Fournisseurs¶

Les fournisseurs (également appelés vendeurs) représentent les entreprises auprès desquelles vous achetez des logiciels, des services et du support. Liez les fournisseurs aux applications, contrats et postes OPEX pour suivre les relations fournisseurs et les dépenses dans votre portefeuille IT.

Premiers pas¶

Naviguez vers Données de référence > Fournisseurs pour ouvrir le répertoire des fournisseurs. Cliquez sur Nouveau pour créer votre première entrée.

Champs obligatoires : - Nom : Le nom du fournisseur ou du vendeur

Optionnel mais utile : - ID Fournisseur ERP : Identifiant de référence de votre ERP ou système d'approvisionnement - Notes : Notes libres sur la relation fournisseur

Conseil : Créez les fournisseurs avant d'ajouter des applications ou des contrats — vous pourrez les lier lors de la création.

Travailler avec la liste¶

La liste des fournisseurs vous offre un répertoire consultable et triable de tous vos vendeurs.

Colonnes par défaut : - Nom : Nom du fournisseur (cliquez pour ouvrir l'espace de travail) - ID Fournisseur ERP : Identifiant de référence des systèmes externes

Colonnes supplémentaires (via le sélecteur de colonnes) : - Statut : Activé ou Désactivé - Notes : Informations complémentaires - Créé : Date de création de l'enregistrement

Chaque cellule d'une ligne est cliquable et navigue vers l'espace de travail du fournisseur.

Tri par défaut : Par nom, alphabétique.

Filtrage : - Recherche rapide : Recherche dans les champs du fournisseur - Filtre de statut : Utilisez le bouton bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés au-dessus de la grille pour filtrer par statut. Par défaut, la liste affiche les fournisseurs activés

Actions : - Nouveau : Créer un nouveau fournisseur (nécessite suppliers:manager) - Importer CSV : Import en masse de fournisseurs (nécessite suppliers:admin) - Exporter CSV : Exporter la liste en CSV (nécessite suppliers:admin) - Supprimer la sélection : Supprimer les fournisseurs sélectionnés (nécessite suppliers:admin)

L'espace de travail Fournisseur¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir l'espace de travail. Utilisez Préc et Suiv pour naviguer entre les fournisseurs sans revenir à la liste. Si vous avez des modifications non enregistrées, KANAP vous demandera confirmation avant de quitter la page.

L'espace de travail comporte deux onglets : Vue d'ensemble et Contacts.

Vue d'ensemble¶

L'onglet Vue d'ensemble capture l'identité et le statut du fournisseur.

Ce que vous pouvez modifier : - Nom : Nom du fournisseur ou du vendeur (obligatoire) - ID Fournisseur ERP : Identifiant de référence de votre système d'approvisionnement ou ERP - Cycle de vie : l'interrupteur de statut, dont le libellé indique l'état actuel (Activé ou Désactivé), et la date de Fin de validité. Laissez la date vide pour que le fournisseur reste actif indéfiniment, ou fixez une date future pour programmer sa fin. Passer le fournisseur à Désactivé sans date fixe la fin de validité à aujourd'hui - Notes : Notes libres sur le vendeur

La modification nécessite l'autorisation suppliers:manager. Les utilisateurs en lecture seule voient les mêmes champs mais ne peuvent pas les modifier.

Contacts¶

L'onglet Contacts organise les contacts liés à ce fournisseur en quatre catégories de rôle :

Rôle	Objectif
Commercial	Contacts de vente et de gestion de compte
Technique	Contacts d'ingénierie et de support technique
Support	Contacts helpdesk et support client
Autre	Tout contact qui ne correspond pas aux rôles ci-dessus

Comment ça fonctionne : - Chaque section de rôle liste ses contacts liés dans un tableau affichant prénom, nom, intitulé de poste, email et mobile - Cliquez sur une ligne de contact pour ouvrir l'espace de travail de ce contact - Utilisez Ajouter pour rechercher et attacher un contact existant à un rôle - Utilisez Créer pour créer un tout nouveau contact et le lier en une seule étape — KANAP vous ramènera ensuite à cet onglet

Conseil : Gardez au moins un contact par fournisseur pour que la communication fournisseur soit toujours à un clic.

Lors de la création d'un nouveau fournisseur, l'onglet Contacts est désactivé jusqu'à l'enregistrement de l'entrée.

Import/export CSV¶

Exporter CSV télécharge tous les fournisseurs avec leurs informations actuelles. Importer CSV relit un fichier. La fenêtre d'import propose aussi Télécharger le modèle : un fichier avec les seuls en-têtes.

Les colonnes :

Colonne	Contenu
`name`	Obligatoire. Le nom du fournisseur. Les lignes sont rapprochées par ce nom
`erp_supplier_id`	L'ID du fournisseur dans votre ERP
`commercial_contact`	L'e-mail d'un contact. Le chargement rattache le fournisseur au contact portant cet e-mail, et le crée lorsque l'espace de travail n'en a aucun
`technical_contact`	L'e-mail d'un contact, comme ci-dessus
`support_contact`	L'e-mail d'un contact, comme ci-dessus
`notes`	Texte libre
`status`	`enabled` ou `disabled`

Import :

Utilisez la Vérification préalable pour valider le fichier avant de l'appliquer, puis Charger
Les lignes sont rapprochées par name : une ligne met à jour le fournisseur qu'elle nomme, toute autre ligne en crée un
name est obligatoire. Toute autre cellule est facultative

Notes : - Voir Fichiers CSV pour l'encodage, le séparateur et les deux étapes d'import - Importez les fournisseurs avant les applications ou les contrats qui les référencent. Le fichier budgétaire crée aussi un fournisseur manquant lorsque Créer les fournisseurs manquants est cochée. Voir Charger un budget depuis un tableur

Conseils¶

Soyez cohérent dans les noms : Utilisez les noms officiels des vendeurs (par ex., « Microsoft Corporation » plutôt que « MS » ou « MSFT ») pour éviter les doublons.
Ajoutez les ID ERP tôt : Si vous utilisez un ERP, enregistrer l'identifiant fournisseur facilite les recoupements.
Désactivez plutôt que supprimer : Lorsque vous cessez de travailler avec un vendeur, désactivez-le au lieu de le supprimer pour préserver les données historiques dans les contrats et applications.
Organisez les contacts par rôle : Utilisez les quatre catégories de rôle pour permettre aux collègues de trouver facilement la bonne personne chez chaque vendeur.
Créez avant de lier : Ajoutez les fournisseurs aux données de référence avant de créer les applications ou contrats qui les référencent.