entwicklung und funktioniert nicht? → Bug (Build)

Die Unterscheidung ist wichtig, weil Incidents die Dienstwiederherstellung priorisieren, während Bugs die Ursachenbehebung im Entwicklungszyklus priorisieren.

Bereichsübergreifend -- Die Aufgabe¶

Aufgaben sind die atomare Arbeitseinheit in KANAP. Sie übergreifen die Run/Build-Grenze.

Aufgabe¶

Eine klar umrissene Aktion mit einem definierten Verantwortlichen, Status und Termin.

Kann eigenständig sein oder mit einem Projekt, einer OPEX-Position, einem Vertrag oder einer CAPEX-Position verknüpft werden
Trägt einen konkreten Aufwand
Der Einfluss auf Benutzer oder Dienste ist begrenzt und gut verstanden
Erfordert keine Koordination über mehrere Teams -- auch wenn es lange dauert, wird es von einer einzelnen Person getragen, ohne bereichsübergreifende Analyse zu erfordern

Beispiele

Neuen Domänencontroller installieren
Die neue Notilus-zu-S4/HANA-Schnittstelle dokumentieren
SSL-Zertifikat auf dem Intranet-Portal erneuern

Aufgabe vs. Anfrage/Projekt

Wenn die Arbeit eines dieser Kriterien erfüllt, ist es eine Anfrage (und potenziell ein Projekt), keine Aufgabe:

Erheblicher Arbeitsaufwand (>3 Tage) UND erfordert bereichsübergreifende Analyse
Erfordert Koordination über mehrere Teams
Erfordert erhebliches Change Management

Eine Aufgabe kann 10 Tage dauern, wenn sie von einer Person getragen wird, ohne besondere bereichsübergreifende Komplexität.

Zusammenfassungstabelle¶

Typ	Kategorie	Hauptkriterium	Beispiel
Incident	Run	Ungeplante Unterbrechung/Beeinträchtigung in Produktion	MES-Ausfall
Problem	Run	Ursache wiederkehrender Incidents	Wiederkehrende Internet-Leistungsprobleme
Anfrage	Build	Geplante SI-Änderung (>3T / Multi-Team / Change Mgmt)	Neues SAP-zu-PLM-Feld
Projekt	Build	Koordinierter Aufgabensatz mit Umfang, Zeitplan, Budget	S4/HANA-Upgrade
Bug	Build	Defekt in einem System in der Entwicklung	Fehlerhafte Firewall-Regel auf neuem Server
Aufgabe	Bereichsübergreifend	Umrissene Aktion, ein Verantwortlicher, keine Multi-Team-Koordination	SSL-Zertifikat erneuern

Mit Aufgaben arbeiten -- Spickzettel¶

Der Rest dieses Leitfadens behandelt die praktischen Grundlagen. Für vollständige Details siehe Aufgaben.

Wo Aufgaben leben¶

Kontext	Was es bedeutet	Wo erstellen
Eigenständig	Unabhängige Arbeit, mit nichts verknüpft	Portfolio > Aufgaben > Neu
Projekt	Ergebnis innerhalb eines Projekts	Projekt-Arbeitsbereich Aufgaben-Tab, oder Zeitstrahl-Phasen-Verknüpfung
OPEX	Aktion gebunden an eine OPEX-Position	OPEX-Arbeitsbereich Aufgaben-Tab
Vertrag	Aktion gebunden an einen Vertrag	Vertrags-Arbeitsbereich Aufgaben-Tab
CAPEX	Aktion gebunden an eine CAPEX-Position	CAPEX-Arbeitsbereich Aufgaben-Tab

Alle Aufgaben erscheinen in der zentralen Portfolio > Aufgaben-Liste unabhängig vom Kontext, sodass Sie immer einen Ort haben, um alles zu sehen.

Status auf einen Blick¶

Status	Farbe	Bedeutung
Offen	Grau	Noch nicht begonnen
In Bearbeitung	Orange	Jemand arbeitet daran
Ausstehend	Blau	Blockiert -- wartet auf Eingabe oder Entscheidung
Im Test	Lila	Umsetzung erledigt, wartet auf Validierung
Erledigt	Grün	Abgeschlossen (erfordert erfasste Zeit bei Projektaufgaben)
Abgebrochen	Rot	Nicht mehr benötigt

Prioritätsstufen¶

Priorität	Wann verwenden
Blocker	Blockiert andere Arbeit -- sofortige Aufmerksamkeit
Hoch	Wichtig und zeitkritisch
Normal	Standardpriorität (Standard)
Niedrig	Kann aufgeschoben werden
Optional	Nice-to-have

Der Aufgaben-Arbeitsbereich -- Kernbereiche¶

Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, haben Sie eine Seitenleiste links und einen Hauptinhaltsbereich rechts.

Seitenleisten-Abschnitte:

Kontext -- womit die Aufgabe verknüpft ist (oder Eigenständig)
Aufgabendetails -- Typ, Priorität, Status
Klassifizierung -- Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen (nur bei eigenständigen und Projektaufgaben; Standardwerte aus Organisationseinstellungen oder übergeordnetem Projekt)
Zeit -- Gesamtzeit und Schaltfläche Zeit erfassen (nur bei eigenständigen und Projektaufgaben)
Personen -- Antragsteller, Beauftragter, Betrachter
Termine -- Start- und Fälligkeitsdatum
Wissensdatenbank -- Wissensdatenbank-Artikel mit der Aufgabe verknüpfen

Hauptinhalt:

Beschreibung -- ein Markdown-Editor mit Unterstützung für Formatierung, Listen, Codeblöcke, Links und eingefügte Bilder
Import / Export -- eine .docx-Datei in die Beschreibung importieren, oder als PDF, DOCX oder ODT exportieren
Anhänge -- Drag-and-Drop-Dateiuploads (bis zu 20 MB pro Datei)
Aktivität -- Kommentare-, Verlauf- und Zeitprotokoll-Tabs

Schnellaktionen, die Sie kennen sollten¶

Aktion	Wie
Speichern	Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Strg+S (Cmd+S auf Mac)
In Anfrage konvertieren	Header-Symbolleiste -- stuft eine Aufgabe zu einer formalen Portfolio-Anfrage auf, wenn der Umfang wächst
Link senden	Header-Symbolleiste -- einen Link per E-Mail an Kollegen oder externe Kontakte senden
Zeit inline erfassen	Im Kommentare-Tab einen Kommentar + Statusänderung + Zeiteintrag in einem Schritt absenden
Referenz kopieren	Auf den Referenz-Chip klicken (z. B. T-42), um ihn in die Zwischenablage zu kopieren

Was je nach Kontext variiert¶

Nicht jede Funktion ist in jedem Kontext verfügbar. Hier ist, was sich ändert:

Funktion	Eigenständig	Projekt	OPEX / Vertrag / CAPEX
Klassifizierungsfelder	Ja	Ja (Standardwerte aus Projekt)	Nein
Zeiterfassung	Ja	Ja (speist Projekt-Ist-Werte)	Nein
Phasenzuordnung	Nein	Ja	Nein
Prioritätswert-Badge	Fest nach Priorität	Berechnet aus Projekt + Priorität	Fest nach Priorität
Erledigt erfordert erfasste Zeit	Nein	Ja	Nein

Klassifizierungs-Standardwerte¶

Wenn Sie eine eigenständige Aufgabe erstellen, füllt KANAP Klassifizierungsfelder (Quelle, Kategorie, Stream, Unternehmen) aus den Standardeinstellungen Ihrer Organisation vor -- und spart Ihnen ein paar Klicks. Für Projektaufgaben kommen die Klassifizierungsstandards vom übergeordneten Projekt, können aber unabhängig auf jeder Aufgabe geändert werden.

Aufgabentypen anpassen¶

Alle Arbeitselementtypen sind unter Portfolio > Einstellungen konfigurierbar. Sie können:

Neue Typen hinzufügen, die zu den Prozessen Ihrer Organisation passen
Bestehende Typen deaktivieren, die Sie nicht benötigen
Typen umbenennen, um Ihrer Terminologie zu entsprechen

Die Liste in diesem Leitfaden ist ein Ausgangspunkt. Passen Sie sie an die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer IT-Abteilung an.

Weiterführend¶

Aufgaben -- vollständige Referenz für Status, CSV-Import/Export, Zeiterfassung und jede Arbeitsbereich-Funktion
OPEX -- OPEX-Positionen und ihre Aufgaben verwalten
CAPEX -- CAPEX-Positionen und ihre Aufgaben verwalten
Verträge -- Verträge und ihre Aufgaben verwalten
Portfolio-Projekte -- Projektumsetzung, Phasen, Aufwandsverfolgung und Projektaufgaben
Erste Schritte -- wenn Sie neu bei KANAP sind

Sie sind startklar

Sie verstehen jetzt, wie KANAP Arbeit kategorisiert und wie Sie Aufgaben im Alltag nutzen. Wenn Sie sich bei der Wahl des richtigen Arbeitselementtyps unsicher sind, fragen Sie sich: Hält es den Betrieb am Laufen (Run) oder macht es Dinge besser (Build)? Dann wählen Sie den passenden Typ. Für alles andere gibt es eine Aufgabe.