Sociétés¶

Les sociétés sont le socle de vos données de référence. Elles représentent les entités juridiques auxquelles vous imputez les dépenses IT et pour lesquelles vous établissez les refacturations. Chaque ventilation, poste de dépense et de nombreux rapports font référence à une société, il est donc important de maintenir ces données à jour.

Lorsque votre espace de travail est créé, il démarre avec une société portant le nom de votre organisation. Son pays est celui que vous avez sélectionné lors de l'inscription à l'essai, et elle sera automatiquement assignée au plan comptable par défaut pour ce pays lorsqu'il est disponible. Vous pouvez la renommer ou en ajouter d'autres.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Données de référence > Sociétés pour ouvrir la liste.

Champs obligatoires :

Nom : un libellé unique que vos équipes reconnaissent
Pays : code pays ISO (recherche par nom ou code)
Ville : ville où la société est basée
Devise de base : code devise ISO (recherche par nom ou code)

Conseil : Gardez des noms uniques pour éviter la confusion dans les imports et les listes de sélection.

Travailler avec la liste¶

La liste affiche toutes les sociétés de votre espace de travail. Utilisez-la pour revoir les informations clés en un coup d'oeil, trouver rapidement des sociétés et ouvrir les espaces de travail pour les modifier.

Colonnes par défaut :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Nom	Nom de la société (cliquez pour ouvrir l'espace de travail)
Pays	Code pays ISO
Devise	Code de devise de base
Effectif (année)	Effectif pour l'année sélectionnée (cliquez pour ouvrir l'onglet Détails)
Utilisateurs IT (année)	Utilisateurs IT pour l'année sélectionnée (cliquez pour ouvrir l'onglet Détails)
Chiffre d'affaires (année)	Chiffre d'affaires pour l'année sélectionnée (cliquez pour ouvrir l'onglet Détails)
Statut	Activé ou Désactivé

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut, ajoutez-les via le sélecteur de colonnes) :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Ville	Ville
Code postal	Code postal
Adresse 1	Ligne d'adresse principale
Adresse 2	Ligne d'adresse secondaire
État	État ou province
Notes	Notes en texte libre
Créé	Date et heure de création de l'enregistrement

Filtrage :

Recherche rapide : recherche en texte libre dans toutes les colonnes visibles
Filtres de colonnes : cliquez sur n'importe quel en-tête de colonne pour filtrer par valeur ; les colonnes numériques (Effectif, Utilisateurs IT, Chiffre d'affaires) supportent les filtres numériques
Périmètre par statut : le bouton bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés au-dessus de la liste contrôle quelles sociétés apparaissent. Par défaut, la liste affiche les sociétés activées

Sélecteur d'année : utilisez le champ Année dans la barre d'outils pour changer quelle année de métriques est affichée. La ligne du bas affiche les totaux pour Effectif, Utilisateurs IT et Chiffre d'affaires pour toutes les sociétés visibles (filtrées).

Actions :

Nouveau : créer une société (nécessite companies:manager)
Import CSV : import en masse de sociétés depuis un fichier CSV (nécessite companies:admin)
Export CSV : exporter les sociétés et leurs métriques en CSV (nécessite companies:admin)
Supprimer la sélection : supprimer une ou plusieurs sociétés sélectionnées (nécessite companies:admin ; possible uniquement si rien ne référence la société)

Contexte de recherche : lorsque vous ouvrez l'espace de travail d'une société depuis la liste, votre recherche, vos filtres, votre tri et votre année sont préservés. Revenir à la liste restaure votre vue précédente.

Autorisations¶

Action	Niveau requis
Consulter la liste et les espaces de travail	`companies:reader`
Créer ou modifier des sociétés	`companies:manager`
Importer, exporter ou supprimer	`companies:admin`

L'espace de travail de la société¶

Cliquez sur un nom de société dans la liste pour ouvrir son espace de travail. Il comporte deux onglets : Vue d'ensemble et Détails.

En-tête : le nom de la société. Cliquez dessus pour renommer la société. Les flèches avec « N sur M » permettent de passer d'une société à l'autre dans l'ordre et avec les filtres de la liste, sans revenir à la liste. Le lien de retour, Sociétés, ramène à la liste avec votre contexte de recherche intact
Panneau Propriétés à droite : Pays, Devise de base, Plan comptable et Cycle de vie. Utilisez le bouton situé à côté pour replier le panneau ou le rouvrir

Enregistrement automatique : chaque modification s'enregistre d'elle-même quand vous quittez le champ. Il n'y a ni bouton Enregistrer, ni bouton Réinitialiser, ni bouton Fermer. Vous pouvez continuer à travailler pendant l'enregistrement. Lorsqu'une modification est refusée, la raison s'affiche sous le champ concerné, sauf pour le nom, dont le refus s'affiche en haut de la page.

Panneau Propriétés¶

Pays (obligatoire) : code pays ISO, recherche par nom ou code. Changer le pays fait aussi passer le Plan comptable à celui par défaut du nouveau pays, mais seulement si le plan actuel appartient à un autre pays. Un plan comptable global reste en place
Devise de base (obligatoire) : code devise ISO, recherche par nom ou code
Plan comptable : le plan comptable lié à cette société (voir Plan comptable). Sur une société existante, vous pouvez choisir un autre plan, mais vous ne pouvez pas vider le champ, car le plan par défaut du pays reviendrait
Cycle de vie : l'interrupteur de statut, dont le libellé indique l'état actuel (Activé ou Désactivé), et la date de Fin de validité. Voir Statut et cycle de vie

Vue d'ensemble¶

L'onglet Vue d'ensemble contient l'adresse, les informations d'immatriculation et les notes. Le nom, le pays, la devise, le plan comptable et le cycle de vie se trouvent dans l'en-tête et le panneau Propriétés.

Ce que vous pouvez modifier :

Section Adresse :
- Adresse ligne 1, Adresse ligne 2 : lignes d'adresse
- Code postal : code postal
- Ville (obligatoire) : nom de la ville. Une ville vide est refusée avec « Saisissez une ville. »
- Région ou État : état, province ou région
Section Immatriculation :
- Numéro d'immatriculation : numéro d'immatriculation de la société
- Numéro de TVA : numéro d'identification TVA
Notes : notes en texte libre

Créer une société : Nouveau ouvre un formulaire unique avec le nom, Pays, Devise de base, Plan comptable, Ville, les autres champs d'adresse, les champs d'immatriculation et Notes. Le choix d'un pays renseigne le Plan comptable à votre place : le plan par défaut du pays s'il en existe un, sinon un plan global. Vous pouvez le modifier avant d'enregistrer. Cliquez sur Créer pour enregistrer la société. L'onglet Détails devient disponible après la création de la société.

Détails¶

L'onglet Détails gère les métriques annuelles. Utilisez les onglets d'année en haut pour basculer entre les années (année en cours plus deux ans avant et après).

Ce que vous pouvez modifier :

Effectif (obligatoire) : nombre total d'employés pour l'année, doit être un nombre entier de zéro ou plus
Utilisateurs IT (optionnel) : nombre d'utilisateurs IT, doit être un nombre entier de zéro ou plus
Chiffre d'affaires (M€) (optionnel) : chiffre d'affaires en millions de la devise de base de la société, jusqu'à 3 décimales

Comment ça fonctionne :

Chaque valeur est enregistrée pour l'année sélectionnée quand vous quittez le champ (ou appuyez sur Entrée). Une valeur non valide affiche un message sous le champ, par exemple « Saisissez un nombre entier, 0 ou plus. »
Chaque année est enregistrée séparément : changer d'année charge les valeurs de cette année
Si les chiffres de la société pour l'année sont gelés, les champs sont verrouillés et un avis indique qu'un administrateur budgétaire peut les dégeler (Gestion budgétaire > Administration > Geler les données de référence)
Vous avez besoin de companies:manager pour modifier les métriques

Plan comptable¶

Chaque société peut être liée à un Plan comptable (CoA), qui définit l'ensemble des comptes disponibles lors de l'enregistrement de postes OPEX ou CAPEX pour cette société.

Comment ça fonctionne :

Lorsque vous créez une société, elle est automatiquement assignée au CoA par défaut pour son pays (si un tel CoA existe). S'il n'y a pas de CoA par défaut pour le pays, le plan qui porte le rôle Plan par défaut des autres pays est utilisé.
Vous pouvez changer l'assignation du CoA dans le panneau Propriétés en utilisant le sélecteur Plan comptable. Le sélecteur affiche les CoA correspondant au pays de la société plus les CoA de portée globale.
Lorsque vous changez le pays de la société, le CoA suit si l'actuel appartient à un autre pays : il passe à celui par défaut du nouveau pays. Un CoA global reste en place.
Sur une société existante, le CoA ne peut pas être vidé. Vous pouvez seulement le remplacer par un autre.
Le CoA que vous sélectionnez détermine quels comptes apparaissent dans le menu déroulant des comptes lors de la création ou modification de postes de dépenses pour cette société.

Ce que cela signifie pour votre flux de travail :

Sociétés avec un CoA : lors de l'enregistrement d'OPEX/CAPEX, vous ne pouvez sélectionner que des comptes appartenant au plan comptable de cette société. Cela garantit la cohérence comptable.
Sociétés sans CoA (historique) : peuvent utiliser des comptes qui n'appartiennent à aucun plan comptable. Cela supporte la migration progressive vers le système de CoA.
Changer de CoA : si vous basculez une société vers un autre CoA, les postes de dépenses existants conservent leurs comptes actuels (avec un avertissement s'ils ne correspondent pas au nouveau CoA), mais les nouveaux postes utiliseront les comptes du nouveau CoA.

Configurer les plans comptables : rendez-vous dans Données de référence > Plans comptables pour consulter, créer ou gérer vos ensembles de CoA. Vous pouvez créer des CoA de zéro ou les charger depuis des modèles de la plateforme (ensembles de comptes standard par pays). Chaque pays peut avoir un CoA par défaut (Plan par défaut du pays ({pays})), proposé lorsque vous créez une société dans ce pays. Les sociétés d'un pays sans plan par défaut utilisent le plan Plan par défaut des autres pays. Voir Rôles des plans.

Conseil : Si vous voyez un avertissement « compte obsolète » lors de la modification de postes OPEX/CAPEX, cela signifie que le compte n'appartient pas au plan comptable actuel de la société. Mettez à jour le compte vers un compte du bon CoA pour résoudre cet avertissement.

Statut et cycle de vie¶

Utilisez la Fin de validité pour contrôler quand une société cesse d'être active.

Les sociétés sont Activées par défaut. Laissez la Fin de validité vide pour que la société reste active indéfiniment, ou programmez une date future.
Passer la société à Désactivé sans date fixe sa fin de validité à aujourd'hui.
Une fois la fin de validité passée, le statut passe à Désactivé de lui-même dans l'heure.
Après la fin de validité :
- La société n'apparaît plus dans les listes de sélection pour les nouvelles ventilations et est exclue des rapports pour les années strictement postérieures.
- Les données historiques restent intactes ; la société apparaît toujours dans les rapports couvrant les années où elle était active.
Préférez la désactivation à la suppression. La suppression n'est possible que si rien ne référence la société (pas de ventilations, de dépenses ni de centres de coûts). Une société à laquelle appartiennent des centres de coûts est refusée avec un message tel que « Company A is used by 3 cost centers. Change their company or disable it instead. »

Métriques annuelles¶

De nombreuses parties de l'application sont sensibles à l'année. Les sociétés ont des métriques par année :

Effectif (obligatoire pour l'année)
Utilisateurs IT (optionnel)
Chiffre d'affaires (optionnel, en millions de la devise de base de la société)

Où c'est important :

Les ventilations peuvent utiliser l'Effectif, les Utilisateurs IT ou le Chiffre d'affaires pour répartir les coûts entre les sociétés pour une année donnée.
Les rapports utilisent ces métriques pour les KPI et les ratios.
Seules les sociétés actives pour une année sont prises en compte pour la ventilation et le reporting de cette année.

Gel et copie :

Vous pouvez geler une année une fois finalisée pour empêcher les modifications.
Utilisez Copier les indicateurs annuels dans Gestion budgétaire > Administration pour copier les métriques d'une année à l'autre (choisissez quelles métriques copier). Les années gelées ne peuvent pas être écrasées.

Import/export CSV¶

Exporter CSV télécharge toutes les sociétés avec leurs métriques. Importer CSV relit un fichier. La fenêtre d'import propose aussi Télécharger le modèle : un fichier avec les seuls en-têtes, prêt à remplir.

Les colonnes, dans cet ordre. Les colonnes de métriques suivent l'année sélectionnée dans la barre d'outils de la liste : l'année précédente, celle-ci et la suivante.

Colonne	Contenu
`name`	Obligatoire. Le nom de la société. Les lignes sont rapprochées par ce nom
`country_iso`	Obligatoire. Deux lettres
`address1`, `address2`	Lignes d'adresse
`postal_code`, `city`, `state`	Compléments d'adresse
`reg_number`, `vat_number`	Numéro d'immatriculation et numéro de TVA
`base_currency`	Obligatoire. Trois lettres
`status`	`enabled` ou `disabled`
`disabled_at`	La fin de validité : une date (`2026-12-31`) ou une date et une heure complètes
`notes`	Texte libre
`headcount_<année>`	Obligatoire lorsque la ligne porte une métrique pour cette année
`it_users_<année>`	Un nombre entier
`turnover_<année>`	Jusqu'à 3 décimales, en millions de la devise de base de la société

Import :

Commencez par la Vérification préalable. Elle valide les en-têtes, l'encodage, les champs obligatoires, les doublons et les métriques. Si la vérification est propre, Charger applique les insertions et les mises à jour
Correspondance : par name de société. Un nom présent deux fois dans le fichier n'est gardé qu'une fois, la première ligne l'emportant
Champs obligatoires : name, country_iso et base_currency
Statut et fin de validité : l'export écrit le statut déduit de la fin de validité. Une nouvelle société est activée sauf si la ligne indique disabled. Lors d'une mise à jour, un status vide et un disabled_at vide conservent les valeurs enregistrées. enabled avec une date vide efface la fin de validité. disabled avec une date vide conserve une date déjà passée, et sinon termine la société aujourd'hui
Une ligne dont le statut contredit sa date est refusée avec une erreur de ligne : « Status is enabled but the end of validity has passed. Clear the date or set the status to disabled. If the file comes from an older export, export the data again. » ou « Status is disabled but the end of validity is still to come. Set the status to enabled or set a date that has passed. »
Métriques : si vous fournissez des métriques pour une année, headcount_<année> est obligatoire pour cette année. it_users_<année> et turnover_<année> sont facultatifs

Notes :

Voir Fichiers CSV pour l'encodage, le séparateur, les formes de dates et de montants, et les deux étapes d'import
La liste se rafraîchit automatiquement après un chargement réussi

Conseils¶

Désactivez plutôt que supprimer : gardez l'historique cohérent et les rapports significatifs.
Plan comptable : assignez des CoA aux sociétés pour garantir une utilisation cohérente des comptes dans les postes OPEX/CAPEX.
Chiffre d'affaires : saisissez les valeurs en millions de la devise de base de la société (ex. : 2,5 = 2,5 millions dans cette devise).
Effectif est le driver de ventilation le plus courant ; maintenez-le à jour pour l'année en cours.
Métriques gelées : vous pouvez toujours les consulter, mais les modifications sont bloquées tant qu'un administrateur budgétaire ne dégèle pas l'année dans Gestion budgétaire > Administration > Geler les données de référence.
Sélecteur de colonnes : utilisez-le pour afficher ou masquer les colonnes comme Ville, Adresse, État ou Créé selon votre flux de travail.
Les colonnes de métriques renvoient aux Détails : cliquer sur une valeur d'Effectif, d'Utilisateurs IT ou de Chiffre d'affaires ouvre directement l'onglet Détails pour cette société.