Administration¶

Der Bereich Administration bietet Zugriff auf Benutzerverwaltung, Rollenkonfiguration, Abrechnung, Authentifizierungseinstellungen, Branding-Steuerung und den Audit-Protokoll-Viewer. Diese Seiten sind in der Regel auf Administratoren beschränkt.

Wo Sie es finden¶

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Administration, um den Administrationsbereich aufzurufen.

Berechtigungen: Verschiedene Administrationsseiten erfordern unterschiedliche Berechtigungen: - Unternehmen, Abteilungen, Lieferanten, Konten: {resource}:reader zum Anzeigen - Benutzer & Zugriff: users:reader zum Anzeigen, users:admin zum Verwalten - Rollen: users:reader zum Anzeigen, users:admin zum Bearbeiten - Audit-Protokoll: Erfordert users:admin - Abrechnung: Erfordert die Rolle Abrechnungsadministrator - Authentifizierung: Erfordert users:admin (Feature-Flag-gesteuert; erfordert aktiviertes SSO) - Branding: Erfordert users:admin (nur Mandanten-Host; über die Seitenleiste zugänglich)

Administrations-Hub¶

Die Startseite der Administration bietet schnellen Zugriff auf die wichtigsten Verwaltungsfunktionen:

Karte	Beschreibung	Erforderliche Berechtigung
Unternehmen	Unternehmen und Jahreskennzahlen verwalten	`companies:reader`
Abteilungen	Abteilungen und Mitarbeiterzahl verwalten	`departments:reader`
Lieferanten	Lieferanten und Kontakte verwalten	`suppliers:reader`
Konten	Buchungskonten verwalten	`accounts:reader`
Benutzer & Zugriff	Plätze und Rollen zuweisen	`users:reader`
Rollen	Rollenberechtigungen definieren	`users:reader`
Audit-Protokoll	Gesamte Änderungshistorie durchsuchen	`users:admin`
Abrechnung	Tarif, Plätze und Rechnungen	Abrechnungsadministrator

Authentifizierung und Branding sind über die Seitenleistennavigation erreichbar, erscheinen jedoch nicht auf der Startseite des Administrations-Hubs.

Audit-Protokoll¶

Die Audit-Protokoll-Seite zeigt die mandantenbezogene Änderungshistorie für Datenaktualisierungen auf der gesamten Plattform.

Zugriff¶

Route: /admin/audit-logs
Erforderliche Berechtigung: users:admin
Diese Seite ist schreibgeschützt (keine Erstellen/Bearbeiten/Löschen-Aktionen).

Was Sie tun können¶

Suche über Tabellenname, Aktion und Akteur (E-Mail/Name)
Filtern nach:
Datum
Tabelle
Aktion
Quelle (user, system, webhook)
Beliebige Zeile öffnen, um vollständige Details anzuzeigen:
Metadaten-Chips (Datum, Tabelle, Aktion, Quelle, Quellreferenz, Mandant, Datensatz-ID, Benutzer)
Zusammenfassung der geänderten Felder
Nebeneinander dargestellte Vorher- und Nachher-JSON-Daten

Spalten¶

Standardspalten: - Datum: Wann die Änderung erfolgte - Tabelle: Welche Datenbanktabelle betroffen war - Aktion: Art der Änderung (Erstellen, Aktualisieren, Löschen, Deaktivieren) - Quelle: Wer oder was die Änderung ausgelöst hat (Benutzer, System, Webhook) - Benutzer: E-Mail des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat (oder „System"/„Webhook" für Nicht-Benutzer-Quellen)

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Datensatz-ID: Kennung des betroffenen Datensatzes - Benutzer-ID: UUID des handelnden Benutzers - Benutzername: Anzeigename des handelnden Benutzers - Quellreferenz: Externe Referenz für Webhook-initiierte Änderungen - Mandanten-ID: Der Mandant, zu dem dieser Eintrag gehört

Paginierung¶

Das Grid verwendet explizite Paginierung mit 100 Zeilen pro Seite.
Filter und Suche gelten für den gesamten Datensatz, nicht nur für die aktuelle Seite.

Quelle und Akteur verstehen¶

Quelle = user: Änderung wurde durch eine authentifizierte Benutzeraktion ausgelöst.
Quelle = webhook: Änderung wurde durch einen externen Webhook ausgelöst (z. B. Abrechnungs-Sync-Ereignisse). Verwenden Sie die Quellreferenz, um vorgelagerte Ereignis-IDs zuzuordnen.
Quelle = system: Interner Plattformprozess ohne direkten Benutzerakteur.

Wenn ein Benutzerkonto im aktuellen Kontext nicht mehr aufgelöst werden kann, zeigt die Benutzer-Spalte möglicherweise einen UUID-Fallback (Unbekannt (xxxx...)) anstelle einer E-Mail an.

Benutzer & Zugriff¶

Verwalten Sie, wer auf KANAP zugreifen kann und was die jeweiligen Personen tun können.

Das Benutzer-Grid¶

Standardspalten: - Nachname / Vorname: Name des Benutzers - E-Mail-Adresse: Anmelde-E-Mail-Adresse - Berufsbezeichnung: Rolle in der Organisation - Rolle: Primär zugewiesene Rolle - Unternehmen / Abteilung: Organisatorische Zuordnung des Benutzers

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Geschäftstelefon / Mobiltelefon: Telefonnummern - MFA aktiviert: Ob Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv ist - Erstellt: Wann der Benutzer erstellt wurde

Das Grid zeigt standardmäßig aktivierte Benutzer. Verwenden Sie den Bereichsumschalter, um zwischen Aktiviert, Deaktiviert und Alle zu wechseln.

Benutzerverwaltungsaktionen¶

Aktion	Beschreibung	Berechtigung
Neu	Neuen Benutzer erstellen	`users:member`
Bearbeiten	Benutzerdetails ändern (beliebige Zeile anklicken)	`users:member`
CSV importieren	Massenimport von Benutzern	`users:admin`
CSV exportieren	Benutzerliste exportieren	`users:admin`
Einladen	Anmeldeeinladungen an ausgewählte Benutzer senden	`users:admin`
Löschen	Ausgewählte Benutzer dauerhaft entfernen	`users:admin`

Benutzer erstellen¶

Klicken Sie auf Neu
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
E-Mail: Anmelde-E-Mail-Adresse (muss eindeutig sein)
Optionale Felder:
Vorname / Nachname: Name des Benutzers
Berufsbezeichnung: Rolle in der Organisation
Geschäftstelefon / Mobiltelefon: Telefonnummern
Rollen: Eine oder mehrere Rollen zuweisen (bestimmt die Berechtigungen)
Unternehmen / Abteilung: Organisatorische Zuordnung
Aktiviert: Ob der Benutzer sich anmelden kann (belegt einen Platz)
Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und einladen, um die Anmelde-E-Mail zu senden

Mehrfach-Rollenzuweisung¶

Benutzern können mehrere Rollen zugewiesen werden. Ihre effektiven Berechtigungen sind die Kombination aller zugewiesenen Rollen -- wenn eine Rolle Zugriff auf eine Ressource gewährt, hat der Benutzer diesen Zugriff.

Platzverwaltung¶

Benutzer verbrauchen Plätze gemäß Ihrem Abonnement: - Aktivierte Benutzer: Zählen gegen Ihr Platzlimit - Deaktivierte Benutzer: Verbrauchen keine Plätze - Der Platzzähler in der Symbolleiste zeigt die aktuelle Nutzung (z. B. „Plätze 5/10") - Schalten Sie den Aktiviert-Schalter beim Bearbeiten eines Benutzers um, um die Platzzuordnung zu verwalten

SSO-verwaltete Benutzer¶

Wenn Microsoft Entra ID (SSO) verbunden ist, werden Benutzerprofilfelder (Name, Berufsbezeichnung, Telefon) bei der Anmeldung aus Entra synchronisiert und können in KANAP nicht bearbeitet werden. Sie können weiterhin Rollen und organisatorische Zuordnungen verwalten.

Rollen¶

Definieren Sie, was jede Rolle in KANAP tun kann.

Wie Rollen funktionieren¶

Jede Rolle hat Berechtigungsstufen für verschiedene Ressourcen: - Keine: Kein Zugriff auf diese Ressource - Leser: Nur Ansicht - Mitwirkender: Ansicht und Bearbeitung bestehender Elemente, Kommentare und Anhänge hinzufügen, aber keine neuen übergeordneten Elemente erstellen (derzeit für Portfolio-Projekte verwendet) - Mitglied: Ansicht, Erstellen und Bearbeiten - Administrator: Vollzugriff einschließlich Löschen

Berechtigungsgruppen¶

Ressourcen sind zur einfacheren Verwaltung in Gruppen organisiert:

Budget & Finanzen | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | opex | Betriebsausgaben | | capex | Investitionsausgaben | | budget_ops | Budget-Administrationswerkzeuge | | contracts | Lieferantenverträge | | analytics | Analysedimensionen | | reporting | Berichtszugriff |

Portfolio | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | portfolio_requests | Portfolio-Anfragen | | portfolio_projects | Portfolio-Projekte | | portfolio_planning | Portfolio-Planung | | portfolio_reports | Portfolio-Berichte | | portfolio_settings | Portfolio-Einstellungen |

IT-Landschaft | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | applications | Anwendungen | | infrastructure | Server und Infrastruktur | | locations | Standort-Stammdaten | | settings | Anwendungseinstellungen |

Stammdaten | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | companies | Unternehmens-Stammdaten | | departments | Abteilungs-Stammdaten | | suppliers | Lieferanten-Stammdaten | | contacts | Kontaktverzeichnis | | accounts | Kontenplan | | business_processes | Geschäftsprozess-Katalog |

Aufgaben | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | tasks | Aufgabenverwaltung |

Wissensdatenbank | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | knowledge | Wissensdatenbank-Artikel |

Die Wissensdatenbank-Ressource unterstützt die Stufen Leser, Mitglied und Administrator (Mitwirkender ist für diese Ressource nicht verfügbar).

Administration | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | users | Benutzer- und Rollenverwaltung | | billing | Abrechnung und Abonnement |

Rollentypen¶

Rollen werden nach ihrer Änderbarkeit kategorisiert:

Kennzeichnung	Beschreibung
System	Kann nicht geändert werden. Administrator hat Vollzugriff; Kontakt ist nur für Verzeichniseinträge.
Integriert	Vorkonfigurierte Rollen mit Standard-Zugriffsmustern. Können nicht direkt geändert werden -- verwenden Sie Duplizieren, um eine anpassbare Kopie zu erstellen.
(keine Kennzeichnung)	Benutzerdefinierte Rollen, die Sie erstellen. Vollständig bearbeitbar.

Integrierte Rollen¶

KANAP wird mit vorkonfigurierten Rollen ausgeliefert, die nach Funktionsbereichen organisiert sind:

Budget: Budget-Administrator, Budget-Mitglied, Budget-Leser Portfolio: Portfolio-Administrator, Portfolio-Mitglied, Portfolio-Leser, Fachbereichs-Mitwirkender IT-Landschaft: IT-Landschaft-Administrator, IT-Landschaft-Mitglied, IT-Landschaft-Leser Stammdaten: Stammdaten-Administrator, Stammdaten-Mitglied, Stammdaten-Leser Aufgaben: Aufgaben-Administrator, Aufgaben-Mitglied, Aufgaben-Leser

Die Rolle Fachbereichs-Mitwirkender¶

Die Rolle Fachbereichs-Mitwirkender ist für Fachbereichs-Stakeholder konzipiert, die am Portfolio-Prozess teilnehmen, ohne vollständige Projektmanagement-Rechte zu haben. Ein Fachbereichs-Mitwirkender kann:

Portfolio-Anfragen einreichen und verwalten (voller Mitgliederzugriff auf Anfragen)
Bestehende Projekte bearbeiten -- Felder aktualisieren, Kommentare hinzufügen, Anhänge hochladen, Phasen, Meilensteine, Abhängigkeiten und Zeiteinträge verwalten
Projektaufgaben erstellen und bearbeiten -- Aufgaben zu Projekten hinzufügen, Zeit erfassen und Kommentare posten
Benutzer, Unternehmen, Abteilungen und Kontakte anzeigen für Dropdown-Auswahlen

Ein Fachbereichs-Mitwirkender kann nicht: - Neue Projekte erstellen (erfordert Mitglied-Stufe für Portfolio-Projekte) - Anfragen in Projekte umwandeln (erfordert Mitglied-Stufe) - CSV importieren/exportieren (erfordert Administrator-Stufe)

Diese Rolle schließt die Lücke zwischen schreibgeschütztem Zugriff (Leser) und vollem Projektmanagement (Mitglied) und ermöglicht es Fachbereichsbenutzern, aktiv beizutragen, ohne neue Projekte erstellen zu können.

Die Rolle Kontakt¶

Die Rolle Kontakt ist eine spezielle Systemrolle für Benutzer, die in Dropdown-Listen erscheinen, sich aber nicht anmelden müssen. Typische Verwendungen:

Antragsteller oder Sponsoren, die nur referenziert, nicht als aktive Benutzer benötigt werden
Externe Stakeholder, die zu Nachverfolgungszwecken aufgeführt sind
Platzhaltereinträge für die Organisationsstruktur

Kontakt-Benutzer: - Können sich nicht bei KANAP anmelden - Verbrauchen keine Abonnement-Plätze - Erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen (auch wenn sie Projekten/Aufgaben zugewiesen sind) - Können in Benutzer-Dropdowns ausgewählt werden (z. B. als Projektsponsor)

Wenn jemand mit der Kontakt-Rolle KANAP aktiv nutzen muss, ändern Sie die Rolle zu einer regulären Rolle (z. B. Leser, Mitglied) und laden Sie die Person ein.

Rollen verwalten¶

Die Rollenseite hat ein zweispaltiges Layout: - Linke Spalte: Liste aller Rollen mit Kennzeichnungen für den Typ und einer Benutzeranzahl für jede Rolle - Rechte Spalte: Details und Berechtigungen für die ausgewählte Rolle

Aktionen: - Neue Rolle: Benutzerdefinierte Rolle von Grund auf erstellen - Duplizieren: Bestehende Rolle (einschließlich integrierter Rollen) als Ausgangspunkt kopieren. Nicht verfügbar für Systemrollen. - Löschen: Benutzerdefinierte Rolle entfernen (nur wenn keine Benutzer zugewiesen sind) - Details speichern: Rollenname und -beschreibung aktualisieren - Berechtigungen speichern: Berechtigungsänderungen anwenden

Benutzerdefinierte Rolle erstellen¶

Klicken Sie auf Neue Rolle
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein
Klicken Sie auf Erstellen
Legen Sie die Berechtigungsstufen für jede Ressourcengruppe fest
Klicken Sie auf Berechtigungen speichern

Tipp: Beginnen Sie damit, eine integrierte Rolle zu duplizieren, die Ihren Anforderungen nahekommt, und passen Sie dann die Berechtigungen an.

Abrechnung¶

Verwalten Sie Ihr Abonnement, Ihre Plätze und Rechnungen.

Abonnement-Übersicht¶

Die Abonnementkarte zeigt Ihren aktuellen Tarif auf einen Blick: - Tarif: Ihre Abonnementstufe (Solo, Team, Pro oder Kostenlose Testversion) - Plätze: Belegte vs. verfügbare Plätze - Status: Aktiv, Testphase, Überfällig, Gekündigt usw. - Verlängerungsdatum: Wann der nächste Abrechnungszeitraum beginnt

Für aktive Abonnements (keine lokalen Testversionen) werden zusätzliche Details angezeigt: - Betrag pro Zeitraum: Kosten für den aktuellen Abrechnungszeitraum - Abrechnungsfrequenz: Monatlich oder Jährlich - Einzugsverfahren: Automatische Belastung oder Rechnung (manuelle Zahlung) - Zahlungsmethode: Kartendetails oder Banküberweisung - Letzte Stripe-Synchronisation: Wann die Abonnementdaten zuletzt von Stripe aktualisiert wurden

Befindet sich das Abonnement in einer Testphase, werden die verbleibenden Testtage angezeigt.

Aktionen¶

Tarif wählen / Tarif ändern: Öffnet den Tarifauswahldialog zum Abonnieren oder Wechseln von Tarifen. Erfordert Abrechnungsadministrator.
Abonnement verwalten: Öffnet das Stripe-Kundenportal zum Aktualisieren von Zahlungsmethoden, Kündigen oder für andere Änderungen. Nur verfügbar, wenn ein Stripe-Abonnement existiert.

Wenn Ihr Abonnement nicht in Ordnung ist (abgelaufene Testversion, überfällig usw.), öffnet sich der Tarifauswahldialog automatisch, wenn Sie die Abrechnungsseite besuchen.

Rechnungshistorie¶

Vergangene Rechnungen werden unterhalb der Abonnementkarte angezeigt: - Rechnungsnummer und Datum - Status (Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert, Uneinbringlich) - Betrag und Währung - Ansehen: Rechnung im gehosteten Stripe-Viewer öffnen - Herunterladen: Rechnungs-PDF herunterladen

Standardmäßig werden die fünf neuesten Rechnungen angezeigt. Klicken Sie auf Weitere Rechnungen anzeigen, um die vollständige Historie zu sehen.

Kundeninformationen¶

Aktualisieren Sie die Kontaktdaten, die mit Ihrem Stripe-Kundendatensatz verknüpft sind: - Kundenname und Unternehmen - E-Mail und Telefon - USt-IdNr. - Adresse (Zeile 1, Zeile 2, Stadt, Bundesland/Kanton, Postleitzahl, Land)

Rechnungsinformationen¶

Separate Kontaktdaten, die speziell auf Rechnungen verwendet werden. Klicken Sie auf Vom Kunden kopieren, um die Daten aus den obigen Kundeninformationen zu übernehmen.

Die Felder entsprechen dem Bereich Kundeninformationen: Empfängername, Unternehmen, E-Mail, Telefon, USt-IdNr. und vollständige Adresse.

Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Kunden- und Rechnungsdaten zu aktualisieren. Verwenden Sie Zurücksetzen, um nicht gespeicherte Änderungen zu verwerfen.

Authentifizierung¶

Konfigurieren Sie Single Sign-On (SSO) für Ihre Organisation. Diese Seite ist nur verfügbar, wenn das SSO-Feature aktiviert ist, und ist vom Plattform-Admin-Host aus nicht zugänglich.

Microsoft Entra ID (Azure AD)¶

Verbinden Sie KANAP mit Ihrem Microsoft Entra ID-Mandanten für SSO:

Klicken Sie auf Microsoft Entra verbinden
Melden Sie sich mit einem Microsoft-Administratorkonto an
Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen
Benutzer können sich jetzt mit ihren Microsoft-Konten anmelden

SSO-Status¶

Verbunden: Zeigt Ihre Entra-Mandanten-ID
Nicht verbunden: Nur lokale Authentifizierung

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Microsoft Entra verbinden	Microsoft Entra-Einrichtungsablauf starten
Microsoft Entra erneut verbinden	Einrichtungsablauf erneut durchführen (wird angezeigt, wenn bereits verbunden)
Microsoft-Anmeldung testen	SSO-Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto testen
Trennen	SSO-Konfiguration entfernen (kehrt zur lokalen Authentifizierung zurück)

Branding¶

Verwenden Sie Administration > Branding, um Ihre Unternehmensidentität in KANAP anzuwenden.

Route: /admin/branding
Berechtigung: users:admin
Geltungsbereich: Nur Mandanten-Hosts (nicht auf dem Plattform-Admin-Host verfügbar)

Mit Branding können Sie: - Ihr Mandanten-Logo hochladen oder entfernen - Steuern, ob das Logo im Dunkelmodus angezeigt wird - Separate Primärfarben für Hell- und Dunkelmodus festlegen - Alle Branding-Einstellungen auf die Standardwerte zurücksetzen

Für eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe: Branding

Einstellungen¶

Die Einstellungsseite ermöglicht die Verwaltung Ihres persönlichen Profils und Ihrer Benachrichtigungseinstellungen. Zugriff über das Benutzermenü (Avatar oben rechts) oder durch Navigation zu /settings.

Die Seite hat zwei Tabs, erreichbar über URL: - /settings/profile (Standard) -- Profil-Tab - /settings/notifications -- Benachrichtigungs-Tab

Profil¶

Bearbeiten Sie Ihre persönlichen Informationen: - Vorname / Nachname - Berufsbezeichnung - Geschäftstelefon / Mobiltelefon

Wenn Ihre Organisation Microsoft Entra ID (SSO) verwendet, können einige Felder aus Entra synchronisiert sein und in KANAP nicht bearbeitet werden.

Benachrichtigungen¶

Steuern Sie, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten.

Hauptschalter: Schalten Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Schalter E-Mail-Benachrichtigungen oben ein oder aus.

Arbeitsbereich-Kategorien (jeweils mit eigenem Ein-/Ausschalter):

Arbeitsbereich	Benachrichtigungskategorien
Portfolio	Statusänderungen, Hinzufügung zu einem Team, Teamänderungen bei Elementen die Sie leiten, Kommentare
Aufgaben	Zuweisung (als Beauftragter, Antragsteller oder Betrachter), Statusänderungen, Kommentare
Budget	Ablaufwarnungen, Statusänderungen, Kommentare

Wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mail: Erhalten Sie eine regelmäßige Zusammenfassung Ihrer Aktivitäten und anstehenden Termine. Konfigurieren Sie: - Wochentag (z. B. Montag) - Uhrzeit (Stunde in Ihrer Zeitzone) - Zeitzone

Verwenden Sie die Schaltfläche E-Mail-Vorschau, um sich eine Test-E-Mail zu senden und das Format zu überprüfen.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie Schalter umschalten oder Auswahlen ändern.

Tipps¶

Integrierte Rollen duplizieren: Anstatt Rollen von Grund auf zu erstellen, duplizieren Sie eine integrierte Rolle und passen Sie die Berechtigungen an. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Ressourcen übersehen.
Mehrfach-Rollen für Flexibilität: Weisen Sie Benutzern mehrere Rollen zu, um Berechtigungen zu kombinieren -- z. B. eine Rolle „Finanz-Leser" plus eine Rolle „Projektmanager".
SSO verwenden: Wenn Sie Microsoft 365 haben, verbinden Sie Entra ID für einfachere Benutzerverwaltung und automatische Profilsynchronisation.
Plätze überwachen: Behalten Sie die Platznutzung in der Symbolleiste im Auge, um Limits nicht zu überschreiten.
Deaktivieren statt löschen: Wenn jemand das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie das Konto, um die Audit-Historie zu bewahren.
Berechtigungen regelmäßig überprüfen: Prüfen Sie die Rollenberechtigungen regelmäßig, um das Prinzip der minimalen Rechte einzuhalten.