Portfolio-Einstellungen¶

Die Portfolio-Einstellungen ermöglichen es Ihnen, das Bewertungssystem, die Teamfähigkeiten, Projektphasenvorlagen und die Klassifizierungsstruktur zu konfigurieren, die über alle Portfolio-Anfragen und -Projekte hinweg verwendet werden. Diese Einstellungen bestimmen, wie Anfragen bewertet, wie Projekte strukturiert und wie Elemente kategorisiert werden.

Wo Sie es finden¶

Arbeitsbereich: Portfolio
Pfad: Portfolio > Einstellungen
Berechtigungen:
Sie benötigen portfolio_settings:admin, um Einstellungen zu ändern
Niedrigere Berechtigungsstufen können anzeigen, aber nicht bearbeiten

Wenn Sie Einstellungen nicht im Menü sehen, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen.

Bewertungskriterien¶

Definieren Sie die Bewertungskriterien, die zur Berechnung der Prioritätswerte für Anfragen und Projekte verwendet werden.

Obligatorischer Bypass-Einstellung¶

Oben auf dem Reiter Bewertungskriterien: - Obligatorische Anfragen erhalten automatisch 100 Punkte: Wenn aktiviert, erhält jede Anfrage mit einem als „obligatorisch" gekennzeichneten Kriterienwert einen Prioritätswert von 100, unabhängig von anderen Kriterien

Kriterien verwalten¶

Jedes Kriterium hat: - Name: Was Sie bewerten (z. B. „Strategische Ausrichtung", „Risikostufe") - Gewichtung: Relative Wichtigkeit (höhere Gewichtung = mehr Einfluss auf den Wert) - Invertiert: Wenn aktiviert, erster Wert = höchster Wert statt niedrigster - Aktiviert/Deaktiviert: Umschalter zum Ein-/Ausschließen in der Bewertung - Werte: Die Skalenoptionen in Reihenfolge

Um ein Kriterium hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Kriterium hinzufügen 2. Geben Sie den Namen ein 3. Legen Sie die Gewichtung fest (Standard ist 1) 4. Aktivieren Sie „Invertiert", wenn eine höhere Position einen niedrigeren Wert bedeuten soll 5. Definieren Sie die Werte in Reihenfolge (mindestens 2) 6. Markieren Sie optional einen Wert als „Obligatorisch" (löst den Bypass aus) 7. Klicken Sie auf Speichern

Um ein Kriterium zu bearbeiten: - Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol - Ändern Sie Name, Gewichtung, Invertierung oder Werte - Klicken Sie auf Speichern

Um ein Kriterium zu löschen: - Klicken Sie auf das Löschsymbol - Bestätigen Sie die Löschung - Hinweis: Vorhandene Bewertungen, die dieses Kriterium verwenden, werden entfernt

Beispielkriterien: - Strategische Ausrichtung: Niedrig, Mittel, Hoch (Gewichtung 2) - Geschäftswert: Niedrig, Mittel, Hoch, Sehr hoch (Gewichtung 1,5) - Risikostufe: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch (Gewichtung 1, invertiert) - Compliance: Optional, Empfohlen, Obligatorisch (Gewichtung 1, „Obligatorisch" löst Bypass aus)

Fähigkeiten¶

Definieren Sie Fachgebiete der Teammitglieder für die Projektbesetzung.

Fähigkeiten verwalten¶

Fähigkeiten sind nach Kategorie gruppiert: - Fähigkeiten ein-/ausschalten, um sie für Teamzuweisungen verfügbar zu machen - Fähigkeiten nach Bedarf hinzufügen, bearbeiten oder löschen

Standardwerte laden: - Wenn keine Fähigkeiten existieren, klicken Sie auf Standardwerte laden, um mit Standard-IT- und Business-Fähigkeiten zu befüllen - Kategorien umfassen: Entwicklung, Infrastruktur, Business-Analyse, Projektmanagement usw.

Um eine Fähigkeit hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Fähigkeit hinzufügen 2. Wählen oder tippen Sie einen Kategorienamen 3. Geben Sie den Fähigkeitsnamen ein 4. Klicken Sie auf Speichern

Um eine Fähigkeit zu deaktivieren: - Schalten Sie den Schalter neben dem Fähigkeitsnamen um - Deaktivierte Fähigkeiten erscheinen nicht in den Auswahllisten für Teamfähigkeiten

Phasenvorlagen¶

Definieren Sie Standard-Phasenstrukturen zur Anwendung auf Projekte.

Vorlagen verstehen¶

Phasenvorlagen bieten: - Konsistente Projektstrukturen in der gesamten Organisation - Schnelle Einrichtung beim Erstellen oder Planen von Projekten - Optionale Meilensteine, die mit jeder Phase verknüpft sind

Systemvorlagen: - Von KANAP bereitgestellte vordefinierte Vorlagen - Mit einem „System"-Chip gekennzeichnet - Können bearbeitet werden, bieten aber sinnvolle Standardwerte

Benutzerdefinierte Vorlagen: - Vorlagen, die Sie für die Methodik Ihrer Organisation erstellen - Nützlich für verschiedene Projekttypen (z. B. Agil, Wasserfall, Quick Win)

Vorlagen verwalten¶

Um eine Vorlage zu erstellen: 1. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen 2. Geben Sie den Vorlagennamen ein 3. Fügen Sie Phasen in Reihenfolge hinzu: - Phasennamen eingeben - „Meilenstein" aktivieren, wenn ein Abschlussmeilenstein erstellt werden soll - Optional den Meilensteinnamen anpassen 4. Fügen Sie weitere Phasen nach Bedarf hinzu 5. Klicken Sie auf Speichern

Um eine Vorlage zu bearbeiten: - Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol - Ändern Sie Name, Phasen oder Meilensteineinstellungen - Klicken Sie auf Speichern

Um eine Vorlage zu löschen: - Klicken Sie auf das Löschsymbol - Bestätigen Sie die Löschung - Hinweis: Bestehende Projekte, die diese Vorlage verwenden, sind nicht betroffen

Beispielvorlagen: - Wasserfall: Analyse, Design, Entwicklung, Test, Bereitstellung (alle mit Meilensteinen) - Agil: Discovery, MVP, Iteration 1, Iteration 2, Release - Quick Win: Planung, Ausführung, Abschluss

Klassifizierung¶

Konfigurieren Sie Typen, Kategorien und Streams zur Organisation von Anfragen und Projekten.

Typen¶

Typen beschreiben die Art der Arbeit: - Erweiterung: Verbesserungen bestehender Fähigkeiten - Neuentwicklung: Aufbau neuer Fähigkeiten - Wartung: Systeme betriebsbereit halten - Infrastruktur: Plattform und technische Grundlage

Um einen Typ hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Typ hinzufügen 2. Geben Sie Name und optionale Beschreibung ein 3. Klicken Sie auf Speichern

Um einen Typ umzuschalten: - Verwenden Sie den Schalter zum Aktivieren/Deaktivieren - Deaktivierte Typen erscheinen nicht in Auswahl-Dropdowns

Kategorien & Streams¶

Kategorien bieten eine übergeordnete Gruppierung, und Streams bieten eine Unterkategorisierung innerhalb jeder Kategorie.

Struktur:

Kategorie (z. B. „Digitale Transformation")
  ├── Stream (z. B. „Kundenerlebnis")
  ├── Stream (z. B. „Betriebseffizienz")
  └── Stream (z. B. „Datenanalyse")

Um eine Kategorie hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen 2. Geben Sie Name und optionale Beschreibung ein 3. Klicken Sie auf Speichern

Um einen Stream hinzuzufügen: 1. Erweitern Sie die Kategorie 2. Klicken Sie auf Stream hinzufügen 3. Geben Sie Name und optionale Beschreibung ein 4. Klicken Sie auf Speichern

Um Elemente umzuschalten: - Verwenden Sie Schalter zum Aktivieren/Deaktivieren von Kategorien oder Streams - Deaktivierte Elemente erscheinen nicht in Auswahl-Dropdowns - Das Deaktivieren einer Kategorie blendet alle ihre Streams aus

Systemelemente: - Vordefinierte Kategorien und Typen mit „System"-Chip gekennzeichnet - Können bearbeitet oder deaktiviert, aber nicht gelöscht werden

Best Practices¶

Halten Sie die Typenliste kurz (3-6 Einträge)
Verwenden Sie Kategorien für wichtige Geschäftsbereiche oder strategische Themen
Verwenden Sie Streams für spezifischere Gruppierungen innerhalb von Kategorien
Überprüfen und bereinigen Sie ungenutzte Klassifizierungselemente regelmäßig

Tipps¶

Beginnen Sie mit der Bewertung: Definieren Sie zuerst Ihre Bewertungskriterien, damit Anfragen richtig priorisiert werden können
Verwenden Sie Vorlagen: Erstellen Sie Vorlagen, die zur Umsetzungsmethodik Ihrer Organisation passen
Halten Sie die Klassifizierung einfach: Zu viele Optionen erzeugen Verwirrung; beginnen Sie klein und erweitern Sie nach Bedarf
Überprüfen Sie regelmäßig: Wenn sich Ihre Organisation weiterentwickelt, überprüfen Sie diese Einstellungen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant sind