Sociétés¶

Les sociétés sont le socle de vos données de référence. Elles représentent les entités juridiques auxquelles vous imputez les dépenses IT et pour lesquelles vous établissez les refacturations. Chaque ventilation, poste de dépense et de nombreux rapports font référence à une société, il est donc important de maintenir ces données à jour.

Lorsque votre espace de travail est créé, il démarre avec une société portant le nom de votre organisation. Son pays est celui que vous avez sélectionné lors de l'inscription à l'essai, et elle sera automatiquement assignée au plan comptable par défaut pour ce pays lorsqu'il est disponible. Vous pouvez la renommer ou en ajouter d'autres.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Données de référence > Sociétés pour ouvrir la liste.

Champs obligatoires :

Nom : un libellé unique que vos équipes reconnaissent
Pays : code pays ISO (recherche par nom ou code)
Ville : ville où la société est basée
Devise de base : code devise ISO (recherche par nom ou code)

Conseil : Gardez des noms uniques pour éviter la confusion dans les imports et les listes de sélection.

Travailler avec la liste¶

La liste affiche toutes les sociétés de votre espace de travail. Utilisez-la pour revoir les informations clés en un coup d'oeil, trouver rapidement des sociétés et ouvrir les espaces de travail pour les modifier.

Colonnes par défaut :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Nom	Nom de la société (cliquez pour ouvrir l'espace de travail)
Pays	Code pays ISO
Devise	Code de devise de base
Effectif (année)	Effectif pour l'année sélectionnée (cliquez pour ouvrir l'onglet Détails)
Utilisateurs IT (année)	Utilisateurs IT pour l'année sélectionnée (cliquez pour ouvrir l'onglet Détails)
Chiffre d'affaires (année)	Chiffre d'affaires pour l'année sélectionnée (cliquez pour ouvrir l'onglet Détails)
Statut	Activé ou Désactivé

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut, ajoutez-les via le sélecteur de colonnes) :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Ville	Ville
Code postal	Code postal
Adresse 1	Ligne d'adresse principale
Adresse 2	Ligne d'adresse secondaire
État	État ou province
Notes	Notes en texte libre
Créé	Date et heure de création de l'enregistrement

Filtrage :

Recherche rapide : recherche en texte libre dans toutes les colonnes visibles
Filtres de colonnes : cliquez sur n'importe quel en-tête de colonne pour filtrer par valeur ; les colonnes numériques (Effectif, Utilisateurs IT, Chiffre d'affaires) supportent les filtres numériques
Périmètre par statut : basculez entre Activé, Désactivé et Tous pour contrôler quelles sociétés apparaissent

Sélecteur d'année : utilisez le champ Année dans la barre d'outils pour changer quelle année de métriques est affichée. La ligne du bas affiche les totaux pour Effectif, Utilisateurs IT et Chiffre d'affaires pour toutes les sociétés visibles (filtrées).

Actions :

Nouveau : créer une société (nécessite companies:manager)
Import CSV : import en masse de sociétés depuis un fichier CSV (nécessite companies:admin)
Export CSV : exporter les sociétés et leurs métriques en CSV (nécessite companies:admin)
Supprimer la sélection : supprimer une ou plusieurs sociétés sélectionnées (nécessite companies:admin ; possible uniquement si rien ne référence la société)

Contexte de recherche : lorsque vous ouvrez l'espace de travail d'une société depuis la liste, votre recherche, vos filtres, votre tri et votre année sont préservés. Revenir à la liste restaure votre vue précédente.

Autorisations¶

Action	Niveau requis
Consulter la liste et les espaces de travail	`companies:reader`
Créer ou modifier des sociétés	`companies:manager`
Importer, exporter ou supprimer	`companies:admin`

L'espace de travail de la société¶

Cliquez sur un nom de société dans la liste pour ouvrir son espace de travail. L'espace de travail comporte deux onglets disposés verticalement à gauche : Vue d'ensemble et Détails.

Utilisez Préc. / Suiv. pour passer d'une société à l'autre sans revenir à la liste. Cliquez sur Fermer (X) pour revenir à la liste avec votre contexte de recherche intact.

Si vous avez des modifications non enregistrées, l'application vous invite à enregistrer avant de changer d'onglet, de naviguer vers une autre société ou de changer d'année.

Vue d'ensemble¶

L'onglet Vue d'ensemble contient les informations générales sur la société.

Ce que vous pouvez modifier :

Nom (obligatoire) : le nom d'affichage de la société
Pays (obligatoire) : code pays ISO, recherche par nom ou code
Plan comptable : le plan comptable (CoA) lié à cette société (voir ci-dessous)
Adresse 1, Adresse 2 : lignes d'adresse
Code postal : code postal
Ville (obligatoire) : nom de la ville
État : état ou province
N° d'immatriculation : numéro d'immatriculation de la société
N° TVA : numéro d'identification TVA
Devise de base (obligatoire) : code devise ISO, recherche par nom ou code
Statut / Date de désactivation : contrôle si la société est active (voir ci-dessous)
Notes : notes en texte libre

Détails¶

L'onglet Détails gère les métriques annuelles. Utilisez les onglets d'année en haut pour basculer entre les années (année en cours plus deux ans avant et après).

Ce que vous pouvez modifier :

Effectif (obligatoire) : nombre total d'employés pour l'année, doit être un entier non négatif
Utilisateurs IT (optionnel) : nombre d'utilisateurs IT, doit être un entier non négatif
Chiffre d'affaires (optionnel) : chiffre d'affaires en millions de la devise de base de la société, jusqu'à 3 décimales

Comment ça fonctionne :

Chaque enregistrement ne s'applique qu'à l'année actuellement sélectionnée
Si les métriques de l'année sont gelées, les champs sont en lecture seule ; dégélez-les depuis l'Administration des données de référence pour apporter des modifications
Vous avez besoin de companies:manager pour modifier les métriques

Plan comptable¶

Chaque société peut être liée à un Plan comptable (CoA), qui définit l'ensemble des comptes disponibles lors de l'enregistrement de postes OPEX ou CAPEX pour cette société.

Comment ça fonctionne :

Lorsque vous créez une société, elle est automatiquement assignée au CoA par défaut pour son pays (si un tel CoA existe). S'il n'y a pas de CoA par défaut pour le pays, le CoA par défaut global est utilisé.
Vous pouvez changer l'assignation du CoA dans l'onglet Vue d'ensemble de la société en utilisant le sélecteur Plan comptable. Le sélecteur affiche les CoA correspondant au pays de la société plus les CoA de portée globale.
Le CoA que vous sélectionnez détermine quels comptes apparaissent dans le menu déroulant des comptes lors de la création ou modification de postes de dépenses pour cette société.

Ce que cela signifie pour votre flux de travail :

Sociétés avec un CoA : lors de l'enregistrement d'OPEX/CAPEX, vous ne pouvez sélectionner que des comptes appartenant au plan comptable de cette société. Cela garantit la cohérence comptable.
Sociétés sans CoA (historique) : peuvent utiliser des comptes qui n'appartiennent à aucun plan comptable. Cela supporte la migration progressive vers le système de CoA.
Changer de CoA : si vous basculez une société vers un autre CoA, les postes de dépenses existants conservent leurs comptes actuels (avec un avertissement s'ils ne correspondent pas au nouveau CoA), mais les nouveaux postes utiliseront les comptes du nouveau CoA.

Configurer les plans comptables : rendez-vous dans Données de référence > Plans comptables pour consulter, créer ou gérer vos ensembles de CoA. Vous pouvez créer des CoA de zéro ou les charger depuis des modèles de la plateforme (ensembles de comptes standard par pays). Chaque pays peut avoir un CoA par défaut qui est automatiquement assigné aux nouvelles sociétés de ce pays.

Conseil : Si vous voyez un avertissement « compte obsolète » lors de la modification de postes OPEX/CAPEX, cela signifie que le compte n'appartient pas au plan comptable actuel de la société. Mettez à jour le compte vers un compte du bon CoA pour résoudre cet avertissement.

Statut et date de désactivation¶

Utilisez la Date de désactivation pour contrôler quand une société cesse d'être active.

Les sociétés sont Activées par défaut. Vous pouvez aussi planifier une date de désactivation future.
Après la date de désactivation :
- La société n'apparaît plus dans les listes de sélection pour les nouvelles ventilations et est exclue des rapports pour les années strictement postérieures.
- Les données historiques restent intactes ; la société apparaît toujours dans les rapports couvrant les années où elle était active.
Préférez la désactivation à la suppression. La suppression n'est possible que si rien ne référence la société (pas de ventilations ni de dépenses).

Métriques annuelles¶

De nombreuses parties de l'application sont sensibles à l'année. Les sociétés ont des métriques par année :

Effectif (obligatoire pour l'année)
Utilisateurs IT (optionnel)
Chiffre d'affaires (optionnel, en millions de la devise de base de la société)

Où c'est important :

Les ventilations peuvent utiliser l'Effectif, les Utilisateurs IT ou le Chiffre d'affaires pour répartir les coûts entre les sociétés pour une année donnée.
Les rapports utilisent ces métriques pour les KPI et les ratios.
Seules les sociétés actives pour une année sont prises en compte pour la ventilation et le reporting de cette année.

Gel et copie :

Vous pouvez geler une année une fois finalisée pour empêcher les modifications.
Utilisez l'Administration des données de référence pour copier les métriques d'une année à l'autre (choisissez quelles métriques copier). Les années gelées ne peuvent pas être écrasées.

Import/export CSV¶

Maintenez de grands ensembles synchronisés avec vos systèmes sources en utilisant le CSV (séparateur point-virgule ;).

Export :

Modèle : fichier d'en-têtes uniquement que vous pouvez remplir (inclut des colonnes dynamiques pour A-1, A, A+1 basées sur l'année sélectionnée)
Données : sociétés actuelles plus leurs métriques pour A-1 / A / A+1

Import :

Commencez par la Vérification préalable (valide les en-têtes, l'encodage, les champs obligatoires, les doublons et les métriques)
Si la vérification est OK, Charger applique les insertions et mises à jour
La correspondance se fait par nom de société (dans votre espace de travail). Les doublons dans le fichier sont dédupliqués par nom (la première occurrence l'emporte)
Champs obligatoires : Nom, Pays (2 lettres), Devise de base (3 lettres), Ville
Champ optionnel : coa_code (référence un plan comptable ; si omis, le CoA par défaut pour le pays est utilisé)
Métriques : si vous fournissez des métriques pour une année, l'Effectif est obligatoire pour cette année ; Utilisateurs IT et Chiffre d'affaires sont optionnels. Le Chiffre d'affaires accepte jusqu'à 3 décimales et doit être exprimé en millions de la devise de base de la société

Notes :

Utilisez l'encodage UTF-8 et des points-virgules comme séparateurs
La liste se rafraîchit automatiquement après un chargement réussi
Si vous importez avec coa_code, assurez-vous que le plan comptable existe d'abord dans votre espace de travail

Conseils¶

Désactivez plutôt que supprimer : gardez l'historique cohérent et les rapports significatifs.
Plan comptable : assignez des CoA aux sociétés pour garantir une utilisation cohérente des comptes dans les postes OPEX/CAPEX.
Chiffre d'affaires : saisissez les valeurs en millions de la devise de base de la société (ex. : 2,5 = 2,5 millions dans cette devise).
Effectif est le driver de ventilation le plus courant ; maintenez-le à jour pour l'année en cours.
Métriques gelées : vous pouvez toujours les consulter, mais les modifications sont bloquées tant que vous ne dégélez pas depuis l'Administration.
Sélecteur de colonnes : utilisez-le pour afficher ou masquer les colonnes comme Ville, Adresse, État ou Créé selon votre flux de travail.
Les colonnes de métriques renvoient aux Détails : cliquer sur une valeur d'Effectif, d'Utilisateurs IT ou de Chiffre d'affaires ouvre directement l'onglet Détails pour cette société.