Geschäftsprozesse¶

Mit Geschäftsprozessen können Sie einen zentralen Katalog der End-to-End-Prozesse Ihrer Organisation erstellen und pflegen -- beispielsweise Order-to-Cash, Procure-to-Pay oder Hire-to-Retire. Indem Sie Prozessnamen, Kategorien und Verantwortliche an einem Ort verwalten, schaffen Sie einen einheitlichen Referenzpunkt, auf den der Rest von KANAP für Zuständigkeiten, Berichte und Audits zugreifen kann.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Stammdaten > Geschäftsprozesse, um die Liste zu öffnen.

Pflichtfelder:

Name: Der Prozessname, idealerweise mit einem Kurzcode (z. B. „Order-to-Cash (O2C)").

Berechtigungen:

Anzeigen: business_processes:reader
Erstellen / Bearbeiten: business_processes:manager
Löschen, CSV importieren/exportieren: business_processes:admin

Wenn die Seite fehlt oder Felder schreibgeschützt sind, bitten Sie Ihren Mandanten-Administrator, Ihre Rollenberechtigungen anzupassen.

Mit der Liste arbeiten¶

Die Liste zeigt alle Geschäftsprozesse Ihres Mandanten.

Standardspalten:

Name -- der Prozessname. Zum Öffnen des Arbeitsbereichs anklicken.
Kategorien -- eine oder mehrere Kategorien, denen der Prozess angehört (z. B. „Kunden & Vertrieb", „Finanzen & Controlling"). Mehrere Kategorien werden als kommagetrennte Liste angezeigt.
Prozessverantwortlicher -- der für den Prozess verantwortliche Benutzer.

Zusätzliche Spalten (standardmäßig ausgeblendet; über Spaltenauswahl aktivierbar):

Status -- aktiviert oder deaktiviert.
Aktualisiert -- wann der Prozess zuletzt geändert wurde.

Filtern und Sortieren:

Die Schnellsuche filtert über alle sichtbaren Spalten.
Der Standardbereich zeigt nur aktivierte Prozesse. Umschalten, um alle oder nur deaktivierte zu sehen.
Die Standardsortierung gruppiert Zeilen nach Kategorien, dann nach Name.

Aktionen (Symbolleiste oben rechts):

Neu (Manager+) -- einen neuen Geschäftsprozess erstellen.
Kategorien verwalten (Manager+) -- den Dialog zur Kategorieverwaltung öffnen.
CSV importieren (Admin) -- Prozesse aus einer CSV-Datei massenimportieren.
CSV exportieren (Admin) -- alle Prozesse als CSV exportieren.
Ausgewählte löschen (Admin) -- eine oder mehrere ausgewählte Zeilen löschen.

Der Geschäftsprozess-Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Liste -- oder die Schaltfläche Neu -- um den Arbeitsbereich zu öffnen.

Der Arbeitsbereich hat einen einzelnen Übersichts-Tab auf der linken Seite und eine Symbolleiste am oberen Rand:

Zurück / Weiter -- zwischen Prozessen in der aktuellen Listenreihenfolge wechseln.
Zurücksetzen -- nicht gespeicherte Änderungen verwerfen.
Speichern -- Änderungen speichern.
Schließen (X-Symbol) -- zur Liste zurückkehren, Filter und Sortierung beibehalten.

Wenn Sie mit nicht gespeicherten Änderungen navigieren, werden Sie aufgefordert, zu speichern oder zu verwerfen.

Übersicht¶

Der Übersichts-Tab ist in drei Abschnitte gegliedert.

Grunddaten

Name (Pflicht) -- verwenden Sie einen klaren Namen einschließlich des Kurzcodes, z. B. „Order-to-Cash (O2C)" oder „Hire-to-Retire (H2R)".
Beschreibung -- eine kurze Zusammenfassung, was der Prozess umfasst. Eine gute Beschreibung erfasst die Start- und Endpunkte (z. B. „Von der Kundenbestellung über Lieferung, Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang.").
Aktiviert-Umschalter -- aktive Prozesse erscheinen in Auswahlfeldern in der gesamten App. Deaktivieren Sie einen Prozess, um ihn stillzulegen ohne zu löschen, damit historische Referenzen erhalten bleiben.

Klassifizierung

Kategorien (Mehrfachauswahl) -- weisen Sie eine oder mehrere Kategorien zu. Sie können aus bestehenden Kategorien wählen, eine neue inline mit Neue Kategorie erstellen oder auf Kategorien bearbeiten klicken, um den vollständigen Dialog zur Kategorieverwaltung zu öffnen.
Prozessverantwortlicher -- der für den Prozess letztlich verantwortliche Benutzer. Wird im Listen-Grid angezeigt und steht für künftige Benachrichtigungen und Genehmigungen zur Verfügung.
IT-Verantwortlicher -- der für die IT-Systeme und Werkzeuge verantwortliche Benutzer, die diesen Prozess unterstützen.

Details

Notizen -- Freitextfeld für interne Informationen wie Links zu Prozesskarten, SOPs, Bereichsnotizen oder Verbesserungsplänen.

Kategorien verwalten¶

Kategorien werden über alle Geschäftsprozesse hinweg geteilt. Sie können sie von zwei Stellen aus verwalten:

Auf der Listenseite klicken Sie auf Kategorien verwalten.
Im Arbeitsbereich, unter dem Feld Kategorien, klicken Sie auf Kategorien bearbeiten.

Beide öffnen den Dialog Geschäftsprozess-Kategorien verwalten.

Was Sie tun können:

Umbenennen -- den Namen direkt im Textfeld bearbeiten.
Aktivieren / Deaktivieren -- umschalten, ob eine Kategorie in Auswahlfeldern erscheint. Inaktive Kategorien werden bei neuen Zuweisungen ausgeblendet, bleiben aber bei bestehenden Prozessen erhalten.
Löschen -- eine Kategorie entfernen. Das Löschen funktioniert nur, wenn kein Prozess sie verwendet; andernfalls sehen Sie eine Fehlermeldung.
Neue Kategorie -- eine neue Zeile oben im Dialog hinzufügen.

Speichern und Abbrechen:

Es wird nichts gespeichert, bis Sie auf Speichern klicken. Während der Dialog geöffnet ist, werden alle Änderungen lokal verfolgt.
Abbrechen schließt den Dialog und verwirft alles, was Sie geändert haben.
Wenn beim Speichern ein Fehler auftritt (z. B. ein doppelter Name oder eine noch verwendete Kategorie), bleibt der Dialog geöffnet, damit Sie das Problem korrigieren können.

CSV-Import/Export¶

Verwenden Sie CSV-Import und -Export für den Massenimport oder die Offline-Bearbeitung Ihres Prozesskatalogs. Beide erfordern Admin-Zugriff.

Exportieren¶

Klicken Sie auf der Listenseite auf CSV exportieren. Sie können exportieren:

Eine Vorlage (nur Kopfzeile) als Ausgangspunkt.
Daten (alle Prozesse des aktuellen Mandanten).

Die Datei verwendet Semikolons (;) als Trennzeichen und ist als UTF-8 mit BOM für Excel-Kompatibilität codiert.

Spalten: name, categories, description, notes, status.

Die Spalte categories kann mehrere durch Semikolons getrennte Kategorienamen innerhalb der Zelle enthalten (z. B. Kunden & Vertrieb; Finanzen & Controlling).

Importieren¶

Klicken Sie auf der Listenseite auf CSV importieren, dann:

Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch (muss den Vorlagenkopfzeilen entsprechen und ; als Trennzeichen verwenden).
Führen Sie die Vorprüfung durch -- diese validiert Kopfzeilen und Daten und zeigt, wie viele Zeilen erstellt bzw. aktualisiert werden.
Wenn die Vorprüfung bestanden wird, klicken Sie auf Laden zum Anwenden.

Zuordnungsregeln:

Zeilen werden anhand des Namens zugeordnet (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Ein übereinstimmender Name aktualisiert den bestehenden Prozess; ein neuer Name erstellt einen neuen Prozess.
Jede Kategorie in der Zelle categories wird getrimmt und anhand des Namens zugeordnet. Wenn eine Kategorie noch nicht existiert, wird sie automatisch als aktive Kategorie erstellt.
Die Spalte status legt den Aktiviert/Deaktiviert-Zustand fest. Lebenszyklusdaten werden nicht importiert -- passen Sie diese bei Bedarf im Arbeitsbereich an.

Tipp: Exportieren Sie zuerst Ihre aktuellen Daten, ändern Sie die CSV und importieren Sie erneut. Dies vermeidet versehentliche Duplikate und stellt sicher, dass Sie mit dem aktuellsten Stand arbeiten.

Tipps¶

Namenskonvention -- bleiben Sie beim Format „Klarname (CODE)" (z. B. „Order-to-Cash (O2C)"), damit Prozesse leicht zu finden und auf einen Blick erkennbar sind.
Stilllegen statt löschen -- deaktivieren Sie Prozesse, die Sie nicht mehr nutzen, anstatt sie zu löschen. Dies bewahrt historische Referenzen und Audit-Trails.
Kategorien zuerst -- richten Sie Ihre Kategoriestruktur ein, bevor Sie Prozesse massenimportieren. Der Import erstellt fehlende Kategorien automatisch, aber vorherige Planung hält alles ordentlich.
Prozessverantwortliche frühzeitig -- die Zuweisung eines Prozessverantwortlichen jetzt bedeutet, dass Zuständigkeitsdaten bereits vorhanden sind, wenn künftige Funktionen wie Benachrichtigungen und Aufgabenweiterleitung verfügbar werden.