CAPEX¶

Les postes CAPEX (dépenses d'investissement) sont vos investissements dans des actifs à long terme : achats de matériel, licences logicielles à valeur pluriannuelle, projets d'infrastructure et équipements. C'est ici que vous planifiez les budgets d'investissement, suivez les dépenses de projet et répartissez les coûts à travers votre organisation.

L'espace de travail CAPEX vous aide à gérer chaque poste d'investissement de la budgétisation initiale jusqu'à l'exécution et le reporting -- le tout en un seul endroit avec des colonnes budgétaires annuelles, des méthodes de ventilation flexibles et des liens directs vers les projets, contrats et contacts.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Gestion budgétaire > CAPEX pour voir votre liste. Cliquez sur Nouveau pour créer votre premier poste.

Champs obligatoires :

Description : Ce dans quoi vous investissez (ex. : « Nouvelle infrastructure serveur », « Licence logiciel ERP »)
Type PP&E : Classification Immobilisations -- Matériel ou Logiciel
Type d'investissement : Objectif de l'investissement (voir les options ci-dessous)
Priorité : Niveau de priorité métier (voir les options ci-dessous)
Devise : Code ISO (ex. : USD, EUR). Par défaut la devise CAPEX de votre espace de travail ; modifiable par poste
Début effectif : Quand cet investissement commence (JJ/MM/AAAA)
Société payeuse : Quelle société réalise l'investissement (obligatoire pour la comptabilité)

Fortement recommandé :

Compte : Le compte du grand livre pour cette dépense d'investissement. Seuls les comptes du plan comptable de la société payeuse apparaissent
Fournisseur : Le vendeur ou fournisseur pour cet investissement. Sélectionnez depuis vos données de référence fournisseurs

Optionnel mais utile :

Fin effective : Quand la durée de vie utile de cet actif se termine ou le projet est achevé (laisser vide pour les actifs permanents)
Notes : Notes internes libres sur l'investissement

Une fois enregistré, l'espace de travail déverrouille tous les onglets : Vue d'ensemble, Budget, Ventilations, Tâches et Relations.

Conseil : Vous pouvez créer des postes rapidement et remplir les budgets et ventilations plus tard. Commencez par l'essentiel et itérez.

Types d'investissement¶

Les postes CAPEX doivent être classifiés par type d'investissement. Cela aide à analyser les schémas de dépenses d'investissement :

Remplacement : Remplacement d'actifs existants obsolètes ou en fin de vie
Capacité : Ajout de capacité pour supporter la croissance métier ou une demande accrue
Productivité : Amélioration de l'efficacité ou réduction des coûts opérationnels
Sécurité : Renforcement de la posture de sécurité, conformité ou atténuation des risques
Conformité : Satisfaction d'exigences réglementaires ou de conformité
Croissance métier : Permettre de nouveaux produits, marchés ou capacités métier
Autre : Investissements ne correspondant pas aux catégories ci-dessus

Niveaux de priorité :

Obligatoire : Doit être fait (réglementaire, infrastructure critique, sécurité)
Haute : Business case solide, ROI élevé ou importance stratégique
Moyenne : Précieux mais reportable si nécessaire
Basse : Souhaitable, peut être reporté

Travailler avec la liste CAPEX¶

La liste CAPEX (dans Gestion budgétaire > CAPEX) est votre vue principale pour parcourir, filtrer et naviguer dans les postes d'investissement.

Colonnes par défaut¶

Colonne	Ce qu'elle affiche
Description	Nom de l'investissement
Société	Société payeuse
Type PP&E	Matériel ou Logiciel
Type d'investissement	Objectif de l'investissement
Priorité	Niveau de priorité métier
Ventilation A	Libellé de la méthode de ventilation de l'année en cours
Budget A	Budget d'investissement planifié de l'année en cours (devise de reporting)
Atterrissage A	Dépense d'investissement réelle finale de l'année en cours (devise de reporting)
Budget A+1	Budget d'investissement planifié de l'année suivante (devise de reporting)

Colonnes supplémentaires¶

Ces colonnes sont masquées par défaut. Affichez-les depuis le sélecteur de colonnes :

Colonne	Ce qu'elle affiche
Ventilation A+1	Libellé de la méthode de ventilation de l'année suivante
Atterrissage A-1	Dépense d'investissement réelle finale de l'année précédente
Devise	Code de devise du poste
Début	Date de début effective
Fin	Date de fin effective
Notes	Notes libres
Tâche	Titre de la tâche la plus récente liée à ce poste
Activé	Statut (activé ou désactivé)

Filtrage¶

Chaque en-tête de colonne filtrable a une icône de filtre. Société, Type PP&E, Type d'investissement, Priorité et Devise utilisent des filtres par jeu de cases à cocher avec Tous, Aucun et un bouton effacer. Les filtres multiples se combinent avec une logique ET.

Ligne de totaux¶

La ligne épinglée en bas affiche les totaux pour toutes les colonnes budgétaires. Les totaux respectent vos filtres et recherche actuels. Tous les montants sont convertis dans votre devise de reporting, affichée dans le titre de la page (ex. : « CAPEX (EUR) »).

Liens profonds¶

Cliquez sur n'importe quelle cellule d'une ligne pour ouvrir l'espace de travail sur l'onglet le plus pertinent :

Description, Société, Type PP&E, Type d'investissement, Priorité : Ouvre la Vue d'ensemble
Budget A, Atterrissage A : Ouvre l'onglet Budget pour l'année en cours
Atterrissage A-1 : Ouvre l'onglet Budget pour l'année précédente
Budget A+1 : Ouvre l'onglet Budget pour l'année suivante
Ventilation A : Ouvre l'onglet Ventilations pour l'année en cours
Ventilation A+1 : Ouvre l'onglet Ventilations pour l'année suivante
Tâche : Ouvre l'onglet Tâches

Conseil : Utilisez les filtres de colonnes et la recherche rapide pour construire des vues focalisées (ex. : « Tous les investissements matériel avec priorité haute »), puis naviguez poste par poste avec Préc./Suiv. pour revoir les budgets.

L'espace de travail CAPEX¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste pour ouvrir l'espace de travail. Il comporte cinq onglets, chacun focalisé sur un aspect spécifique du poste d'investissement.

Vue d'ensemble¶

Cet onglet affiche toutes les informations générales sur le poste CAPEX.

Ce que vous pouvez modifier :

Description : Ce dans quoi vous investissez (texte multi-lignes)
Société payeuse : Autocomplétion depuis vos Sociétés
Compte : Filtré par le plan comptable de la société payeuse
Fournisseur : Autocomplétion depuis vos données de référence fournisseurs
Type PP&E : Matériel ou Logiciel
Type d'investissement : Remplacement, Capacité, Productivité, Sécurité, Conformité, Croissance métier ou Autre
Priorité : Obligatoire, Haute, Moyenne ou Basse
Devise : Par défaut la devise CAPEX de l'espace de travail ; affiche uniquement les devises autorisées
Début effectif et Fin effective : Champs de date au format JJ/MM/AAAA
Notes : Notes internes libres

Statut et cycle de vie :

Utilisez la bascule Activé ou définissez une Date de désactivation pour contrôler quand le poste apparaît dans les rapports et listes de sélection
Les postes désactivés sont exclus des rapports pour les années strictement postérieures à la date de désactivation
Les données historiques restent intactes

Budget¶

L'onglet Budget est l'endroit où vous saisissez les données financières par année. Il supporte plusieurs colonnes budgétaires et deux modes de saisie : Totaux forfaitaires (total annuel) et Manuel par mois (ventilation sur 12 mois).

Colonnes budgétaires (toutes les années) :

Budget : Budget d'investissement planifié initial
Révision : Mise à jour budgétaire en cours d'année (ex. : après des changements de périmètre ou re-prévisions)
Suivi : Dépense réelle attendue (votre meilleure estimation au fil de l'année)
Atterrissage : Dépense d'investissement réelle finale après la clôture de fin d'année

Mode Forfaitaire vs Manuel par mois :

Totaux forfaitaires : Saisissez un total par colonne ; les montants sont répartis uniformément sur 12 mois pour les besoins de ventilation
Manuel par mois : Saisissez les montants par mois (Jan à Déc) pour un suivi granulaire des dépenses projet
Basculez entre les modes avec les boutons radio en haut de l'onglet

Supprimer et redistribuer (mode manuel par mois uniquement) :

Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un mois pour le mettre à zéro et redistribuer sa valeur sur les autres mois déverrouillés
Utile pour supprimer des mois d'espace réservé ou ajuster les chronologies de projet

Conseil : Pour la plupart des postes, le mode forfaitaire est plus rapide. Utilisez le mode manuel par mois lorsque vous devez suivre le calendrier des dépenses de projet ou les déploiements par phases.

Ventilations¶

L'onglet Ventilations répartit la dépense d'investissement entre vos sociétés et départements. Cela alimente les rapports de refacturation et aide à ventiler les coûts d'actifs.

Méthodes de ventilation :

Effectif (Par défaut) : Répartit la dépense d'investissement proportionnellement par effectif de chaque société. Nécessite que toutes les sociétés actives aient un effectif > 0. Les pourcentages se mettent à jour automatiquement.
Utilisateurs IT : Répartit proportionnellement par nombre d'utilisateurs IT. Utile pour les investissements d'infrastructure IT qui évoluent avec le personnel IT.
Chiffre d'affaires : Répartit proportionnellement par chiffre d'affaires. Utile pour les plateformes ou infrastructures à l'échelle de l'entreprise.
Manuel par société : Vous sélectionnez quelles sociétés bénéficient de cet investissement. Choisissez un driver pour calculer les pourcentages parmi les sociétés sélectionnées.
Manuel par département : Vous sélectionnez des paires société/département spécifiques. Utile lorsqu'un investissement ne bénéficie qu'à certains départements (ex. : équipement de fabrication).

Conseil : Utilisez Effectif pour la plupart des postes (c'est le plus simple et se met à jour automatiquement). Réservez Manuel par société pour les investissements ne bénéficiant qu'à des entités spécifiques. Utilisez Manuel par département pour les investissements très ciblés.

Tâches¶

L'onglet Tâches vous aide à suivre les actions et relances liées à ce poste CAPEX (ex. : « Sélection fournisseur d'ici le T2 », « Terminer l'installation d'ici juin », « Obtenir l'approbation du conseil »).

Liste des tâches :

Affiche toutes les tâches liées à ce poste CAPEX
Colonnes : Titre, Statut, Priorité, Date d'échéance, Actions
Cliquez sur un titre de tâche pour ouvrir l'espace de travail complet de la tâche
Le filtre par défaut affiche les tâches actives (masque terminées et annulées)

Remarques :

Les tâches sont des objets indépendants avec leurs propres autorisations (tasks:member pour créer/modifier)
Avoir l'accès manager CAPEX ne donne pas automatiquement les droits de modification de tâches
Les tâches peuvent aussi être consultées et gérées depuis Portefeuille > Tâches

Conseil : Utilisez les tâches pour capturer les actions identifiées lors de la planification d'investissement ou des cycles d'approbation. Définissez des dates d'échéance pour suivre les jalons d'approvisionnement et les délais d'implémentation.

Relations¶

L'onglet Relations lie ce poste CAPEX aux objets associés : Projets, Contrats, Contacts, Sites web pertinents et Pièces jointes.

Projets : - Utilisez l'autocomplétion pour lier un ou plusieurs projets - Cela aide à regrouper les dépenses d'investissement par projet dans les rapports

Contrats : - Utilisez l'autocomplétion pour lier un ou plusieurs contrats

Contacts : - Liez des contacts à ce poste CAPEX avec un rôle : Commercial, Technique, Support ou Autre

Sites web pertinents : - Ajoutez des URL liées à cet investissement (ex. : pages produit fournisseur, documentation technique)

Pièces jointes : - Téléversez des fichiers liés à ce poste (ex. : devis, propositions fournisseur, spécifications techniques, notes d'approbation) - Les pièces jointes sont enregistrées immédiatement lors du téléversement

Conseil : Téléversez les devis fournisseur, notes d'approbation et spécifications techniques en pièces jointes. Liez les contrats pour le suivi des approvisionnements.

Import/export CSV¶

Vous pouvez charger en masse les postes CAPEX via CSV pour accélérer la configuration initiale ou la synchronisation avec des systèmes externes.

Export : 1. Cliquez sur Export CSV dans la liste CAPEX 2. Choisissez : - Modèle : En-têtes uniquement - Données : Tous les postes CAPEX actuels avec les budgets pour A-1, A et A+1

Import : 1. Cliquez sur Import CSV dans la liste CAPEX 2. Téléversez votre fichier CSV 3. Cliquez sur Vérification préalable pour valider 4. Examinez le rapport de vérification 5. Si OK, cliquez sur Charger pour importer

Remarques importantes : - Clé unique : Les postes CAPEX sont identifiés par description. Si une description existe déjà, elle est ignorée (pas de mise à jour). - Insertion uniquement : L'importateur ne crée que de nouveaux postes. - Type PP&E : Doit être hardware ou software (insensible à la casse). - Type d'investissement : Doit être l'un des suivants : replacement, capacity, productivity, security, conformity, business_growth, other (insensible à la casse).

Autorisations¶

L'accès CAPEX est contrôlé par trois niveaux :

capex:reader -- Consulter la liste CAPEX, ouvrir les postes, voir les budgets et ventilations (lecture seule)
capex:manager -- Créer et modifier les postes CAPEX, mettre à jour les budgets et ventilations, téléverser les pièces jointes, gérer les liens et contacts
capex:admin -- Tous les droits manager plus import CSV, opérations budgétaires (gel, copie, réinitialisation) et suppression en masse

Conseils¶

Commencez simple : Créez les postes avec juste l'essentiel (description, type PP&E, type d'investissement, société), puis ajoutez les budgets et ventilations au fur et à mesure.
Utilisez la ventilation par effectif : Pour la plupart des investissements, Effectif suffit. Réservez les ventilations manuelles pour les investissements ne bénéficiant qu'à des sociétés ou départements spécifiques.
Liez les contrats : Si vous gérez les achats d'investissement via des contrats, liez-les dans l'onglet Relations pour le suivi des approvisionnements.
Téléversez la documentation : Utilisez la fonctionnalité pièces jointes pour stocker les devis fournisseur, notes d'approbation et spécifications techniques à côté du poste.
Classifiez avec précision : Utilisez le Type d'investissement et la Priorité de manière cohérente pour permettre une analyse et une priorisation significatives des dépenses d'investissement.
Maintenez les métriques des sociétés à jour : Les ventilations dépendent de l'effectif, des utilisateurs IT et du chiffre d'affaires des sociétés. Des métriques obsolètes causent des erreurs de ventilation.
Désactivez, ne supprimez pas : Préservez l'historique en désactivant les postes lorsque les actifs sont cédés ou les projets terminés.
Vérifiez la ligne de totaux : Avant de finaliser les budgets d'investissement, vérifiez la ligne de totaux épinglée pour vous assurer que vos dépenses s'additionnent comme prévu.
Suivez le calendrier des dépenses : Pour les gros projets avec des dépenses par phases, utilisez le mode manuel par mois pour suivre les dépenses par rapport aux jalons du projet.
Gelez après la clôture de fin d'année : Utilisez l'Administration budgétaire pour geler les budgets de l'année précédente une fois le réalisé finalisé, empêchant les modifications accidentelles.