Administration¶

Der Bereich Administration bietet Zugriff auf Benutzerverwaltung, Rollenkonfiguration, Abrechnung, Authentifizierungseinstellungen, Branding-Steuerung und den Audit-Protokoll-Viewer. Diese Seiten sind in der Regel auf Administratoren beschränkt.

Wo Sie es finden¶

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Administration, um den Administrationsbereich aufzurufen.

Berechtigungen: Verschiedene Administrationsseiten erfordern unterschiedliche Berechtigungen: - Unternehmen, Abteilungen, Lieferanten, Konten: {resource}:reader zum Anzeigen - Benutzer & Zugriff: users:reader zum Anzeigen, users:admin zum Verwalten - Rollen: users:reader zum Anzeigen, users:admin zum Bearbeiten - Audit-Protokoll: Erfordert users:admin - Abrechnung: Erfordert die Rolle Abrechnungsadministrator - Authentifizierung: Erfordert users:admin (Feature-Flag-gesteuert; erfordert aktiviertes SSO) - Branding: Erfordert users:admin (nur Mandanten-Host; über die Seitenleiste zugänglich)

Administrations-Hub¶

Die Startseite der Administration bietet schnellen Zugriff auf die wichtigsten Verwaltungsfunktionen:

Karte	Beschreibung	Erforderliche Berechtigung
Unternehmen	Unternehmen und Jahreskennzahlen verwalten	`companies:reader`
Abteilungen	Abteilungen und Mitarbeiterzahl verwalten	`departments:reader`
Lieferanten	Lieferanten und Kontakte verwalten	`suppliers:reader`
Konten	Buchungskonten verwalten	`accounts:reader`
Benutzer & Zugriff	Benutzer und Rollen verwalten	`users:reader`
Rollen	Rollenberechtigungen definieren	`users:reader`
Audit-Protokoll	Gesamte Änderungshistorie durchsuchen	`users:admin`
Abrechnung	Tarif und Rechnungen	Abrechnungsadministrator

Authentifizierung und Branding sind über die Seitenleistennavigation erreichbar, erscheinen jedoch nicht auf der Startseite des Administrations-Hubs.

Audit-Protokoll¶

Die Audit-Protokoll-Seite zeigt die mandantenbezogene Änderungshistorie für Datenaktualisierungen auf der gesamten Plattform.

Zugriff¶

Route: /admin/audit-logs
Erforderliche Berechtigung: users:admin
Diese Seite ist schreibgeschützt (keine Erstellen/Bearbeiten/Löschen-Aktionen).

Was Sie tun können¶

Suche über Tabellenname, Aktion und Akteur (E-Mail/Name)
Filtern nach:
Datum
Tabelle
Aktion
Quelle (user, system, webhook)
Beliebige Zeile öffnen, um vollständige Details anzuzeigen:
Metadaten-Chips (Datum, Tabelle, Aktion, Quelle, Quellreferenz, Mandant, Datensatz-ID, Benutzer)
Zusammenfassung der geänderten Felder
Nebeneinander dargestellte Vorher- und Nachher-JSON-Daten

Spalten¶

Standardspalten: - Datum: Wann die Änderung erfolgte - Tabelle: Welche Datenbanktabelle betroffen war - Aktion: Art der Änderung (Erstellen, Aktualisieren, Löschen, Deaktivieren) - Quelle: Wer oder was die Änderung ausgelöst hat (Benutzer, System, Webhook) - Benutzer: E-Mail des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat (oder „System"/„Webhook" für Nicht-Benutzer-Quellen)

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Datensatz-ID: Kennung des betroffenen Datensatzes - Benutzer-ID: UUID des handelnden Benutzers - Benutzername: Anzeigename des handelnden Benutzers - Quellreferenz: Externe Referenz für Webhook-initiierte Änderungen - Mandanten-ID: Der Mandant, zu dem dieser Eintrag gehört

Paginierung¶

Das Grid verwendet explizite Paginierung mit 100 Zeilen pro Seite.
Filter und Suche gelten für den gesamten Datensatz, nicht nur für die aktuelle Seite.

Quelle und Akteur verstehen¶

Quelle = user: Änderung wurde durch eine authentifizierte Benutzeraktion ausgelöst.
Quelle = webhook: Änderung wurde durch einen externen Webhook ausgelöst (z. B. Abrechnungs-Sync-Ereignisse). Verwenden Sie die Quellreferenz, um vorgelagerte Ereignis-IDs zuzuordnen.
Quelle = system: Interner Plattformprozess ohne direkten Benutzerakteur.

Wenn ein Benutzerkonto im aktuellen Kontext nicht mehr aufgelöst werden kann, zeigt die Benutzer-Spalte möglicherweise einen UUID-Fallback (Unbekannt (xxxx...)) anstelle einer E-Mail an.

Benutzer & Zugriff¶

Verwalten Sie, wer auf KANAP zugreifen kann und was die jeweiligen Personen tun können.

Das Benutzer-Grid¶

Standardspalten: - Nachname / Vorname: Name des Benutzers - E-Mail-Adresse: Anmelde-E-Mail-Adresse - Position: Rolle in der Organisation - Status: Ein farbiger Punkt mit dem Kontozustand. Siehe unten. - Letzte Anmeldung: Wann die Person sich zuletzt angemeldet hat, oder Nie - Rollen: Alle dem Benutzer zugewiesenen Rollen - Kontotyp: Lokal für Konten, die sich mit E-Mail und Passwort anmelden, Microsoft Entra für Konten, die sich mit Microsoft anmelden - Unternehmen / Abteilung: Organisatorische Zuordnung des Benutzers

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Geschäftstelefon / Mobiltelefon: Telefonnummern - MFA aktiviert: Ob Multi-Faktor-Authentifizierung aktiv ist - Erstellt: Wann der Benutzer erstellt wurde

Statuswerte:

Status	Bedeutung
Aktiv	Das Konto kann sich anmelden und KANAP nutzen.
Deaktiviert	Das Konto bleibt mit seiner gesamten Historie erhalten, kann sich aber nicht anmelden.
Eingeladen	Eine Einladung wurde gesendet und noch nicht angenommen.
Zugriff ausstehend	Die Person kann sich anmelden, hat aber keine Rolle und kann daher nichts öffnen. Weisen Sie eine Rolle zu, um Zugriff zu geben.
Kontakt	Nur ein Verzeichniseintrag. Die Person meldet sich nicht an.

Das Grid zeigt standardmäßig aktive Benutzer. Verwenden Sie den Umschalter Anzeigen, um zwischen Alle, Aktiv, Eingeladen und Deaktiviert zu wechseln.

Benutzerverwaltungsaktionen¶

Aktionen in der Symbolleiste:

Aktion	Beschreibung	Berechtigung
Neu	Neuen Benutzer erstellen	`users:admin`
CSV importieren	Massenimport von Benutzern	`users:admin`
CSV exportieren	Benutzerliste exportieren	`users:admin`
Einladen	Anmeldeeinladungen an ausgewählte Benutzer senden	`users:admin`
Deaktivieren	Die ausgewählten Benutzer deaktivieren. Sie werden sofort abgemeldet.	`users:admin`
Löschen	Ausgewählte Benutzer dauerhaft entfernen	`users:admin`

users:reader genügt, um die Seite zu öffnen und die Liste zu lesen. Alle Aktionen oben und die folgenden Zeilenaktionen erfordern users:admin.

Zeilenaktionen über das Menü am Ende jeder Zeile:

Aktion	Beschreibung
Bearbeiten	Öffnet den Benutzer zur Bearbeitung. Ein Klick auf die Zeile bewirkt dasselbe.
Aktivieren / Deaktivieren	Schaltet das Konto ein oder aus. Beim Deaktivieren wird die Person sofort abgemeldet.
Einladung senden	Sendet eine Anmeldeeinladung per E-Mail. Für Microsoft Entra-Konten ausgeblendet.
Passwort-Zurücksetzung senden	Sendet einen Link zum Zurücksetzen des Passworts per E-Mail. Nur für aktive lokale Konten sichtbar.
Löschen	Entfernt den Benutzer dauerhaft. Deaktivieren Sie das Konto stattdessen, wenn andere Datensätze darauf verweisen.

CSV-Datei der Benutzer¶

CSV exportieren lädt die Benutzerliste herunter. CSV importieren liest eine Datei wieder ein. Der Importdialog bietet außerdem Vorlage herunterladen: eine Datei nur mit den Kopfzeilen.

Die Spalten:

Spalte	Inhalt
`email`	Pflicht. Zeilen werden über diese Adresse zugeordnet, schreiben Sie sie also so, wie der Arbeitsbereich sie führt
`first_name`, `last_name`	Der Name der Person
`role`	Die zuzuweisende Rolle. Eine leere Zelle ergibt die Rolle Contact
`company_name`	Das Unternehmen, über seinen Namen. Optional
`department_name`	Die Abteilung, über ihren Namen. Sie benötigt einen `company_name`
`status`	`contact`, `invited`, `enabled` oder `disabled`. Eine leere Zelle ergibt `contact`

Eine Rolle, die die Datei nennt und die Ihr Arbeitsbereich nicht hat, wird beim Laden angelegt, mit einer Standardbeschreibung. Die Prüfung listet sie auf und legt nichts an: Eine Datei, die Sie nur prüfen, ändert keine Rolle. Ein Name, der zweimal in der Datei steht, wird einmal behalten, die erste Zeile gewinnt.

Die Datei enthält kein Datum und keinen Betrag. Ein Import setzt kein Passwort: Ein neuer Benutzer meldet sich nach einer Einladung oder einer Passwort-Zurücksetzung an.

Siehe CSV-Dateien für die Kodierung, das Trennzeichen und die beiden Importschritte.

Benutzer erstellen¶

Klicken Sie auf Neu
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
E-Mail: Anmelde-E-Mail-Adresse (muss eindeutig sein)
Optionale Felder:
Vorname / Nachname: Name des Benutzers
Berufsbezeichnung: Rolle in der Organisation
Geschäftstelefon / Mobiltelefon: Telefonnummern
Rollen: Eine oder mehrere Rollen zuweisen (bestimmt die Berechtigungen)
Unternehmen / Abteilung: Organisatorische Zuordnung
Aktiviert: Ob der Benutzer sich anmelden kann
Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und einladen, um die Anmelde-E-Mail zu senden

Mehrfach-Rollenzuweisung¶

Benutzern können mehrere Rollen zugewiesen werden. Ihre effektiven Berechtigungen sind die Kombination aller zugewiesenen Rollen -- wenn eine Rolle Zugriff auf eine Ressource gewährt, hat der Benutzer diesen Zugriff.

Das Entfernen aller Rollen löscht das Konto nicht. Der Benutzer fällt auf die Systemrolle Kontakt zurück, behält keinen Zugriff und erscheint im Grid mit dem Status Zugriff ausstehend. Sie können Ihre eigene letzte Rolle nicht entfernen und sperren sich damit nicht selbst aus.

Aktivierte und deaktivierte Benutzer¶

Ihr Abonnement umfasst unbegrenzte Nutzer. Der Schalter Aktiviert legt fest, wer sich anmelden kann: - Aktivierte Benutzer: Können sich anmelden und KANAP nutzen - Deaktivierte Benutzer: Behalten ihre Daten, können sich aber nicht mehr anmelden - Schalten Sie den Aktiviert-Schalter beim Bearbeiten eines Benutzers um, um den Zugriff zu steuern

Von Microsoft Entra verwaltete Benutzer¶

Konten mit dem Kontotyp Microsoft Entra gehören Ihrem Verzeichnis. Ihr Profil wird zu zwei Zeitpunkten aus Entra aktualisiert:

Bei jeder Anmeldung, aus dem eigenen Microsoft-Profil der Person
Jede Nacht, durch die tägliche Verzeichnissynchronisierung, sofern ein Microsoft Entra-Administrator sie genehmigt hat. Siehe Authentifizierung.

Beide aktualisieren dieselben Felder: Vorname, Nachname, Position, Geschäftstelefon, Mobiltelefon sowie Abteilung und Unternehmen, die nach Namen mit bereits in KANAP vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden. Leere Werte im Verzeichnis löschen niemals das, was in KANAP gespeichert ist.

Personen, die zugleich Mitwirkende sind, erhalten mit der nächtlichen Synchronisierung auch ihren Vorgesetzten aus dem Verzeichnis. KANAP gleicht den in Entra hinterlegten Vorgesetzten mit dessen KANAP-Konto ab und trägt ihn im Profil des Mitwirkenden ein, wo das Feld schreibgeschützt wird. Ein Vorgesetzter ohne KANAP-Konto wird von einer späteren Synchronisierung nachgetragen. Siehe Mitwirkende.

Beim Bearbeiten eines solchen Benutzers sind die Felder E-Mail, Name, Position und Telefon gesperrt, mit dem Hinweis:

Dieser Benutzer wird von Microsoft Entra ID verwaltet und kann hier nicht bearbeitet werden. Zuletzt aus Microsoft Entra synchronisiert: {Datum}

Rollen, Unternehmen, Abteilung und den Aktiviert-Schalter können Sie weiterhin verwalten.

Microsoft Entra-Konten haben nie ein KANAP-Passwort. An sie kann weder eine Einladung noch eine Passwort-Zurücksetzung gesendet werden.

Wenn jemand aus Ihrem Verzeichnis entfernt wird oder sein Verzeichniskonto deaktiviert wird, deaktiviert die nächtliche Synchronisierung sein KANAP-Konto. Die Person wird sofort abgemeldet und ihre Daten bleiben erhalten.

Just-in-time-Anmeldung mit Microsoft¶

Wenn Single Sign-On verbunden ist, erhält eine Person, die sich zum ersten Mal mit Microsoft anmeldet, automatisch ein KANAP-Konto. Existiert bereits ein Konto mit derselben E-Mail-Adresse, wird stattdessen dieses mit ihrer Microsoft-Identität verknüpft.

Ein neues Konto startet mit der Systemrolle Kontakt und ohne Berechtigungen. Die Person sieht eine Seite mit dem Hinweis:

Ihr Konto hat noch keinen Zugriff auf KANAP erhalten. Bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen Zugriff zu gewähren.

Administratoren erhalten in diesem Fall eine E-Mail. Um der Person Zugriff zu geben, öffnen Sie Administration > Benutzer, suchen Sie sie über den Status Zugriff ausstehend und weisen Sie eine Rolle zu.

Rollen¶

Definieren Sie, was jede Rolle in KANAP tun kann.

Wie Rollen funktionieren¶

Jede Rolle hat Berechtigungsstufen für verschiedene Ressourcen: - Keine: Kein Zugriff auf diese Ressource - Leser: Nur Ansicht - Mitwirkender: Ansicht und Bearbeitung bestehender Elemente, Kommentare und Anhänge hinzufügen, aber keine neuen übergeordneten Elemente erstellen (derzeit für Portfolio-Projekte verwendet) - Mitglied: Ansicht, Erstellen und Bearbeiten - Administrator: Vollzugriff einschließlich Löschen

Berechtigungsgruppen¶

Ressourcen sind zur einfacheren Verwaltung in Gruppen organisiert:

Budget & Finanzen | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | opex | Betriebsausgaben | | capex | Investitionsausgaben | | budget_ops | Budget-Administrationswerkzeuge, einschließlich der Währungseinstellungen | | contracts | Lieferantenverträge | | analytics | Analysedimensionen | | reporting | Berichtszugriff |

Portfolio | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | portfolio_requests | Portfolio-Anfragen | | portfolio_projects | Portfolio-Projekte | | portfolio_planning | Portfolio-Planung | | portfolio_reports | Portfolio-Berichte | | portfolio_settings | Portfolio-Einstellungen |

IT-Landschaft | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | applications | Anwendungen | | infrastructure | Server und Infrastruktur | | locations | Standort-Stammdaten | | settings | Nur die Einstellungen der IT-Landschaft |

Stammdaten | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | companies | Unternehmens-Stammdaten | | departments | Abteilungs-Stammdaten | | cost_centers | Kostenstellen und ihre Gruppen | | working_day_profiles | Arbeitstagekalender, für Zeilen mit Preis pro Tag | | suppliers | Lieferanten-Stammdaten | | contacts | Kontaktverzeichnis | | accounts | Kontenplan | | business_processes | Geschäftsprozess-Katalog |

Aufgaben | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | tasks | Aufgabenverwaltung |

Wissensdatenbank | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | knowledge | Wissensdatenbank-Artikel |

Die Wissensdatenbank-Ressource unterstützt die Stufen Leser, Mitglied und Administrator (Mitwirkender ist für diese Ressource nicht verfügbar).

Administration | Ressource | Was sie steuert | |-----------|-----------------| | users | Benutzer- und Rollenverwaltung | | billing | Abrechnung und Abonnement |

Rollentypen¶

Rollen werden nach ihrer Änderbarkeit kategorisiert:

Kennzeichnung	Beschreibung
System	Kann nicht geändert werden. Administrator hat Vollzugriff; Kontakt ist nur für Verzeichniseinträge.
Integriert	Vorkonfigurierte Rollen mit Standard-Zugriffsmustern. Können nicht direkt geändert werden -- verwenden Sie Duplizieren, um eine anpassbare Kopie zu erstellen.
(keine Kennzeichnung)	Benutzerdefinierte Rollen, die Sie erstellen. Vollständig bearbeitbar.

Integrierte Rollen¶

KANAP wird mit vorkonfigurierten Rollen ausgeliefert, die nach Funktionsbereichen organisiert sind:

Budget: Budget-Administrator, Budget-Mitglied, Budget-Leser Portfolio: Portfolio-Administrator, Portfolio-Mitglied, Portfolio-Leser, Fachbereichs-Mitwirkender IT-Landschaft: IT-Landschaft-Administrator, IT-Landschaft-Mitglied, IT-Landschaft-Leser Stammdaten: Stammdaten-Administrator, Stammdaten-Mitglied, Stammdaten-Leser Aufgaben: Aufgaben-Administrator, Aufgaben-Mitglied, Aufgaben-Leser

Die Rolle Fachbereichs-Mitwirkender¶

Die Rolle Fachbereichs-Mitwirkender ist für Fachbereichs-Stakeholder konzipiert, die am Portfolio-Prozess teilnehmen, ohne vollständige Projektmanagement-Rechte zu haben. Ein Fachbereichs-Mitwirkender kann:

Portfolio-Anfragen einreichen und verwalten (voller Mitgliederzugriff auf Anfragen)
Bestehende Projekte bearbeiten -- Felder aktualisieren, Kommentare hinzufügen, Anhänge hochladen, Phasen, Meilensteine, Abhängigkeiten und Zeiteinträge verwalten
Projektaufgaben erstellen und bearbeiten -- Aufgaben zu Projekten hinzufügen, Zeit erfassen und Kommentare posten
Benutzer, Unternehmen, Abteilungen und Kontakte anzeigen für Dropdown-Auswahlen

Ein Fachbereichs-Mitwirkender kann nicht: - Neue Projekte erstellen (erfordert Mitglied-Stufe für Portfolio-Projekte) - Anfragen in Projekte umwandeln (erfordert Mitglied-Stufe) - CSV importieren/exportieren (erfordert Administrator-Stufe)

Diese Rolle schließt die Lücke zwischen schreibgeschütztem Zugriff (Leser) und vollem Projektmanagement (Mitglied) und ermöglicht es Fachbereichsbenutzern, aktiv beizutragen, ohne neue Projekte erstellen zu können.

Die Rolle Kontakt¶

Die Rolle Kontakt ist eine spezielle Systemrolle für Benutzer, die in Dropdown-Listen erscheinen, sich aber nicht anmelden müssen. Typische Verwendungen:

Antragsteller oder Sponsoren, die nur referenziert, nicht als aktive Benutzer benötigt werden
Externe Stakeholder, die zu Nachverfolgungszwecken aufgeführt sind
Platzhaltereinträge für die Organisationsstruktur

Kontakt-Benutzer: - Können sich nicht bei KANAP anmelden - Zählen nicht zur Gesamtzahl der aktivierten Benutzer - Erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen (auch wenn sie Projekten/Aufgaben zugewiesen sind) - Können in Benutzer-Dropdowns ausgewählt werden (z. B. als Projektsponsor)

Wenn jemand mit der Kontakt-Rolle KANAP aktiv nutzen muss, ändern Sie die Rolle zu einer regulären Rolle (z. B. Leser, Mitglied) und laden Sie die Person ein.

Eine Ausnahme: Auch eine Person, die bei ihrer ersten Microsoft-Anmeldung automatisch angelegt wird, hat die Kontakt-Rolle. Sie kann sich anmelden, erreicht aber nur die Seite mit dem ausstehenden Zugriff, bis Sie ihr eine Rolle zuweisen. Im Grid erscheint sie als Zugriff ausstehend.

Rollen verwalten¶

Die Rollenseite hat ein zweispaltiges Layout: - Linke Spalte: Liste aller Rollen mit Kennzeichnungen für den Typ und einer Benutzeranzahl für jede Rolle - Rechte Spalte: Details und Berechtigungen für die ausgewählte Rolle

Aktionen: - Neue Rolle: Benutzerdefinierte Rolle von Grund auf erstellen - Duplizieren: Bestehende Rolle (einschließlich integrierter Rollen) als Ausgangspunkt kopieren. Nicht verfügbar für Systemrollen. - Löschen: Benutzerdefinierte Rolle entfernen (nur wenn keine Benutzer zugewiesen sind) - Details speichern: Rollenname und -beschreibung aktualisieren - Berechtigungen speichern: Berechtigungsänderungen anwenden

Benutzerdefinierte Rolle erstellen¶

Klicken Sie auf Neue Rolle
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein
Klicken Sie auf Erstellen
Legen Sie die Berechtigungsstufen für jede Ressourcengruppe fest
Klicken Sie auf Berechtigungen speichern

Tipp: Beginnen Sie damit, eine integrierte Rolle zu duplizieren, die Ihren Anforderungen nahekommt, und passen Sie dann die Berechtigungen an.

Abrechnung¶

Verwalten Sie Ihr Abonnement, Ihre Rechnungsinformationen und Ihre Rechnungen.

Abonnement-Übersicht¶

Oben auf der Seite wird Ihr Abonnement in zwei Zeilen zusammengefasst: - Der Tarif, die Abrechnungsfrequenz und der Betrag, zum Beispiel „Hosted KANAP · Jährlich · 2.490,00 € / Jahr“. Das Abonnement umfasst unbegrenzte Nutzer, mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung. - Der Status (Aktiv, Testphase, Überfällig, Gekündigt usw.), das Verlängerungsdatum und die Zahlungsmethode, zum Beispiel „Aktiv · Verlängerung am 7. Okt. 2027 · Visa •••• 4242“.

Ohne laufendes Abonnement (eine Testphase, eine abgelaufene Testphase oder ein beendetes Abonnement) wird nur der Status angezeigt. Während einer Testphase stehen daneben das Ende der Testphase und die verbleibenden Tage.

Aktionen¶

Plan wählen / Plan ändern: Öffnet den Tarifdialog zum Abonnieren oder zum Wechsel zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung. Erfordert Abrechnungsadministrator.
Zahlung verwalten: Öffnet das Stripe-Kundenportal zum Aktualisieren der Zahlungsmethode, Kündigen oder für andere Änderungen. Nur verfügbar, nachdem Sie ein Abonnement abgeschlossen haben.

Wenn Ihr Abonnement nicht in Ordnung ist (abgelaufene Testversion, überfällig usw.), öffnet sich der Tarifauswahldialog automatisch, wenn Sie die Abrechnungsseite besuchen.

Um ein Abonnement abzuschließen, per Karte oder per Überweisung, müssen die Rechnungsinformationen vollständig sein (siehe Rechnungsinformationen). Fehlt etwas, listet der Dialog Plan wählen die fehlenden Felder auf und die Zahlungsschaltflächen bleiben deaktiviert. Klicken Sie auf Rechnungsinformationen vervollständigen, um den Dialog zu schließen und zum ersten fehlenden Feld zu wechseln. Sobald die Angaben gespeichert sind, werden die Zahlungsschaltflächen verfügbar. Der Planwechsel eines laufenden Kartenabonnements erfordert diese Prüfung nicht.

Rechnungsinformationen¶

Diese Angaben erscheinen auf Ihren Rechnungen. KANAP kopiert sie in Ihren Stripe-Kundendatensatz, wenn Sie ein Abonnement abschließen und jedes Mal, wenn ein Feld gespeichert wird.

Der Bereich enthält Unternehmen, E-Mail, Empfängername, Telefon, Adresse (Zeile 1, Zeile 2, Postleitzahl, Stadt, Bundesland/Kanton), Land und USt-IdNr.

Jedes Feld wird einzeln gespeichert, ohne Speichern-Schaltfläche. Ein Textfeld wird gespeichert, wenn Sie es verlassen oder die Eingabetaste drücken, das Land sobald Sie es auswählen. Neben dem Bereichstitel erscheint „Wird gespeichert...“ und dann „Gespeichert“. Um einen Wert zu entfernen, leeren Sie das Feld und verlassen Sie es.

Das Feld Land ist eine durchsuchbare Liste. Ein Land, das in einer früheren Version als Freitext eingegeben wurde, erscheint leer, bis Sie ein Land aus der Liste auswählen.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert: - Unternehmen - E-Mail - Adresszeile 1, Postleitzahl und Stadt - Land - USt-IdNr., wenn das Land zur Europäischen Union gehört

Sie können unvollständige Angaben stehen lassen und später ergänzen. Solange etwas fehlt, listet eine Zeile unter den Feldern es auf, zum Beispiel „Vor dem Abschluss eines Abonnements erforderlich: E-Mail, Stadt.“ Vor dem Abschluss eines Abonnements müssen die Angaben vollständig sein.

Frühere Versionen von KANAP hatten eine separate Karte mit Kundeninformationen. Wenn Sie diese ausgefüllt haben, erscheinen ihre Werte in den entsprechenden leeren Rechnungsfeldern und werden als Rechnungsinformationen gespeichert, sobald Sie das nächste Mal ein Feld ändern.

Bei einem Land der Europäischen Union wird die USt-IdNr. an Stripe übermittelt und auf Ihren Rechnungen ausgewiesen. Wenn Stripe sie nicht akzeptiert, zeigt KANAP „Die USt-IdNr. wurde nicht akzeptiert. Prüfen Sie sie in den Rechnungsinformationen.“ Korrigieren Sie die Nummer und versuchen Sie es erneut.

Rechnungshistorie¶

Ihre Rechnungen werden in einer Tabelle unter den Rechnungsinformationen aufgeführt: - Rechnungsnummer und Datum - Betrag - Status (Entwurf, Offen, Bezahlt, Storniert, Uneinbringlich) - Ansehen: Rechnung im gehosteten Stripe-Viewer öffnen - Herunterladen: Rechnungs-PDF herunterladen

Die fünf neuesten Rechnungen werden zuerst angezeigt. Klicken Sie auf Alle anzeigen, um die übrigen zu sehen.

Authentifizierung¶

Konfigurieren Sie Single Sign-On (SSO) für Ihre Organisation. Diese Seite ist nur verfügbar, wenn das SSO-Feature aktiviert ist, und ist vom Plattform-Admin-Host aus nicht zugänglich.

Microsoft Entra ID¶

Verbinden Sie KANAP mit Ihrem Microsoft Entra ID-Mandanten für SSO:

Klicken Sie auf Verbinden
Melden Sie sich mit einem Microsoft-Administratorkonto an
Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen
Benutzer können sich jetzt mit ihren Microsoft-Konten anmelden

SSO-Status¶

Verbunden: Zeigt Ihre Entra-Mandanten-ID
Nicht verbunden: Nur lokale Authentifizierung

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Verbinden	Microsoft Entra-Einrichtungsablauf starten
Erneut verbinden	Einrichtungsablauf erneut durchführen (wird angezeigt, wenn bereits verbunden)
Anmeldung testen	SSO-Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto testen
Trennen	SSO-Konfiguration entfernen (kehrt zur lokalen Authentifizierung zurück)

Tägliche Verzeichnissynchronisierung¶

Dieser Block erscheint unterhalb der Entra-Karte, sobald Single Sign-On verbunden ist. Jede Nacht um 03:00 Uhr Serverzeit aktualisiert KANAP Namen, Titel, Telefonnummern, Abteilungen und Unternehmen aus Microsoft Entra, aktualisiert den Vorgesetzten der Personen, die Mitwirkende sind, und deaktiviert Konten, die im Verzeichnis entfernt oder deaktiviert wurden.

Abteilungen und Unternehmen werden nach Namen mit bereits in KANAP vorhandenen Datensätzen abgeglichen. Es wird nichts automatisch angelegt. Leere Werte im Verzeichnis löschen niemals das, was bereits in KANAP gespeichert ist.

Die Synchronisierung erfordert eine einmalige Genehmigung durch einen Microsoft Entra-Administrator. Bis sie erteilt ist, zeigt der Block Noch nicht autorisiert. Ein Microsoft Entra-Administrator muss KANAP die Berechtigung erteilen, Verzeichnisbenutzer zu lesen.

Zustand oder Aktion	Was er bedeutet
Noch nicht autorisiert...	Kein Microsoft Entra-Administrator hat die Synchronisierung genehmigt, oder die erforderliche Berechtigung fehlt in der App-Registrierung.
Zugriff in Microsoft Entra gewähren	Führt Sie zur Genehmigungsseite von Microsoft. Wird angezeigt, solange die Synchronisierung nicht autorisiert ist. Sie kehren zurück mit Zugriff gewährt. Die erste Synchronisierung läuft.
Zuletzt synchronisiert {Datum}: N Konten aktualisiert, N deaktiviert.	Ergebnis des letzten erfolgreichen Laufs.
Die letzte Synchronisierung ist fehlgeschlagen: {Meldung}	Der letzte Lauf wurde nicht abgeschlossen. Die Meldung stammt von Microsoft.
Jetzt synchronisieren	Startet die Synchronisierung sofort, statt auf die kommende Nacht zu warten. Meldet Synchronisierung abgeschlossen: N Konten aktualisiert, N deaktiviert.

Die Einrichtungsschritte für die Entra-App-Registrierung finden Sie unter Microsoft Entra SSO.

Branding¶

Verwenden Sie Administration > Branding, um Ihre Unternehmensidentität in KANAP anzuwenden.

Route: /admin/branding
Berechtigung: users:admin
Geltungsbereich: Nur Mandanten-Hosts (nicht auf dem Plattform-Admin-Host verfügbar)

Mit Branding können Sie: - Ihr Mandanten-Logo hochladen oder entfernen - Steuern, ob das Logo im Dunkelmodus angezeigt wird - Separate Primärfarben für Hell- und Dunkelmodus festlegen - Alle Branding-Einstellungen auf die Standardwerte zurücksetzen

Für eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe: Branding

Einstellungen¶

Die Einstellungsseite ermöglicht die Verwaltung Ihres persönlichen Profils und Ihrer Benachrichtigungseinstellungen. Zugriff über das Benutzermenü (Avatar oben rechts) oder durch Navigation zu /settings.

Die Seite hat zwei Tabs, erreichbar über URL: - /settings/profile (Standard) -- Profil-Tab - /settings/notifications -- Benachrichtigungs-Tab

Profil¶

Bearbeiten Sie Ihre persönlichen Informationen: - Vorname / Nachname - Berufsbezeichnung - Geschäftstelefon / Mobiltelefon

Wenn Ihre Organisation Microsoft Entra ID (SSO) verwendet, können einige Felder aus Entra synchronisiert sein und in KANAP nicht bearbeitet werden.

Benachrichtigungen¶

Steuern Sie, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten.

Hauptschalter: Schalten Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Schalter E-Mail-Benachrichtigungen oben ein oder aus.

Arbeitsbereich-Kategorien (jeweils mit eigenem Ein-/Ausschalter):

Arbeitsbereich	Benachrichtigungskategorien
Portfolio	Statusänderungen, Hinzufügung zu einem Team, Teamänderungen bei Elementen die Sie leiten, Kommentare
Aufgaben	Zuweisung (als Beauftragter, Antragsteller oder Betrachter), Statusänderungen, Kommentare
Budget	Ablaufwarnungen, Statusänderungen, Kommentare

Ablaufwarnungen senden den Verantwortlichen eines Vertrags, einer OPEX-Position oder einer CAPEX-Position 30, 14, 7 und 1 Tag(e) vor deren Terminen eine E-Mail: Kündigungsfrist und Enddatum eines Vertrags, Ende der Gültigkeit einer OPEX- oder CAPEX-Position. Nur Verantwortliche, die die Budget-Benachrichtigungen und die Ablaufwarnungen eingeschaltet haben, erhalten sie. Die Prüfung läuft jeden Tag um 08:00 UTC. Jede Erinnerung geht pro Tag nur einmal an jeden Empfänger, auch wenn die Prüfung an diesem Tag erneut läuft, etwa nach einem Neustart.

Wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mail: Erhalten Sie eine regelmäßige Zusammenfassung Ihrer Aktivitäten und anstehenden Termine. Konfigurieren Sie: - Wochentag (z. B. Montag) - Uhrzeit (Stunde in Ihrer Zeitzone) - Zeitzone

Verwenden Sie die Schaltfläche E-Mail-Vorschau, um sich eine Test-E-Mail zu senden und das Format zu überprüfen.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie Schalter umschalten oder Auswahlen ändern.

Tipps¶

Integrierte Rollen duplizieren: Anstatt Rollen von Grund auf zu erstellen, duplizieren Sie eine integrierte Rolle und passen Sie die Berechtigungen an. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Ressourcen übersehen.
Mehrfach-Rollen für Flexibilität: Weisen Sie Benutzern mehrere Rollen zu, um Berechtigungen zu kombinieren -- z. B. eine Rolle „Finanz-Leser" plus eine Rolle „Projektmanager".
SSO verwenden: Wenn Sie Microsoft 365 haben, verbinden Sie Entra ID für einfachere Benutzerverwaltung und automatische Profilsynchronisation.
Deaktivieren statt löschen: Wenn jemand das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie das Konto, um die Audit-Historie zu bewahren.
Berechtigungen regelmäßig überprüfen: Prüfen Sie die Rollenberechtigungen regelmäßig, um das Prinzip der minimalen Rechte einzuhalten.